E-mail til mødeinvitation | Bedste tips, eksempler og skabeloner (100 % gratis)

Møder kan være et essentielt element for teamets effektivitet, koordinering og enhed. Mange virksomheder afholder et møde mindst én gang om ugen, hvilket kan være et uformelt møde for blot at have en dybdegående snak med deres medarbejdere eller et mere formelt bestyrelsesmøde for at diskutere virksomhedens fremtidsplan og årsrapport. Det er obligatorisk for administratorer eller ledere at sende mødeinvitationer til deltagerne eller gæsterne.

En mødeinvitation er vigtig for at afvikle officielle møder effektivt og problemfrit. Der er masser af måder at sende mødeinvitationer på. I denne artikel fokuserer vi på at håndtere e-mails med mødeinvitationer, den mest bekvemme og populære metode til at invitere folk til at deltage i dine møder.

Indholdsfortegnelse

• Hvad er en mødeinvitationsmail?
• Hvorfor er e-mailen med mødeinvitationer vigtig?
• Skriv e-mail til mødeinvitationer trin for trin
• Typer af mødeinvitationsmail og eksempler
• The Bottom Line

Hurtige mødeskabeloner med AhaSlides

Hvad er en mødeinvitationsmail?

En mødeinvitation via e-mail er en central del af forretningsaktiviteterne og er en skriftlig besked med en demonstration af formålet med mødet og en anmodning om at deltage i mødet efter den specifikke dato og det specifikke sted, plus mere detaljerede vedhæftede filer, hvis det er nødvendigt. Den kan skrives i formel eller uformel stil afhængigt af mødernes karakteristika. De bør skrives i en passende tone og stil for at opfylde forretningsmæssige e-mailetiketter.

Du skal dog ikke forveksle en mødeinvitationsmail med en mødeanmodningsmail. Den væsentligste forskel mellem disse mails er, at en mødeanmodningsmail har til formål at aftale en aftale med en person, mens en mødeinvitationsmail har til formål at invitere dig til et møde på annoncerede datoer og steder.

Hvorfor er e-mailen med mødeinvitationer vigtig?

Brug af e-mail-invitationer giver en masse fordele. Fordelene ved e-mailinvitationer er angivet nedenfor:

• Den opretter direkte forbindelse til kalendere. Når modtagere accepterer en invitation, føjes den tilbage til deres arbejdskalender, og du får en påmindelse, ligesom andre begivenheder, der er noteret i kalenderen.
• Det er praktisk og hurtigt. Dine modtagere kan nå e-mailen umiddelbart efter du har klikket på send-knappen. Da det går direkte til modtageren, kan du, hvis e-mailadressen er forkert, få meddelelsen med det samme og hurtigt gå efter yderligere løsninger.
• Det er tidsbesparende. Du kan sende gruppe-e-mails med tusindvis af e-mailadresser på samme tid.
• Det er omkostningsbesparende. Du behøver ikke at bruge et budget på forsendelse.
• Det kan genereres direkte fra din foretrukne webinarplatform. Medmindre du har et møde ansigt til ansigt, vil dit første valg sandsynligvis være Zoom, Microsoft Teamseller noget tilsvarende. Når RSVP er bekræftet, synkroniseres alle links og tidsrammer via e-mail, så deltageren kan undgå forveksling med andre begivenheder.

Det er en kendsgerning, at der sendes milliarder af e-mails hver dag, og mange af dem er spam. Alle bruger mindst én e-mail til at udveksle vigtige beskeder om arbejde, køb, møder og meget mere. Men da du skal læse tonsvis af e-mails om dagen, er det ikke overraskende, at du nogle gange støder på fænomenet "e-mailtræthed". Derfor kan det at sende en god invitationsmail undgå unødvendige misforståelser eller uvidenhed fra modtagerne.

Skriv en e-mail med en mødeinvitation Trin for Trin

En god mødeinvitationsmail er vigtig og som regel påvirker det en e-mail levering sats.

Der er etikette og principper, som alle skal overholde, når de skal skrive en e-mail med invitationer til forretningsmøder, med respekt for modtagerne. Du kan lære at skrive en standard e-mail med invitationer til møder ved at følge disse trin:

Trin 1: Skriv en stærk emnelinje

Det er en kendsgerning, at 47% af e-mailmodtagere læser e-mails, der har en klar og præcis emnelinje. Det første indtryk er vigtigt. Dette kan sikre, at modtagerne føler en følelse af vigtighed eller hast, hvilket fører til en højere åbningsrate.

• Kort, målrettet. Vær faktuel, ikke gådefuld.
• Du kan bede om bekræftelse på fremmøde i emnelinjen som et tegn på, at det haster.
• Eller tilføj en følelsestone som glem ikke vigtighed, haster,...
• Tilføj tid, hvis du vil understrege det tidsfølsomme problem 

For eksempel: "Møde 4/12: Projekt brainstormsession" eller "Vigtigt. Svar venligst: Nyt produktstrategimøde 10/6"

Trin 2: Start med en hurtig introduktion

I den allerførste linje er det en god idé at lave en kort beskrivelse af, hvem du er, hvad din position er i organisationen, og hvorfor du henvender dig til dem. Så kan du direkte vise formålet med mødet. Mange mennesker begår den fejl at levere et vagt formål med mødet, da de antager, at deltagerne skal vide om det.

• Gør din introduktion behagelig eller relateret til arbejdet
• Mind deltagerne om, hvis de skal afslutte nogle opgaver eller tage noget med til mødet.

For eksempelHej teammedlem, jeg glæder mig til at se dig til den nye produktlancering næste mandag.

Trin 3: Del tid og sted

Du bør inkludere det nøjagtige tidspunkt for mødet. Du bør også fortælle dem, hvordan og hvor mødet finder sted, enten personligt eller online, og tilbyde retningslinjer eller platformslinks, hvis de har brug for dem.

• Tilføj tidszonen, hvis nogen medarbejdere arbejder i forskellige områder af verden
• Angiv en forventet varighed af mødet
• Når du giver anvisninger, skal du være så detaljeret som muligt, eller vedhæfte en kortvejledning

For eksempelMød os fredag ​​den 6. oktober kl. 13.00 i mødelokale 2 på anden sal i administrationsbygningen.

Trin 4: Skitsér mødedagsordenen

Dæk de vigtigste mål eller den foreslåede mødedagsorden. Nævn ikke detaljerne. Du kan blot angive emnet og tidsplanen. Til formelle møder kan du vedhæfte et detaljeret dokument. Dette er især nyttigt til at hjælpe deltagerne med at forberede sig på forhånd.

For eksempel, kan du starte med: Vi planlægger at diskutere..../ Vi ønsker at behandle nogle af problemstillingerne, eller som følger:

• 8-00: Introduktion til projektet
• 9:30-11:30: Præsentationer fra Howard (IT), Nour (markedsføring) og Charlotte (salg)

Trin 5: Bed om et svar

At kræve et svar kan hjælpe med at bekræfte et svar fra dine modtagere. For at forhindre ambivalens bør et foretrukket svar og en frist for deltagere til at informere dig om deres deltagelse eller fravær være inkluderet i din e-mail. Med det, hvis du ikke har modtaget deres svar på det tidspunkt, du regulerer, kan du lave hurtige opfølgningshandlinger.

For eksempel: Svar venligst senest [dato] til [e-mailadresse eller telefonnummer]

Trin 6: Tilføj en professionel e-mailsignatur og branding

En forretnings-e-mailsignatur bør indeholde det fulde navn, stillingsbetegnelsen, virksomhedens navn, kontaktoplysninger, personlige websteder og andre hyperlinkede adresser.

Du kan nemt tilpasse din signatur med gmail.

For eksempel:

Jessica Madison

Regional Chief Marketing Officer, Inco-branchen

555-9577-990

Der findes tonsvis af gratis e-mailsignaturer, der sparer dig tid og kræfter, f.eks. Min signatur.

Typer af mødeinvitationsmail og eksempler

Husk, at forskellige typer møder vil have forskellige standarder og skrivestile at følge. Almindeligvis adskiller vi mødeinvitations-e-mails baseret på deres niveau af formelle eller uformelle, herunder eller ekskluderer virtuelle møder eller rene onlinemøder. I denne del samler og præsenterer vi dig for nogle typiske typer mødeinvitationer og hver type skabelon, som populært bruges i e-mails med invitationer til forretningsmøder.

#1. E-mail til den formelle mødeindkaldelse

Den formelle mødeindkaldelsesmail bruges til store møder, der normalt finder sted en til tre gange om året. Det er et stort formelt møde, så din e-mail bør skrives i en formel skrivestil. De vedhæftede bilag er nødvendige for at gøre det tydeligere for deltageren, hvordan man deltager i mødet, hvordan man finder stedet, og for at specificere dagsordenen.

Formelle møder omfatter:

• Ledelsesmøde
• Udvalgsmøde
• Bestyrelsesmøde 
• aktionærmøde 
• Strategimøde 

Eksempel 1: Aktionærernes invitation e-mail skabelon

Emnelinje: Vigtigt. Du er inviteret til den årlige generalforsamling. [Tid]

[Modtagerens navn]

[Firmanavn]

[Jobtitel]

[Virksomhedsadresse]

[Dato]

Kære aktionærer,

Vi er glade for at kunne invitere til den ordinære generalforsamling, som afholdes d [Tid], [Adresse]

Den ordinære generalforsamling er en enestående lejlighed til information, udveksling og diskussion mellem [Firmanavn] og alle vores aktionærer.

Det er også muligheden for at udtrykke jer og stemme for at spille en aktiv rolle i at træffe større beslutninger for [Firmanavn], uanset hvor mange aktier du ejer. Mødet vil dække følgende vigtige dagsordener:

Dagsorden 1:

Dagsorden 2:

Dagsorden 3:

Dagsorden 4:

Du finder instruktioner om, hvordan du deltager i dette møde, dagsordenen og teksten til de beslutninger, der skal forelægges til godkendelse i vedhæftede dokument nedenfor

Jeg vil gerne takke dig på vegne af bestyrelsen for dit bidrag og din loyalitet over for [Firmanavn] og jeg ser frem til at byde dig velkommen til mødet d [Dato]

De bedste hilsner

[Navn]

[Positionens titel]

[Firmanavn]

[Virksomhedsadresse og websted]

Eksempel 2: Strategimøde invitation e-mail skabelon

[Modtagerens navn]

[Firmanavn]

[Jobtitel]

[Virksomhedsadresse]

[Dato]

Emne linje: Projekt Lancering Marketingkampagne Møde: 2

På vegne af [firmanavn], jeg vil gerne invitere dig til at deltage i et forretningsmøde, som afholdes kl [Navn på konferencesal, bygningens navn] [Dato og tid]. Mødet varer i d [Varighed].

Det er mig en fornøjelse at byde dig velkommen til den første fase af vores projekt for at diskutere vores kommende forslag [Detaljer], og vi sætter pris på din værdifulde indsigt i det. Her er en kort oversigt over vores dagsorden for dagen:

Dagsorden 1:

Dagsorden 2:

Dagsorden 3:

Dagsorden 4:

Dette forslag betragtes af hele vores team som et af de mest afgørende. Til din yderligere orientering har vi vedhæftet et dokument til dette brev med mere detaljerede oplysninger, så du nemt kan forberede dig til mødet på forhånd.

Vi ser alle frem til at have en samtale med jer for at drøfte, hvad vi mere kan gøre for at få dette forslag til at fungere. Indsend venligst eventuelle spørgsmål eller anbefalinger til mødet inden [Deadline] til mig direkte ved at svare på denne e-mail.

Hav en god dag forude.

Takke dig,

Varm hilsen,

[Navn]

[Positionens titel]

[Firmanavn]

[Virksomhedsadresse og websted]

#2. E-mail til den uformelle mødeinvitation

Med en formel mødeinvitation via e-mail er det simpelthen et møde med medarbejdere på underledelseniveau eller medlemmer af teamet. Det er meget nemmere for dig at tænke over, hvordan du skriver passende. Du kan skrive i en uformel stil med en venlig og munter tone.

Uformelle møder omfatter:

• Brainstorming møde
• Problemløsningsmøde
• Kurser
• Check-in møde
• Teambuilding møde
• Kaffechat 

Eksempel 3: E-mail-skabelon til indtjekning af mødeinvitationer

Emnelinje: Haster. [Projekt navn] opdateringer. [Dato]

Kære hold,

Hilsener!

Det har været hyggeligt og morsomt at have tid til at arbejde sammen med dig vedr [Projekt navn]. Men for at kunne fortsætte med vores planer effektivt, mener jeg, at tiden er inde til, at vi rapporterer om de fremskridt, der er gjort, og jeg vil sætte pris på muligheden for at møde dig kl. [Beliggenhed] at drøfte sagen nærmere kl [Dato og tid].

Jeg vedhæftede også en liste over alle de dagsordener, som vi skal diskutere. Glem ikke at udarbejde din opgaveafslutningsrapport. Brug venligst dette [Link] for at fortælle mig, om du vil være i stand til at klare det.

Send mig venligst din bekræftelse hurtigst muligt.

Varm hilsen,

[Navn]

[Jobtitel]

[Firmanavn]

Eksempel 4: Team building invitation e-mail skabelon

Kære teammedlemmer,

Dette er for at informere dig om, at [Afdelingsnavn] arrangerer en Teambuilding møde for alle vores medarbejdere medlemmer på [Dato og tid]

For yderligere faglig udvikling er det ekstremt vigtigt, at vi vokser sammen, og det kan kun ske, hvis vi arbejder som et team, så vores kompetencer og talenter kan udnyttes til at skabe bedre præstationer. Det er grunden til, at vores afdeling bliver ved med at promovere forskellige teambuilding-aktiviteter hver måned.

Kom og deltag i begivenheden, så vi kan lytte til din stemme om, hvordan vi kan forbedre os for at give dig bedre støtte. Der vil også være et par stykker teambuilding-spil, og selskabet vil sørge for lette forfriskninger.

Vi ser frem til at have sjove stunder ved dette teambuilding-arrangement, som er arrangeret for at hjælpe os hver især med at udvikle os. Hvis du tror, ​​du ikke kan deltage i dette møde, bedes du venligst informere [Koordinatornavn] at [Telefonnummer]

Med venlig hilsen

[Navn]

[Jobtitel]

[Firmanavn]

#3. E-mail med invitation til gæstetaler

En invitation til en gæstetaler via e-mail bør indeholde oplysninger, der er relevante for taleren vedrørende mødet og muligheden for at tale. Det er vigtigt, at taleren ved, hvordan de kan bidrage til dit arrangement, og hvilke fordele de kan få ved at være en del af dit arrangement.

Eksempel 5: E-mail-skabelon til gæstetalerinvitation

Kære [Højttaler],

Vi håber, at denne besked finder dig godt! Vi kontakter os i dag med en fantastisk talemulighed for din fordybelse. Vi vil gerne bede dig om at være vores ærede taler for [Mødenavn], en begivenhed med fokus på [Beskrivelse af formålet med og målgruppen for din begivenhed]. Hele [Mødenavn] team er inspireret af dine præstationer og føler, at du ville være den perfekte ekspert til at henvende dig til vores publikum af ligesindede fagfolk.

[Mødenavn] vil finde sted i [Mødested, inklusive by og stat] on [Datoer]. Vores arrangement forventes at være vært for op til ca [Antal deltagere anslået#]. Vores mål er at [Mødets mål].

Vi mener, at du er en fremragende taler, og din stemme ville være et afgørende supplement til den samtale, givet dit omfattende arbejde inden for [Ekspertiseområde]. Du kan overveje at præsentere dine ideer i op til [Varighed] minutter, der er relateret til feltet [Mødeemne]. Du kan sende dit forslag inden [deadline] følg [linket], så vores team kan lytte til dine ideer og bestemme detaljerne i din tale på forhånd.

Hvis du under alle omstændigheder ikke kan deltage, beder vi dig ydmygt om at kontakte os via [link]. Tak for din tid og overvejelse, og vi ser frem til at høre et positivt svar fra dig.

Bedst,
[Navn]
[Jobtitel]
[Kontakt information]
[Virksomhedens webstedsadresse]

#4. E-mail med invitation til webinar

I dagens trends afholder flere og flere onlinemøder, da det er tids- og omkostningsbesparende, især for teams, der arbejder hjemmefra. Hvis du bruger konferenceplatforme, findes der veltilpassede invitationsbeskeder, der sendes direkte til dine deltagere, før mødet starter, f.eks. Zoom-e-mailskabelonen. For et virtuelt webinar kan du se følgende eksempel.

Tips: Brug nøgleord som "Tillykke", "Snart", "Perfekt", "Opdater", "Tilgængelig", "I sidste ende", "Top", "Special", "Bliv medlem", "Gratis", "osv.

Eksempel 6: Webinar invitation e-mail skabelon

Emnelinje: Tillykke! Du inviteres til [Webinarnavn]

Kære [Candidate_Name],

[Firmanavn] er så glad for at arrangere et webinar for [Webinar emne] på [Dato] hos [Tid], sigter mod at [[Webinar formål]

Det vil være en god mulighed for dig at optjene enorme fordele fra dine inviterede eksperter inden for [Webinar-emner] og få gratis gaver. Vores team er så begejstrede for din tilstedeværelse.

Bemærk: Dette webinar er begrænset til [Antal mennesker]. For at gemme din plads skal du tilmelde dig [Link], og del det gerne med dine venner. 

Jeg håber at se dig der!

Hav en god dag,

[Dit navn]

[underskrift]

The Bottom Line

Heldigvis er der mange tilgængelige skabeloner af forretningsmødeinvitationer på internettet, som du kan tilpasse og sende til dine deltagere på få sekunder. Glem ikke at gemme nogle i din sky, så du kan forberede din e-mail med perfekt skrift, især hvis det haster.

Forestil dig, at du også leder efter andre løsninger til din virksomhed. I det tilfælde, Du kan opdage, at AhaSlides er et godt præsentationsværktøj med mange fantastiske funktioner til at understøtte dine webinar-arrangementer, teambuilding-aktiviteter, konferencer og meget mere.

Ofte stillede spørgsmål

ref: Ja | Sherpany