Quin és el procés de planificació del projecteen gestió de projectes?

Una bona gestió del projecte inclou cinc passos fonamentals: Iniciació, Planificació, Execució, Seguiment i Control, i acabar amb el Tancament. És important tenir en compte que cap dels projectes reeixits pot ignorar cap d'aquestes etapes, especialment un procés de planificació del projecte que manté tot el seguiment, com ara ser lliurat a temps i dins del pressupost.

La planificació del projecte és el centre del cicle de vida del projecte, la qual cosa també significa que és la fase més difícil. Tanmateix, sempre hi ha una manera d'arribar-hi.

En aquest article, aprenem més sobre la planificació del projecte, la definició, els exemples, el procés i algunes eines de planificació per ajudar-vos a entendre millor el procés de planificació del projecte i aprendre a fer front a les seves dificultats. 

Consells per a una millor implicació

• Gestió de Projectes
• Exemple de programació del projecte
• Metodologia de la cascada

Quina és la definició de la planificació de projectes?

La planificació del projecte es pot definir com el procés sistemàtic d'esbossar, organitzar i elaborar estratègies els passos i recursos necessaris per assolir un objectiu específic dins d'un període de temps definit. És un enfocament proactiu que implica identificar objectius, establir un full de ruta i assignar recursos per optimitzar la productivitat i mitigar els riscos.

Relacionat: Procés de Gestió Estratègica | La guia definitiva amb 7 millors consells

7 Fases del Procés de Planificació del Projecte

En aquesta part, aprofundim en els 7 passos que implica la planificació del projecte de la següent manera:

Etapa 1: Definició dels objectius i àmbits del projecte

L'etapa inicial del procés de planificació del projecte gira al voltant de definir clarament els objectius i l'abast del projecte. Això implica comprendre els resultats desitjats, identificar les parts interessades i establir objectius mesurables. La definició dels límits, els lliuraments i les limitacions del projecte estableix les bases per a les activitats de planificació posteriors.

Per exemple, Nike estableix l'objectiu de vendes de vendre 3,00,000 d'unitats l'any vinent, la qual cosa augmenta un 30% en comparació amb les vendes actuals.

Fase 2: Realització d'una avaluació integral del projecte

Una avaluació exhaustiva del projecte és crucial per a la presa de decisions informades i la mitigació del risc. Aquesta etapa consisteix a realitzar una anàlisi detallada dels requisits del projecte, recursos, riscos potencials i dependències. Mitjançant l'avaluació de la viabilitat, la viabilitat i els possibles reptes del projecte, els planificadors poden identificar factors d'èxit crítics i desenvolupar estratègies per abordar possibles obstacles.

Etapa 3: desenvolupament d'una estructura de desglossament del treball (WBS)

En aquest pas de planificació del projecte, tot el projecte es divideix en components més petits i manejables. Aquest enfocament s'anomena estructura de desglossament del treball (WBS) que proporciona una representació jeràrquica de les tasques, subtasques i lliuraments, garantint claredat i organització. Facilita l'assignació de recursos i la seqüenciació de tasques, i estableix un marc lògic per a l'execució del projecte.

Etapa 4: Estimació de recursos i establiment de cronologies

L'estimació dels recursos i l'establiment d'un calendari també són fonamentals per a l'èxit de la planificació del projecte. Aquesta etapa pretén determinar el personal necessari, les dotacions pressupostàries i els materials necessaris per a cada tasca. Tenint en compte les dependències de les tasques, les prioritats i els recursos disponibles, els planificadors o els gestors poden desenvolupar cronologies realistes, identificant fites clau al llarg del camí.

Etapa 5: Identificació de riscos i estratègies de mitigació

Cap projecte és immune als riscos, i abordar-los des del primer moment és vital per processar un pla. Durant aquesta etapa, s'identifiquen, s'analitzen i es prioritzen els possibles riscos i incerteses. Es desenvolupen estratègies proactives per mitigar els riscos, que inclouen plans de contingència, mecanismes de transferència de riscos i cursos d'acció alternatius. El seguiment i l'avaluació de riscos periòdics garanteixen l'adaptabilitat al llarg del cicle de vida del projecte.

Etapa 6: Comunicació i implicació de les parts interessades

Com la cola, una comunicació eficaç pot mantenir un projecte unit. És imprescindible establir un pla de comunicació que descrigui els canals, la freqüència i la implicació de les parts interessades. Les actualitzacions periòdiques de l'estat, els informes de progrés i les discussions col·laboratives fomenten la transparència, milloren la coordinació i gestionen les expectatives de les parts interessades.

Etapa 7: Seguiment, control i avaluació

Arribar al final d'un marc de planificació de projectes eficaç és l'etapa de seguiment i avaluació contínua. Aquesta etapa se centra a fer un seguiment del progrés, comparar-lo amb fites establertes i identificar les desviacions. Si és necessari, es fan ajustos per reajustar el projecte amb els seus objectius. Les lliçons apreses es documenten, la qual cosa permet la transferència de coneixements i la millora futura.

Quins són els components de la planificació del projecte?

Aquests són 7 components clau del procés de planificació del projecte:

• Àmbit de la planificació en la gestió: Definir clarament els límits i els objectius del projecte.
• Estructura de desglossament del treball (WBS): dividir el projecte en tasques més petites i manejables.
• Cronologia i fites: establir una línia de temps realista i establir fites per fer un seguiment del progrés.
• Assignació de recursos:Identificar i assignar els recursos necessaris, incloent-hi personal, pressupost i materials.
• Anàlisi i mitigació de riscos: Identificació de riscos potencials i desenvolupament d'estratègies per mitigar-los.
• Pla de comunicació: Establir canals de comunicació efectius per facilitar la coordinació i la col·laboració entre les parts interessades del projecte.
• Seguiment i avaluació: Implementació de mecanismes per supervisar el progrés del projecte i avaluar el rendiment en funció dels KPI predefinits.

Per què és necessari el procés de planificació del projecte?

Augmenta el rendiment del projecte i la possibilitat d'èxit

Hi ha una sèrie de raons per les quals els projectes fracassen i una d'elles és la no definició d'objectius, metes i responsabilitats entre els membres de l'equip (prop del 39% estimat). El projecte no funcionarà bé si els membres de l'equip estan confosos sobre els seus rols i responsabilitats individuals. A més, la manca d'objectius i metes clars o la mala comprensió de la direcció i el propòsit del projecte pot provocar una desalineació i una manca d'enfocament, donant lloc a errors inesperats i a una variació de l'abast.

Millora la col·laboració i la comunicació en equip 

Un pla ben organitzat crea una oportunitat perquè els membres de l'equip es comuniquin i col·laborin de manera eficaç. Sobretot quan es tracta de projectes interdepartamentals o interempresarials, amb la implicació de molts treballadors i experts de diferents orígens treballant conjuntament, el paper de la planificació és encara més evident. Com a resultat, una comunicació i col·laboració clares milloren el treball en equip, promouen una visió compartida, redueixen els conflictes dels empleats i fomenten un entorn de projecte positiu.

Assegura l'optimització dels recursos

La planificació és la pràctica definitiva per a l'ús millor dels recursos, inclosos el temps, els recursos humans, el pressupost, l'equip i els materials. En identificar els recursos necessaris per endavant, l'equip del projecte pot garantir que els recursos adequats estan disponibles en el moment adequat, minimitzant els retards i la duplicació, així com optimitzant l'eficiència.

Redueix els riscos i problemes inesperats

En identificar els riscos des del principi, l'equip del projecte pot desenvolupar estratègies de planificació de la resposta al risc i plans de contingència per abordar-los. Aquest enfocament proactiu ajuda a reduir la probabilitat i l'impacte dels riscos, millorant el rendiment del projecte i reduint les possibilitats de fracàs.

Quin és el millor procés de planificació de projectes?

Per a una millor planificació del projecte, així com per superar els reptes que es puguin trobar durant la planificació, val la pena considerar algunes metodologies de planificació del projecte. Es refereixen a enfocaments i marcs estructurats utilitzats per planificar i gestionar projectes de manera eficaç.

Planificació de la cascada

La metodologia Waterfall és un enfocament seqüencial que divideix el projecte en diferents fases, cada fase es basa en l'anterior. Segueix una progressió lineal, on s'ha de completar cada fase abans de passar a la següent. Les etapes clau solen incloure la recollida de requisits, el disseny, el desenvolupament, les proves, el desplegament i el manteniment. La cascada és la més adequada per a projectes amb requisits ben definits i estables.

PRINCE2 (Projectes en Entorns Controlats)

PRINCE2 és una metodologia de gestió de projectes basada en processos àmpliament utilitzada al Regne Unit i a nivell mundial. Proporciona un marc estructurat per a la planificació, el seguiment i el control del projecte. PRINCE2 divideix els projectes en etapes manejables i posa l'accent en el govern eficaç, la gestió de riscos i la participació de les parts interessades. És àmpliament reconegut pel seu enfocament en la justificació empresarial i la documentació completa.

PRISM (Gestió d'integració, abast, temps i recursos de projectes)

PRISM és una metodologia de gestió de projectes desenvolupada pel Project Management Institute (PMI). Proporciona un marc global que inclou integració, abast, temps i gestió de recursos. PRISM posa l'accent en un enfocament estructurat de la planificació del projecte, incorporant processos com ara la definició d'objectius del projecte, la creació d'estructures de desglossament del treball, la programació d'activitats i l'assignació de recursos.

Relacionat: Millors plantilles de planificació estratègica el 2024 | Descàrrega gratuïta

Quines són algunes eines i programari de planificació de projectes?

Les eines de planificació de projectes i el programari s'han convertit en indispensables per a una gestió eficaç de projectes en el panorama empresarial dinàmic i ràpid d'avui. Com a gestor de projectes, potser voldreu fer una ullada a aquests suggeriments principals:

Microsoft Projectés un programari complet de planificació de projectes àmpliament utilitzat per professionals de diverses indústries. Ofereix una sèrie de funcions robustes per gestionar tasques, recursos, terminis i pressupostos.

Asanaés una eina versàtil de planificació de projectes coneguda per les seves característiques robustes i flexibilitat. Ofereix una plataforma centralitzada perquè els equips puguin planificar, organitzar i fer un seguiment eficaç dels projectes.

Trelloés un programari popular de planificació de tasques conegut per la seva senzillesa i atractiu visual. La seva interfície fàcil d'utilitzar consta de taulers, llistes i targetes, cosa que permet als equips organitzar i prioritzar les tasques sense esforç.

Relacionat: 10 consells per utilitzar la gestió de projectes d'Asana amb eficàcia el 2024

Quins són els 10 passos de la planificació del projecte?

El procés de planificació del projecte varia d'una organització a una altra, depenent de l'abast i l'escala dels projectes. Alguns gestors poden preferir els 10 passos de planificació del projecte de la següent manera:

1. Definir objectius i metes del projecte.
2. Identificar les parts interessades del projecte.
3. Realitzar una anàlisi exhaustiva de l'abast del projecte.
4. Desenvolupar una estructura detallada del desglossament del treball (WBS).
5. Determinar les dependències del projecte i la seqüenciació de les tasques.
6. Estimar les necessitats de recursos i crear un pla de recursos.
7. Desenvolupar un calendari realista del projecte.
8. Identificar i avaluar els riscos del projecte.
9. Crear un pla de comunicació.
10. Obtenir l'aprovació del projecte i finalitzar el pla del projecte.

Preguntes freqüents

Consideracions finals

És important tenir en compte que la planificació del projecte és el millor procés per mantenir-ho tot en positiu. Tot i que el programari de planificació de projectes pot ajudar a millorar la productivitat del procés de planificació del projecte, si us plau, no ho doneu per fet, el paper del gestor de projectes i la coordinació de l'equip és molt més crític.

Per tant, no us oblideu de tenir un reunió introductòriaconnectar tots els equips a l'inici del projecte i la formació d'habilitats per assegurar-vos que els vostres equips funcionin i estiguin motivats durant tot el projecte. Si necessiteu presentacions de reunions o formació més atractives i emocionants, AhaSlidespot ser el vostre millor soci amb moltes funcions i plantilles avançades gratuïtes i un pla de preus competitius per a totes les empreses.

Ref: BIJU'S | Pla de la setmana | Teachtarget