Email sa Imbitasyon sa Tigum | Labing maayo nga mga tip, pananglitan, ug templates (100% libre)

Unsa ang maayo email sa imbitasyon sa miting pananglitan?

Ang mga miting mahimong usa ka hinungdanon nga elemento sa pagkaepektibo sa grupo, koordinasyon, ug panaghiusa. Daghang mga kompanya ang nag-host sa usa ka miting labing menos kausa sa usa ka semana, mahimo kini usa ka dili pormal nga miting aron yano nga adunay lawom nga pagpakigsulti sa ilang mga empleyado o usa ka mas pormal nga miting sa management board aron hisgutan ang umaabot nga plano sa kompanya ug tinuig nga taho sa katapusan sa tuig. Obligado alang sa mga opisyal o mga lider sa administrador ang pagpadala sa mga sulat sa imbitasyon sa miting sa mga partisipante o mga bisita.

Ang imbitasyon sa miting importante para sa epektibo ug hapsay nga pagpadagan sa opisyal nga mga miting. Adunay daghang mga paagi sa pagpadala sa mga imbitasyon sa miting. Niini nga artikulo, nagpunting kami sa pag-atubang miting sa mga email sa imbitasyon, ang labing sayon ​​ug popular nga paagi sa pagdapit sa mga tawo sa pag-apil sa imong mga miting.

Kaundan

• Unsa ang Email sa Imbitasyon sa Meeting?
• Ngano nga Importante ang Email sa Imbitasyon sa Meeting?
• Isulat ang Email sa Imbitasyon sa Meeting nga Lakang sa Lakang
• Mga Matang sa Email sa Imbitasyon sa Miting ug Mga Ehemplo
• Ang Mahinungdanong Punto

Dali nga Meeting Templates nga adunay AhaSlides

• Mga Pulong sa Negosyo
• Meeting Minutes
• Tindog nga Miting

Unsa ang Email sa Imbitasyon sa Meeting?

Usa ka mahinungdanong bahin sa mga kalihokan sa negosyo, usa ka email sa imbitasyon sa miting usa ka sinulat nga mensahe nga adunay pagpakita sa katuyoan sa miting ug usa ka hangyo alang sa mga tawo nga moapil sa miting pagkahuman sa piho nga petsa ug lokasyon, dugang nga mas detalyado nga mga attachment kung adunay. Mahimo kining isulat sa pormal o dili pormal nga mga estilo depende sa mga kinaiya sa mga miting. Kinahanglang isulat kini sa angay nga tono ug istilo aron mahimamat ang pamatasan sa email sa negosyo.

Bisan pa, ayaw paglibog ang email sa imbitasyon sa miting sa email nga hangyo sa miting. Ang yawe nga kalainan tali sa kini nga mga email mao nga ang usa ka email nga hangyo sa miting nagtumong sa pag-set up sa usa ka appointment sa usa ka tawo samtang ang email sa imbitasyon sa miting nagtumong sa pagdapit kanimo sa usa ka miting sa gipahibalo nga mga petsa ug lokasyon.

Ngano nga Importante ang Email sa Imbitasyon sa Meeting?

Ang paggamit sa mga imbitasyon sa email nagdala daghang mga benepisyo. Ang mga bentaha sa mga imbitasyon sa email gilista sa ubos:

• Direkta kini nga nagkonektar sa mga kalendaryo. Kung ang mga tigdawat modawat sa usa ka imbitasyon, kini idugang balik sa ilang kalendaryo sa negosyo ug makadawat ka usa ka pahinumdom nga parehas sa ubang mga panghitabo nga natala sa kalendaryo.
• Kombenyente ug paspas kini. Ang imong mga tigdawat makaabot dayon sa email human nimo i-klik ang send button. Samtang diretso kini sa nakadawat, kung sayup ang email address, makuha nimo dayon ang pahibalo ug dali nga moadto alang sa dugang nga mga solusyon.
• Kini makadaginot sa panahon. Mahimo nimong ipadala ang mga email sa grupo nga adunay libu-libo nga mga adres sa email sa parehas nga oras.
• Makadaginot kini sa gasto. Dili nimo kinahanglan nga mogasto og badyet alang sa pagpadala.
• Mahimo kini direkta gikan sa imong gusto nga platform sa webinar. Gawas kung naa kay face-to-face meeting, ang una nimong pilion mao ang Zoom, Microsoft Teams, o usa ka butang nga katumbas. Kung nakumpirma ang RSVP, ang tanan nga mga link ug mga timeframe gi-sync pinaagi sa email, aron ang nanambong makalikay sa kalibog sa ubang mga panghitabo.

Kini usa ka kamatuoran nga binilyon nga mga email ang gipadala kada adlaw ug daghan niini mga spam. Ingon nga ang tanan naggamit bisan usa ka email aron ibaylo ang hinungdanon nga mga mensahe alang sa trabaho, pagpalit, miting, ug uban pa. Bisan pa, tungod kay kinahanglan nimo nga basahon ang tonelada nga mga email kada adlaw, dili ikatingala nga usahay makasugat ka sa panghitabo sa "kakapoy sa email". Sa ingon, ang paghatud sa usa ka maayong email sa imbitasyon makalikay sa wala kinahanglana nga dili pagsinabtanay o pagkawalay alamag gikan sa mga tigdawat.

Pagsulat og Email sa Imbitasyon sa Meeting nga Lakang sa Lakang

Ang usa ka maayong email sa pagdapit sa miting hinungdanon ug, ingon sa usa ka lagda, kini makaapekto sa usa ka paghatud sa email rate.

Adunay mga pamatasan ug mga prinsipyo nga kinahanglan sundon sa tanan aron makompleto ang usa ka email sa imbitasyon sa miting sa negosyo bahin sa mga nakadawat. Makakat-on ka unsaon pagsulat sa usa ka standard nga email sa imbitasyon sa miting nga nagsunod niini nga mga lakang:

Lakang 1: Pagsulat og Kusog nga Linya sa Subject

Kini usa ka kamatuoran nga ang 47% sa mga nakadawat sa email nagbasa pinaagi sa mga email nga adunay klaro ug mubo nga linya sa hilisgutan. Importante ang unang impresyon. Kini makasiguro nga ang mga tigdawat mobati sa usa ka pagbati sa pagkadinalian o importansya, nga mosangpot ngadto sa mas taas nga open rate.

• Mubo, gipunting. Mangin tinuod, dili misteryoso.
• Makapangayo ka og kumpirmasyon sa pagtambong sa linya sa hilisgutan isip timaan sa pagkadinalian.
• O pagdugang usa ka tono sa sentimento sama sa ayaw kalimti ang importansya, pagkadinalian,...
• Idugang ang Oras kung gusto nimo hatagan og gibug-aton ang sensitibo sa oras nga isyu 

Pananglitan: "Meeting 4/12: Project brainstorm session" o "Importante. Palihog RSVP: Bag-ong Product Strategy meeting 10/6"

Lakang 2: Pagsugod sa usa ka Dali nga Pasiuna

Sa una nga linya, maayo nga ideya nga maghimo usa ka mubo kung kinsa ka, kung unsa ang imong posisyon sa organisasyon ug kung ngano nga imong gikontak sila. Dayon mahimo nimong direkta nga ipakita ang katuyoan sa miting. Daghang mga tawo ang nasayop sa paghatud sa usa ka dili klaro nga katuyoan sa miting ingon nga ilang gihunahuna nga ang mga partisipante kinahanglan mahibal-an bahin niana.

• Himoa nga ang imong introduksiyon nahiuyon o nalangkit sa trabaho
• Pahinumdumi ang mga partisipante kon kinahanglan nilang tapuson ang bisan unsang buluhaton o magdala og bisan unsa ngadto sa miting.

Pananglitan Kumusta miyembro sa team, nagpaabut ako nga makita ka sa bag-ong paglansad sa produkto sa sunod Lunes.

Lakang 3: Ipaambit ang Oras ug Lokasyon

Kinahanglan nimong ilakip ang eksaktong oras sa miting. Kinahanglang sultihan usab nimo sila kung giunsa ug diin mahitabo ang miting, sa personal o online, ug maghatag mga panudlo o link sa platform kung kinahanglan nila kini.

• Idugang ang time zone kung adunay mga empleyado nga nagtrabaho sa lainlaing mga lugar sa kalibutan
• Hisguti ang gibanabana nga gidugayon sa miting
• Sa pagtudlo sa mga direksyon, mahimong detalyado kutob sa mahimo o i-attach ang usa ka mapping guideline

Pananglitan: Palihog kuyog kanamo Biyernes, Oktubre 6, ala 1:00 sa hapon sa meeting room 2, sa ikaduhang andana sa administration building.

Lakang 4: Outline ang Agenda sa Meeting

Tabuni ang mahinungdanong mga tumong o gisugyot nga agenda sa miting. Ayaw isulti ang mga detalye. Mahimo nimong isulti ang hilisgutan ug timeline. Alang sa pormal nga mga miting, mahimo nimong ilakip ang usa ka detalyado nga dokumento. Kini ilabinang mapuslanon sa pagtabang sa mga nanambong sa pag-uswag sa pagpangandam.

Pananglitan, mahimo ka magsugod sa: Nagplano kami nga hisgutan..../ Gusto namong sulbaron ang pipila sa mga isyu O ingon sa mosunod nga timeline:

• 8:00-9:30: Pasiuna sa Proyekto
• 9:30-11:30: Mga presentasyon gikan sa Howard (IT), Nour (Marketing), ug Charlotte (Sales)

Lakang 5: Pangayo og RSVP

Ang pagpangayo ug RSVP makatabang sa pagkumpirma sa tubag gikan sa imong mga nakadawat. Aron malikayan ang ambivalence, usa ka gipalabi nga tubag ug limitasyon sa oras alang sa mga nanambong nga ipahibalo kanimo ang ilang pagtambong o pagkawala kinahanglan iapil sa imong email. Niana, kung wala ka makadawat sa ilang RSVP sa panahon nga imong gi-regulate, mahimo nimo ang dali nga follow-up nga mga aksyon.

Pananglitan: Palihug RSVP sa [petsa] ngadto sa [email address o numero sa telepono]

Lakang 6: Pagdugang usa ka Propesyonal nga pirma sa Email ug Pagmarka

Ang pirma sa email sa negosyo kinahanglan maghiusa sa tibuuk nga ngalan, titulo sa posisyon, ngalan sa kompanya, impormasyon sa pagkontak, personal nga website ug uban pang hyperlinked nga mga adres.

Dali nimong ipasibo ang imong pirma sa Gmail.

Pananglitan:

Jessica Madison

Regional Chief Marketing Officer, industriya sa Inco

555-9577-990

Adunay daghang tonelada nga libre nga tiglalang sa pirma sa email nga makatipig kanimo oras ug paningkamot, sama sa Akong Pirma.

Mga Matang sa Email sa Imbitasyon sa Miting ug Mga Ehemplo

Hinumdumi nga ang lain-laing mga matang sa mga miting adunay lain-laing mga sumbanan ug mga estilo sa pagsulat nga sundon. Kasagaran, gilain namon ang mga email sa imbitasyon sa miting base sa ilang lebel sa pormal o dili pormal, lakip o dili apil ang mga virtual nga miting o puro online nga miting. Niini nga bahin, among gikolekta ug gipaila-ila kanimo ang pipila ka tipikal nga matang sa mga imbitasyon sa miting ug ang matag tipo sa template nga popular nga gigamit sa mga email sa imbitasyon sa miting sa negosyo.

#1. Ang Pormal nga Miting nga Hangyo sa Email

Ang email nga hangyo sa pormal nga miting gigamit alang sa dagkong mga miting nga kasagaran mahitabo kausa hangtod tulo ka beses sa usa ka tuig. Kini usa ka dako nga pormal nga miting busa ang imong email kinahanglan isulat sa usa ka pormal nga istilo sa pagsulat. Ang gilakip nga mga apendise gikinahanglan aron mas klaro sa partisipante kung unsaon pag-apil sa miting, unsaon pagpangita sa lokasyon, ug detalyado ang agenda.

Ang mga pormal nga miting naglakip sa:

• Miting sa pagdumala
• Miting sa komite
• Miting sa Board of Directors 
• Miting sa mga shareholders 
• Strategy meeting 

Pananglitan 1: Mga shareholders' template sa email sa imbitasyon

Linya sa ulohan: Importante. Giimbitar Ka sa Tinuig nga General Meeting. [Panahon]

[Ngalan sa Nagdawat]

[Ngalan sa Kumpanya]

[Titulo sa Trabaho]

[Address sa Kumpanya]

[Petsa]

Minahal nga mga Tigpamaba,

Nalipay kami sa pagdapit kanimo sa Annual General Meeting nga ipahigayon sa [Oras], [Address]

Ang Annual Shareholders' Meeting usa ka talagsaon nga okasyon alang sa kasayuran, pagbinayloay ug panaghisgot tali sa [Ngalan sa Kumpanya] ug sa tanan namong mga shareholders.

Kini usab ang oportunidad sa pagpahayag sa imong kaugalingon ug pagboto aron adunay aktibo nga papel sa paghimo og dagkong mga desisyon alang sa [Ngalan sa Kompanya], bisan unsa pa ang gidaghanon sa mga bahin nga imong gipanag-iya. Ang miting maglakip sa mosunod nga mga importanteng agenda:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Makita nimo ang mga panudlo kung giunsa ang pag-apil niini nga miting, ang agenda ug ang teksto sa mga resolusyon nga isumite alang sa imong pagtugot sa gilakip nga dokumento sa ubos

Gusto kong magpasalamat kanimo, sa ngalan sa board, sa imong kontribusyon ug sa imong pagkamaunongon sa [Ngalan sa Kumpanya] ug ako nagpaabut sa pag-abiabi kanimo sa Miting sa [Petsa]

Labaw nga pagtahod,

[Ngalan]

[Titulo sa Posisyon]

[Ngalan sa Kumpanya]

[Adres ug Website sa Kompanya]

Pananglitan 2: Strategy meeting template sa email sa imbitasyon

[Ngalan sa Nagdawat]

[Ngalan sa Kumpanya]

[Titulo sa Trabaho]

[Address sa Kumpanya]

[Petsa]

Linya sa hilisgutan: Tigum sa kampanya sa Paglunsad sa Proyekto sa Marketing: 2/28

Alang sa [ngalan sa kompanya], gusto ko nga imbitahon ka sa pagtambong sa usa ka miting sa negosyo nga gihimo sa [Ngalan sa Conference hall, Ngalan sa Building] [Petsa ug Oras]. Ang miting molungtad alang sa [Gidugayon].

Gikalipay ko ang pag-abiabi kanimo sa una nga yugto sa among proyekto aron hisgutan ang among umaabot nga sugyot [Mga Detalye] ug gipasalamatan namon ang imong bililhon nga mga panabut bahin niini. Ania ang usa ka mubo nga summary sa among agenda alang sa adlaw:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Kini nga sugyot gikonsiderar sa among tibuok nga team isip usa sa labing importante. Para sa imong dugang nga pakisayran, among gilakip ang usa ka dokumento niini nga sulat nga naghatag kanimo og mas detalyado nga impormasyon aron imong makaplagan nga sayon ​​​​ang pag-andam alang sa miting nga abante.

Kaming tanan naghinam-hinam nga makigsulti kanimo aron hisgutan kung unsa pa ang among mahimo aron malamposon kini nga sugyot. Palihug isumite ang bisan unsang mga pangutana o rekomendasyon alang sa miting kaniadto [Deadline] direkta kanako pinaagi sa pagtubag niini nga email.

Maayong adlaw sa unahan.

Nagpasalamat kanimo,

Mainit nga pagtahod,

[Ngalan]

[Titulo sa Posisyon]

[Ngalan sa Kumpanya]

[Adres ug Website sa Kompanya]

#2. Ang Impormal nga Miting Imbitasyon Email

Uban sa pormal nga email sa imbitasyon sa miting, kung ang miting nga adunay ubos nga pagdumala nga lebel nga mga staves o mga miyembro sa sulod sa team. Mas sayon ​​​​alang kanimo ang paghunahuna kung giunsa pagsulat ang husto. Mahimo nimong isulat sa ilawom sa dili pormal nga istilo nga adunay mahigalaon ug malipayon nga tono.

Ang dili pormal nga mga miting naglakip sa:

• Pagtigom sa brainstorming
• Miting sa pagsulbad sa problema
• Pagbansay sa
• Check-in nga miting
• Tigum sa Pagtukod sa Team
• Mga chat sa kape 

Pananglitan 3: Pag-check-in nga template sa email sa imbitasyon sa miting

Linya sa Subject: Dinalian. [Ngalan sa Proyekto] updates. [Petsa]

Minahal nga mga Team,

Mga pangomosta!

Nalingaw ug makalingaw nga adunay oras sa pagtrabaho kauban nimo bahin sa [Ngalan sa Proyekto]. Bisan pa, aron mapadayon ang among mga plano sa epektibo nga paagi, nagtuo ako nga ang oras nga husto alang kanamo nga ireport ang pag-uswag nga nahimo ug gipasalamatan nako ang higayon nga makigkita kanimo sa [lokasyon] sa paghisgot sa butang sa dugang pa sa [Petsa ug Oras].

Gilakip usab nako ang usa ka lista sa tanan nga mga agenda nga kinahanglan naton hisgutan. Ayaw kalimti ang pag-andam sa imong report sa pagkompleto sa buluhaton. Palihug gamita kini [Link] para mahibaw-an ko kung mahimo ba nimo kini.

Palihug email kanako ang imong kumpirmasyon sa labing madali.

Mainit nga pagtahod,

[Ngalan]

[Titulo sa Trabaho]

[Ngalan sa Kumpanya]

Pananglitan 4: Team building email template sa imbitasyon

Minahal nga mga miyembro sa Team,

Kini aron ipahibalo kanimo nga ang [Ngalan sa Departamento] nag-organisa a Team Building Meeting para sa tanan namong staff mga miyembro sa [Petsa ug Oras]

Alang sa dugang nga propesyonal nga kalamboan, kini mao ang hilabihan ka mahinungdanon nga kita motubo sa tingub ug nga mahitabo lamang kon kita magtrabaho isip usa ka team aron ang atong mga kahanas ug mga talento mahimong leverage sa pagdala sa mas maayo nga performance. Mao kana ang hinungdan nga ang among departamento nagpadayon sa pagpasiugda sa lainlaing mga kalihokan sa paghimo sa grupo matag bulan.

Palihog anhi ug apil sa kalihokan aron maminaw kami sa imong tingog kon unsaon namo pagpauswag aron mahatagan ka ug mas maayong suporta. Adunay usab pipila mga dula sa paghimo og team uban sa mga ilimnon ug mga light refreshment ang ihatag sa kompanya.

Kami nagpaabut nga adunay usa ka makalingaw nga mga higayon sa kini nga team-building nga kalihokan nga gihikay alang sa pagtabang sa matag usa kanamo nga motubo. Kung sa imong hunahuna dili ka makaapil niini nga miting, palihug ipahibalo [Ngalan sa Coordinator] at [Numero sa Telepono]

sa kinasingkasing,

[Ngalan]

[Titulo sa Trabaho]

[Ngalan sa Kumpanya]

#3. Email sa Imbitasyon sa Bisita nga Mamumulong

Ang email sa imbitasyon sa bisita nga mamumulong kinahanglan nga maglakip sa kasayuran nga may kalabotan sa mamumulong bahin sa miting ug higayon sa pagsulti. Importante nga mahibal-an sa mamumulong ang paagi nga sila makatampo sa imong kalihokan, ug unsa ang mga benepisyo nga ilang madawat aron mahimong bahin sa imong kalihokan.

Pananglitan 5: template sa email sa imbitasyon sa bisita nga mamumulong

Minahal [Mamumulong],

Kami nanghinaut nga kini nga mensahe nakakaplag kanimo nga maayo! Nag-abut kami karon nga adunay usa ka talagsaon nga oportunidad sa pagsulti alang sa imong pagpamalandong. Gusto namo nga hangyoon ka nga mahimong among halangdon nga mamumulong alang sa [Ngalan sa miting], usa ka panghitabo nga gitutokan [Paghulagway sa katuyoan ug mamiminaw sa imong kalihokan]. Ang tibuuk [Ngalan sa miting] Ang team nadasig sa imong mga nahimo ug gibati nga ikaw ang perpekto nga eksperto aron matubag ang among mga tigpaminaw sa parehas nga panghunahuna nga mga propesyonal.

[Ngalan sa miting] mahitabo sa [Venue, lakip ang lungsod ug estado] on [Petsa]. Ang among kalihokan gilauman nga mag-host hangtod sa mga [Gibana-bana nga gidaghanon sa mga partisipante#]. Ang atong tumong mao ang [Mga katuyoan sa miting].

Kami nagtuo nga ikaw usa ka maayo nga mamumulong ug ang imong tingog mahimong usa ka kritikal nga pagdugang sa kana nga panag-istoryahanay tungod sa imong daghang trabaho [Lugar sa kahanas]. Mahimo nimong ikonsiderar ang pagpresentar sa imong mga ideya hangtod sa [Duration] minuto nga adunay kalabotan sa natad sa [Topik sa miting]. Mahimo nimong ipadala ang imong proposal sa dili pa ang [deadline] sundan ang [link] aron ang among team makapaminaw sa imong mga ideya ug madeterminar ang mga detalye sa imong pakigpulong nga abante.

Sa bisan unsa nga kaso, kung dili ka makatambong kami mapaubsanong mohangyo kanimo sa pagkontak kanamo pinaagi sa [link]. Salamat sa imong oras ug konsiderasyon, nagpaabut kami nga makadungog ug positibo nga tubag gikan kanimo.

Labing maayo,
[Ngalan]
[Titulo sa Trabaho]
[Inpormasyon sa kontak]
[Adres sa Website sa Kompanya]

#4. Email sa Imbitasyon sa Webinar

Sa mga uso karon, nagkadaghan ang mga tawo nga nag-host sa online nga miting tungod kay kini ang oras ug makadaginot sa gasto, labi na alang sa mga remote nga nagtrabaho nga mga grupo. Kung mogamit ka mga platform sa komperensya, adunay maayo nga gipahiangay nga mga mensahe sa imbitasyon nga direkta nga ipadala sa imong nanambong sa wala pa magsugod ang miting, sama sa template sa email sa imbitasyon sa Zoom. Alang sa usa ka virtual nga webinar, mahimo nimong i-refer ang mosunod nga sample.

Sugyot: Gamita ang mga keyword sama sa “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”, “Special”, “Apil kanamo”, “Free”, ” etc.

Pananglitan 6: Template sa email sa imbitasyon sa webinar

Subject line: Congratulations! Gidapit ka sa [Ngalan sa Webinar]

Minahal [Ngalan_Kandidato],

[Ngalan_Kompanya] nalipay kaayo sa pag-organisar og webinar alang sa [Hilisgutan sa Webinar] sa [Petsa] sa [Oras], nga nagtumong sa [[Mga Katuyoan sa Webinar]

Kini usa ka maayong oportunidad alang kanimo nga makakuha og daghang mga benepisyo gikan sa imong giimbitahan nga mga eksperto sa natad sa [mga hilisgutan sa Webinar] ug makakuha mga libre nga regalo. Ang among team madasigon kaayo sa imong presensya.

Mubo nga sulat: Kini nga webinar limitado sa [Gidaghanon sa mga tawo]. Aron maluwas ang imong lingkoranan, palihog magparehistro [Link], ug ayawg kaulaw sa pagpaambit niini sa imong mga higala. 

Hinaot nga magkita ta didto!

Malipayon nga adlaw,

[Imong pangalan]

[pirma]

Ang Mahinungdanong Punto

Maayo na lang, adunay daghang magamit nga mga template sa mga imbitasyon sa miting sa negosyo sa internet nga imong ipasadya ug ipadala sa imong mga nanambong sa mga segundo. Ayaw kalimti ang pagtipig sa pipila sa imong panganod aron maandam nimo ang imong email nga adunay hingpit nga pagsulat, labi na kung adunay kadinalian.

Kung nangita ka usab ug ubang mga solusyon alang sa imong negosyo, makit-an nimo AhaSlides usa ka maayo nga himan sa presentasyon nga adunay daghang mga katingalahang bahin aron suportahan ang imong mga panghitabo sa webinar, mga kalihokan sa paghimo sa team, komperensya, ug uban pa.

Kanunayng Gipangutana nga mga Pangutana

Ref: Sa pagkatinuod | Sherpany