Um den Abschluss von Mitarbeiterschulungen zu erfassen, legen Sie fest, was als „abgeschlossen“ gilt, erfassen Sie für jede Person dieselben wenigen Daten, bewahren Sie die Nachweise so lange auf, wie es die Aufsichtsbehörde vorschreibt, und überprüfen Sie die Zahlen in regelmäßigen Abständen. Für ein kleines Team reicht eine Tabellenkalkulation aus. Ein Schulungstool, das den Fortschritt automatisch erfasst, erspart Ihnen das Nachfassen und die erneute Eingabe von Daten.
Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die Pflichtschulungen oder Schulungen zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen durchführen und deren Durchführung nachweisen müssen. Er behandelt die zu dokumentierenden Inhalte, die Formulierung von Abschlussregeln, die Anforderungen der Prüfer und drei Möglichkeiten zur Aufbewahrung der Aufzeichnungen. Anhand von Beispielen aus dem Gesundheitswesen und der Versicherungswirtschaft wird die praktische Anwendung erläutert.
Was für jede abgeschlossene Schulung dokumentiert werden sollte
Ein Schulungsnachweis muss vier Fragen beantworten: Wer, was, wann und wie gut. Andernfalls kann man nicht nachweisen, dass eine Person geschult wurde, sondern nur, dass sie eingeladen war.
| Feld | Was soll erfasst werden? | Warum ein Wirtschaftsprüfer fragt |
|---|---|---|
| Lerner | Vollständiger Name und eine eindeutige Kennung, wie z. B. eine Mitarbeiternummer oder eine geschäftliche E-Mail-Adresse. | Da sich Namen wiederholen und Personen ihre Rollen wechseln, verknüpft die ID den Datensatz mit einer bestimmten Person. |
| Kurs und Version | Titel sowie die Version oder das Datum der vermittelten Richtlinie | Zeigt an, in welchen Regeln die Person geschult wurde. |
| Zuordnung | Datum der Zuweisung und Grund (Neueinstellung, jährliche Auffrischungsschulung, Richtlinienänderung) | Die Schulungsergebnisse erreichten die richtigen Personen rechtzeitig. |
| Abschlüsse | Datum der Fertigstellung und die erfüllte Regel | Trennt „geöffnet“ von „fertig“ |
| Lösung | Ergebnis oder Bestehen/Nichtbestehen im Vergleich zur Bestehensgrenze | Zeigt, dass die Person den Stoff verstanden hat. |
| Zeitaufwand | Aktive Lernzeit, in der Sie sie erfassen können | Hilft dabei, einen Klick zu erschweren |
| Als nächstes fällig | Auffrischungsdatum | Verhindert, dass ein Versäumnis unbemerkt bleibt |
Pro Person und Kursversuch wird eine Reihe geführt, nicht eine Reihe pro Person. Ein zweiter Versuch nach einem Fehlversuch gilt ebenfalls als Beweis.
Schreiben Sie die Vervollständigungsregel, bevor Sie irgendetwas verfolgen.
„Abgeschlossen“ hat in verschiedenen Teams unterschiedliche Bedeutungen. Legen Sie dies vorher schriftlich fest, sonst melden zwei Manager unterschiedliche Abschlussquoten für denselben Kurs.
Eine anwendbare Regel besteht aus bis zu drei Teilen:
- Reichweite: Der Lernende arbeitete jede Lektion durch, nicht nur die letzte Seite.
- Verstehen: Der Lernende hat bei den Wissensüberprüfungen eine Mindestpunktzahl erreicht, zum Beispiel 80 % richtige Antworten.
- Anstrengung: Der Lernende verbrachte eine Mindestzeit aktiv mit dem Material, wodurch jemand aussortiert wird, der einen einstündigen Kurs in zwei Minuten überfliegt.
Legen Sie dann fest, was passiert, wenn jemand die Regel nicht erfüllt. Versucht er es sofort erneut oder wartet er auf einen Vorgesetzten? Wird der vorherige Versuch protokolliert? Schreiben Sie dies einmal auf und wenden Sie es auf alle an.
Dieselbe Disziplin sorgt für ein sauberes Ergebnis Abschlussquote der SchulungDie Quote ergibt sich aus der Anzahl der Personen, die die Regel erfüllt haben, geteilt durch die Anzahl der von Ihnen zugewiesenen Personen. Wenn Sie beispielsweise 40 Personen zugewiesen haben und 34 die Regel erfüllt haben, beträgt Ihre Quote 85 %. Geben Sie immer den Nenner an, da die Aussage „34 erfüllt“ ohne den Zusatz „von 40“ wenig aussagekräftig ist.
Was Wirtschaftsprüfer und Aufsichtsbehörden erwarten
Die Regeln variieren je nach Branche und Land. Klären Sie daher die genauen Anforderungen mit Ihrem Compliance-Team ab. Diese drei Beispiele verdeutlichen das Prinzip: Schulen Sie die richtigen Mitarbeiter und stellen Sie die entsprechenden Nachweise sicher.
US-amerikanisches Gesundheitssystem (HIPAA). Die Datenschutzregel verpflichtet ein betroffenes Unternehmen, alle Mitarbeiter in Bezug auf seine Datenschutzrichtlinien und -verfahren zu schulen, neue Mitarbeiter innerhalb einer angemessenen Frist nach ihrem Eintritt zu schulen und Mitarbeiter, die von einer wesentlichen Richtlinienänderung betroffen sind, erneut zu schulen. Sie verpflichtet das Unternehmen außerdem, die Durchführung der Schulung zu dokumentieren und diese Dokumentation sechs Jahre lang aufzubewahren.45 CFR 164.530Die Sicherheitsrichtlinie verlangt außerdem schriftliche Aufzeichnungen über die erforderlichen Maßnahmen und Aktivitäten, ebenfalls für sechs Jahre (45 CFR 164.316In der Praxis bedeutet das einen Datensatz pro Person mit Datum, nicht einen einzigen Eintrag „Alle Mitarbeiter geschult“.
Britisches Gesundheits- und Pflegesystem (NHS). Arbeitgeber entscheiden anhand des von Skills for Health veröffentlichten Core Skills Training Framework, welche gesetzlich vorgeschriebenen und obligatorischen Schulungen die einzelnen Mitarbeitergruppen benötigen. Laut Skills for Health können NHS-Organisationen in England, die eine Erklärung zur Angleichung an das Framework abgegeben haben, entsprechende Schulungen im elektronischen Personalaktensystem erfassen und melden.Kompetenzen für die Gesundheit, Häufig gestellte Fragen zum Rahmenkonzept für die Ausbildung von KernkompetenzenWenn Sie Schulungen außerhalb von ESR durchführen, beispielsweise für einen privaten Pflegedienstleister, benötigen Sie dennoch Ihre eigenen Aufzeichnungen darüber, wer was wann absolviert hat.
Versicherung (Geldwäschebekämpfung). US-amerikanische Versicherungsunternehmen, die entsprechende Produkte anbieten, müssen ein Programm zur Bekämpfung der Geldwäsche durchführen, das die fortlaufende Schulung der zuständigen Personen zu ihren Verantwortlichkeiten umfasst. Das Unternehmen kann seine Mitarbeiter, Vertreter und Makler direkt schulen oder überprüfen, ob diese von einem anderen Versicherer oder einem qualifizierten Dritten geschult wurden.31 CFR 1025.210Die zweite Methode funktioniert nur, wenn Sie einen Nachweis darüber außerhalb des Trainings haben. Ihr Tracker benötigt daher ein Feld für „anderswo geschult“ und eine Kopie des Nachweises.
Was diese Fälle gemeinsam haben, ist einfach: Die Aufsichtsbehörde fragt selten nach Ihrer Methode. Sie verlangt die Dokumentation: Person, Ausbildung, Datum und Nachweis der Aufbewahrung.
Drei Möglichkeiten, die Aufzeichnungen zu führen
| Methodik | Funktioniert am besten, wenn | Achten Sie auf |
|---|---|---|
| Kalkulationstabelle | Unter 30 Personen, ein oder zwei Kurse, ein Inhaber | Manuelle Eingabe, kein Nachweis über die Handlungen des Lernenden, Versionsabweichungen bei Bearbeitung durch zwei Personen |
| Personalmanagementsystem oder Lernmanagementsystem | Sie besitzen bereits ein solches Gerät, und es enthält das Aufzeichnungssystem. | Einrichtungszeit, Kosten pro Benutzer und Schulungsinhalte müssen noch erstellt oder gekauft werden. |
| Kurstool mit integrierter Tracking-Funktion | Sie erstellen Ihr eigenes Training und möchten, dass der Abschluss dokumentiert wird, sobald die Teilnehmer lernen. | Ersetzt möglicherweise nicht das bestehende HR-System, daher sollte ein Export geplant werden. |
Eine Tabellenkalkulation ist ein guter Anfang und wird von den meisten kleinen Teams genutzt. Sie zeigt detailliert an, wann man die Belege für jeden Eintrag benötigt: Punktzahl, Zeit und Versuch. Je mehr Kurse und Personen man hinzufügt, desto mehr Zeit verbringt man wöchentlich mit dem erneuten Eintippen von Daten.
Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, testen Sie sie anhand einer einzigen Frage: Kann ich den vollständigen Datensatz für eine namentlich genannte Person und einen Kurs in weniger als fünf Minuten erstellen? Falls nicht, wird die nächste Prüfung dies aufdecken.
Wie man den Abschluss von AhaSlides-Kursen verfolgt
AhaSlides Courses ist eine praktische Möglichkeit, dies zu tun, wenn Sie Ihre Schulung selbst erstellen. Es zeichnet den Lernfortschritt und die Ergebnisse der Teilnehmenden fortlaufend auf, sodass Sie die Aufzeichnungen nicht manuell neu erstellen müssen. Basierend auf dem Live-Produkt vom 15. Oktober 2026 umfasst es Folgendes:
- Neu bauen oder umbauen. Erstellen Sie einen Kurs von Grund auf, nutzen Sie KI anhand einer Vorlage oder einer Datei oder wandeln Sie eine Präsentation, die Sie bereits für Live-Schulungen verwenden, in einen Selbstlernkurs um. Überprüfen Sie den generierten Entwurf, bevor Sie ihn veröffentlichen.
- Teilnehmer melden sich an. Jeder, der den Link hat, kann den Kurs öffnen, aber die Lernenden müssen sich anmelden oder ein Konto erstellen, damit ihr Fortschritt gespeichert wird. Sie können einen Kurs auch nur für zugewiesene Lernende zugänglich machen.
- Weisen Sie Personen und Gruppen zu. Wählen Sie zwischen einzelnen Teilnehmern oder Lerngruppen, je nachdem, ob diese für „alle Neueinsteiger“ oder „alle Schadensbearbeiter“ geeignet sind.
- Abschlussregeln festlegen. Es müssen alle Lektionen abgeschlossen sein, ein Mindestprozentsatz an richtigen Antworten in den Wissensüberprüfungen des Kurses erreicht werden, eine Mindestzeit für aktives Lernen muss eingehalten werden oder eine Kombination dieser Kriterien erfüllt sein. Die Lernenden sehen die Anforderungen, und die Entscheidung über das Bestehen wird vom Server getroffen, nicht vom Lernenden.
- Automatische Punktevergabe. Die Wissensüberprüfungen werden für Sie bewertet, sodass jeder Lernende eine Punktzahl erhält, ohne dass jemand sie korrigiert.
- Lesen Sie den Kursbericht. Der Bericht bietet eine Übersicht, Ergebnisse pro Lektion und eine Ansicht für jeden einzelnen Lernenden inklusive dessen Aktivitätsprotokoll. Sie können ihn als CSV- oder PDF-Datei exportieren, um ihn beispielsweise einem Prüfer vorzulegen oder in ein anderes System zu importieren.
Dadurch wird die vorherige Tabelle mit den Feldern weitgehend automatisch erstellt: Lernende, Kurs, Abschluss, Ergebnis und Zeitaufwand werden während des Lernprozesses erfasst. Sie fügen lediglich die Richtlinienversion, den Zuweisungsgrund und Ihren Auffrischungsplan manuell hinzu.
AhaSlides Courses ist kein vollständiges HR- oder Lernmanagementsystem. Falls Ihre Organisation Daten in einem bestimmten System speichern muss, nutzen Sie den Export als Schnittstelle dorthin. Verwenden Sie den Kurs für die eigentliche Schulung und die Dokumentation der Lernerfolge der einzelnen Teilnehmer.
Wenn Sie das Training auch live durchführen, können Sie die Sitzung zunächst in AhaSlides abspielen und anschließend dieselbe Präsentation in einen Selbstlernkurs für diejenigen umwandeln, die nicht teilnehmen konnten. Unsere Anleitung dazu finden Sie hier. Messung der Ausbildung über den Kursabschluss hinaus. beschreibt, was zu messen ist, sobald die Fertigstellung unter Kontrolle ist.
Sie können nachlesen, wie ein Kurs erstellt und veröffentlicht wird. AhaSlides-Hilfezentrum.
Eine einfache Routine, um die Zahlen korrekt zu halten
Die Dokumentation ist nur dann hilfreich, wenn sie auch beachtet wird. Eine kurze Routine ist effektiver als eine große jährliche Aufräumaktion.
- Wöchentlich: Prüfen Sie, ob den neuen Mitarbeitern die erforderlichen Kurse zugewiesen wurden.
- Jeden Monat: Rufen Sie den Abschlussbericht auf, vergleichen Sie die abgeschlossenen Aufgaben mit den zugewiesenen Aufgaben und benachrichtigen Sie die Personen, die die Regel nicht erfüllt haben.
- Alle Vierteljahre: Prüfen Sie die Aktualisierungstermine für die nächsten 90 Tage und weisen Sie diese frühzeitig zu.
- Jährlich: Testen Sie den gesamten Prozess, indem Sie die vollständigen Aufzeichnungen für drei zufällig ausgewählte Personen erstellen und bestätigen, dass die Aufzeichnungen für den von Ihrer Aufsichtsbehörde festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden.
Häufig gestellte Fragen
Wie lässt sich die Mitarbeiterschulung am besten dokumentieren?
Für wenige Personen genügt eine Tabelle mit den oben genannten Feldern. Sobald Sie mehrere Kurse durchführen oder einen Nachweis über Ergebnisse und Zeitaufwand benötigen, verwenden Sie ein Tool, das den Lernfortschritt während der Bearbeitung erfasst und den Bericht anschließend exportiert.
Wie wird der Abschluss von Compliance-Schulungen erfasst?
Weisen Sie den Kurs bestimmten Personen zu, definieren Sie eine Abschlussregel, erfassen Sie Datum, Ergebnis und Nachweis jedes Abschlusses und bewahren Sie die Aufzeichnungen für den von Ihrer Aufsichtsbehörde festgelegten Aufbewahrungszeitraum auf. Überprüfen Sie die Abschlussquote monatlich und kümmern Sie sich rechtzeitig um etwaige Lücken, nicht erst danach.
Was ist eine gute Abschlussquote bei Schulungen?
Bei verpflichtenden Schulungen ist das Ziel, dass alle zugewiesenen Personen teilnehmen. Streben Sie daher bis zum festgelegten Stichtag eine 100%ige Teilnahme an. Verfolgen Sie die Quote teamweise, um festzustellen, wo es zu Verzögerungen kommt, und geben Sie stets die Anzahl der zugewiesenen Personen an.
Wie lange sollten Schulungsunterlagen aufbewahrt werden?
Das hängt von der für Sie geltenden Regelung ab. US-HIPAA-Dokumente müssen beispielsweise sechs Jahre lang aufbewahrt werden (45 CFR 164.530Bitten Sie Ihr Compliance-Team um Ihren eigenen Zeitraum und legen Sie diesen als Dauerregel fest.
Unser Urteil
Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Datenerfassung, nicht auf das Tool. Definieren Sie die Abschlussregel, erfassen Sie für alle Teilnehmenden dieselben Felder und erstellen Sie innerhalb weniger Minuten die vollständige Historie einer Person. Wenn Ihnen eine Tabellenkalkulation das ermöglicht, behalten Sie sie bei. Wenn Sie jedoch Ergebnisse manuell eingeben und Teilnehmende per E-Mail kontaktieren müssen, spart Ihnen ein Kurstool, das den Fortschritt automatisch erfasst, wertvolle Zeit. AhaSlides Courses eignet sich ideal, wenn Sie Ihre eigenen Schulungen erstellen und Anmeldung, Aufgabenverwaltung, Abschlussregeln, Bewertung und einen exportierbaren Bericht zentral verwalten möchten. Falls Ihre Daten in einem HR- oder Lernmanagementsystem gespeichert werden müssen, behalten Sie dieses System bei und nutzen Sie die Exportfunktion.
