Eine Abteilung sträubt sich gegen die Umstellung auf die elektronische Patientenakte (EPA). Niemand weigert sich, sie zu nutzen. Das Problem ist, dass Routinearbeiten dadurch langsamer geworden sind. Eine Aufgabe, die auf dem alten Bildschirm eine Minute dauerte, erfordert nun vier Klicks und eine Suche, und die Abteilung hat ohnehin schon Zeitmangel. Die Mitarbeiter haben die Schulung absolviert und erinnern sich daran, dass ihnen die neuen Bildschirme gezeigt wurden. Sie wurden jedoch nicht gebeten, ihre eigenen Schichtaufgaben im neuen System durchzuführen und zu schildern, was sie dabei behindert.
Dies ist eine beispielhafte Situation, kein dokumentierter Kundenfall. Sie verdeutlicht die Lücke, die Schulungen zum Änderungsmanagement von elektronischen Patientenakten schließen sollen: die Kluft zwischen dem Kennenlernen eines neuen Arbeitsablaufs und der Fähigkeit, diesen mit Feedback so zu üben, dass auch die Hindernisse aufgedeckt werden, die die Akzeptanz behindern.
Dieser Leitfaden richtet sich an Leiter der Personalentwicklung in Krankenhäusern sowie an die mit ihnen zusammenarbeitenden Informatik- oder Compliance-Beauftragten. Er beschreibt, wie man Leistungsprobleme beschreibt, Lern- und Kontextlücken diagnostiziert, Vorbereitung und Übung gestaltet, einen Fall bearbeitet und den Transfer bewertet. Es geht um die Konzeption von Schulungen. Dieser Leitfaden ersetzt weder Usability-Tests noch die Optimierung von Arbeitsabläufen oder das unternehmenseigene Veränderungsprogramm und gibt keine Erfolgsgarantie.
Was ist eine Schulung zum Änderungsmanagement in der elektronischen Patientenakte?
Schulungen zum Änderungsmanagement von elektronischen Patientenakten (EHR) bereiten die Anwender auf die Arbeit in einem geänderten System oder Workflow vor. Ziel ist es, neue Arbeitsabläufe zu üben und Hindernisse bei der Einführung aufzudecken. Die Teilnehmenden bearbeiten eine realitätsnahe Aufgabe für ihre eigene Rolle, erhalten Feedback und berichten, wo der Workflow, die Tools oder die Richtlinien Schwierigkeiten bereitet haben. Der zweite Teil ist genauso wichtig wie der erste. Übungen, die lediglich prüfen, ob die Teilnehmenden die einzelnen Schritte befolgen können, übersehen die Hindernisse, die darüber entscheiden, ob sie es tun.
Schnelle Fakten
| Frage | Kurze Antwort |
|---|---|
| Was ist die Aufgabe? | Neue Arbeitsabläufe üben und Hindernisse bei der Einführung aufdecken. |
| Welche Punktzahl erreichst du? | Aufgabenkompetenz und eine Liste ungelöster Hindernisse im Arbeitsablauf. |
| Reicht eine Demonstration plus ein Quiz aus? | Es kann Voraussetzungen aufzeigen. Es zeigt aber nicht, dass jemand die Aufgaben seiner Rolle schnell erledigen kann. |
| Wer prüft die Inhalte? | Ein Informatik- oder Compliance-Leiter, der mit erfundenen oder anonymisierten Fällen arbeitet. |
| Was kann Training nicht beheben? | Ein langsamer Bildschirm, ein fehlendes Bestellset, eine unklare Vorgehensweise oder zu wenig Personal. |
| Woran erkennt man, dass es funktioniert hat? | Ein neuer, bisher unbekannter Fall wurde anhand vereinbarter Kriterien bewertet, zuzüglich der nach der Übung noch bestehenden Hürden. |
1. Beschreiben Sie das Leistungsproblem
Beginnen Sie mit der Aufgabe: Üben Sie neue Arbeitsabläufe und identifizieren Sie Hindernisse bei deren Einführung. Zwei Aspekte sind dabei entscheidend. Üben bedeutet, die Aufgaben der jeweiligen Rolle selbst auszuführen, nicht nur zuzusehen. Das Identifizieren von Hindernissen bedeutet, dass die Schulung Informationen darüber liefert, was die Arbeit verlangsamt, sodass Verantwortliche entsprechend handeln können.
Verfassen Sie für jede Rolle einen Satz und lassen Sie ihn von einem Informatik-Leiter überprüfen: „Der Lernende führt eine typische Aufgabe für diese Rolle durch, z. B. die Aufnahme eines Patienten, die Dokumentation einer Übergabe oder die Aufgabe einer Standardbestellung, erledigt diese im neuen Arbeitsablauf, notiert die Reibungspunkte und gibt an, welche Unterstützung hilfreich wäre.“
Die Rollen unterscheiden sich. Eine Krankenschwester, eine Stationssekretärin und ein Arzt nutzen unterschiedliche Teile der Patientenakte, sodass eine einzige allgemeine Schulung keine ihrer tatsächlichen Aufgaben abdeckt. Eine Übersichtsarbeit zu Schulungsprogrammen für elektronische Patientenakten für stationäre Pflegekräfte (30 Studien) bemängelt, dass die Schulungen nicht nach Rollentyp aufgeteilt werden.Nguyen und Kollegen, JAMIA, 2024Die Studie bezieht sich auf Pflegekräfte im stationären Bereich; lesen Sie sie daher als Anhaltspunkt für die Gestaltung und überprüfen Sie sie anhand Ihrer eigenen Patientengruppe.
2. Lern- und Kontextlücken diagnostizieren
Bevor Sie etwas entwickeln, vergleichen Sie die Aufgabe mit den Inhalten und Prüfungsformaten Ihres aktuellen Programms. Drei Fragen helfen in der Regel, eine Schulungslücke von anderen Problemen zu unterscheiden:
- Wird in der aktuellen Praxis die reale Aufgabe berücksichtigt? Wenn das Programm die Bildschirme vorführt und mit einem Quiz zum Abruf der Informationen endet, haben die Lernenden das Erkennen der Benutzeroberfläche geübt, nicht aber die Arbeit ihrer eigenen Schicht erledigt.
- Welche kognitiven Anforderungen werden gestellt? In Blooms revidierter Taxonomie steht die Durchführung einer Vorgehensweise in einer neuen Situation und die Analyse der Fehlerursachen über dem reinen Abrufen von Wissen. Die Zuordnung von Aktivitäten zu diesen Stufen wird in unserem Leitfaden behandelt. Zuordnung von Lernaktivitäten zu Blooms Taxonomie.
- Steht da etwas anderes als Können im Weg? Prüfen Sie Personal, Ausrüstung und Abläufe, bevor Sie Schulungen anordnen. Wenn ein Bildschirm langsam reagiert, ein benötigtes Anordnungsset fehlt oder die Richtlinie eine doppelte Dateneingabe erzwingt, wird eine bessere Schulung nichts an den Abläufen auf der Station ändern. Melden Sie diese Ursachen denjenigen, die sie beheben können.
Dieselbe Übersichtsarbeit nennt den Zugang zu praktischen Übungen als einen der identifizierten Faktoren: „Die fehlende Möglichkeit, in einer geschützten Umgebung zu üben“ erscheint als Hindernis, während „Pflegekräften nach der Schulung das Üben in der elektronischen Patientenakte ermöglichen“ als förderlich wirkt. Wenn Ihren Lernenden keine sichere Umgebung zum Üben zur Verfügung steht, handelt es sich um eine Kontextlücke, nicht um ein Motivationsproblem.
3. Entwurfsvorbereitung und -durchführung
Sobald Sie wissen, welche Lücken durch Schulungen geschlossen werden können, weisen Sie jeder Phase eine klare Aufgabe zu. Unser Leitfaden dazu Entwicklung eines EHR-Onboarding-Prozesses, der den Dokumentationsaufwand reduziert Der erste Abschnitt behandelt das Design der ersten Wochen. In diesem Abschnitt geht es um die Veränderung selbst.
Vorbereitung. Prüfen Sie die Voraussetzungen mit einer kurzen Diagnose: Welche Unterschiede gibt es zwischen den alten und neuen Anforderungen für die jeweilige Rolle? Welche Begriffe verwendet Ihr Unternehmen? Wo erhalten Sie am Tag der Prüfung Unterstützung? Gezieltes Selbststudium eignet sich für diese Phase. Eine kurze Wissensüberprüfung bestätigt lediglich die vorhandenen Voraussetzungen.
Praxis. Nutzen Sie interdisziplinäre Projekte zur Qualitätsverbesserung und rollenbasierte Fallstudien. Lernende aus verschiedenen Rollen bearbeiten gemeinsam einen Patientenpfad, beispielsweise Aufnahme, Medikamentenverordnung, Übergabe und Entlassung, wobei jede/r ihren/seinen Beitrag in der Praxis leistet. Die Beobachtung von Problemen bei der Übergabe zwischen den Rollen deckt oft ein Workflow-Problem auf, das von keiner einzelnen Rolle erkannt würde. Beobachten Sie repräsentative Aufgaben und dokumentieren Sie Fehler und Reibungsverluste fortlaufend.
Feedback bekommen. Verknüpfen Sie es mit Entscheidungen statt mit einer Gesamtpunktzahl. „Sie haben die richtige Reihenfolge gefunden, aber den längeren Weg gewählt und sich entschieden, die Warnung zu umgehen, anstatt nachzufragen“ vermittelt mehr als „3 von 5“. Berücksichtigen Sie plausible Fehlwege und erklären Sie, warum diese verlockend sind. Unser Leitfaden zu Gestaltung interaktiver Übungen mit hilfreichem Feedback zeigt, wie man Feedback verfasst, das mit Entscheidungen verknüpft ist.
Live-Eingabe oder asynchrone Überprüfung? Live-Coaching ist besonders wertvoll, wenn eine Aufgabe unklar ist, Rollen koordiniert werden müssen und Probleme angesprochen werden sollen. Asynchrones Feedback reicht aus, um die aufgezeichneten Schritte eines Lernenden mit einem kommentierten Modellpfad zu vergleichen. Viele Teams nutzen beides: zunächst selbstgesteuerte Vorbereitung, anschließend moderierte Sitzungen zu den komplexesten Arbeitsabläufen.
Timing. Die Vorstudie identifiziert Hindernisse wie zu viel Inhalt in kurzer Zeit und eine lange Zeitspanne zwischen Schulung und Produktivsetzung. Planen Sie die Übungen zeitnah zum späteren Einsatz des Workflows und unterteilen Sie sie in kurze, gut verständliche Einheiten.
4. Arbeiten Sie ein realistisches Beispiel durch.
Zur Veranschaulichung. Ein Informatik- oder Compliance-Verantwortlicher sollte den Fall und die Antwortkriterien vor der Anwendung prüfen.
Der Fall. Eine medizinisch-chirurgische Station hat einen neuen Dokumentationsablauf für die Schichtübergabe eingeführt. Laut Mitarbeitern dauert es nun länger. Die Richtlinie schreibt vor, dass der Übergabebericht vollständig sein muss, bevor die abgehende Pflegekraft die Station verlässt.
Die Aufgabe. Der Lernende führt eine Übergabe für einen Übungspatienten im neuen Arbeitsablauf durch, notiert jeden Reibungspunkt, beschreibt seine Vorgehensweise und gibt an, welche weiteren Informationen oder Unterstützung er benötigt.
Ein erster Versuch. Der Lernende füllt die Notiz aus, lässt aber zwei Felder aus, die „niemand liest“, und vermerkt keine Schwierigkeiten. Er sagt, die neue Methode sei „einfach langsamer“. Die Notiz ist entgegen den Richtlinien unvollständig, und die Hürde wird als bloße Meinung ohne Details beschrieben.
Feedback geben und es erneut versuchen. Der Coach weist darauf hin, dass die beiden Felder Teil der Richtlinie sind und bittet den Lernenden, deren Position auf dem Bildschirm zu ermitteln und die Dauer des jeweiligen Schritts zu messen. Beim erneuten Versuch soll der Lernende die Notiz erneut ausfüllen und für jeden Fehlerpunkt protokollieren, was er getan hat, wie lange es gedauert hat und was den Vorgang beschleunigen würde.
Ein stärkerer Versuch. „Ich habe alle Felder ausgefüllt. Die Medikamentenübersicht muss jedes Mal separat gesucht werden, was etwa zwei Minuten zusätzlich gekostet hat. Ich habe diesen Schritt nicht übersprungen, da dies in den Richtlinien vorgeschrieben ist. Könnte die Übersicht vorausgefüllt werden oder gibt es eine genehmigte Abkürzung? Ich weiß nicht, ob dies bereits gemeldet wurde, daher würde ich es dem zuständigen Administrator und dem IT-Team melden.“ Diese Antwort entspricht den Richtlinien, dokumentiert spezifische Nachweise und nutzt einen genehmigten Weg.
Warum jede Antwort vertretbar oder unvollständig ist. Bewerten Sie jeden Versuch anhand festgelegter Kriterien, nicht anhand der Präferenzen eines Trainers. Der erste Versuch ist eine gängige Reaktion auf eine zeitaufwändigere Aufgabe, vernachlässigt aber wichtige Richtlinienbereiche und bietet keine Möglichkeit zur Verbesserung. Der sorgfältigere Versuch hält sich an die Richtlinien, berücksichtigt die Rolle des Lernenden und wandelt eine Beschwerde in einen Beleg um. Die zwei Minuten im Beispiel sind ein fiktiver Wert, der die Art der zu erfassenden Details verdeutlicht, kein Richtwert.
5. Fähigkeiten einschätzen und Transfer planen
Der Nachweis der Kompetenz erfolgt durch die Bearbeitung eines Fallbeispiels, das dem Lernenden unbekannt ist. Die Aufgabenbeherrschung wird bewertet, und ungelöste Hindernisse im Arbeitsablauf werden separat protokolliert. Eine einfache Bewertungsmatrix verwendet eine Skala von 0 bis 2 pro Kriterium.
| Kriterium | Sichtbare Beweise |
|---|---|
| Aufgabenausführung | Schließt den neuen Arbeitsablauf ab und dokumentiert die durchgeführten Maßnahmen sowie die dazugehörigen Nachweise. |
| Argumentation | Erläutert die relevanten Einschränkungen, Alternativen und was noch ungewiss ist. |
| Boundaries | Wendet genehmigte Verfahren an und sucht Hilfe, wenn Informationen oder Befugnisse nicht ausreichen. |
Bewertungskriterien: 0 bedeutet fehlend oder nicht begründet, 1 bedeutet teilweise mit relevanten Auslassungen und 2 bedeutet vollständig und anhand der vereinbarten Kriterien begründet. Kritische Fehler, wie z. B. das Auslassen eines in den Richtlinien vorgeschriebenen Feldes, sind separat zu definieren, damit sie nicht in der Gesamtpunktzahl verborgen bleiben. Diese Bewertungsmatrix ist ein Vorschlag, kein validierter Bereitschaftsstandard. Passen Sie sie in Absprache mit einem Verantwortlichen für Informatik oder Compliance an und testen Sie sie in einer Pilotphase.
Planen Sie den Transfer gezielt. Nachdem die Lernenden eine Weile wieder im Arbeitsalltag angekommen sind, sollten Sie ein kurzes Follow-up durchführen, beispielsweise ein kurzes Teammeeting, in dem die Teilnehmenden eine konkrete Aufgabe ohne Details mitbringen und gemeinsam die Vorgehensweise besprechen. Beobachten Sie, sofern die Richtlinien Ihres Unternehmens dies zulassen, eine Arbeitsprobe.
Wo interaktive Bereitstellung hilft
Interaktive Formate sind hilfreich, wenn sich alle Beteiligten festlegen müssen, bevor sie die Antwort erhalten. In einer Live-Sitzung kann ein Moderator einen kurzen Fall präsentieren, die Teilnehmenden bitten, ihren nächsten Schritt zu wählen und die zu erwartenden Schwierigkeiten zu beschreiben. Anschließend werden die Ergebnisse vor der Diskussion angezeigt. Anonyme Antworten erleichtern es, Fehler im Arbeitsablauf einzugestehen. Derselbe Fall kann zur Vorbereitung im Selbststudium bearbeitet werden. AhaSlides unterstützt interaktives Lernen und den Wechsel zwischen Live- und Selbststudium. Vermeiden Sie die Verwendung realer Vorfälle und Patientendaten. Überprüfen Sie alle Funktionen zur Erstellung, zum Feedback oder zur Berichterstellung, die Sie nutzen möchten, anhand Ihres eigenen Arbeitsablaufs. Behandeln Sie KI, Simulatoren und die Integration von elektronischen Patientenakten als extern oder unbestätigt, bis Sie deren Funktionsfähigkeit getestet haben. Hinweise zur Formatauswahl finden Sie in unserem Artikel zu diesem Thema. Wann sollte man adaptives, interaktives und Live-Lernen einsetzen?.
Messen Sie, was sich verändert hat
Legen Sie im Vorfeld fest, woran Sie erkennen, dass die Lernenden die Aufgabe bewältigen können. Vergleichen Sie die Aufgabenbeherrschung und das Hindernisprotokoll anhand eines unbekannten Fallbeispiels mit einem Ausgangswert und führen Sie das Hindernisprotokoll auch nach der Schulung als eigenständiges Messinstrument weiter. Definieren Sie die Teilnehmer, den Nenner und den Zeitraum. Wenn sich die Ergebnisse verbessern, prüfen Sie, welche anderen Faktoren sich im selben Zeitraum geändert haben, z. B. Software-Updates, Personalveränderungen oder Workflow-Umstrukturierungen, bevor Sie die Schulung anrechnen.
Einschränkungen, die möglicherweise bestehen bleiben
- Benutzerfreundlichkeit. Wenn ein Bildschirm zu viele Schritte erfordert, kann man durch Schulungen zwar die Abkürzung lernen, aber die Schritte nicht entfernen.
- Personal und Zeit. Übung allein hilft nicht, wenn keine geschützte Zeit dafür zur Verfügung steht.
- Richtlinienklarheit. Ein Fall kann eine Richtlinie, die Einträge doppelt enthält oder mehrdeutig ist, nicht auflösen. Korrigieren Sie die Richtlinie.
- Fallabdeckung. Ein Fallbeispiel veranschaulicht einen Arbeitsablauf. Eine Punktzahl beschreibt nicht die allgemeine Leistung einer Person.
- Übertragung. Die Leistung in einem Übungsfall ist nicht dasselbe wie die Leistung in einem vollen Patientenzimmer mit klingelndem Telefon.
Weisen Sie die Sponsoren frühzeitig auf diese Punkte hin und planen Sie separate Lösungen. Schulungen verbessern die Fähigkeiten der Lernenden. Sie ändern jedoch nicht die Rahmenbedingungen der Aufgabe.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Schulung zum Änderungsmanagement in der elektronischen Patientenakte?
Es bereitet die Mitarbeiter durch rollenbasierte Übungen und Feedback auf die Arbeit in einem veränderten elektronischen Patientenaktensystem oder Arbeitsablauf vor und sammelt die dabei auftretenden Hindernisse, damit jemand dagegen vorgehen kann.
Bedeutet das Bestehen der Schulung, dass die Mitarbeiter die Veränderung angenommen haben?
Nein. Die Punktzahl zeigt, wie eine Person einen Schulungsfall bearbeitet hat. Die tatsächliche Anwendung zeigt sich in der Praxis und hängt von Benutzerfreundlichkeit, Personalausstattung, Richtlinien und den Fähigkeiten der Teilnehmenden ab.
Wie beurteilt man die Bereitschaft für einen neuen Arbeitsablauf?
Präsentieren Sie dem Lernenden einen unbekannten Fall und bewerten Sie die Aufgabenbeherrschung anhand vereinbarter Kriterien. Dokumentieren Sie anschließend die verbleibenden Schwierigkeiten. Ein kurzes Quiz dient lediglich der Überprüfung der Vorkenntnisse.
Kann man für Übungen auch echte Patientenfälle verwenden?
Nur wenn alle Details entfernt wurden und die Compliance-Beauftragte ihre Zustimmung erteilt hat. Erfundene Fälle, die auf gängigen Arbeitsabläufen basieren, sind sicherer, und Patientendaten sollten nicht in Schulungsmaterialien verwendet werden.
Wo soll ich anfangen
Wählen Sie einen Arbeitsablauf aus, der sich laut Aussage der Mitarbeiter verlangsamt hat. Erstellen Sie für jede Rolle eine Leistungsbeschreibung, lassen Sie einen Informatik- oder Compliance-Verantwortlichen einen fiktiven Fall und die Antwortkriterien prüfen und entwerfen Sie eine dreistufige Bewertungsmatrix mit einer Skala von 0 bis 2, eine Liste kritischer Fehler und ein Protokoll der Hindernisse. Testen Sie das System zunächst mit einer kleinen Gruppe, bevor Sie es flächendeckend einführen.
Um zu sehen, wie ein Fallbeispiel live mit Ihrem eigenen Team durchgespielt und anschließend im eigenen Tempo wiederverwendet werden kann, erkunden Sie AhaSlides.
