Sidst gennemgået 30. oktober 2026 i forhold til de kilder, der er linket til i dette indlæg.
En nyansat afleverer et kørekort og et socialsikringskort. Onboardingkoordinatoren, der forsøger at være grundig, beder også om et pas. Denne ekstra anmodning kan bryde føderal lov, hvis den er begrundet i statsborgerskab, immigrationsstatus eller national oprindelse. I henhold til justitsministeriets nuværende straffetabel koster en overtrædelse af formular I-9-papirerne $288 til $2,861 per person, og en urimelig dokumentarisk praksis koster 236 til 2,364 dollars pr. person, der behandles uretfærdigt. Fejl på formularen og at bede om for meget koster begge penge.
Formular I-9-træning, eller I-9-compliancetræning, skal dække begge dele. Dette indlæg giver 6 færdiglavede kurser i 3 grupper, der beskriver, hvad hvert enkelt kursus løser, og hvordan man implementerer dem. Hver gruppe afsluttes med en Vores valgDe juridiske punkter beskriver amerikanske føderale regler, så brug dette som et pensum, ikke en afgørelse.
Alle 6 kurser på et øjeblik
| Course | Hvad det dækker over | Længde | Er det føderalt styre bag det? |
|---|---|---|---|
| Statsborgerskab, immigrationsstatus og fair I-9-praksis (USA) | Retfærdig dokument- og statsborgerskabspraksis under verifikation | 45 min | Ja (amerikansk føderal regel) |
| Juridisk ansættelse, interviews og løntransparens | Lovlige ansættelsestrin, herunder I-9-timing og dokumentation | 45 min | Ja (amerikanske føderale regler om diskrimination; løngennemsigtighed varierer fra stat til stat) |
| Diskrimination og lige muligheder i beskæftigelse | Føderale EEO-love, beskyttede karakteristika, opdagelse af forskelsbehandling | 45 min | Ja (amerikansk føderal regel) |
| Forebyggelse af gengældelse | Straffer aldrig nogen, der rejser en bekymring | 40 min | Ja (amerikansk føderal regel) |
| Adfærdskodeks | Ærlighed, gråzoner og at sige fra | 35 min | Ingen |
| Dataklassificering og -håndtering | Mærkning, lagring, deling og bortskaffelse af data efter niveau | 25 min | Ingen |
Lovene fastsætter regler for, hvordan man verificerer og behandler medarbejdere. De kræver ikke et kursus.
Udfyld I-9 retfærdigt og præcist
Statsborgerskab, immigrationsstatus og fair I-9-praksis (USA)
Justitsministeriet siger, at arbejdsgivere af enhver størrelse må ikke kræve flere eller andre dokumenter end nødvendigt, anmode om specifikke dokumenter eller afvise rimeligt ægte udseende dokumenter på grund af en medarbejders statsborgerskab, immigrationsstatus eller nationale oprindelse. Kurset er bygget op omkring disse regler og den statsborgerskabsbeskyttelse, der ligger bag dem. I-9-behandlere har brug for det mere end nogen anden, fordi de er personen på den anden side af skrivebordet, når dokumenterne kommer ud. Kør en "Vælg svar"-quiz før og efter sessionen: en nyansat viser et liste B- og et liste C-dokument. Hvad gør du nu?
Juridisk ansættelse, interviews og løntransparens
Dette kursus forbinder ansættelsestrinnene med den verifikation, der følger efter et tilbud. Den femte lektion dækker tilbud, baggrundstjek, timing og dokumentation i henhold til I-9. Timing er vigtig: USCIS-lister ikke udfyldt afsnit 2 inden den tredje hverdag efter medarbejderen starter, hvilket er en almindelig arbejdsgiverfejl. Behandlere, der kender ansættelsestidslinjen, kan planlægge papirarbejdet inden dag ét. Et scenarie fungerer godt: et tilbud udsendes om torsdagen, og den nyansatte starter om mandagen. Hvornår skal afsnit 2 indsendes?
Vores valg: Statsborgerskab, immigrationsstatus og fair I-9-praksis (USA). Den er rettet mod den fejl, som velmenende databehandlere lettest begår, nemlig at bede om mere, end loven tillader.
Ligebehandling og gengældelse
Diskrimination og lige muligheder i beskæftigelse
At bede om for mange dokumenter er ofte også et problem med diskrimination. Justitsministeriet siger, at arbejdsgivere med fire til 14 ansatte må ikke behandle mennesker forskelligt på grund af national oprindelse i forbindelse med ansættelse, afskedigelse eller rekruttering, og at EEOC har jurisdiktion over arbejdsgivere med 15 eller flere ansatte. Dette kursus nævner de føderale EEO-love, de karakteristika, de beskytter, og hvordan man spotter forskelsbehandling i hverdagens beslutninger. Behandlere har brug for det, fordi en vane med at kontrollere nogle nyansatte mere end andre er præcis det. I en Word Cloud-runde skal du spørge: "Hvad får dig til at se to gange på et dokument?"
Forebyggelse af gengældelse
Justitsministeriet siger, at arbejdsgivere af enhver størrelse må ikke intimidere, true, tvinge eller gengælde mod personer, der anmelder sagen til dens afdeling for immigranter og medarbejderes rettigheder, samarbejder i forbindelse med en efterforskning eller modsætter sig urimelig dokumentarisk praksis. Dette kursus dækker beskyttet aktivitet, hvad der tæller som gengældelse, og hvordan ledere adskiller retfærdige beslutninger fra straf. Medarbejdere, der sætter spørgsmålstegn ved, hvordan deres dokumenter er blevet håndteret, må ikke betale for det. Scenarie: En nyansat gør indsigelse mod en anmodning om et pas. Hvad skal behandleren og lederen gøre nu?
Vores valg: Diskrimination og lige muligheder for beskæftigelse. Det viser databehandlere, at det at "være forsigtig" med nogle mennesker og ikke andre er selve risikoen.
Før og sikring af optegnelser
Adfærdskodeks
Dette kursus sætter én klar standard for ærlighed, gråzoner og at sige sin mening. I-9-registreringer er en test af denne standard. USCIS siger, at rettelser skal overstreges, paraferes og dateres, og at arbejdsgivere bør ikke skjule ændringer foretaget på formularen, da dette kan føre til øget ansvar. En behandler, der er fristet til at rydde op i en forsinket formular, skal kende den ærlige løsning. Scenarie: En leder beder dig om at tilbageføre en underskrift i afsnit 2. Eleverne stemmer om, hvad de skal gøre, og ser derefter svaret på politikken.
Dataklassificering og -håndtering
Formular I-9-filer indeholder navne, fødselsdatoer, dokumentnumre og ofte kopier af identitetsdokumenter. USCIS siger, at arbejdsgivere bør gemme udfyldte formularer og eventuelle kopier. så personlige oplysninger ikke havner i de forkerte hænder, samtidig med at de holdes tilgængelige for inspektion. Dette kursus dækker mærkning, opbevaring, deling og bortskaffelse af data efter niveau, og hvordan man rapporterer forkert håndtering. I en "Vælg svar"-runde vælger eleverne det ene sikre sted at opbevare scannede I-9-kopier ud af fire muligheder.
Vores valg: Dataklassificering og -håndtering. Med 25 minutter er det den korteste rute her, og den beskytter en af de mest følsomme filer, som HR opbevarer.
Sådan ruller du planen ud
Start med de fire kurser markeret med Ja i tabellen, fordi de indebærer den juridiske risiko. En overtrædelse af papirarbejdet koster $288 til $2,861 per person, og en urimelig dokumentarisk praksis på 236 til 2,364 dollars pr. person, så én kort session er billig i sammenligning.
- Før nogen behandler en formular I-9: Fair I-9 praksis og juridisk ansættelse. Tilsammen tager de cirka 90 minutter.
- Inden for første kvartal: diskrimination og EEO, forebyggelse af gengældelse og datahåndtering.
- Hvert år: en opfriskningsquiz om Yes-kurserne, plus adfærdskodekset og en selvkontrol ved hjælp af USCIS' liste over almindelige fejl.
- Rollespecifik dybde: E-Verify-brugere skal også udfylde E-Verify-træningE-Verify-webstedet viser gratis E-Verify- og Form I-9-sessioner.
Tilføj dine statslige regler i det område, hvor du ansætter. Spørg HR eller en advokat, hvad der gælder.
Måder at afholde disse kurser på AhaSlides
Du kan bygge en hvilken som helst af disse som et selvstudium med AhaSlides kursusopretteren, kør dem som et live spørgeskema eller begge dele med en spørgeskemaundersøgelse før og efter for at måle, hvad der har ændret sig.
- Vælg svar: vis en nyansat persons dokumenter og spørg, om behandleren må bede om noget andet.
- Word Cloud: spørg "Hvad får dig til at se to gange på et dokument?" De største ord viser, hvor bias sniger sig ind.
- Bedømmelsesskala: Før og efter det fair I-9-kursus, spørg "Hvor sikker er du på at gennemføre afsnit 2 uden hjælp?" fra 1 til 5.
- Åbent: Indsaml anonyme spørgsmål om vanskelige sager, såsom kvitteringer eller udløbne dokumenter, som HR kan besvare ved næste session.
Hvis du også træner de ledere, der giver tilbud, så er vores indlæg om interviewtræning for ansættelseschefer dækker trapperne før I-9.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilken træning har I-9-behandlere brug for?
De har brug for reglerne for formular I-9, fair dokumentationspraksis og sikker håndtering af dokumenter. De seks ovenstående kurser dækker alle tre, plus ligebehandling og gengældelse.
Er I-9-uddannelse lovpligtig?
Ingen føderale kilder, der er citeret i dette indlæg, kræver et kursus. Reglerne kræver nøjagtig, rettidig og retfærdig udfyldelse af formular I-9, og mange arbejdsgivere bruger træning til at opfylde dem.
Hvad er de mest almindelige I-9-fejl?
Manglende indtastninger, underskrifter og datoer samt sen udfyldelse er blandt disse USCIS-navne. USCIS-lister almindelige fejl såsom en medarbejder, der ikke underskriver eller daterer afsnit 1, en arbejdsgiver, der ikke indtaster dokumentoplysninger, og afsnit 2, der ikke er færdigt inden den tredje hverdag. At bede om specifikke dokumenter er en separat diskriminationsrisiko.
Hvad er E-Verify?
E-Verify er et internetbaseret system, der drives af den amerikanske regering. Det sammenligner oplysninger fra en medarbejders formular I-9 med Department of Homeland Security og Social Security Administrations optegnelser for at bekræfte ansættelsesberettigelse.
Dette indlæg er generel information, ikke juridisk rådgivning. For at træffe en beslutning om din egen arbejdsplads, skal du tale med en kvalificeret ansættelsesadvokat eller tilsynsmyndigheden.
