Beispiele für Interessenkonflikte: 20 Situationen am Arbeitsplatz

Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn ein privates Interesse besteht, das Ihre Arbeit beeinflussen könnte oder den Anschein erwecken könnte, sie zu beeinflussen. Ein solcher Interessenkonflikt ist an sich kein Fehlverhalten. Problematisch ist es, ihn zu verschweigen.

Die NT-Tron Serie 2024 ACFE-Bericht an die Nationen Eine Studie untersuchte 1,921 Fälle von Wirtschaftskriminalität und stellte fest, dass in 48 % der Fälle Korruption eine Rolle spielte, wozu auch Interessenkonflikte zählen. Es handelt sich dabei um eine Korruptionsrate, nicht um eine Quote für Interessenkonflikte, aber sie verdeutlicht, was auf dem Spiel steht, wenn private Interessen unausgesprochen bleiben.

Im Folgenden finden Sie 20 Situationen, unterteilt in vier Gruppen à fünf: Geld, Familie, Nebentätigkeiten sowie Geschenke und Aufsichtsratsmandate. Jede Situation wird erläutert, warum sie relevant ist und welche Angaben gemacht werden müssen. Es handelt sich dabei nicht um eine verbindliche Regelung. Die Richtlinien Ihres Arbeitgebers sind maßgebend. Daher endet jede Beschreibung mit dem gleichen Rat: Prüfen Sie Ihre Richtlinien und fragen Sie gegebenenfalls nach.

Der Test, in drei Zeilen

1. Frage: Könnte ein vernünftiger Mensch annehmen, dass dies Ihr Urteilsvermögen beeinflusst?
2. Falls ja, informieren Sie jemanden, bevor Sie handeln, nicht danach.
3. Überlassen Sie die Entscheidung Ihrem Vorgesetzten oder dem Compliance-Team und halten Sie sich von der Entscheidung fern, bis diese getroffen wurde.

Die US-Bundesvorschriften basieren auf demselben Prinzip. 5 CFR 2635.502 fragt, ob in Fällen wie dem finanziellen Interesse eines Haushaltsmitglieds oder einer geschützten Beziehung eine vernünftige Person mit Kenntnis der relevanten Fakten die Unparteilichkeit des Mitarbeiters in Frage stellen würde, und 5 CFR 2635.402 Diese Regelungen decken finanzielle Interessen ab, die durch die Tätigkeit des Mitarbeiters berührt werden könnten. Sie gelten ausschließlich für Angestellte der US-Bundesregierung. Für alle anderen ist die Unternehmensrichtlinie maßgebend.

Runde 1: Geld und Investitionen

Set 1: fünf Geldsituationen

1. Sie besitzen Anteile an einem Lieferanten, der sich um den Vertrag Ihres Teams bewirbt. Ihr Gewinn oder Verlust könnte von dieser Entscheidung abhängen. Informieren Sie Ihren Vorgesetzten oder das Compliance-Team über die Beteiligung und ziehen Sie sich von der Entscheidung zurück.
2. Ein Unternehmen, an dem Sie Anteile besitzen, gibt ein Gebot ab. Auch ein kleiner Einsatz zählt, denn das Geld erreicht Sie trotzdem. Geben Sie Ihren Einsatz schriftlich an, bevor das Gebot eröffnet wird, und nehmen Sie nicht an der Bewertung teil.
3. Du nimmst einen Zweitjob bei einem Konkurrenten an. Möglicherweise verfügen Sie über Informationen, die Ihrem Arbeitgeber helfen könnten, oder Sie fühlen sich zwischen zwei Arbeitgebern hin- und hergerissen. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, bevor Sie zusagen, und fragen Sie, ob die Unternehmensrichtlinien dies zulassen.
4. Ein Verkäufer bietet Ihnen einen Kredit oder ein günstiges Angebot an. Eine Schuld gegenüber einem Lieferanten kann Einfluss darauf haben, wie Sie mit ihm umgehen. Lehnen Sie die Anfrage ab oder legen Sie sie offen und überlassen Sie die Entscheidung der Compliance-Abteilung.
5. Sie beraten ein Unternehmen, an dem Sie beteiligt sind. Sie könnten die Beratung so lenken, dass sie Ihnen selbst einen Vorteil verschafft. Legen Sie die Investition der Person offen, die um die Beratung gebeten hat.

Unsere Wahl: der Lieferant, an dem Sie Anteile besitzen. Dies ist der Fall, den die meisten Menschen für in Ordnung halten, weil es sich ja nur um einen kleinen Anteil handelt.

Runde 2: Familie und Beziehungen

Set 2: fünf Beziehungssituationen

1. Sie werden gebeten, Ihren Cousin einzustellen. Ihre Beurteilung des Kandidaten könnte voreingenommen sein, und andere könnten dies auch so sehen. Legen Sie die Beziehung offen und überlassen Sie den Prozess jemand anderem.
2. Sie werden zum Manager Ihres Partners. Sie würden deren Gehalt, Beurteilungen und Arbeitsbelastung festlegen. Informieren Sie die Personalabteilung umgehend und fragen Sie nach einer Änderung der Berichtslinie.
3. Sie könnten den Auftrag an die Firma eines Freundes vergeben. Die Freundschaft könnte die Entscheidung beeinflussen oder zumindest den Anschein erwecken. Legen Sie sie offen und überlassen Sie die Entscheidung jemand anderem.
4. Ihr Ehepartner arbeitet für einen Kunden, den Sie betreuen. Jeder von Ihnen könnte etwas über den Arbeitgeber des anderen erfahren. Teilen Sie dies Ihrem Vorgesetzten mit, damit das Konto entsprechend verwaltet werden kann.
5. Ein enger Freund bewirbt sich um eine Stelle und du sitzt im Interviewgremium. Das passiert an jedem Arbeitsplatz. Informieren Sie den Vorsitzenden des Auswahlgremiums vor den Vorstellungsgesprächen und verlassen Sie das Gremium für diesen Kandidaten.

Unsere Wahl: der Freund im Gremium. Das passiert an jedem Arbeitsplatz, es dauert nur zehn Sekunden, es auszusprechen, und es schützt euch beide.

Runde 3: Nebentätigkeiten und Rollen

Set 3: fünf Situationen außerhalb der Arbeit

1. Sie arbeiten freiberuflich für einen Konkurrenten Ihres Kunden. Beide Seiten könnten berechtigterweise an Ihrer Loyalität zweifeln. Informieren Sie Ihren Vorgesetzten und erkundigen Sie sich nach den Richtlinien bezüglich Nebentätigkeiten.
2. Sie betreiben während Ihrer Arbeitszeit ein Nebengewerbe. Dann gehören Ihre Zeit und Aufmerksamkeit Ihrem Arbeitgeber. Legen Sie die geschäftlichen Angelegenheiten offen und vereinbaren Sie, was wann erlaubt ist.
3. Sie wurden eingeladen, auf einer Konferenz einen Vortrag zu halten, und Ihnen wurde ein Honorar angeboten. Der Veranstalter kann ein Lieferant oder ein Kunde sein. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, bevor Sie zusagen, und fragen Sie, ob Sie die Gebühr behalten dürfen.
4. Sie werden gebeten, dem Vorstand einer anderen Organisation beizutreten. Die Interessen des Unternehmens könnten sich mit denen Ihres Arbeitgebers überschneiden. Informieren Sie Ihren Vorgesetzten und distanzieren Sie sich von allen Angelegenheiten, die dieses Unternehmen betreffen.
5. Sie verwenden vertrauliche Informationen für ein persönliches Projekt. Informationen, die Sie aufgrund Ihrer Tätigkeit erhalten, dürfen Sie nicht anderweitig verwenden. Verwenden Sie sie nicht, und falls Sie sie bereits verwendet haben, informieren Sie Ihren Vorgesetzten.

Unsere Wahl: ein Nebenjob während der Arbeitszeit. Es fängt klein an, mit einer E-Mail oder einem Anruf, und das ist die Art von Schritt, die sich die meisten Menschen vorstellen können.

Zwei Beispiele aus Großbritannien veranschaulichen denselben Gedanken im Rechtssystem und im öffentlichen Sektor, und keines davon ist eine allgemeine Regel für Angestellte des privaten Sektors. Zivildienstgesetzbuch besagt, dass Beamte ihre offizielle Stellung nicht missbrauchen dürfen, beispielsweise indem sie im Rahmen ihrer Tätigkeit erlangte Informationen nutzen, um ihre privaten Interessen oder die Interessen anderer zu fördern. Abschnitt 175 des Companies Act 2006 Ein Unternehmensdirektor muss Situationen vermeiden, in denen er ein Interesse hat oder haben könnte, das mit den Interessen des Unternehmens in Konflikt steht oder stehen könnte, es sei denn, die Direktoren haben dies genehmigt.

Runde 4: Geschenke, Bewirtung und Sitze im Vorstand

Set 4: fünf Geschenk- und Brettspielsituationen

1. Ein Händler schickt einen Weihnachtskorb. Ein Dankeschön kann zur Selbstverständlichkeit werden. Sprechen Sie es an und fragen Sie, ob Sie es zurückgeben, mit dem Team teilen oder behalten möchten.
2. Ein Bieter bietet Ihnen während einer Ausschreibung Tickets an. Das Timing ist das Problem. Entweder man lehnt das Angebot ab oder man legt es offen und lässt die Compliance-Abteilung vor Ablauf der Angebotsfrist entscheiden.
3. Ein Lieferant überreicht einem Entscheidungsträger ein Geschenk. Es könnte wie ein Versuch aussehen, eine Entscheidung zu erkaufen. Dokumentieren Sie dies und entfernen Sie den Entscheidungsträger von den Entscheidungen des jeweiligen Lieferanten, falls es sich um ein größeres Geschenk handelt.
4. Sie sitzen im Vorstand einer Wohltätigkeitsorganisation, die bei einem Ihrer Lieferanten einkauft. Zwei Loyalitäten treffen in einer Entscheidung aufeinander. Erklären Sie den Zusammenhang im Gremium und verlassen Sie den Raum, sobald abgestimmt wird.
5. Das Honorar des Redners wird von dem Unternehmen gezahlt, bei dem Sie einkaufen. Eine Zahlung von einem Lieferanten ist in der Praxis ein Geschenk. Legen Sie dies offen, bevor Sie es annehmen.

Unsere Wahl: Tickets von einem Bieter während einer Ausschreibung. Es sieht harmlos aus, und gerade in solchen Situationen richtet ein vermeintlicher Konflikt den größten Schaden an.

Was Geschenke betrifft, so gilt die Bundesregelung: 5 CFR 2635.202Laut diesem Unterabschnitt dürfen Angestellte keine Geschenke von verbotenen Quellen oder Geschenke aufgrund ihrer dienstlichen Stellung annehmen, außer in den dort genannten Fällen. Dies gilt für US-Bundesangestellte. Private Arbeitgeber legen ihre eigenen Richtlinien fest; informieren Sie sich daher vor der Annahme von Geschenken und Bewirtungsangeboten über deren Richtlinien.

Wie man einen Konflikt offenlegt und damit umgeht

1. Sag es frühzeitig und schriftlich. Eine E-Mail an Ihren Vorgesetzten oder das Compliance-Team wird protokolliert.
2. Beschreiben Sie das Interesse, nicht nur die Tatsache. „Mein Bruder ist der Inhaber der Firma“ ist besser als „Ich kenne sie“.
3. Überdenken Sie die Entscheidung. Bitte stimmen Sie nicht ab, prüfen Sie die Angelegenheit nicht und geben Sie keine Empfehlungen ab, bis das Ergebnis feststeht.
4. Lassen Sie das Ergebnis von Ihrem Vorgesetzten oder dem Compliance-Team protokollieren. Die Entscheidung liegt bei ihnen, nicht bei Ihnen.
5. Überprüfen Sie es, wenn sich die Dinge ändern. Eine neue Rolle, ein neues Angebot oder ein neuer Anteil können eine alte Vereinbarung zu einem Konfliktpunkt machen.

Denken Sie an die Zahl der ACFE: In 48 % der 1,921 untersuchten Fälle ging es um Korruption. Ein frühzeitig erkannter Konflikt lässt sich deutlich leichter bewältigen als ein erst später entdeckter. Weitere Informationen dazu, wie Sie sich sicher äußern können, finden Sie in unserem Leitfaden. anonyme Umfrage und unser Beitrag über Die Compliance-Falle.

Möglichkeiten, dies als Teamsitzung durchzuführen

Eine einmal gelesene Richtlinie gerät in Vergessenheit. Eine kurze Live-Diskussion regt die Menschen dazu an, ihre Meinung dazu zu äußern.

• Antwort auswählen: Zeigen Sie eine Situation auf dem Bildschirm und fragen Sie: „Handelt es sich hier um einen Konflikt? Ja, nein oder bitte offenlegen und nachfragen.“ Zeigen Sie die unterschiedlichen Meinungen auf und besprechen Sie anschließend die Beispiele, in denen Uneinigkeit herrschte.
• Wortwolke: Die Frage lautet: „Was würde Sie zögern lassen, etwas preiszugeben?“ Die wichtigsten Worte sind die Hindernisse, die es zu überwinden gilt.
• Bewertungsskala: Fragen Sie vor und nach der Sitzung: „Wie klar ist unsere Richtlinie zu Interessenkonflikten?“
• Offen, anonym: Bitten Sie um ein Szenario, mit dem Ihr Team konfrontiert war, und besprechen Sie es anonym.
• Fragen und Antworten, anonym: Öffnet es für die Fragen, die die Leute nicht laut aussprechen werden. Unser Tipps für eine erfolgreiche Frage- und Antwortrunde Ich helfe Ihnen dabei, es gut zu betreiben.

Nutzen Sie die 20 oben genannten Situationen als Grundlage für Ihre Fragen. Falls Sie vorgefertigte, anpassbare Folien benötigen, steht Ihnen die Kursvorlage „Interessenkonflikte“ zur Verfügung.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Interessenkonflikt?

Ein privates Interesse, das Ihre beruflichen Entscheidungen beeinflussen könnte oder den Anschein erwecken könnte, sie zu beeinflussen. Dies kann Geld, Familie, ein anderer Job oder ein Geschenk sein.

Was sind Beispiele für Interessenkonflikte am Arbeitsplatz?

Anteile an einem Zulieferer besitzen, einen Verwandten einstellen, Geschenke von einem Bieter annehmen oder ein Nebengeschäft für einen Konkurrenten betreiben. Die 20 oben genannten Situationen bieten weitere Beispiele.

Ist ein Interessenkonflikt illegal?

Nicht für sich genommen. Für die meisten Angestellten ist es eine Frage der Arbeitgeberrichtlinien, und der Schaden entsteht durch die Nichtoffenlegung, obwohl einige Positionen mit gesetzlichen Pflichten verbunden sind, wie beispielsweise die von Geschäftsführern in Großbritannien gemäß Abschnitt 175 des Companies Act 2006. US-Bundesangestellte unterliegen besonderen Regelungen, darunter einem Strafgesetz, 18 USC 208, welches 5 CFR 2635.402 beschreibt.

Wie legt man einen Interessenkonflikt offen?

Informieren Sie Ihren Vorgesetzten oder das Compliance-Team umgehend schriftlich, sobald Sie den Sachverhalt bemerken, und überdenken Sie die Entscheidung. Beschreiben Sie das Interesse, nicht nur die Tatsache.

Worin besteht der Unterschied zwischen einem tatsächlichen und einem vermeintlichen Konflikt?

Ein tatsächlicher Konflikt beeinträchtigt Ihr Urteilsvermögen; ein vermeintlicher Konflikt erweckt lediglich den Anschein, als ob er dies könnte. Beides ist es wert, offengelegt zu werden.

Wo soll ich anfangen

Wählen Sie fünf Beispiele aus und verwenden Sie diese in Ihrem nächsten Teammeeting. Falls Sie nur Zeit für eines haben, beginnen Sie mit dem Freund aus dem Interviewteam.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für eine Entscheidung bezüglich Ihres Arbeitsplatzes wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Fachanwalt für Arbeitsrecht oder die zuständige Aufsichtsbehörde.