E riunioni ghjucanu un rolu cruciale in l'imprese è l'urganisazioni, servendu cum'è una piattaforma per discutiri è indirizzà i prublemi è gestisce l'affari interni per guidà u prugressu. Per catturà l'essenza di queste riunioni, sia virtuale sia in persona, Meeting Minutes or verbale di a riunione (MoM) sò cruciali per piglià appunti, riassuntu i temi chjave discututi è mantene a traccia di e decisioni è risoluzioni arrivate.
Questu articulu vi guidarà à scrive minuti di riunioni efficaci, cù esempi è mudelli à utilizà, è ancu e pratiche megliu da seguità.
Table di cuntinutu
- Chì sò i minuti di a riunione?
- Quale hè u Minute-Taker?
- Cumu scrive i minuti di a riunione
- Esempii di minuti di riunione (+ mudelli)
- Cunsiglii per creà boni minuti di riunione
- Chiave Takeaways
Spergu chì questu articulu ùn vi aiuterà più à sente a sfida di scrive minuti di riunioni. È ùn vi scurdate di esse creativi è interattivi in ognuna di e vostre riunioni cù:
- AhaSlides Template publicu
- Reunione di Kickoff di u Prughjettu
- Reunione di gestione strategica
- Reunione in l'affari |10 Tipi è Best Practices
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Chì sò i minuti di a riunione?
I minuti di a riunione sò un registru scrittu di e discussioni, e decisioni è l'articuli d'azzione chì si trovanu durante una riunione.
- Servinu cum'è un riferimentu è una fonte d'infurmazioni per tutti i participanti è quelli chì ùn puderanu assistisce.
- Aiutate à assicurà chì l'infurmazioni impurtanti ùn sò micca scurdati è chì tutti sò nantu à a stessa pagina nantu à ciò chì hè statu discutitu è ciò chì l'azzioni da piglià.
- Anu ancu furnisce responsabilità è trasparenza documentendu e decisioni è l'impegni assuciati durante a riunione.
Quale hè u Minute-Taker?
U Minute-Taker hè rispunsevule per registrà accuratamente e discussioni è e decisioni prese durante a riunione.
Puderanu esse un ufficiale amministrativu, un secretariu, un assistente o manager, o un membru di l'equipa vuluntariu chì eseguisce u compitu. Hè indispensabile chì u minute-taker hà una bona urganizazione è a presa di note, è pò riassume e discussioni in modu efficace.
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Cumu scrive i minuti di a riunione
Per i minuti di riunione efficace, prima, deve esse ughjettivi, esse un registru fattuale di a riunione, è evite opinioni persunali o interpretazioni subjective di discussioni. Dopu, deve esse cortu, chjaru è faciule da capisce, fucalizza solu nantu à i punti principali, è evite micca aghjunghje dettagli inutili. Infine, deve esse precisu è assicurà chì tutte l'infurmazioni registrate sò fresche è pertinenti.
Andemu in i dettagli di a scrittura di minuti di riunioni cù i seguenti passi!
8 Componenti Essenziali di i Minuti di a Reunione
- Data, ora è locu di a riunione
- Lista di i participanti è ogni scusa per l'assenza
- Agenda è scopu di a riunione
- Riassuntu di e discussioni è e decisioni prese
- Ogni voti pigliati è i so risultati
- Elementi d'azzione, cumpresu a parte rispunsevuli è u termini per a fine
- Ogni passu prossimu o articuli di seguitu
- Osservazioni di chiusura o aghjurnamentu di a riunione
Passi per scrive minuti di riunioni efficaci
1/ Preparazione
Prima di a riunione, familiarizàvi cù l'agenda di a riunione è qualsiasi materiale di fondo pertinenti. Assicuratevi di avè tutti i strumenti necessarii, cum'è un laptop, un bloccu note è una penna. Hè ancu una bona idea di riviseghjà i minuti di riunioni precedenti per avè un sensu di quale infurmazione include è cumu furmà unu.
2/ Pigliate note
Durante a riunione, pigliate note chjaramente è cuncisi nantu à e discussioni è e decisioni prese. Duvete fucalizza nantu à catturà i punti chjave, e decisioni è l'articuli d'azzione, piuttostu cà di trascrive a riunione intera verbatim. Assicuratevi di include i nomi di parlanti o qualsiasi citazioni chjave, è qualsiasi articuli d'azzione o decisione. È evite di scrive in abbreviazioni o stenografia chì facenu chì l'altri ùn capiscenu micca.
3/ Organizà i minuti
Rivedi è urganizeghja e vostre note per creà un riassuntu coherente è cuncisu di i vostri minuti dopu a riunione. Pudete aduprà intestazioni è punti bullet per fà i minuti faciuli di leghje. Ùn pigliate micca opinioni persunali o interpretazioni subjective di a discussione. Focus nantu à i fatti è ciò chì hè statu accunsentutu durante a riunione.
4/ Registrazione di i dettagli
I vostri minuti di riunione duveranu include tutti i dettagli pertinenti, cum'è a data, l'ora, u locu è i participanti. E menzionate qualsiasi temi impurtanti discututi, decisioni è articuli d'azzione assignati. Assicuratevi di registrà tutti i voti chì sò stati pigliati è u risultatu di qualsiasi discussioni.
5/ Articuli d'azzione
Assicuratevi di listinu qualsiasi articuli d'azzione chì sò stati assignati, cumpresu quale hè rispunsevuli è u termini per a fine. Questa hè una parte cruciale di i minuti di a riunione, postu chì assicura chì tutti cunnosci e so rispunsabilità è u calendariu per cumpiendu.
6/ Rivista è distribuzione
Duvete riviseghjà i minuti per a precisione è a completezza, è fà e rivisioni necessarie. Assicuratevi chì tutti i punti chjave è e decisioni sò nutati. Allora, pudete distribuisce i minuti à tutti i participanti, in persona o per email. Almacene una copia di i minuti in un locu cintralizzatu per un accessu faciule, cum'è un drive spartutu o una piattaforma di almacenamento basata in nuvola.
7/ Segui
Assicuratevi chì l'articuli d'azzione da a riunione sò seguiti è cumpleti prontu. Aduprate i minuti per seguità u prugressu è assicuratevi chì e decisioni sò implementate. Vi aiuta à mantene a responsabilità è assicura chì a riunione hè produtiva è efficace.
Esempii di minuti di riunione (+ mudelli)
1/ Mieting Minutes Esempiu: Simple Meeting Template
U livellu di dettagliu è a cumplessità di i minuti simplici di a riunione dependeranu di u scopu di a riunione è di i bisogni di a vostra urganizazione.
In generale, i minuti di riunioni simplici sò usati per scopi internu è ùn anu micca bisognu di esse formale o cumpletu cum'è altri tipi di minuti di riunioni.
Allora, sè vo site in urgenza è a riunione gira intornu à un cuntenutu simplice è micca troppu impurtante, pudete aduprà u mudellu seguente:
| Titre de l'assemblée : [Inserisci u titulu di a riunione] data: [Inserisce data] Time: [Inserisci u tempu] Location: [Inserisci locu] Partecipanti: [Inserisce i nomi di i participanti] Scusate per l'assenza: [Inserisci i nomi] Agenda: [Inserisci u puntu di l'ordine 1] [Inserisci u puntu di l'ordine 2] [Inserisci u puntu di l'ordine 3] Riassuntu di a riunione: [Inserite un riassuntu di e discussioni è e decisioni prese durante a riunione, cumpresi qualsiasi punti chjave o punti d'azzione.] Elementi d'azzione: [Inserite una lista di qualsiasi articuli d'azzione chì sò stati assignati durante a riunione, cumpresu a parte rispunsevuli è u termini per a fine.] Next Steps: [Inserite ogni passu prossimu o articuli di seguitu chì sò stati discututi durante a riunione.] Osservazioni finali: [Inserite ogni osservazione di chiusura o aggiornamentu di a riunione.] Signatu: [Inserisci a firma di a persona chì piglia i minuti] |
2/ Minutes di a riunione Esempiu : Template di a riunione di u Cunsigliu
I verbali di a riunione di u cunsigliu sò registrati è distribuiti à tutti i membri, furnisce un registru di e decisioni prese è a direzzione di l'urganizazione. Dunque, deve esse chjaru, cumpletu, detallatu è formale. Eccu un mudellu di verbale di a riunione di u cunsigliu:
| Titre de l'assemblée : Reunione di u Cunsigliu di Amministrazione data: [Inserisce data] Time: [Inserisci u tempu] Location: [Inserisci locu] Partecipanti: [Inserisce i nomi di i participanti] Scusate per l'assenza: [Inserite i nomi di quelli chì si scusanu per l'assenza] Agenda: 1. Approvazione di i verbali di a riunione precedente 2. Revisione di u rapportu finanziariu 3. Discussione di u pianu strategicu 4. Ogni altru affare Riassuntu di a riunione: 1. Approvazione di i verbali di a riunione precedente: [Inserisci i punti salienti da a riunione precedente sò stati rivisti è appruvati] 2. Revisione di u rapportu finanziariu: [Inserisci i punti salienti di a situazione finanziaria attuale è cunsiglii per a pianificazione finanziaria futura] 3. Discussione di u pianu strategicu: [Inserisci chì u cunsigliu hà discututu è aghjurnatu à u pianu strategicu di l'urganizazione] 4. Qualchese altru affari: [Inserisci ogni altra materia impurtante chì ùn era micca inclusa in l'agenda] Elementi d'azzione: [Inserite una lista di qualsiasi articuli d'azzione chì sò stati assignati durante a riunione, cumpresu u partitu rispunsevule è u termini per a fine] Next Steps: U cunsigliu avarà una riunione di seguitu in [Insert Date]. Osservazioni finali: A riunione hè aghjurnata à [Insert Time]. Signatu: [Inserisci a firma di a persona chì piglia i minuti] |
Questu hè solu un mudellu di riunione di u cunsigliu di base, è pudete vulete aghjunghje o sguassate elementi sicondu i bisogni di a vostra riunione è urganizazione.
3/ Esempiu di minuti di riunione: mudellu di gestione di u prugettu
Eccu un esempiu di minuti di riunione per un mudellu di gestione di prughjettu:
| Titre de l'assemblée : Reunione di a squadra di gestione di u prughjettu data: [Inserisce data] Time: [Inserisci u tempu] Location: [Inserisci locu] Partecipanti: [Inserisce i nomi di i participanti] Scusate per l'assenza: [Inserite i nomi di quelli chì si scusanu per l'assenza] Agenda: 1. Revisione di u statutu di u prugettu 2. Discussione di i risichi di u prugettu 3. Revisione di u prugressu di a squadra 4. Ogni altru affare Riassuntu di a riunione: 1. Revisione di u statutu di u prugettu: [Inserisci ogni aghjurnamentu nantu à u prugressu è mette in risaltu ogni prublema chì deve esse trattatu] 2. Discussione di i risichi di u prughjettu: [Inserisci i risichi potenziali à u prugettu è un pianu per mitigà quelli risichi] 3. Revisione di u prugressu di a squadra: [Inserisci u prugressu rivisatu è discute ogni prublema soru] 4 Qualchese altre affari: [Inserite ogni altra materia impurtante chì ùn era micca inclusa in l'agenda] Elementi d'azzione: [Inserite una lista di qualsiasi articuli d'azzione chì sò stati assignati durante a riunione, cumpresu u partitu rispunsevule è u termini per a fine] Next Steps: A squadra averà una riunione di seguitu in [Insert Date]. Osservazioni finali: A riunione hè aghjurnata à [Insert Time]. Signatu: [Inserisci a firma di a persona chì piglia i minuti] |
Cunsiglii per creà boni minuti di riunione
Ùn insiste micca nantu à catturà ogni parolla, fucalizza nantu à a registrazione di i temi principali, i risultati, e decisioni è l'articuli d'azzione. Mettite e discussioni nantu à una piattaforma in diretta per pudè catturà tutte e parolle in una grande rete🎣 - AhaSlides' idea board hè un strumentu intuitivu è simplice per tutti à presentà e so idee rapidamente. Eccu cumu fà:
Crea una nova presentazione cù u vostru AhaSlides contu, dopu aghjunghje a diapositiva Brainstorm in a sezione "Poll".
Scrivi u to tema di discussione, dopu cliccate "Present" per chì tutti in a riunione ponu unisce è sottumette e so idee.
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Chiave Takeaways
U scopu di i minuti di a riunione hè di furnisce una panoramica d'altu livellu di a riunione per quelli chì ùn anu micca pussutu assistisce, è ancu di mantene un registru di i risultati di a riunione. Per quessa, i minuti devenu esse urganizati è faciuli di capiscenu, mette in risaltu l'infurmazioni più impurtanti chjaramente è cuncisu.
