Meetings spielen eine entscheidende Rolle in Unternehmen und Organisationen, da sie als Plattform dienen, um Probleme zu diskutieren und anzusprechen und interne Angelegenheiten zu verwalten, um den Fortschritt voranzutreiben. Um die Essenz dieser Versammlungen einzufangen, ob virtuell oder persönlich, Sitzungsprotokolle or Sitzungsprotokoll (MoM) sind entscheidend, um Notizen zu machen, wichtige besprochene Themen zusammenzufassen und getroffene Entscheidungen und Beschlüsse nachzuverfolgen.
Dieser Artikel führt Sie durch das Schreiben effektiver Besprechungsprotokolle, mit Beispielen und Vorlagen, die Sie verwenden können, sowie Best Practices, die Sie befolgen sollten.
Inhaltsverzeichnis
- Was sind Besprechungsprotokolle?
- Wer ist der Protokollant?
- So schreiben Sie Besprechungsprotokolle
- Beispiele für Besprechungsprotokolle (+ Vorlagen)
- Tipps zum Erstellen guter Besprechungsprotokolle
- Key Take Away
Hoffentlich hilft Ihnen dieser Artikel, das Schreiben von Sitzungsprotokollen nicht länger als Herausforderung zu empfinden. Und vergessen Sie nicht, bei jedem Ihrer Meetings kreativ und interaktiv zu sein, indem Sie:
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Was sind Besprechungsprotokolle?
Besprechungsprotokolle sind eine schriftliche Aufzeichnung der Diskussionen, Entscheidungen und Aktionspunkte, die während einer Besprechung stattfinden.
- Sie dienen als Nachschlagewerk und Informationsquelle für alle Teilnehmer und diejenigen, die nicht teilnehmen können.
- Sie tragen dazu bei, dass wichtige Informationen nicht vergessen werden und alle auf derselben Seite darüber sind, was besprochen wurde und welche Maßnahmen zu ergreifen sind.
- Sie sorgen auch für Rechenschaftspflicht und Transparenz, indem sie während des Treffens getroffene Entscheidungen und Zusagen dokumentieren.
Wer ist der Protokollant?
Der Protokollführer ist dafür verantwortlich, Diskussionen und Entscheidungen, die während des Meetings getroffen werden, genau aufzuzeichnen.
Sie können ein Verwaltungsbeamter, eine Sekretärin, ein Assistent oder Manager oder ein freiwilliges Teammitglied sein, das die Aufgabe ausführt. Es ist wichtig, dass der Protokollführer gut organisiert ist und Notizen macht und Diskussionen effektiv zusammenfassen kann.
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So schreiben Sie Besprechungsprotokolle
Für effektive Besprechungsprotokolle, Erstens sollten sie objektiv sein und eine sachliche Aufzeichnung des Treffens darstellen, und vermeiden Sie persönliche Meinungen oder subjektive Interpretationen von Diskussionen. Nächste, es sollte kurz, klar und leicht verständlich sein, Konzentrieren Sie sich nur auf die Hauptpunkte und vermeiden Sie unnötige Details. Endlich, es muss genau sein und sicherstellen, dass alle aufgezeichneten Informationen aktuell und relevant sind.
Lassen Sie uns mit den folgenden Schritten auf die Einzelheiten des Schreibens von Sitzungsprotokollen eingehen!
8 wesentliche Bestandteile des Sitzungsprotokolls
- Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens
- Liste der Teilnehmer und eventuelle Entschuldigungen für die Abwesenheit
- Tagesordnung und Zweck des Treffens
- Zusammenfassung der Diskussionen und getroffenen Entscheidungen
- Alle abgegebenen Abstimmungen und deren Ergebnisse
- Aktionspunkte, einschließlich der verantwortlichen Partei und der Frist für die Fertigstellung
- Alle nächsten Schritte oder Follow-up-Elemente
- Schlussbemerkungen oder Vertagung der Sitzung
Schritte zum Schreiben effektiver Besprechungsprotokolle
1/ Vorbereitung
Machen Sie sich vor dem Meeting mit der Agenda des Meetings und allen relevanten Hintergrundmaterialien vertraut. Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Werkzeuge wie Laptop, Notizblock und Stift haben. Es ist auch eine gute Idee, frühere Besprechungsprotokolle zu überprüfen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Informationen enthalten sind und wie sie formatiert werden.
2/ Notizen machen
Machen Sie während des Meetings klare und prägnante Notizen zu den Diskussionen und getroffenen Entscheidungen. Sie sollten sich darauf konzentrieren, wichtige Punkte, Entscheidungen und Aktionselemente festzuhalten, anstatt das gesamte Meeting wörtlich zu transkribieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Namen der Redner oder Schlüsselzitate sowie Aktionselemente oder Entscheidungen enthalten. Und vermeiden Sie es, Abkürzungen oder Kurzschriften zu verwenden, die andere nicht verstehen.
3/ Organisieren Sie das Protokoll
Überprüfen und organisieren Sie Ihre Notizen, um nach dem Meeting eine kohärente und prägnante Zusammenfassung Ihres Protokolls zu erstellen. Sie können Überschriften und Aufzählungszeichen verwenden, um das Protokoll leicht lesbar zu machen. Nehmen Sie keine persönlichen Meinungen oder subjektiven Interpretationen der Diskussion. Konzentrieren Sie sich auf die Fakten und das, was während des Meetings vereinbart wurde.
4/ Aufzeichnung der Details
Ihr Besprechungsprotokoll sollte alle relevanten Details wie Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer enthalten. Und erwähnen Sie alle wichtigen besprochenen Themen, Entscheidungen und zugewiesenen Aktionspunkte. Achten Sie darauf, alle Abstimmungen und das Ergebnis aller Diskussionen aufzuzeichnen.
5/ Aktionselemente
Stellen Sie sicher, dass Sie alle zugewiesenen Aktionspunkte auflisten, einschließlich der Verantwortlichen und der Frist für die Fertigstellung. Dies ist ein entscheidender Teil des Besprechungsprotokolls, da es sicherstellt, dass jeder seine Verantwortlichkeiten und den Zeitplan für deren Erledigung kennt.
6/ Überprüfung und Verteilung
Sie sollten das Protokoll auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen und alle erforderlichen Überarbeitungen vornehmen. Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Punkte und Entscheidungen notiert werden. Anschließend können Sie das Protokoll an alle Teilnehmer verteilen, entweder persönlich oder per E-Mail. Speichern Sie eine Kopie des Protokolls an einem zentralen Ort für einfachen Zugriff, z. B. auf einem freigegebenen Laufwerk oder einer Cloud-basierten Speicherplattform.
7/ Nachverfolgung
Stellen Sie sicher, dass die Aktionspunkte aus dem Meeting umgehend weiterverfolgt und abgeschlossen werden. Verwenden Sie das Protokoll, um den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass Entscheidungen umgesetzt werden. Es hilft Ihnen, die Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten und stellt sicher, dass das Meeting produktiv und effektiv ist.
Beispiele für Besprechungsprotokolle (+ Vorlagen)
1/ Beispiel für Besprechungsprotokolle: Einfache Besprechungsvorlage
Der Detaillierungsgrad und die Komplexität einfacher Besprechungsprotokolle hängen vom Zweck der Besprechung und den Anforderungen Ihrer Organisation ab.
Im Allgemeinen werden einfache Besprechungsprotokolle für interne Zwecke verwendet und müssen nicht so formell oder umfassend sein wie andere Arten von Besprechungsprotokollen.
Wenn Sie also dringenden Bedarf haben und sich das Meeting um einfache, nicht allzu wichtige Inhalte dreht, können Sie die folgende Vorlage verwenden:
| Titel des Meetings: [Meeting-Titel einfügen] Datum: [Datum einfügen] Zeitbedarf: [Zeit einfügen] Standort: [Ort einfügen] Teilnehmer: [Namen der Teilnehmer einfügen] Entschuldigung für Abwesenheit: [Namen einfügen] Agenda: [Tagesordnungspunkt 1 einfügen] [Tagesordnungspunkt 2 einfügen] [Tagesordnungspunkt 3 einfügen] Besprechungszusammenfassung: [Fügen Sie eine Zusammenfassung der Diskussionen und Entscheidungen ein, die während des Treffens getroffen wurden, einschließlich aller wichtigen Punkte oder Aktionspunkte.] Aktionselemente: [Fügen Sie eine Liste aller Aktionspunkte ein, die während des Meetings zugewiesen wurden, einschließlich der verantwortlichen Partei und der Frist für die Fertigstellung.] Nächste Schritte: [Fügen Sie alle nächsten Schritte oder Folgepunkte ein, die während des Meetings besprochen wurden.] Schlußbemerkungen: [Gegebenenfalls abschließende Bemerkungen oder Vertagung der Sitzung einfügen.] Unterzeichnet: [Unterschrift des Protokollführers einfügen] |
2/ Beispiel eines Sitzungsprotokolls: Vorlage für Vorstandssitzungen
Die Vorstandssitzungsprotokolle werden aufgezeichnet und an alle Mitglieder verteilt, um eine Aufzeichnung der getroffenen Entscheidungen und der Richtung der Organisation bereitzustellen. Daher sollte es klar, vollständig, detailliert und formal sein. Hier ist eine Vorlage für ein Vorstandssitzungsprotokoll:
| Titel des Meetings: Vorstandssitzung Datum: [Datum einfügen] Zeitbedarf: [Zeit einfügen] Standort: [Ort einfügen] Teilnehmer: [Namen der Teilnehmer einfügen] Entschuldigung für Abwesenheit: [Namen derjenigen einfügen, die sich für ihre Abwesenheit entschuldigt haben] Agenda: 1. Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung 2. Überprüfung des Finanzberichts 3. Diskussion des strategischen Plans 4. Alle anderen Geschäfte Besprechungszusammenfassung: 1. Genehmigung des vorherigen Sitzungsprotokolls: [Höhepunkte der vorherigen Sitzung einfügen, die überprüft und genehmigt wurden] 2. Überprüfung des Finanzberichts: [Höhepunkte der aktuellen Finanzlage und Empfehlungen für die zukünftige Finanzplanung einfügen] 3. Diskussion des strategischen Plans: [Fügen Sie ein, was der Vorstand besprochen und den strategischen Plan der Organisation aktualisiert hat] 4. Alle anderen Angelegenheiten: [Fügen Sie andere wichtige Angelegenheiten ein, die nicht auf der Tagesordnung standen] Aktionselemente: [Fügen Sie eine Liste aller Aktionspunkte ein, die während des Meetings zugewiesen wurden, einschließlich der verantwortlichen Partei und der Frist für die Fertigstellung] Nächste Schritte: Der Vorstand wird am [Datum einfügen] eine Folgesitzung abhalten. Schlußbemerkungen: Die Sitzung wird um [Uhrzeit einfügen] vertagt. Unterzeichnet: [Unterschrift des Protokollführers einfügen] |
Dies ist nur eine einfache Vorlage für Vorstandssitzungen, und je nach den Anforderungen Ihrer Sitzung und Organisation möchten Sie möglicherweise Elemente hinzufügen oder entfernen.
3/ Beispiel für Besprechungsprotokolle: Projektmanagement-Vorlage
Hier ist ein Beispiel für ein Besprechungsprotokoll für eine Projektmanagementvorlage:
| Titel des Meetings: Treffen des Projektmanagementteams Datum: [Datum einfügen] Zeitbedarf: [Zeit einfügen] Standort: [Ort einfügen] Teilnehmer: [Namen der Teilnehmer einfügen] Entschuldigung für Abwesenheit: [Namen derjenigen einfügen, die sich für ihre Abwesenheit entschuldigt haben] Agenda: 1. Überprüfung des Projektstatus 2. Besprechung von Projektrisiken 3. Überprüfung des Teamfortschritts 4. Alle anderen Geschäfte Besprechungszusammenfassung: 1. Überprüfung des Projektstatus: [Aktualisieren Sie den Fortschritt und heben Sie alle Probleme hervor, die behoben werden müssen] 2. Diskussion der Projektrisiken: [Potenzielle Risiken für das Projekt und einen Plan zur Minderung dieser Risiken einfügen] 3. Überprüfung des Teamfortschritts: [Überprüften Fortschritt einfügen und aufgetretene Probleme besprechen] 4 Alle anderen Angelegenheiten: [Fügen Sie andere wichtige Angelegenheiten ein, die nicht auf der Tagesordnung standen] Aktionselemente: [Fügen Sie eine Liste aller Aktionspunkte ein, die während des Meetings zugewiesen wurden, einschließlich der verantwortlichen Partei und der Frist für die Fertigstellung] Nächste Schritte: Das Team wird am [Datum einfügen] ein Folgetreffen abhalten. Schlußbemerkungen: Die Sitzung wird um [Uhrzeit einfügen] vertagt. Unterzeichnet: [Unterschrift des Protokollführers einfügen] |
Tipps zum Erstellen guter Besprechungsprotokolle
Machen Sie sich keinen Stress, jedes Wort zu erfassen, konzentrieren Sie sich auf die Protokollierung der wichtigsten Themen, Ergebnisse, Entscheidungen und Aktionspunkte. Führen Sie die Diskussionen auf einer Live-Plattform durch, damit Sie alle Wörter in einem großen Netz zusammenfassen können🎣 - AhaSlides' Idea Board ist ein intuitives und einfaches Werkzeug damit jeder schnell seine Ideen einreichen kann. So geht's:
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Schreib dein Diskussionsthema, und klicken Sie dann auf „Präsentieren“, damit alle Meeting-Teilnehmer teilnehmen und ihre Ideen einreichen können.
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Key Take Away
Der Zweck des Sitzungsprotokolls besteht darin, denjenigen, die nicht teilnehmen konnten, einen allgemeinen Überblick über die Sitzung zu geben und die Ergebnisse der Sitzung festzuhalten. Daher sollte das Protokoll strukturiert und leicht verständlich sein und die wichtigsten Informationen klar und prägnant hervorheben.
