Die meisten Einführungsveranstaltungen für elektronische Patientenakten (EPA) sind systemorientiert: Hier ist der Anmeldebildschirm, hier ist das Menü, hier ist die Vorlage für jeden Dokumentationstyp. Der neue Mitarbeiter erhält ein Zertifikat. Die Dokumentationsprobleme beginnen dann schon in der darauffolgenden Woche auf der Station.
Dieser Leitfaden richtet sich an Leiter der Personalentwicklung in Krankenhäusern sowie an Verantwortliche für Informatik und Compliance, die einen anderen Ansatz suchen: den Arbeitsablauf, den die Person durchlaufen muss, und die dabei auftretenden Schwierigkeiten. Er zeigt, wie man erkennt, ob ein Problem auf eine Schulungslücke oder einen Systemfehler zurückzuführen ist, wie man Vorbereitung und Übung anhand einer realen Aufgabe gestaltet und wie man beurteilt, ob der neue Mitarbeiter die Aufgabe mit vollständiger und regelkonformer Dokumentation bewältigen kann.
Eine Situation, für die es sich lohnt, ein Design zu entwickeln
Das folgende Szenario dient der Veranschaulichung und stellt keinen dokumentierten Fall dar.
Eine neue Stationssekretärin tritt montags ihren Dienst an. Bis Donnerstag soll sie nach einer Aufnahme routinemäßig die Patientenakte aktualisieren. Theoretisch ist die Aufgabe einfach: Patientendaten bestätigen, Zuweisungsquelle erfassen, Einverständniserklärung anhängen und Eintrag abschließen. In der Praxis stößt sie jedoch auf vier Hindernisse. Die Einverständniserklärung wird auf einem anderen Bildschirm angezeigt als in der Schulung. Zwei Felder sehen identisch aus, liefern aber Daten für unterschiedliche Berichte. Ein Pflichtfeld führt zu einer Ablehnung eines gültigen Eintrags mit einer nichtssagenden Fehlermeldung. Und die Vorgehensweise bei fehlender Zuweisungsquelle ist in einem Dokument festgehalten, das niemand erwähnt hat.
Der Sachbearbeiter vervollständigt den Eintrag, lässt aber ein Feld leer und verwendet für ein anderes eine Freitextlösung. Der Datensatz ist unvollständig, und die nächste Person, die ihn verwendet, erbt diese Lücke.
Handelt es sich um ein Trainingsproblem? Teilweise. Ausschließlich ein Trainingsproblem? Höchstwahrscheinlich nicht. Diese Unterscheidung ist der Kern der Designarbeit.
Beginnen Sie mit der Aufgabe, nicht mit dem System.
Bevor Sie Schulungsinhalte öffnen, beschreiben Sie in einem Satz, was die jeweilige Rolle leisten können muss. Zum Beispiel: Den gesamten Arbeitsablauf einer Patientenakte vollständig durchlaufen und die Stellen identifizieren, an denen der Dokumentationsprozess Reibungsverluste verursacht. Zwei Verben sind hier von Bedeutung, und zwar diese beiden.
Den Arbeitsablauf abzuschließen ist ein sich bewerben Aufgabe. Der Lernende wendet ein bekanntes Verfahren in einer Situation an, die er nicht Wort für Wort geübt hat. Reibungsverluste zu erkennen ist eine analysieren or bewerten Aufgabe: Der Lernende muss erkennen, dass etwas nicht stimmt, beurteilen, ob es sich um einen eigenen Fehler oder einen Systemfehler handelt, und entscheiden, wie er damit umgeht. Diese kognitiven Anforderungen stammen aus Blooms revidierter Taxonomie und beschreiben, was die Aufgabe von der Person verlangt, nicht wie sie vermittelt werden soll.
Dies ist aufgrund der Ausrichtung von Bedeutung. Das Eberly Center der Carnegie Mellon University bringt es deutlich auf den Punkt: Wenn das Ziel darin besteht, Fähigkeiten anzuwenden, die Bewertung aber nur das Abrufen von Wissen misst, üben die Lernenden das eine und werden nach etwas anderem beurteilt, was sowohl die Motivation als auch das Lernen untergräbt.Eberly Center, Abstimmung von Zielen, Beurteilungen und UnterrichtsstrategienEin Multiple-Choice-Test zu Menünamen sagt wenig darüber aus, ob jemand die obenstehende Aktualisierung der Zulassungsunterlagen abschließen kann.
Diagnostizieren Sie, bevor Sie verschreiben
Bevor Sie etwas entwickeln, vergleichen Sie die tatsächliche Arbeitsausführung mit den Inhalten des aktuellen Onboarding-Programms. Vier Prüfpunkte helfen dabei, Schulungslücken von anderen Ursachen zu unterscheiden:
- Beobachten Sie die Aufgabe. Beobachten Sie mehrere Einsteiger oder erfahrene Mitarbeiter bei der Durchführung des Arbeitsablaufs und notieren Sie Fehler, Umgehungslösungen und Zögern.
- Vergleiche mit dem Training. Wird in dem aktuellen Programm genau diese Abfolge oder das System im Allgemeinen angewendet? Ist für irgendeine Prüfung die Durchführung dieser Abfolge erforderlich?
- Überprüfen Sie die Umgebung. Entsprechen die Werkzeuge, Zugriffsrechte, Personalstärke und lokalen Abläufe den Vorgaben der Schulung? Ein neuer Mitarbeiter ohne die erforderlichen Zugriffsrechte kann die Aufgabe nicht üben, unabhängig davon, was im Unterricht behandelt wurde.
- Suchen Sie nach Systemfehlern. Wenn auch erfahrene Mitarbeiter Schwierigkeiten haben oder denselben Workaround verwenden, liegt die Ursache wahrscheinlich im Design des Bildschirms, des Felds oder der Regel. Zusätzliche Schulungen werden das Problem nicht beheben. Melden Sie dies der IT-Abteilung als Änderungsantrag.
Hier liegt die Gefahr, die Sie gegenüber Ihren Stakeholdern offen ansprechen sollten: Usability-Fehler erfordern möglicherweise Systemänderungen, nicht zusätzliche Schulungen. Werden Schulungen nur eingesetzt, um einen Fehler zu kaschieren, entstehen in jeder Schulungsgruppe zusätzliche Kosten. Betrachten Sie Ihre aktuelle Methode und die Grenzen Ihrer aktuellen Bewertung als zu prüfende Hypothesen, nicht als Fakten.
Designvorbereitung und Übung rund um den Arbeitsablauf
Sobald Sie wissen, welche Lücken durch Schulungen geschlossen werden können, ordnen Sie jede Phase des Programms der jeweiligen Aufgabe zu.
Vorbereitung. Prüfen Sie die Voraussetzungen mit einem kurzen Diagnosetest, bevor eine Person mit der praktischen Arbeit beginnt. Stellen Sie sicher, dass sie die benötigten Begriffe kennt, z. B. den Unterschied zwischen einem Registrierungsfeld und einem klinischen Feld, sowie die für die jeweilige Aufgabe geltenden Vorschriften, etwa was und wer dokumentieren darf. Selbstgesteuertes Lernen eignet sich für diese Phase. Ein kurzer Abruf des Wissens bestätigt hier lediglich die Voraussetzungen. Er ist kein Nachweis dafür, dass die Person die Arbeit ausführen kann.
Workflow-Mapping. Erstellen Sie eine detaillierte Abbildung des tatsächlichen Arbeitsablaufs Bildschirm für Bildschirm, einschließlich der Schritte, die übersprungen werden, und der Punkte, an denen System und lokale Vorgehensweise voneinander abweichen. Nutzen Sie diese Abbildung, um einen Übungsfall und den Lösungsschlüssel zu erstellen und lassen Sie beides von Ihrem IT- oder Compliance-Verantwortlichen validieren. Dieselbe Abbildung dient gleichzeitig als Reibungsanalyse: Jeder Punkt, an dem Beobachter Fehler oder Workarounds festgestellt haben, bietet Potenzial für eine Systemkorrektur, eine verständlichere Arbeitsanleitung oder einen Übungsfall.
Praxis. Geben Sie den Lernenden die gesamte Aufgabe anhand eines realistischen Fallbeispiels und bitten Sie sie, ihre Entscheidungen zu erläutern und diese anschließend durchzuführen. Das Feedback sollte sich auf die jeweilige Entscheidung beziehen, zum Beispiel: „Sie haben das Einwilligungsformular dem falschen Datensatztyp zugeordnet. Hier finden Sie die Nachweise, die Sie hätten prüfen können, und hier erfahren Sie, was zu tun ist, wenn der Formulartyp unklar ist.“ Feedback zu Geschwindigkeit und Vollständigkeit ist am effektivsten, wenn es sich konkret auf den jeweiligen Arbeitsschritt bezieht.
Live oder asynchron? Die direkte Rückmeldung eines Dozenten ist besonders wertvoll bei unklaren Entscheidungen: wenn zwei Handlungsoptionen möglich sind oder wenn Verfahren und Systemvorgaben nicht übereinstimmen. Eine Diskussion unter der Leitung einer Person, die mit der lokalen Praxis vertraut ist, kann klären, was ein schriftlicher Lösungsschlüssel nicht leisten kann. Eine asynchrone Überprüfung reicht aus, um Regeln zu bestätigen, das Wissen zu überprüfen und Feedback zu einem eindeutigen Fall zu geben.
Ein praktisches Beispiel: die Aktualisierung der Zulassungsunterlagen
Zur Veranschaulichung. Ein Anwender sollte den Fall und die Antwortkriterien vor der Anwendung überprüfen.
Der Fall. Der Lernende erhält eine simulierte Patientenakte. Er soll die Aufnahmedaten aktualisieren. Der Fall umfasst ein eingescanntes Einverständnisformular, ein Überweisungsschreiben ohne Referenznummer und ein Feld, das das im Schulungshandbuch gezeigte Eingabeformat ablehnt.
Die Wahlmöglichkeiten des Lernenden. Bei fehlender Referenznummer kann der Lernende (a) das Feld leer lassen und den Vorgang abschließen, (b) einen Platzhalter eingeben oder (c) die fehlende Information gemäß dem genehmigten Verfahren dokumentieren und anfordern. Bei einem abgelehnten Feld kann er (a) es mit einem anderen Format erneut versuchen, bis es akzeptiert wird, (b) den Wert in eine Freitextnotiz einfügen oder (c) das Problem als vermuteten Systemfehler protokollieren und mit dem genehmigten Zwischenschritt fortfahren.
Feedback bekommen. Für jede Auswahlmöglichkeit wird im Feedback erläutert, warum sie im Hinblick auf die vereinbarten Kriterien zulässig oder unvollständig ist. Ein leeres Feld ist unvollständig, da nachfolgende Nutzer nicht erkennen können, ob die Daten fehlen oder nie benötigt wurden. Ein Platzhalter ist nicht zulässig, da er falsche Informationen speichert. Die Erfassung der Lücke gemäß dem genehmigten Verfahren ist vollständig. Bei der zweiten Entscheidung kann das Ausprobieren verschiedener Formate bis zur Akzeptanz zwar einen gültigen Eintrag erzeugen, verschleiert aber einen Fehler, den das IT-Team erkennen muss. Die Protokollierung des Fehlers schützt sowohl den Datensatz als auch die nachfolgenden Datensätze.
Der Wiederholungsversuch. Der Lernende bearbeitet einen zweiten Fall mit einer anderen Lücke, zum Beispiel einem beigefügten, aber nicht unterschriebenen Einverständnisformular, und wendet die gleiche Argumentation darauf an.
Innerhalb einer Kohorte werden die Reibungsberichte der Lernenden auch zu einer strukturierten Liste vermuteter Mängel für das Informatikteam.
Fähigkeiten einschätzen und Transfer planen
Wählen Sie Maßnahmen, die die Aufgabe widerspiegeln. Zwei praktische Beispiele sind: Aufgabenzeit und Vollständigkeit der DokumentationDefinieren Sie beides, bevor Sie beginnen: was als abgeschlossen gilt, wer darüber entscheidet, welche Datensätze im Nenner enthalten sind und wann Sie messen.
Eine einfache Bewertungsmatrix sorgt für einheitliche Beurteilungen. Die untenstehende Matrix ist ein Vorschlag, den Sie gemeinsam mit Ihrem klinischen Spezialisten oder Compliance-Beauftragten anpassen können. Es handelt sich nicht um einen validierten Bereitschaftsstandard.
| Kriterium | Worauf ein Beobachter achtet | Score |
|---|---|---|
| Aufgabenausführung | Schließt den Arbeitsablauf ab und identifiziert Dokumentationslücken, indem die Aktion und die dazugehörigen Nachweise erfasst werden. | 0 bis 2 |
| Argumentation | Erläutert die relevanten Einschränkungen, Alternativen und Unsicherheiten; prüft die Bearbeitungszeit und die Vollständigkeit der Dokumentation | 0 bis 2 |
| Boundaries | Wendet genehmigte Verfahren an und bittet um Hilfe, wenn Informationen oder Befugnisse fehlen. | 0 bis 2 |
Bewertungskriterien: 0 bedeutet fehlend oder nicht belegt; 1 bedeutet teilweise mit relevanten Auslassungen; 2 bedeutet vollständig und anhand der vereinbarten Kriterien begründet. Kritische Fehler sind gesondert zu definieren, z. B. die Erfassung falscher Informationen oder das Umgehen einer erforderlichen Einwilligungsprüfung. Eine Gesamtpunktzahl darf niemals einen kritischen Fehler verschleiern.
Für den Transfer sollte ein neuer, unbekannter Fall anstelle des in der Praxis verwendeten beurteilt und die Anwendung am Arbeitsplatz nachgeholt werden, nachdem der Lernende ausreichend Erfahrung in der realen Arbeitswelt gesammelt hat. Die Centers for Disease Control and Prevention (CDC) empfehlen, nach Möglichkeit sowohl den Lernerfolg als auch den Lerntransfer zu evaluieren, da eine Person, die die Schulung erfolgreich absolviert hat, möglicherweise dennoch Schwierigkeiten hat, das Gelernte im Berufsalltag anzuwenden.CDC, Schulungen evaluieren: Effektivität messenEine betreute Arbeitsaufgabe oder die Überprüfung einer Stichprobe der tatsächlichen Eingaben des Lernenden durch einen Ausbilder kann als diese Nachbereitung dienen.
Wenn Ihr Onboarding-Prozess interprofessionelle Übergaben beinhaltet, beispielsweise die Weitergabe von Patientenakten durch ein Registrierungsteam an klinisches Personal, empfiehlt die Agentur für Gesundheitsforschung und -qualität (Agency for Healthcare Research and Quality) TeamSTEPPS-Programm ist ein Ausgangspunkt für Ressourcen zur Teamarbeit und Kommunikation im Gesundheitswesen. Ein klinischer Ausbilder sollte die relevanten Instrumente auswählen und anpassen.
Was die Beweise zeigen können und was nicht.
Machen Sie deutlich, was Sie geltend machen können. Diese Fragen sollte Ihre Wirtschaftsprüfung beantworten.
Woran erkennt man, dass Lernende den Arbeitsablauf vollständig bewältigen und Reibungspunkte identifizieren können? Die Bewertung erfolgt anhand eines unbekannten Fallbeispiels, der Bearbeitungszeit und der Vollständigkeit der Dokumentation im Vergleich zu einer Basislinie sowie der Qualität der eingereichten Fehlerberichte. Dabei werden Äpfel mit Äpfeln verglichen: dieselbe Population, derselbe Nenner und derselbe Zeitrahmen.
Welche Einschränkungen könnten auch nach einer Leistungsverbesserung bestehen bleiben? Mehrere. Fehlerhafte Bildschirme und Regeln bleiben bestehen, bis das System geändert wird. Personalstärke, Arbeitsbelastung und Zugriffsrechte bestimmen, wie viel Zeit für eine ordnungsgemäße Dokumentation zur Verfügung steht. Lokale Verfahren, die mit dem System in Konflikt stehen, bleiben in Konflikt. Und gleichzeitige betriebliche Änderungen, wie z. B. eine neue Vorlage oder ein Software-Upgrade, können Ihre Maßnahmen unabhängig von Schulungen verändern. Prüfen Sie diese, bevor Sie eine Änderung dem Programm zuschreiben.
Die oben genannten Quellen stützen die Gestaltungsprinzipien der Abstimmung von Zielen, Praxis und Bewertung sowie der Messung von Lernerfolg und Transfer. Sie belegen jedoch nicht, dass ein bestimmtes Programm oder eine bestimmte Plattform den Dokumentationsaufwand reduziert. Dieser Artikel gibt keine Erfolgsversprechen ab, und Ihre eigene Evaluation sollte dies ebenfalls nicht tun.
COHO Expo bei der AhaSlides kann passen
AhaSlides Es unterstützt adaptives und interaktives Lernen und ermöglicht den Wechsel zwischen Live- und Selbstlernphasen. In einem Onboarding-Programm wie dem oben genannten könnte dies beispielsweise eine Selbstlernprüfung der Voraussetzungen vor dem Üben, eine interaktive, moderierte Sitzung zur Klärung unklarer Fragen und anschließend eine Selbstlernphase zur Fallbesprechung umfassen. Spezifische Funktionen für die Dokumentenerstellung, das Feedback und die Berichterstellung sollten in einer Demonstration anhand Ihres eigenen Workflows geprüft werden, bevor Sie diese in Ihre Planung einbeziehen. Jegliche Integration von KI, Simulationen oder elektronischen Patientenakten (EHR) sollte bis zu einer Demonstration als extern bzw. unbestätigt betrachtet werden.
Dein nächster Schritt
Beginnen Sie mit der Aufgabenmatrix: Wählen Sie einen häufig auftretenden Arbeitsablauf in Ihrem Krankenhaus, erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem IT- oder Compliance-Beauftragten die drei oben genannten Kriterien und beobachten Sie zwei bis drei reale Arbeitsabläufe. Die dabei erfassten Schwierigkeiten bilden Ihre Liste der Schulungslücken und Systemfehler, in der genannten Reihenfolge.
Wenn Ihr Entwurf fertig ist, erkunden Sie, wie eine interaktive und selbstgesteuerte Version der Übungs- und Überprüfungsphasen funktionieren könnte. AhaSlides.
