Sut i Gynnal Cyfarfodydd Rhagarweiniol Llyfn | Awgrymiadau Gorau wedi'u Datgloi yn 2024!

Ydych chi erioed wedi bod i cyfarfodydd rhagarweiniol llwyddiannus?

Os ydych chi'n cymryd rhan mewn tîm traws-swyddogaethol newydd yn y gwaith neu dîm prosiect newydd, gallant fod yn rhywun o adrannau eraill neu o gwmnïau eraill nad ydych efallai'n gyfarwydd â nhw neu wedi gweithio gyda nhw o'r blaen, a'ch bod am wneud yn siŵr eich parodrwydd i ymrwymo a buddsoddi eich sgiliau a'ch syniadau i'r tîm - yn enwedig os yw'r tîm hwnnw'n perfformio'n dda. Felly, mae'n hanfodol cynnal cyfarfod i ddod â chyd-aelodau newydd at ei gilydd.

Fodd bynnag, nid yw'n syndod os ydych chi'n teimlo ychydig yn lletchwith ac yn nerfus gan fod hyd yn oed y gweithwyr proffesiynol mwyaf profiadol yn ysu wrth gael cyfarfod cychwynnol gyda thîm newydd. Os ydych chi'n arweinydd ac yn poeni am fethu â chynnal cyfarfodydd rhagarweiniol cynhyrchiant.

Bydd yr erthygl hon yn rhoi canllaw cyflawn i chi, enghreifftiau, ac awgrymiadau ar yr hyn sy'n gwneud cyfarfodydd rhagarweiniol yn llwyddiannus.

Yn yr erthygl hon, byddwch chi'n dysgu

Mwy o Awgrymiadau gan AhaSlides

• Cyfarfodydd mewn Busnes
• Cyfarfod Sefyll | Y Canllaw Ultimate
• 8 Awgrym Gorau i Gael Cyfarfod Da

Beth yw Cyfarfod Rhagarweiniol?

Cyfarfod rhagarweiniol neu gyflwyno yn union yr un ystyr pan ddaw i gyflwyniad i’r tîm pan mai dyma’r tro cyntaf i aelodau’r tîm a’u harweinwyr gwrdd â’i gilydd yn swyddogol, i benderfynu a yw’r unigolion dan sylw eisiau meithrin perthynas waith ac ymrwymo i’r tîm yn y dyfodol.

Ei nod yw rhoi amser i aelodau'r tîm aros gyda'i gilydd i ddod i adnabod cefndir, diddordebau a nodau pob cyfranogwr. Yn dibynnu ar eich dewis chi a'ch tîm, gallwch drefnu cyfarfodydd rhagarweiniol ffurfiol neu anffurfiol.

Mae agenda cyfarfod rhagarweiniol safonol yn cynnwys:

• Cyflwyno nod y cyfarfod
• Cyflwyno arweinwyr a phob aelod
• Trafod y rheoliadau tîm, gwaith, buddion, a thriniaethau…
• Amser i chwarae rhai gemau
• Gorffen y cyfarfodydd a chymryd camau dilynol

Beth yw Nod y Cyfarfodydd Rhagarweiniol?

Peidiwch â gweld cyflwyniadau fel blwch i'w wirio. Defnyddiwch yr amser hwn i danio cysylltiadau go iawn, cael mewnwelediadau unigryw, a sefydlu fframwaith ar gyfer gwaith tîm di-ffael. Mae cyfarfodydd cyflwyno yn wych i:

• Hybu gwaith tîm a chydlyniad tîm

Nod cyntaf un cyfarfodydd rhagarweiniol yw dod â dieithriaid i gyd-chwaraewyr agos. Os nad ydych erioed wedi gweld eich gilydd o'r blaen ac yn gwybod fawr ddim amdanynt, bydd diffyg cydlyniant a chysylltiad, a all effeithio ar ysbryd tîm a chynhyrchiant. Pan fydd pobl yn gallu trafod ac uno rheolau tîm, gwobrau priodol, a chosb, neu'n gwybod bod eu harweinwyr yn bobl deg a ffyddlon, mae eu cyd-chwaraewyr yn ostyngedig, yn ddibynadwy, yn empathetig, ac yn fwy, bydd ymddiriedaeth a amgylchedd gwaith cadarnhaol yn cael ei adeiladu ymhlith y tîm.

• Chwalwch densiwn a lletchwithdod

Mae cynhyrchiant yn debygol o ddirywio os yw gweithwyr yn gweithio mewn amgylchedd gweithle dan bwysau. Nid yw'n dda ychwaith os yw gweithwyr yn dychryn eu harweinydd yn hytrach na chael eu hysbrydoli ganddynt. Gall cyfarfodydd rhagarweiniol helpu'r timau newydd i deimlo'n fwy hyderus i rannu eu syniadau a'u barn. Maent hefyd yn dechrau gwneud ffrindiau yn hawdd, cyfathrebu, a lleihau lletchwithdod ar gyfer cydweithredu pellach. Er enghraifft, nid yw aelod o'r tîm yn betrusgar i siarad a gofyn am help pan nad yw'n gallu bodloni terfynau amser.

• Helpu i strwythuro ac alinio safonau ac arferion

Mae pwyslais ar y rheolau a'r rheoliadau yn rhan bwysig o'r cyfarfodydd rhagarweiniol cyntaf un. Gall methu â'i wneud yn glir, yn deg ac yn syml ar ddechrau gwaith tîm ysgogi gwrthdaro tîm a cham-gyfathrebu. I'r gwrthwyneb, os gallwch chi wneud y tîm dilynwch y safonau ac arferion, bydd effeithlonrwydd adnoddau oherwydd effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd tîm, ar yr un pryd, gan wella boddhad swydd ymhlith aelodau tîm sy'n rhan o dîm cydlynol.

Sut i Sefydlu Cyfarfod Rhagarweiniol Effeithiol

Gall cyfarfodydd rhagarweiniol ddilyn y broses cynllunio cyfarfodydd safonol gyda'r 5 Ps: Diben, cynllunio, Paratoi, Cyfranogiad, a Cynnydd. Yn dibynnu ar eich cyfyngiad amser, nifer y cyfranogwyr, cefndir eich tîm, a'ch adnoddau, gallwch sefydlu cyfarfodydd rhagarweiniol ffurfiol neu achlysurol. Mae'r argraff gyntaf yn bwysig. Po fwyaf o barch ac ymddiriedaeth y bydd aelodau eich tîm yn ei werthfawrogi pan fyddwch yn dangos cyfarfodydd trefnus ac ystyriol.

• Diben

Mae'n ymwneud â gosod nodau ar gyfer y cyfarfodydd. Byddwch yn glir ac yn gryno pan fyddwch chi'n rhestru nodau'r cyfarfodydd fel y gallwch chi ddod â phawb yn ôl i ffocws yn hawdd os bydd gweithgareddau nad ydynt yn gysylltiedig â chyfranogwr yn tynnu sylw'r cyfranogwr ato. Gallwch ystyried strwythuro nodau trwy drefnu pyramid nodau sy'n amlinellu pob set o nodau ar wahanol lefelau.

• cynllunio

Y peth cyntaf y dylai arweinwyr tîm newydd ei wneud yw cynllunio manylion neu ddatblygu agenda. Pan fydd gennych rywbeth i gyfeirio ato, mae ceisio cofio popeth ar eich pen eich hun yn lleddfu straen. Gallwch greu templed gan ddefnyddio sioe sleidiau trwy PowerPoint neu gardiau awgrym mewn llawysgrifen.

• Paratoi

Mae'r rhan hon yn cynnwys rhai gweithgareddau megis Paratoi sgript cyflwyniad y cyfarfod ac Adolygu'r agenda cyn dechrau cyfarfod swyddogol. Bydd yn haws i chi siarad yr holl wybodaeth allweddol a chanolbwyntio ar yr agenda gyda chefnogaeth nodiadau siaradwr neu sgript pan fyddwch chi'n llithro'ch meddwl yn sydyn.

• Cyfranogiad

Peidiwch ag anghofio annog aelodau newydd i ofyn cwestiynau a chymryd rhan mewn gweithgareddau rhyngweithiol yn ystod y cyfarfodydd. Os yw eraill yn ymddangos mor betrusgar, gofynnwch iddynt am eu barn. Gwnewch yn siŵr bod pawb yn y tîm yn cael cyfle i godi llais nid canolbwyntio ar yr aelodau allblyg yn unig. Gallwch gynnal pôl piniwn byw fel y gall rhai mewnblyg rannu eu barn yn uniongyrchol.

• Cynnydd

Dylech gloi eich cyfarfod gyda chrynodeb a llywio camau gweithredu ar gyfer y camau nesaf. Ac, mae dilyn i fyny ar ôl cyfarfod yn rhan hollbwysig, gallwch ystyried gwneud penderfyniad terfynol a'u dogfennu.

Cynghorion i Sefydlu Cyfarfod Rhagarweiniol yn Llwyddiannus

• Defnyddiwch offeryn cyflwyno rhyngweithiol

Teimlo'n swil neu'n lletchwith ar y diwrnod cyntaf? Gallwch chi wneud eich cyfarfodydd rhagarweiniol 100 gwaith yn fwy o hwyl trwy ddefnyddio teclyn cyflwyno rhyngweithiol fel AhaSlides!

A

Mae yna ddwsin o ffyrdd i'w wneud, ond rydym yn argymell yr amlinelliad hwn i dorri'r iâ yn gyflym:

• Dechreuwch gyda sleid cyflwyniad.
• Sbeiiwch bethau i fyny gyda chwisiau amdanoch chi'ch hun gyda phwyntiau a bwrdd arweinwyr.
• Lapiwch gyda sleid Holi ac Ateb ar y diwedd lle gall pawb ofyn pethau maen nhw wedi bod yn pendroni amdanoch chi.

Gyda llwyfan cyflwyno rhyngweithiol AhaSlides, gallwch chi greu cyflwyniad cymhellol sy'n hedfan pobl i'r lleuad🚀 Rhowch gynnig ar y templed hwn yma:

• Dechreuwch gyflwyniad gyda “ni"

Mae'r tîm yn gweithio ar y cydweithio rhwng aelodau'r tîm i gyflawni nodau cyffredin i beidio â dangos doniau personol. Felly, mae’n arwyddocaol pwysleisio’r ymdeimlad o ddiwylliant “ni”. Ceisiwch ddefnyddio “ni: yn hytrach na “I” gymaint â phosibl yn eich sleidiau rhagarweiniol a'r cyfarfodydd cyfan, heblaw am y cyflwyniad personol. Mae hyn yn y pen draw yn annog y tîm i gydweithio'n fwy effeithlon oherwydd eu bod yn deall eu bod yn rhannu gweledigaeth gydlynol a'u bod yn fwy ymroddedig i weithio i'r tîm yn hytrach nag iddynt hwy eu hunain.

• Diddanwch eich cyd-chwaraewyr

Sut i gychwyn y cyfarfodydd rhagarweiniol yn y ffyrdd mwyaf cyffrous? Gan fod yr holl aelodau'n newydd i'w gilydd, fel gwesteiwr, gallwch ystyried dechrau gyda rhai torwyr iâ cyflym. Gallwch hefyd sefydlu 2 i 3 gêm a chwis, a sesiynau taflu syniadau i adael i eraill gael amser i rannu eu personoliaeth, eu doniau a'u ffordd o feddwl; cyfathrebu a gweithio gydag eraill i wella cydlyniant tîm a diwylliant a chysylltiadau yn y gweithle. Er enghraifft, gallwch chi roi cynnig ar rai gemau fel Cylch Gwerthfawrogiad, Helfeydd sborion, A fyddai'n well gennych chi…

• Rheoli amser

Fel arfer, gall cyfarfodydd hynod gynhyrchiol bara rhwng 15 a 45 munud, yn enwedig cyfarfodydd rhagarweiniol, y dylid eu rheoli o fewn 30 munud. Mae'n ddigon o amser i gyd-aelodau tîm newydd ddod i adnabod ei gilydd, cyflwyno eu hunain yn fyr, a chydweithio mewn ychydig o weithgareddau adeiladu tîm syml a hwyliog. Rydych hefyd wedi gosod terfynau amser ar gyfer gwahanol adrannau i wneud yn siŵr nad yw eich amser yn dod i ben tra bod gennych lawer i'w guddio o hyd.

Siop Cludfwyd Allweddol

Mae'n fuddiol i'ch tîm ddechrau gwaith tîm gyda thîm newydd trwy fanteisio ar gyfarfodydd rhagarweiniol. Gall sefydlu cyfarfod cyntaf un fod yn heriol ac yn ddynwaredol. Pan fyddwch chi yn y broses baratoi, peidiwch ag oedi cyn ceisio cefnogaeth hyd yn oed os ydych chi'n feistr PowerPoint. Yn bendant, gallwch chi wneud eich gwaith yn haws ac arbed eich diwrnod gyda AhaSlides.

Cwestiynau Cyffredin

Cyf: Yn wir. Gwell Up, LinkedIn