Stellen Sie sich vor: Sie haben stundenlang an Ihrer Präsentation gearbeitet. Die Folien sehen toll aus. Der Inhalt ist fundiert. Doch sobald Sie vor dem Publikum stehen, ist Ihr Kopf wie leergefegt. Sie überspringen einen Punkt auf Folie drei. Auf Folie sieben verlieren Sie den Faden. Am Ende Ihrer Präsentation fallen Ihnen sofort die drei Dinge wieder ein, die Sie vergessen hatten.
Sprechernotizen lösen dieses Problem. Nicht, indem sie Sie in jemanden verwandeln, der von einem Skript abliest, sondern indem sie Ihnen ein unauffälliges Sicherheitsnetz bieten, das Sie auf Kurs hält, ohne dass Ihr Publikum es überhaupt bemerkt.
Die meisten Präsentatoren nutzen Notizen entweder gar nicht oder falsch. Dieser Leitfaden erklärt beides: wie man schnell Notizen in PowerPoint hinzufügt und wie man sie so einsetzt, dass der Vortrag tatsächlich besser wird.
Warum sich Sprechernotizen lohnen
Der offensichtliche Vorteil ist mehr Sicherheit. Wenn Ihre Kernbotschaften, Übergänge und wichtigsten Kennzahlen direkt unter Ihrer Folie stehen, müssen Sie weniger Energie darauf verwenden, sich an den nächsten Abschnitt zu erinnern, und können sich stattdessen voll und ganz auf die Interaktion mit Ihrem Publikum konzentrieren.
Notizen können aber mehr, als nur die Nerven zu beruhigen. Sie sorgen für übersichtliche Präsentationen. Alles, was sonst als dritter Stichpunkt oder Textblock auf dem Bildschirm landen würde, findet stattdessen Platz in Ihren Notizen, wo es nur Sie sehen können. Ihr Publikum erhält visuelle Informationen. Sie behalten die Details im Blick.
Sie machen Ihre Präsentation außerdem wiederholbar. Wenn Sie dieselbe Schulung vor mehreren Gruppen halten, sorgen detaillierte Notizen dafür, dass Sie jedes Mal dieselben Inhalte abdecken, ohne Ihre Gedanken jedes Mal von Grund auf neu entwickeln zu müssen.
Und sobald Ihre Präsentation beendet ist, stehen Ihnen Ihre Notizen als praktisches Nachschlagewerk zur Verfügung. Drucken Sie sie aus, teilen Sie sie oder nutzen Sie sie als Grundlage für eine Folge-E-Mail. Ihre Vorbereitung muss nicht mit dem Zuklappen des Laptops verloren gehen.
So fügen Sie Notizen in PowerPoint hinzu: Schritt für Schritt
Es gibt drei Möglichkeiten, Sprechernotizen in PowerPoint hinzuzufügen. Sie funktionieren alle. Der Unterschied liegt darin, wann und warum man welche Methode anwendet.
Methode 1: Verwenden des Notizenbereichs in der Normalansicht
Ideal für schnelle Bearbeitungen und den täglichen Gebrauch.
Das ist der schnellste Weg und der, den die meisten täglich nutzen. Wenn Ihre Präsentation bereits geöffnet ist, können Sie in etwa 10 Sekunden Ihre erste Notiz hinzufügen.
Öffnen Sie Ihre Präsentation und vergewissern Sie sich, dass Sie sich in der Normalansicht befinden. Diese finden Sie im Menüband „Ansicht“ oben im Bildschirm. Die Normalansicht ist in der Regel standardmäßig eingestellt, daher ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie sich bereits darin befinden.
Schauen Sie unten auf den Bildschirm, direkt unter Ihrer Folie. Dort sehen Sie den Bereich „Klicken Sie hier, um Notizen hinzuzufügen“. Das ist Ihr Notizenbereich. Klicken Sie darauf und beginnen Sie mit der Eingabe.
Sie können Ihre Notizen wie jeden anderen Text formatieren: fett, kursiv, Stichpunkte. Halten Sie es aber einfach. Notizen sind nur für Sie selbst bestimmt, und je übersichtlicher sie sind, desto schneller können Sie sie während einer Präsentation überfliegen.
Ein praktischer Tipp: Der Notizbereich ist standardmäßig ein recht schmaler Streifen am unteren Bildschirmrand. Wenn Sie mehr als ein oder zwei Zeilen hinzufügen möchten, ziehen Sie die Trennlinie nach oben, um mehr Platz zu schaffen. Das erleichtert die Arbeit.
Wenn Sie eine Folie bearbeitet haben, klicken Sie auf die nächste Miniaturansicht im linken Bereich und wiederholen Sie den Vorgang. Das war's.
Methode 2: Verwendung der Notizenseitenansicht
Am besten geeignet für detaillierte, ausführliche Notizen oder zur Vorbereitung einer Präsentation durch eine andere Person.
Falls Ihnen Methode 1 zu eng erscheint, ist dies die Alternative. Die Notizenseitenansicht bietet Ihnen für jede Folie eine ganze Seite: die Folie selbst oben und darunter ein großer, freier Bereich für Ihre Notizen.
Gehen Sie zum Reiter „Ansicht“ und wählen Sie „Notizseite“. Dort sehen Sie genau, was gedruckt wird, falls Sie Ihre Notizen nach der Sitzung verteilen möchten. Klicken Sie in den Notizbereich und geben Sie so viel ein, wie Sie benötigen.
Diese Ansicht eignet sich gut für das Schreiben detaillierter Skripte, das Hinzufügen umfangreicher Kontextinformationen oder das Vorbereiten von Notizen für eine Präsentation. Die Navigation zwischen den Folien ist langsamer, daher ist sie besser für eine konzentrierte Notizensitzung als für schnelle, spontane Änderungen geeignet.
Methode 3: Verwenden der Gliederungsansicht für Massennotizen
Am besten geeignet für die frühe Planungsphase, wenn Ihre Präsentationsfolien noch nicht erstellt sind.
Hier geht es weniger um das Hinzufügen von Notizen, sondern vielmehr darum, gleichzeitig Ihre Präsentation und Ihre Notizen zu erstellen. Wenn Sie sich noch in der Planungsphase befinden, ist es gut, dies zu wissen.
Gehen Sie zum Reiter „Ansicht“ und wählen Sie „Gliederungsansicht“. Ihr Folieninhalt wird als fortlaufender Text angezeigt. Dies ist hilfreich, um die Struktur festzulegen, bevor Sie einzelne Folien erstellen. Sie können hier Ihre Kernbotschaften neben dem Folieninhalt entwerfen und später entscheiden, was auf eine Folie kommt und was in den Notizen bleibt.
Es ist zwar nicht die gängigste Methode, aber für Menschen, die besser in Textform als in Folien denken, kann sie den gesamten Erstellungsprozess natürlicher erscheinen lassen.
Verwenden der Referentenansicht zum Anzeigen von Notizen während Ihrer Präsentation
Notizen hinzuzufügen ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte besteht darin, sie während der Präsentation sehen zu können, ohne dass das Publikum sie sieht. Genau das ermöglicht die Referentenansicht.
Wenn Sie einen zweiten Bildschirm oder Projektor angeschlossen haben, starten Sie Ihre Präsentation über den Tab „Präsentation“. Sobald diese läuft, suchen Sie in den Steuerelementen am unteren Bildschirmrand nach der Option „Referentenansicht“ und klicken Sie darauf.
Ihr Monitor zeigt nun vier Dinge an: die aktuelle Folie, Ihre Sprechernotizen, eine Vorschau der nächsten Folie und einen Timer. Ihr Publikum sieht nur die Folien auf dem Hauptbildschirm.
Diese Konfiguration macht Sprechernotizen wirklich effektiv. Sie können Ihre Notizen kurz überfliegen, sehen, was als Nächstes kommt, und Ihren Zeitplan im Blick behalten, ohne Ihren Redefluss zu unterbrechen oder Ihre Vorbereitung dem Publikum zu zeigen.
Eine Sache sollten Sie vorher prüfen: Die Referentenansicht benötigt zwei separate Bildschirme in PowerPoint. Falls sie nicht aktiviert wird, stellen Sie sicher, dass Ihr zweiter Bildschirm oder Projektor korrekt angeschlossen und in den Anzeigeeinstellungen erkannt ist. Auf dem Mac greifen Sie über das Menü „Bildschirmpräsentation“ darauf zu, nicht über die Registerkarte.
PowerPoint-Notizen drucken
Wenn Sie Ihre Notizen nach einer Sitzung verteilen möchten oder einfach nur eine gedruckte Kopie als Referenz haben möchten, ist das Ausdrucken unkompliziert.
Gehen Sie auf „Datei“ und dann auf „Drucken“. Suchen Sie in den Drucklayoutoptionen nach „Notizseiten“. Dadurch wird jede Folie mit den zugehörigen Notizen darunter gedruckt, eine Folie pro Seite. Sie können alle Folien drucken oder je nach Bedarf bestimmte Folien auswählen.
Es ist eine einfache Sache, aber ausgedruckte Notizen eignen sich überraschend gut als Erinnerungshilfe nach Schulungen oder Workshops. Die meisten denken nicht daran. Diejenigen, die es tun, werden deutlich häufiger nach ihren Folien gefragt.
Wie man Sprechernotizen schreibt, die einem wirklich helfen
Notizen hinzuzufügen ist der einfache Teil. Notizen zu verfassen, die Ihren Vortrag wirklich verbessern, erfordert etwas mehr Überlegung. Hier erfahren Sie, was nützliche Notizen von solchen unterscheidet, die Sie ignorieren werden, sobald Sie vor Publikum stehen.
Schreibe so, wie du sprichst, nicht so, wie du schreibst.
Notizen sind kein Drehbuch, sondern eine Anregung. Wenn Sie in förmlichen, vollständigen Sätzen schreiben, werden Sie sie entweder Wort für Wort vorlesen und dabei roboterhaft klingen, oder Sie finden sie zu langsam zum Überfliegen und verwenden sie gar nicht mehr.
Schreiben Sie so, wie Sie es einem Kollegen erklären würden. Verwenden Sie Abkürzungen, Satzfragmente und eine lockere Ausdrucksweise. „Drei Gründe, warum das wichtig ist“ ist mitten in einer Präsentation hilfreicher als „Es gibt drei Hauptgründe, warum dies von Bedeutung ist.“ Es geht um einen schnellen Überblick, nicht um sorgfältiges Lesen.
Halten Sie sie kurz genug, um sie zu scannen
Wenn Ihre Notizen drei Absätze pro Folie umfassen, sind es keine Notizen mehr. Es ist ein Drehbuch, dessen Entstehung Sie nicht zugegeben haben.
Ein oder zwei kurze Stichpunkte pro Folie genügen in der Regel. Sollten Sie feststellen, dass Sie mehr schreiben, fragen Sie sich, ob die zusätzlichen Details in Ihre Notizen gehören oder ob die Folie dadurch zu viel Inhalt vermittelt.
Füge deine Übergänge hinzu.
Das ist etwas, was die meisten Leute vergessen. Es reicht nicht, nur zu wissen, was man auf jeder Folie sagt. Man muss auch wissen, wie man von einer Folie zur nächsten kommt.
Eine einfache Zeile am unteren Rand der Notizen jeder Folie genügt: „Überleitung zur Datenfolie“ oder „Fragen Sie die Zuhörer nach ihren Erfahrungen hier, bevor Sie fortfahren.“ Gerade bei Übergängen verlieren Präsentatoren oft den Faden, und eine kurze Erinnerungszeile reicht aus, um den Anschluss nicht zu verlieren.
Beachten Sie Ihre Zeitangabe.
Fügen Sie Folien, auf denen das Tempo wichtig ist, grobe Zeitangaben hinzu: „Hier zwei Minuten“ oder „Fünf Minuten für Fragen am Ende einplanen“. Sie müssen nicht jede Folie stoppen, aber zu wissen, wo Sie zur Hälfte der Präsentation stehen sollten, verhindert die leichte Panik, die entsteht, wenn man merkt, dass man mit noch zehn ausstehenden Folien zu lange braucht.
Markieren Sie Ihre Nummern
Wenn Sie eine Statistik, einen Prozentsatz oder eine konkrete Zahl zitieren, notieren Sie sich das. Nicht, weil Sie es sich nicht merken können, sondern weil ein falscher Zahlenvermerk vor Publikum Ihre Glaubwürdigkeit untergräbt. Ein kurzer Blick zur Bestätigung lohnt sich immer.
Sag dir selbst, wo du suchen sollst.
Bei Folien mit komplexen Grafiken, Diagrammen oder mehreren Datenpunkten hilft eine kurze Anweisung: „Beginnen Sie mit der linken Spalte“ oder „Der Ausschlag im dritten Quartal ist der entscheidende Punkt.“ So vermeiden Sie, dass Sie sich auf Ihrer eigenen Folie verlieren, während das Publikum zuschaut.
Weiterführende interaktive Präsentationen
Sprechernotizen machen Sie zu einem selbstbewussteren und besser organisierten Präsentator. Doch die Vorbereitung allein reicht nicht aus. Die andere Hälfte einer gelungenen Präsentation ist das, was zwischen Ihnen und Ihrem Publikum passiert, während Sie tatsächlich im Raum sind.
Hier kommen Tools wie AhaSlides ins Spiel.Während Ihre Notizen Ihnen im Hintergrund helfen, den Überblick zu behalten, integriert AhaSlides Live-Umfragen, Quizze, Wortwolken und Fragerunden direkt in Ihren Präsentationsablauf. Ihr Publikum kann in Echtzeit über seine Smartphones teilnehmen, die Ergebnisse erscheinen sofort auf dem Bildschirm, und die Atmosphäre im Raum wandelt sich von passiv zu aktiv.
Die beiden ergänzen sich perfekt. Ihre Notizen steuern Ihre Präsentation. AhaSlides steuert Ihr Publikum. Keines ersetzt das andere, und die Kombination aus beidem macht den Unterschied zwischen einer Präsentation, die die Zuhörer nur anhören, und einer, die ihnen wirklich im Gedächtnis bleibt.
Zum Schluss: Optimieren Sie Ihre Präsentation mit Sprechernotizen
Großartige Präsentationen entstehen nicht zufällig. Sie entstehen, weil sich jemand sorgfältig überlegt hat, was er sagen will, wie er es sagen will und was sein Publikum daraus mitnehmen soll.
Sprechernotizen sind der Ort, an dem dieses Denken seinen Platz findet. Wenn Sie sie richtig einsetzen, werden Sie den Unterschied fast sofort bemerken: flüssigerer Vortrag, weniger Konzentrationsverlust, mehr Selbstvertrauen im Publikum.
Wählen Sie eine Technik aus dem Abschnitt „Best Practices“ und wenden Sie sie in Ihrer nächsten Präsentation an. Beobachten Sie die Veränderungen. Darauf aufbauend können Sie dann weiterempfehlen.
