Meeting-Einladungs-E-Mail | Die besten Tipps, Beispiele und Vorlagen (100 % kostenlos)

Was ist gut? Einladungs-E-Mail für Besprechungen Beispiel?

Besprechungen können ein wesentlicher Bestandteil der Teameffektivität, -koordination und -einheit sein. Viele Unternehmen veranstalten mindestens einmal pro Woche eine Besprechung. Dabei kann es sich um ein informelles Meeting handeln, bei dem einfach ein ausführliches Gespräch mit den Mitarbeitern geführt wird, oder um ein formelleres Meeting des Vorstands, bei dem die Zukunftspläne und der Jahresabschlussbericht des Unternehmens besprochen werden. Verwaltungsangestellte oder Führungskräfte müssen den Teilnehmern oder Gästen Einladungsschreiben zu Besprechungen schicken.

Eine Meeting-Einladung ist wichtig für den effektiven und reibungslosen Ablauf offizieller Meetings. Es gibt viele Möglichkeiten, Meeting-Einladungen zu versenden. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf den Umgang mit Einladungs-E-Mails für Besprechungen, die bequemste und beliebteste Methode, um Personen zur Teilnahme an Ihren Meetings einzuladen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine Meeting-Einladungs-E-Mail?
• Warum ist die Meeting-Einladungs-E-Mail wichtig?
• Schreiben Sie Schritt für Schritt eine Einladungs-E-Mail für ein Meeting
• Arten von Meeting-Einladungs-E-Mails und Beispiele
• Fazit

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Was ist eine Meeting-Einladungs-E-Mail?

Ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsaktivitäten ist eine Einladungs-E-Mail zu einem Meeting, eine schriftliche Nachricht mit einer Demonstration des Zwecks des Meetings und einer Aufforderung an Personen, dem Meeting nach dem bestimmten Datum und Ort beizutreten, sowie ggf. detailliertere Anhänge. Es kann in formellem oder informellem Stil geschrieben werden, abhängig von den Merkmalen der Meetings. Sie sollten in einem angemessenen Ton und Stil verfasst sein, um der geschäftlichen E-Mail-Etikette zu entsprechen.

Verwechseln Sie jedoch nicht eine E-Mail mit einer Besprechungseinladung mit einer E-Mail mit einer Besprechungsanfrage. Der Hauptunterschied zwischen diesen E-Mails besteht darin, dass eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage darauf abzielt, einen Termin mit jemandem zu vereinbaren, während eine E-Mail mit einer Besprechungseinladung darauf abzielt, Sie zu einem Meeting an einem angekündigten Datum und Ort einzuladen.

Warum ist die Meeting-Einladungs-E-Mail wichtig?

Die Verwendung von E-Mail-Einladungen bringt viele Vorteile mit sich. Die Vorteile von E-Mail-Einladungen sind unten aufgeführt:

• Es verbindet sich direkt mit Kalendern. Wenn Empfänger eine Einladung annehmen, wird sie wieder ihrem Geschäftskalender hinzugefügt, und Sie erhalten eine Erinnerung, genau wie bei anderen im Kalender vermerkten Ereignissen.
• Es ist bequem und schnell. Ihre Empfänger können die E-Mail sofort erreichen, nachdem Sie auf die Schaltfläche „Senden“ geklickt haben. Da es direkt an den Empfänger geht, können Sie bei falscher E-Mail-Adresse sofort die Benachrichtigung erhalten und schnell nach weiteren Lösungen suchen.
• Es ist zeitsparend. Sie können Gruppen-E-Mails mit Tausenden von E-Mail-Adressen gleichzeitig senden.
• Es ist kostensparend. Sie müssen kein Budget für den Versand ausgeben.
• Es kann direkt von Ihrer bevorzugten Webinar-Plattform aus generiert werden. Sofern Sie kein persönliches Meeting abhalten, wird Ihre erste Wahl wahrscheinlich Zoom sein. Microsoft Teams, oder etwas Ähnliches. Wenn die RSVP bestätigt ist, werden alle Links und Zeitrahmen per E-Mail synchronisiert, sodass der Teilnehmer Verwechslungen mit anderen Veranstaltungen vermeiden kann.

Es ist eine Tatsache, dass täglich Milliarden von E-Mails verschickt werden und viele davon Spam sind. Jeder nutzt mindestens eine E-Mail, um wichtige Nachrichten für die Arbeit, Einkäufe, Meetings und mehr auszutauschen. Da Sie jedoch täglich Unmengen von E-Mails lesen müssen, ist es nicht verwunderlich, dass Sie manchmal auf das Phänomen der „E-Mail-Müdigkeit“ stoßen. Daher kann das Versenden einer guten Einladungs-E-Mail unnötige Missverständnisse oder Unwissenheit bei den Empfängern vermeiden.

Schreiben Sie Schritt für Schritt eine Meeting-Einladungs-E-Mail

Eine gute Einladungs-E-Mail für ein Meeting ist unerlässlichund in der Regel wirkt es sich auf eine aus  E-Mail-ZustellungPreis. 

Es gibt Etikette und Grundsätze, die jeder befolgen muss, um eine Einladungs-E-Mail zu einem Geschäftstreffen aus Rücksicht auf die Empfänger auszufüllen. Mit den folgenden Schritten erfahren Sie, wie Sie eine Standard-Meeting-Einladungs-E-Mail verfassen:

Schritt 1: Schreiben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile

Tatsache ist, dass 47 % der E-Mail-Empfänger E-Mails mit einer klaren und prägnanten Betreffzeile lesen. Der erste Eindruck ist wichtig. Dies kann dafür sorgen, dass die Empfänger ein Gefühl der Dringlichkeit oder Wichtigkeit empfinden, was zu einer höheren Öffnungsrate führt.

• Kurz, gezielt. Seien Sie sachlich, nicht rätselhaft.
• Als Zeichen der Dringlichkeit können Sie im Betreff eine Teilnahmebestätigung anfordern.
• Oder fügen Sie einen Gefühlston hinzu, wie „Wichtigkeit, Dringlichkeit usw.“ nicht vergessen …
• Fügen Sie Zeit hinzu, wenn Sie das zeitkritische Problem betonen möchten 

Zum Beispiel: „Meeting 4.: Brainstorming-Sitzung zum Projekt“ oder „Wichtig. Bitte um Zusage: Strategiemeeting für neues Produkt am 12.“

Schritt 2: Beginnen Sie mit einer kurzen Einführung

Gleich zu Beginn sollten Sie kurz darlegen, wer Sie sind, welche Position Sie in der Organisation innehaben und warum Sie sich an sie wenden. Dann können Sie direkt den Zweck des Meetings nennen. Viele Leute machen den Fehler, den Zweck des Meetings vage zu nennen, da sie davon ausgehen, dass die Teilnehmer darüber Bescheid wissen müssen.

• Machen Sie Ihre Einführung angenehm oder bezogen auf die Arbeit
• Erinnern Sie die Teilnehmer, wenn sie Aufgaben erledigen oder etwas zum Meeting mitbringen müssen.

Zum BeispielHallo Teammitglied, ich freue mich darauf, Sie am kommenden Montag zum neuen Produktlaunch zu sehen.

Schritt 3: Teilen Sie Zeit und Ort

Sie sollten die genaue Uhrzeit des Treffens angeben. Sie sollten ihnen auch sagen, wie und wo das Treffen stattfindet, entweder persönlich oder online, und Richtlinien oder Plattformlinks anbieten, falls sie diese benötigen.

• Fügen Sie die Zeitzone hinzu, wenn Mitarbeiter in verschiedenen Regionen der Welt arbeiten
• Nennen Sie eine geschätzte Dauer des Treffens
• Seien Sie bei der Wegbeschreibung so detailliert wie möglich oder fügen Sie eine Kartierungsrichtlinie bei

Zum Beispiel: Bitte besuchen Sie uns am Freitag, 6. Oktober, um 1:00 Uhr im Sitzungssaal 2 im zweiten Stock des Verwaltungsgebäudes.

Schritt 4: Skizzieren Sie die Tagesordnung der Besprechung

Behandeln Sie die wichtigsten Ziele oder die vorgeschlagene Tagesordnung des Meetings. Erwähnen Sie keine Details. Sie können einfach das Thema und den Zeitplan angeben. Bei formellen Meetings können Sie ein ausführliches Dokument anhängen. Dies ist besonders nützlich, um den Teilnehmern die Vorbereitung im Voraus zu erleichtern.

Zum Beispiel, können Sie beginnen mit: „Wir planen, zu diskutieren …/ Wir möchten einige der Probleme ansprechen.“ Oder mit dem folgenden Zeitplan:

• 8:00-9:30: Einführung in das Projekt
• 9:30-11:30: Präsentationen von Howard (IT), Nour (Marketing) und Charlotte (Vertrieb)

Schritt 5: Fragen Sie nach einer Antwort

Die Anforderung einer RSVP kann dabei helfen, eine Antwort Ihrer Empfänger zu bestätigen. Um Ambivalenzen vorzubeugen, sollte Ihre E-Mail eine bevorzugte Antwort und eine Frist enthalten, innerhalb derer die Teilnehmer Sie über ihre Teilnahme oder Abwesenheit informieren können. Auf diese Weise können Sie schnell Folgemaßnahmen ergreifen, wenn Sie ihre RSVP zum vereinbarten Zeitpunkt nicht erhalten haben.

Zum Beispiel: Bitte antworten Sie bis zum [Datum] an [E-Mail-Adresse oder Telefonnummer]

Schritt 6: Fügen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur und ein Branding hinzu

Eine geschäftliche E-Mail-Signatur sollte den vollständigen Namen, die Positionsbezeichnung, den Firmennamen, Kontaktinformationen usw. enthalten. persönliche Websitesund andere verlinkte Adressen. 

Sie können Ihre Signatur ganz einfach mit anpassen Google Mail.

Zum Beispiel:

Jessica Madison

Regional Chief Marketing Officer, Inco-Industrie

555-9577-990

Es gibt unzählige kostenlose E-Mail-Signaturersteller, mit denen Sie Zeit und Mühe sparen, z Meine Unterschrift.

Arten von Meeting-Einladungs-E-Mails und Beispiele

Bedenken Sie, dass für verschiedene Arten von Besprechungen unterschiedliche Standards und Schreibstile gelten. Normalerweise unterteilen wir E-Mails mit Besprechungseinladungen in formelle und informelle E-Mails, wobei virtuelle Besprechungen oder reine Online-Besprechungen eingeschlossen oder ausgeschlossen werden. In diesem Abschnitt sammeln und stellen wir Ihnen einige typische Arten von Besprechungseinladungen und die Vorlagen für jeden Typ vor, die häufig in E-Mails mit Einladungen zu Geschäftsbesprechungen verwendet werden.

#1. Die formelle E-Mail mit Besprechungsanfragen

Die formelle E-Mail mit Besprechungsanfragen wird für große Besprechungen verwendet, die normalerweise ein- bis dreimal im Jahr stattfinden. Da es sich um eine große formelle Besprechung handelt, sollte Ihre E-Mail in einem formellen Schreibstil verfasst sein. Die beigefügten Anhänge werden benötigt, um dem Teilnehmer klarer zu machen, wie er an der Sitzung teilnehmen kann, wie er den Ort findet und die Tagesordnung detailliert beschreibt.

Formelle Treffen beinhalten:

• Führungstreffen
• Ausschusssitzung
• Vorstandssitzung 
• Aktionärsversammlung 
• Strategiemeeting 

Beispiel 1: Aktionäre Einladungs-E-Mail-Vorlage

Betreffzeile: Wichtig. Sie sind zur Jahreshauptversammlung eingeladen. [Zeit]

[Name des Empfängers]

[Name der Firma]

[Berufsbezeichnung]

[Firmenanschrift]

[Datum]

Sehr geehrte Aktionäre, sehr geehrte Aktionäre,

Wir freuen uns, Sie zu der am stattfindenden Jahreshauptversammlung einzuladen [Uhrzeit], [Adresse]

Die Hauptversammlung ist ein außergewöhnlicher Anlass zur Information, zum Austausch und zur Diskussion zwischen [Name der Firma]und alle unsere Aktionäre.

Es ist auch die Gelegenheit, sich auszudrücken und abzustimmen, um eine aktive Rolle bei wichtigen Entscheidungen zu spielen [Name der Firma],unabhängig von der Anzahl der Aktien, die Sie besitzen. Das Treffen wird die folgenden Hauptagenden abdecken:

Tagesordnung 1:

Tagesordnung 2:

Tagesordnung 3:

Tagesordnung 4:

Eine Anleitung zur Teilnahme an dieser Versammlung, die Tagesordnung und die Texte der zur Zustimmung vorzulegenden Beschlüsse finden Sie im beigefügten Dokument unten

Ich möchte Ihnen im Namen des Vorstandes für Ihren Beitrag und Ihre Treue zum Vorstand danken [Name der Firma] und ich freue mich darauf, Sie auf dem Treffen begrüßen zu dürfen [Datum]

Beste Grüsse,

[Name]

[Positionstitel]

[Name der Firma]

[Firmenadresse und Website]

Beispiel 2: Strategiemeeting Einladungs-E-Mail-Vorlage

[Name des Empfängers]

[Name der Firma]

[Berufsbezeichnung]

[Firmenanschrift]

[Datum]

Betreff: Meeting zur Marketingkampagne zum Projektstart: 2

Im Namen von [Name der Firma], Ich möchte Sie zu einem Geschäftstreffen einladen, das um stattfindet [Name des Konferenzsaals, Name des Gebäudes] [Datum und Uhrzeit]. Das Treffen wird dauern [Dauer].

Es ist mir eine Freude, Sie zur ersten Phase unseres Projekts begrüßen zu dürfen, um unseren bevorstehenden Vorschlag [Details] zu besprechen, und wir freuen uns über Ihre wertvollen Einblicke dazu. Hier ist eine kurze Zusammenfassung unserer Tagesordnung:

Tagesordnung 1:

Tagesordnung 2:

Tagesordnung 3:

Tagesordnung 4:

Dieser Vorschlag wird von unserem gesamten Team als einer der wichtigsten angesehen. Zu Ihrer weiteren Information haben wir diesem Schreiben ein Dokument beigefügt, das Ihnen detailliertere Informationen enthält, damit Sie sich bequem im Voraus auf das Treffen vorbereiten können.

Wir alle freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen, um zu besprechen, was wir noch tun können, damit dieser Vorschlag erfolgreich funktioniert. Bitte reichen Sie Ihre Fragen oder Empfehlungen für das Treffen vorher ein [Termin]direkt an mich, indem Sie auf diese E-Mail antworten.

Habe einen schönen Tag vor dir.

Ich danke Ihnen,

Herzliche Grüße,

[Name]

[Positionstitel]

[Name der Firma]

[Firmenadresse und Website]

#2. Die Einladungs-E-Mail für ein informelles Meeting

Mit einer formellen Einladungs-E-Mail zu einem Meeting, wenn es sich lediglich um ein Meeting mit Mitarbeitern auf Führungsebene oder Mitgliedern innerhalb des Teams handelt. Es fällt Ihnen viel leichter, darüber nachzudenken, wie Sie angemessen schreiben. Sie können in einem informellen Stil mit einem freundlichen und fröhlichen Ton schreiben.

Informelle Treffen beinhalten:

• Brainstorming-Meeting
• Besprechung zur Problemlösung
• Schulung
• Check-in-Meeting
• Teambuilding-Meeting
• Kaffeegespräche 

Beispiel 3: E-Mail-Vorlage für Einladung zum Check-in-Meeting

Betreffzeile: Dringend. [Projektname]Updates. [Datum]

Liebe Teams,

Viele Grüße!

Es war angenehm und amüsant, Zeit mit Ihnen bezüglich zu arbeiten [Projektname]. Um unsere Pläne jedoch effektiv vorantreiben zu können, glaube ich, dass der richtige Zeitpunkt für uns gekommen ist, um über die erzielten Fortschritte zu berichten, und ich würde mich über die Gelegenheit freuen, Sie unter zu treffen [Lage]um die Angelegenheit weiter zu besprechen [Datum (und Uhrzeit].

Ich habe auch eine Liste aller Tagesordnungen beigefügt, die wir besprechen müssen. Vergessen Sie nicht, Ihren Aufgabenerledigungsbericht vorzubereiten. Bitte verwenden Sie diesen [Link]um mir mitzuteilen, ob du es schaffst. 

Bitte mailen Sie mir Ihre Bestätigung so schnell wie möglich.

Herzliche Grüße,

[Name]

[Berufsbezeichnung]

[Name der Firma]

Beispiel 4: Team buE-Mail-Vorlage für Einladungen

Liebe Teammitglieder,

Hiermit möchten wir Sie darüber informieren, dass die [Abteilungsname]organisiert a  Teambuilding-Meeting für alle unsere MitarbeiterMitglieder an  [Datum (und Uhrzeit]

Für die berufliche Weiterentwicklung ist das gemeinsame Wachsen von großer Bedeutung, und das geht nur, wenn wir als Team zusammenarbeiten, um unsere Fähigkeiten und Talente für bessere Leistungen einzusetzen. Aus diesem Grund fördert unsere Abteilung monatlich verschiedene Teambuilding-Aktivitäten.

Bitte kommen Sie und nehmen Sie an der Veranstaltung teil, damit wir auf Ihre Stimme hören können, wie wir uns verbessern können, um Sie besser zu unterstützen. Es werden auch einige sein Teambuilding-Spiele zusammen mit Getränken und leichten Erfrischungen werden vom Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Wir freuen uns auf lustige Momente bei diesem Teambuilding-Event, das so arrangiert wurde, dass es jedem von uns hilft, zu wachsen. Falls Sie der Meinung sind, dass Sie an diesem Treffen nicht teilnehmen können, teilen Sie dies bitte mit [Name des Koordinators] at [Telefonnummer]

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

[Berufsbezeichnung]

[Name der Firma]

#3. Einladungs-E-Mail für Gastredner

Eine Einladungs-E-Mail für Gastredner sollte Informationen enthalten, die für den Redner in Bezug auf das Treffen und die Gelegenheit zum Reden relevant sind. Es ist wichtig, dass die Redner wissen, wie sie zu Ihrer Veranstaltung beitragen können und welche Vorteile sie erhalten können, wenn sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen.

Beispiel 5: E-Mail-Vorlage für die Einladung eines Gastredners

sehr geehrter [Lautsprecher],

Wir hoffen, diese Nachricht erreicht Sie gut! Wir melden uns heute mit einer fantastischen Redegelegenheit für Ihre Kontemplation. Wir möchten Sie bitten, unser Ehrenredner für die zu sein [Besprechungsname], ein Ereignis konzentriert sich auf [Beschreibung des Zwecks und der Zielgruppe Ihrer Veranstaltung]. Das ganze [Besprechungsname]Team ist von Ihren Leistungen inspiriert und glaubt, dass Sie der perfekte Experte wären, um unser Publikum aus gleichgesinnten Fachleuten anzusprechen.

[Besprechungsname]wird stattfinden in [Ort, einschließlich Stadt und Bundesland] on [Termine]. Unsere Veranstaltung wird voraussichtlich bis zu ca [Anzahl der geschätzten Teilnehmer#]. Unser Ziel ist es[Ziele des Treffens] .

Wir glauben, dass Sie ein hervorragender Redner sind und Ihre Stimme angesichts Ihrer umfangreichen Arbeit eine entscheidende Ergänzung zu diesem Gespräch wäre [Fachgebiet].Sie können erwägen, Ihre Ideen bis zu [Dauer] Minuten zu präsentieren, die sich auf den Bereich beziehen [Meeting-Thema]. Sie können Ihren Vorschlag vor dem [Frist] senden und dem [Link] folgen, damit unser Team sich Ihre Ideen anhören und die Einzelheiten Ihres Vortrags im Voraus festlegen kann.

Sollten Sie verhindert sein, bitten wir Sie in jedem Fall, uns über [link] zu kontaktieren. Vielen Dank für Ihre Zeit und Überlegung, wir freuen uns auf eine positive Antwort von Ihnen.

Beste,
[Name]
[Berufsbezeichnung]
[Kontaktinformation]
[Adresse der Unternehmenswebsite]

#4. Webinar-Einladungs-E-Mail

Heutzutage veranstalten immer mehr Menschen Online-Meetings, da dies Zeit und Kosten spart, insbesondere für Teams, die remote arbeiten. Wenn Sie Konferenzplattformen verwenden, gibt es gut angepasste Einladungsnachrichten, die direkt vor Beginn des Meetings an Ihre Teilnehmer gesendet werden, wie z. B. die E-Mail-Vorlage für Zoom-Einladungen. Für ein virtuelles Webinar können Sie sich an dem folgenden Beispiel orientieren.

Hinweise: Verwenden Sie Schlüsselwörter wie „Herzlichen Glückwunsch“, „Bald“, „Perfekt“, „Update“, „Verfügbar“, „Letztendlich“, „Top“, „Sonderangebot“, „Machen Sie mit“, „Kostenlos“ usw.

Beispiel 6: E-Mail-Vorlage für Webinar-Einladungen

Betreffzeile: Herzlichen Glückwunsch! Du bist eingeladen zu [Webinar-Name]

sehr geehrter [Name des Kandidaten],

[Name der Firma]freut sich sehr, ein Webinar für [ Webinar-Thema] An [Datum] bei [Uhrzeit], erstreben [[Webinar-Zwecke]

Es ist eine gute Gelegenheit für Sie, enorme Vorteile von Ihren eingeladenen Experten im Bereich [Webinar-Themen] zu erhalten und kostenlose Geschenke zu erhalten. Unser Team ist so begeistert von Ihrer Anwesenheit.

Hinweis: Dieses Webinar ist beschränkt auf [Anzahl der Personen]. Um Ihren Platz zu sichern, registrieren Sie sich bitte [Verknüpfung] und teilen Sie es gerne mit Ihren Freunden. 

Ich hoffe dich dort zu sehen!

Ich wünsche ihnen einen wunderbaren Tag,

[Ihren Namen]

[Signature]

Fazit

Glücklicherweise gibt es im Internet viele Vorlagen für Einladungen zu Geschäftstreffen, die Sie in Sekundenschnelle anpassen und an Ihre Teilnehmer senden können. Vergessen Sie nicht, einige davon in Ihrer Cloud zu speichern, damit Sie Ihre E-Mail perfekt schreiben können, insbesondere in dringenden Fällen.

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Häufigste Fragen

Ref: Tatsächlich | Sherpany

Stichworte: Geschäftstreffen

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