Beth yw'r broses cynllunio prosiectmewn rheoli prosiect?

Mae rheoli prosiect da yn cynnwys pum cam sylfaenol: Dechrau Cychwyn, Cynllunio, Gweithredu, Monitro a Rheoli, a gorffen gyda Chau. Mae'n bwysig nodi na all unrhyw un o'r prosiectau llwyddiannus anwybyddu unrhyw un o'r camau hyn, yn enwedig proses cynllunio prosiect sy'n cadw popeth i'w ddilyn, megis cyflawni ar amser ac o fewn y gyllideb.

Mae cynllunio prosiect wrth wraidd cylch bywyd y prosiect, sydd hefyd yn golygu mai dyma'r cam mwyaf heriol. Fodd bynnag, mae yna bob amser ffordd i gyrraedd yno.

Yn yr erthygl hon, rydym yn dysgu mwy am gynllunio prosiect, diffiniad, enghreifftiau, proses, a rhai offer cynllunio i'ch helpu i ddeall y broses cynllunio prosiect yn well a dysgu sut i ddelio â'i anawsterau. 

Awgrymiadau ar gyfer Gwell Ymgysylltu

• Rheoli Prosiectau
• Enghraifft o Amserlen Prosiect
• Methodoleg Rhaeadr

Beth yw Diffiniad Cynllunio Prosiect?

Gellir diffinio cynllunio prosiect fel y broses systematig o amlinellu, trefnu a strategaethu'r camau a'r adnoddau angenrheidiol i gyflawni nod penodol o fewn amserlen ddiffiniedig. Mae'n ddull rhagweithiol sy'n cynnwys nodi amcanion, sefydlu map ffordd, a dyrannu adnoddau i optimeiddio cynhyrchiant a lliniaru risgiau.

Cysylltiedig: Proses Rheolaeth Strategol | The Ultimate Guide gyda 7 awgrym gorau

7 Cam o'r Broses Cynllunio Prosiect

Yn y rhan hon, rydym yn ymchwilio i’r 7 cam sy’n gysylltiedig â chynllunio prosiectau fel a ganlyn:

Cam 1: Diffinio Amcanion a Chwmpasau'r Prosiect

Mae cam cychwynnol y broses cynllunio prosiect yn ymwneud â diffinio amcanion a chwmpas y prosiect yn glir. Mae hyn yn golygu deall y canlyniadau dymunol, nodi rhanddeiliaid, a sefydlu nodau mesuradwy. Mae diffinio ffiniau prosiectau, yr hyn y gellir ei gyflawni, a chyfyngiadau yn gosod y sylfaen ar gyfer gweithgareddau cynllunio dilynol.

Er enghraifft, mae Nike yn gosod yr amcan gwerthu i werthu 3,00,000 o unedau y flwyddyn nesaf, sy'n codi 30% o'i gymharu â'r gwerthiant presennol.

Cam 2: Cynnal Asesiad Prosiect Cynhwysfawr

Mae asesiad prosiect trylwyr yn hanfodol ar gyfer gwneud penderfyniadau gwybodus a lliniaru risg. Mae'r cam hwn yn cynnwys cynnal dadansoddiad manwl o ofynion y prosiect, adnoddau, risgiau posibl, a dibyniaethau. Trwy asesu dichonoldeb, hyfywedd a heriau posibl y prosiect, gall cynllunwyr nodi ffactorau llwyddiant hanfodol a datblygu strategaethau i fynd i'r afael â rhwystrau posibl.

Cam 3: Datblygu Strwythur Dadansoddiad Gwaith (WBS)

Yn y cam cynllunio prosiect hwn, caiff y prosiect cyfan ei rannu'n gydrannau llai y gellir eu rheoli. Gelwir y dull hwn yn strwythur dadansoddiad gwaith (WBS) sy'n darparu cynrychiolaeth hierarchaidd o dasgau, is-dasgau, a'r hyn y gellir ei gyflawni, gan sicrhau eglurder a threfniadaeth. Mae'n hwyluso dyrannu adnoddau, a dilyniannu tasgau, ac yn sefydlu fframwaith rhesymegol ar gyfer cyflawni prosiectau.

Cam 4: Amcangyfrif Adnoddau a Phennu Llinellau Amser

Mae amcangyfrif adnoddau a sefydlu amserlen hefyd yn ganolog i lwyddiant cynllunio prosiectau. Nod y cam hwn yw pennu'r personél angenrheidiol, y dyraniadau cyllidebol, a'r deunyddiau sydd eu hangen ar gyfer pob tasg. Trwy ystyried dibyniaeth ar dasgau, blaenoriaethau, a'r adnoddau sydd ar gael, gall cynllunwyr neu reolwyr ddatblygu llinellau amser realistig, gan nodi cerrig milltir allweddol ar hyd y ffordd.

Cam 5: Nodi Risg a Strategaethau Lliniaru

Nid oes unrhyw brosiect yn imiwn i risgiau, ac mae mynd i'r afael â hwy yn gynnar yn hanfodol i brosesu cynllun. Yn ystod y cam hwn, caiff risgiau ac ansicrwydd posibl eu nodi, eu dadansoddi a'u blaenoriaethu. Datblygir strategaethau rhagweithiol i liniaru risgiau, gan gwmpasu cynlluniau wrth gefn, mecanweithiau trosglwyddo risg, a chamau gweithredu amgen. Mae monitro ac asesu risg yn rheolaidd yn sicrhau y gellir addasu drwy gydol oes y prosiect.

Cam 6: Cyfathrebu ac Ymgysylltu â Rhanddeiliaid

Fel glud, gall cyfathrebu effeithiol ddal prosiect gyda'i gilydd. Mae sefydlu cynllun cyfathrebu sy'n amlinellu sianeli, amlder, a chyfranogiad rhanddeiliaid yn hollbwysig. Mae diweddariadau statws rheolaidd, adroddiadau cynnydd, a thrafodaethau cydweithredol yn meithrin tryloywder, yn gwella cydgysylltu, ac yn rheoli disgwyliadau rhanddeiliaid.

Cam 7: Monitro, Rheoli, a Gwerthuso

Yn dod i rownd derfynol fframwaith cynllunio prosiect effeithiol yw'r cam monitro a gwerthuso parhaus. Mae'r cam hwn yn canolbwyntio ar olrhain cynnydd, ei gymharu â cherrig milltir sefydledig, a nodi gwyriadau. Os oes angen, gwneir addasiadau i adlinio'r prosiect â'i amcanion. Mae'r gwersi a ddysgwyd yn cael eu dogfennu, gan alluogi trosglwyddo gwybodaeth a gwelliant yn y dyfodol.

Beth yw Cydrannau Cynllunio Prosiect?

Dyma 7 elfen allweddol o’r broses cynllunio prosiect:

• Cwmpas cynllunio mewn rheolaeth: Diffinio ffiniau ac amcanion y prosiect yn glir.
• Strwythur Dadansoddiad Gwaith (WBS): Rhannu'r prosiect yn dasgau llai y gellir eu rheoli.
• Llinell Amser a Cherrig Milltir: Sefydlu amserlen realistig a gosod cerrig milltir i olrhain cynnydd.
• Dyraniad Adnoddau:Nodi a dyrannu'r adnoddau angenrheidiol, gan gynnwys personél, cyllideb a deunyddiau.
• Dadansoddi Risg a Lliniaru: Nodi risgiau posibl a datblygu strategaethau i'w lliniaru.
• Cynllun Cyfathrebu: Sefydlu sianeli cyfathrebu effeithiol i hwyluso cydgysylltu a chydweithio ymhlith rhanddeiliaid prosiectau.
• Monitro a Gwerthuso: Rhoi mecanweithiau ar waith i fonitro cynnydd prosiectau a gwerthuso perfformiad yn erbyn Dangosyddion Perfformiad Allweddol a ddiffiniwyd ymlaen llaw.

Pam fod y Broses Cynllunio Prosiect yn Angenrheidiol?

Mae'n cynyddu perfformiad prosiect a'r posibilrwydd o lwyddiant

Mae yna nifer o resymau pam fod prosiectau'n methu ac un ohonyn nhw yw'r methiant i ddiffinio amcanion, nodau a chyfrifoldebau ymhlith aelodau'r tîm (yn agos i 39% yn ôl amcangyfrif). Ni fydd y prosiect yn rhedeg yn esmwyth os yw aelodau'r tîm wedi drysu ynghylch eu rolau a'u cyfrifoldebau unigol. Ar ben hynny, gall diffyg amcanion a nodau clir neu gamddealltwriaeth o gyfeiriad a phwrpas y prosiect arwain at gamlinio a diffyg ffocws, gan arwain at ddiffygion annisgwyl, a chwmpas y cwmpas.

Mae'n gwella cydweithrediad tîm a chyfathrebu 

Mae cynllun trefnus yn creu cyfle i aelodau'r tîm gyfathrebu a chydweithio'n effeithiol. Yn enwedig o ran prosiectau trawsadrannol neu draws-gwmni, gyda chyfranogiad llawer o staff ac arbenigwyr o wahanol gefndiroedd yn gweithio gyda'i gilydd, mae rôl cynllunio hyd yn oed yn fwy amlwg. O ganlyniad, mae cyfathrebu a chydweithio clir yn gwella gwaith tîm, yn hyrwyddo gweledigaeth a rennir, llai o wrthdaro rhwng gweithwyr, ac yn meithrin amgylchedd prosiect cadarnhaol.

Mae'n sicrhau optimeiddio adnoddau

Cynllunio yw'r arfer eithaf ar gyfer y defnydd gorau o adnoddau gan gynnwys amser, adnoddau dynol, cyllideb, offer a deunyddiau. Trwy nodi'r adnoddau angenrheidiol ymlaen llaw, gall tîm y prosiect sicrhau bod yr adnoddau cywir ar gael ar yr amser cywir, gan leihau oedi a dyblygu, yn ogystal â gwneud y gorau o effeithlonrwydd.

Mae'n lleihau risgiau a phroblemau annisgwyl

Drwy nodi risgiau yn gynnar, gall tîm y prosiect ddatblygu strategaethau cynllunio ymateb i risg a chynlluniau wrth gefn i fynd i'r afael â hwy. Mae'r dull rhagweithiol hwn yn helpu i leihau tebygolrwydd ac effaith risgiau, gan wella perfformiad prosiectau a lleihau'r siawns o fethiant.

Beth yw'r Broses Cynllunio Prosiect Orau?

Er mwyn cynllunio prosiect yn well yn ogystal â goresgyn heriau y gellid dod ar eu traws yn ystod y cynllunio, mae'n werth ystyried rhai methodolegau cynllunio prosiect. Maent yn cyfeirio at ddulliau strwythuredig a fframweithiau a ddefnyddir i gynllunio a rheoli prosiectau yn effeithiol.

Cynllunio Rhaeadrau

Mae methodoleg y Rhaeadr yn ddull dilyniannol sy’n rhannu’r prosiect yn gamau penodol, gyda phob cam yn adeiladu ar yr un blaenorol. Mae'n dilyn dilyniant llinol, lle mae'n rhaid cwblhau pob cam cyn symud i'r nesaf. Mae'r cyfnodau allweddol fel arfer yn cynnwys casglu gofynion, dylunio, datblygu, profi, lleoli a chynnal a chadw. Mae'r rhaeadr yn fwyaf addas ar gyfer prosiectau sydd â gofynion sefydlog a diffiniedig.

PRINCE2 (Prosiectau mewn Amgylcheddau Rheoledig)

Mae PRINCE2 yn fethodoleg rheoli prosiect seiliedig ar broses a ddefnyddir yn eang yn y Deyrnas Unedig ac yn fyd-eang. Mae'n darparu fframwaith strwythuredig ar gyfer cynllunio, monitro a rheoli prosiectau. Mae PRINCE2 yn rhannu prosiectau yn gamau hylaw ac yn pwysleisio llywodraethu effeithiol, rheoli risg ac ymgysylltu â rhanddeiliaid. Mae'n cael ei gydnabod yn eang am ei ffocws ar gyfiawnhad busnes a dogfennaeth gynhwysfawr.

PRISM (Integreiddio Prosiectau, Cwmpas, Rheoli Amser ac Adnoddau)

Mae PRISM yn fethodoleg rheoli prosiect a ddatblygwyd gan y Sefydliad Rheoli Prosiectau (PMI). Mae'n darparu fframwaith cynhwysfawr sy'n cwmpasu integreiddio, cwmpas, amser, a rheoli adnoddau. Mae PRISM yn pwysleisio dull strwythuredig o gynllunio prosiectau, gan ymgorffori prosesau fel diffinio amcanion prosiect, creu strwythurau dadansoddiad gwaith, amserlennu gweithgareddau, a dyrannu adnoddau.

Cysylltiedig: Templedi Cynllunio Strategol Gorau yn 2024 | Lawrlwythwch Am Ddim

Beth yw rhai Offer a Meddalwedd Cynllunio Prosiect?

Mae offer a meddalwedd cynllunio prosiectau wedi dod yn anhepgor ar gyfer rheoli prosiect yn effeithiol yn nhirwedd busnes cyflym a deinamig heddiw. Fel rheolwr prosiect, efallai yr hoffech chi edrych ar y prif awgrymiadau hyn:

Microsoft Projectyn feddalwedd cynllunio prosiect cynhwysfawr a ddefnyddir yn eang gan weithwyr proffesiynol ar draws amrywiol ddiwydiannau. Mae'n cynnig ystod o nodweddion cadarn i reoli tasgau, adnoddau, llinellau amser a chyllidebau.

Asanayn offeryn cynllunio prosiect amlbwrpas sy'n adnabyddus am ei nodweddion cadarn a hyblygrwydd. Mae'n cynnig llwyfan canolog i dimau gynllunio, trefnu ac olrhain prosiectau'n effeithiol.

Trelloyn feddalwedd cynllunio tasgau poblogaidd sy'n adnabyddus am ei symlrwydd a'i apêl weledol. Mae ei ryngwyneb hawdd ei ddefnyddio yn cynnwys byrddau, rhestrau a chardiau, gan ganiatáu i dimau drefnu a blaenoriaethu tasgau yn ddiymdrech.

Cysylltiedig: 10 Awgrymiadau i Ddefnyddio Rheolaeth Prosiect Asana yn Effeithiol Yn 2024

Beth yw 10 Cam Cynllunio Prosiect?

Mae'r broses cynllunio prosiect yn amrywio o sefydliad i sefydliad, yn dibynnu ar gwmpas a graddfa'r prosiectau. Efallai y byddai’n well gan rai rheolwyr y 10 cam cynllunio prosiect fel a ganlyn:

1. Diffinio amcanion a nodau'r prosiect.
2. Nodi rhanddeiliaid y prosiect.
3. Cynnal dadansoddiad trylwyr o gwmpas y prosiect.
4. Datblygu strwythur dadansoddi gwaith manwl (WBS).
5. Penderfynu ar ddibyniaethau prosiect a dilyniannu tasgau.
6. Amcangyfrif gofynion adnoddau a chreu cynllun adnoddau.
7. Datblygu amserlen prosiect realistig.
8. Nodi ac asesu risgiau prosiect.
9. Creu cynllun cyfathrebu.
10. Cael cymeradwyaeth prosiect a chwblhau cynllun y prosiect.

Cwestiynau Cyffredin

Thoughts Terfynol

Mae'n bwysig nodi mai cynllunio prosiect yw'r broses orau i gadw popeth mewn cynnydd cadarnhaol. Er y gall meddalwedd cynllunio prosiect helpu i wella cynhyrchiant y broses cynllunio prosiect, peidiwch â'i gymryd yn ganiataol, mae rôl rheolwr prosiect a chydlynu tîm yn llawer mwy hanfodol.

Felly, peidiwch ag anghofio cael cyfarfod rhagarweiniolcysylltu pob tîm ar ddechrau'r prosiect a hyfforddiant sgiliau i sicrhau bod eich timau'n perfformio'n dda ac yn llawn cymhelliant yn ystod y prosiect cyfan. Os oes angen cyflwyniadau cyfarfod neu hyfforddiant mwy deniadol a chyffrous arnoch chi, AhaSlidesGall fod eich partner gorau gyda llawer o nodweddion uwch am ddim a thempledi a chynllun prisio cystadleuol ar gyfer pob cwmni.

Cyf: BIJU'S | Cynllun wythnos | Teachtarget