Verbali delle riunioni: migliore guida alla scrittura, esempi (+ modello gratuito) nel 2024

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Jane Ng · XNUMX€ 15 aprile, 2024 · XNUMX€ 9 min leggere

Le riunioni svolgono un ruolo cruciale nelle aziende e nelle organizzazioni, fungendo da piattaforma per discutere e affrontare problemi e gestire gli affari interni per favorire il progresso. Per catturare l'essenza di questi incontri, virtuali o di persona, Riunione dei verbali or verbale della riunione (Mensile) sono fondamentali per prendere appunti, riassumere i principali argomenti discussi e tenere traccia delle decisioni e dei propositi raggiunti.

Questo articolo ti guiderà nella stesura di verbali di riunione efficaci, con esempi e modelli da utilizzare, nonché best practice da seguire.

Sommario

Riunione dei verbali
Verbale della riunione | Freepik.com

Speriamo che questo articolo ti aiuti a non sentire più la sfida di scrivere verbali di riunione. E non dimenticare di essere creativo e interattivo in ciascuno dei tuoi incontri con:

Cosa sono i verbali delle riunioni?

I verbali delle riunioni sono una registrazione scritta delle discussioni, delle decisioni e degli elementi di azione che si verificano durante una riunione. 

  • Servono come riferimento e fonte di informazioni per tutti i partecipanti e coloro che non possono partecipare.
  • Aiutano a garantire che le informazioni importanti non vengano dimenticate e che tutti siano sulla stessa pagina su ciò che è stato discusso e sulle azioni da intraprendere.
  • Forniscono inoltre responsabilità e trasparenza documentando le decisioni e gli impegni presi durante la riunione.

Chi è il Minute-Taker?

Il Minute-Taker è responsabile della registrazione accurata delle discussioni e delle decisioni prese durante la riunione.

Possono essere un funzionario amministrativo, un segretario, un assistente o un dirigente o un membro del team di volontari che svolge l'attività. È essenziale che chi prende i minuti abbia una buona organizzazione e capacità di prendere appunti e sia in grado di riassumere le discussioni in modo efficace.

Riunione dei verbali

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Come scrivere i verbali delle riunioni

Per verbali di riunione efficaci, in primo luogo, dovrebbero essere oggettivi, costituire una registrazione fattuale dell'incontroed evitare opinioni personali o interpretazioni soggettive delle discussioni. Prossimo, dovrebbe essere breve, chiaro e di facile comprensione, concentrati solo sui punti principali ed evita di aggiungere dettagli non necessari. Finalmente, deve essere accurato e garantire che tutte le informazioni registrate siano aggiornate e pertinenti.

Entriamo nei dettagli della stesura del verbale della riunione con i seguenti passaggi!

8 componenti essenziali del verbale della riunione

  1. Data, ora e luogo dell'incontro
  2. Elenco dei partecipanti ed eventuali scuse per l'assenza
  3. Ordine del giorno e scopo dell'incontro
  4. Sintesi delle discussioni e delle decisioni prese
  5. Eventuali voti presi e relativi esiti
  6. Elementi di azione, inclusa la parte responsabile e il termine per il completamento
  7. Eventuali passaggi successivi o elementi di follow-up
  8. Osservazioni di chiusura o aggiornamento della riunione
Come scrivere i verbali delle riunioni
Come scrivere i verbali delle riunioni

Passaggi per scrivere verbali di riunione efficaci

1/ Preparazione

Prima della riunione, familiarizza con l'ordine del giorno della riunione e tutti i materiali di base pertinenti. Assicurati di avere tutti gli strumenti necessari, come un laptop, un blocco note e una penna. È anche una buona idea rivedere i verbali delle riunioni precedenti per avere un'idea di quali informazioni includere e come formattarne una.

2/ Prendere appunti

Durante la riunione prendere appunti chiari e concisi sulle discussioni e sulle decisioni prese. Dovresti concentrarti sull'acquisizione di punti chiave, decisioni e azioni, piuttosto che trascrivere l'intero incontro alla lettera. Assicurati di includere i nomi dei relatori o eventuali citazioni chiave e qualsiasi azione o decisione. Ed evita di scrivere con abbreviazioni o abbreviazioni che non facciano capire agli altri.

3/ Organizzare i verbali

Rivedi e organizza i tuoi appunti per creare un riepilogo coerente e conciso dei tuoi minuti dopo la riunione. Puoi utilizzare intestazioni e elenchi puntati per facilitare la lettura dei minuti. Non prendere opinioni personali o interpretazioni soggettive della discussione. Concentrati sui fatti e su ciò che è stato concordato durante l'incontro.

4/ Registrare i dettagli

I verbali della riunione devono includere tutti i dettagli rilevanti, come la data, l'ora, il luogo e i partecipanti. E menziona tutti gli argomenti importanti discussi, le decisioni e gli elementi di azione assegnati. Assicurati di registrare tutti i voti che sono stati presi e l'esito di qualsiasi discussione.

5/ Elementi di azione

Assicurati di elencare tutti gli elementi di azione che sono stati assegnati, incluso chi è responsabile e la scadenza per il completamento. Questa è una parte cruciale del verbale della riunione, in quanto garantisce che tutti conoscano le proprie responsabilità e la tempistica per il loro completamento.

6/ Revisione e distribuzione

È necessario esaminare i verbali per verificarne l'accuratezza e la completezza e apportare le modifiche necessarie. Assicurati che tutti i punti chiave e le decisioni siano annotati. Quindi, puoi distribuire i verbali a tutti i partecipanti, di persona o via e-mail. Archivia una copia dei verbali in una posizione centralizzata per un facile accesso, come un'unità condivisa o una piattaforma di archiviazione basata su cloud.

7/ Seguito

Assicurarsi che gli elementi di azione della riunione siano seguiti e completati tempestivamente. Utilizza i minuti per tenere traccia dei progressi e assicurarti che le decisioni vengano attuate. Ti aiuta a mantenere la responsabilità e garantisce che la riunione sia produttiva ed efficace.

esempio di verbale di riunione

Esempi di verbali di riunioni (+ modelli)

1/ Verbale di riunione Esempio: modello di riunione semplice

Il livello di dettaglio e la complessità dei semplici verbali delle riunioni dipenderanno dallo scopo della riunione e dalle esigenze della tua organizzazione. 

In generale, i verbali delle riunioni semplici vengono utilizzati per scopi interni e non devono essere formali o completi come altri tipi di verbali delle riunioni. 

Quindi, se hai un bisogno urgente e la riunione ruota attorno a contenuti semplici e non troppo importanti, puoi utilizzare il seguente modello:

Titolo dell'incontro: [Inserisci il titolo della riunione] 
Data: [Inserisci data] 
Orari: [Inserisci ora] 
Sede: [Inserisci posizione] 
partecipanti: [Inserire i nomi dei partecipanti] 
Scusate per l'assenza: [Inserisci nomi]

Ordine del giorno:
[Inserire punto 1 dell'ordine del giorno]
[Inserire punto 2 dell'ordine del giorno]
[Inserire punto 3 dell'ordine del giorno]

Resoconto dell'incontro:
[Inserire un riepilogo delle discussioni e delle decisioni prese durante la riunione, compresi i punti chiave o gli elementi di azione.]

Elementi di azione: 
[Inserire un elenco di tutti gli elementi di azione che sono stati assegnati durante la riunione, inclusa la parte responsabile e il termine per il completamento.]

Passi successivi: 
[Inserire eventuali passaggi successivi o elementi di follow-up che sono stati discussi durante la riunione.]

Commenti finali: 
[Inserire qualsiasi commento di chiusura o aggiornamento della riunione.]

Firmato: [Inserire la firma della persona che redige il verbale]

2/ Verbale di riunione Esempio: modello di riunione del consiglio di amministrazione

I verbali delle riunioni del consiglio sono registrati e distribuiti a tutti i membri, fornendo un resoconto delle decisioni prese e della direzione dell'organizzazione. Pertanto, dovrebbe essere chiaro, completo, dettagliato e formale. Ecco un modello di verbale della riunione del consiglio:

Titolo dell'incontro: Consiglio di amministrazione
Data: [Inserisci data]
Orari: [Inserisci ora]
Sede: [Inserisci posizione]
partecipanti: [Inserire i nomi dei partecipanti]
Scusate per l'assenza: [Inserire i nomi di coloro che si sono scusati per l'assenza]

Ordine del giorno:
1. Approvazione del verbale della seduta precedente 
2. Revisione della relazione finanziaria 
3. Discussione del piano strategico
4. Varie ed eventuali

Resoconto dell'incontro:
1. Approvazione del verbale della riunione precedente: [I punti salienti della riunione precedente sono stati esaminati e approvati]
2. Revisione del rapporto finanziario: [Inserire i punti salienti dell'attuale situazione finanziaria e le raccomandazioni per la futura pianificazione finanziaria]
3. Discussione del piano strategico: [Inserire quale consiglio ha discusso e apportato aggiornamenti al piano strategico dell'organizzazione]
4. Qualsiasi altra questione: [Inserire eventuali altre questioni importanti che non sono state incluse nell'ordine del giorno]

Elementi di azione:
[Inserire un elenco di tutti gli elementi di azione che sono stati assegnati durante la riunione, inclusa la parte responsabile e il termine per il completamento]

Passi successivi:
Il consiglio terrà una riunione di follow-up in [Insert Date].

Commenti finali:
La riunione è stata aggiornata alle [ora di inserimento].

Firmato: [Inserire la firma della persona che redige il verbale]

Questo è solo un modello di riunione del consiglio di amministrazione di base e potresti voler aggiungere o rimuovere elementi a seconda delle esigenze della riunione e dell'organizzazione.

3/ Verbale della riunione Esempio: modello di gestione del progetto 

Ecco un esempio di verbale di riunione per un modello di gestione del progetto:

Titolo dell'incontro: Riunione del team di gestione del progetto 
Data: [Inserisci data]
Orari: [Inserisci ora]
Sede: [Inserisci posizione]
partecipanti: [Inserire i nomi dei partecipanti]
Scusate per l'assenza: [Inserire i nomi di coloro che si sono scusati per l'assenza]

Ordine del giorno:
1. Revisione dello stato del progetto
2. Discussione sui rischi del progetto
3. Revisione dei progressi del team
4. Varie ed eventuali

Resoconto dell'incontro:
1. Revisione dello stato del progetto: [inserire eventuali aggiornamenti sullo stato di avanzamento ed evidenziare eventuali problemi che devono essere affrontati]
2. Discussione sui rischi del progetto: [Inserire i rischi potenziali per il progetto e un piano per mitigarli]
3. Revisione dei progressi del team: [Inserire i progressi esaminati e discutere eventuali problemi sorti]
4 Varie e varie: [Inserire qualsiasi altra questione importante non inclusa nell'ordine del giorno]

Elementi di azione:
[Inserire un elenco di tutti gli elementi di azione che sono stati assegnati durante la riunione, inclusa la parte responsabile e il termine per il completamento]

Passi successivi:
Il team terrà una riunione di follow-up in [Insert Date].

Commenti finali:
La riunione è stata aggiornata alle [ora di inserimento].

Firmato: [Inserire la firma della persona che redige il verbale]

Suggerimenti per creare buoni verbali di riunione

Non preoccuparti di catturare ogni parola, concentrati sulla registrazione degli argomenti, dei risultati, delle decisioni e delle azioni principali. Metti le discussioni su una piattaforma live in modo da poter raccogliere tutte le parole in una grande rete🎣 - La scheda delle idee di AhaSlides è uno strumento intuitivo e semplice affinché tutti possano presentare rapidamente le proprie idee. Ecco come farlo:

Crea una nuova presentazione con il tuo Account AhaSlides, quindi aggiungi la diapositiva Brainstorm nella sezione "Sondaggio".

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Scrivi il tuo argomento di discussione, quindi premi "Presente" in modo che tutti i partecipanti alla riunione possano partecipare e inviare le proprie idee.

La bacheca delle idee di AhaSlides può essere utilizzata per tenere facilmente traccia dei verbali della riunione
Con la bacheca delle idee di AhaSlides, tutti hanno voce in capitolo e puoi anche tenere facilmente traccia dei verbali della riunione

Sembra facile, vero? Prova subito questa funzione: è solo una delle funzioni utili per facilitare le tue riunioni con discussioni vivaci e approfondite.

Punti chiave

Lo scopo del verbale della riunione è quello di fornire una panoramica di alto livello della riunione per coloro che non hanno potuto partecipare, nonché di tenere traccia dei risultati della riunione. Pertanto, i verbali devono essere organizzati e di facile comprensione, evidenziando le informazioni più importanti in modo chiaro e conciso.