Bist du ein Teilnehmer?

Besprechungsprotokolle: Bester Schreibleitfaden, Beispiele (+ kostenlose Vorlage) im Jahr 2023

Besprechungsprotokolle: Bester Schreibleitfaden, Beispiele (+ kostenlose Vorlage) im Jahr 2023

Arbeit

Jane Ng Februar 16 2023 6 min lesen

Meetings spielen eine entscheidende Rolle in Unternehmen und Organisationen, da sie als Plattform dienen, um Probleme zu diskutieren und anzusprechen und interne Angelegenheiten zu verwalten, um den Fortschritt voranzutreiben. Um die Essenz dieser Versammlungen einzufangen, ob virtuell oder persönlich, Sitzungsprotokolle sind entscheidend, um Notizen zu machen, wichtige besprochene Themen zusammenzufassen und getroffene Entscheidungen und Beschlüsse nachzuverfolgen.

Dieser Artikel führt Sie durch das Schreiben effektiver Besprechungsprotokolle, mit Beispielen und Vorlagen, die Sie verwenden können, sowie Best Practices, die Sie befolgen sollten.

Sitzungsprotokolle
Sitzungsprotokoll. Freepik.com

Hoffentlich hilft Ihnen dieser Artikel dabei, sich nicht länger der Herausforderung zu stellen, Sitzungsprotokolle zu schreiben. Und vergessen Sie nicht, bei jedem Ihrer Meetings kreativ und interaktiv zu sein mit:

Was sind Besprechungsprotokolle?

Besprechungsprotokolle sind eine schriftliche Aufzeichnung der Diskussionen, Entscheidungen und Aktionspunkte, die während einer Besprechung stattfinden. 

  • Sie dienen als Nachschlagewerk und Informationsquelle für alle Teilnehmer und diejenigen, die nicht teilnehmen können.
  • Sie tragen dazu bei, dass wichtige Informationen nicht vergessen werden und alle auf derselben Seite darüber sind, was besprochen wurde und welche Maßnahmen zu ergreifen sind.
  • Sie sorgen auch für Rechenschaftspflicht und Transparenz, indem sie während des Treffens getroffene Entscheidungen und Zusagen dokumentieren.

Wer ist der Protokollant?

Der Protokollführer ist dafür verantwortlich, Diskussionen und Entscheidungen, die während des Meetings getroffen werden, genau aufzuzeichnen.

Sie können ein Verwaltungsbeamter, eine Sekretärin, ein Assistent oder Manager oder ein freiwilliges Teammitglied sein, das die Aufgabe ausführt. Es ist wichtig, dass der Protokollführer gut organisiert ist und Notizen macht und Diskussionen effektiv zusammenfassen kann.

Flaches Scrum-Taskboard mit Händen von Teammitgliedern und farbigen Papieraufklebern. Eine Gruppe von Softwareentwicklern erstellt einen Arbeitsprojektplan mit Haftnotizen. Teamwork-Entwicklung, Sprint-Planungskonzept.

Unterhaltsame Meeting-Teilnahme mit AhaSlides

alternativer Text


Versammeln Sie die Leute zur gleichen Zeit

Anstatt zu jedem Tisch zu kommen und die Leute zu „kontrollieren“, falls sie nicht erscheinen, können Sie jetzt die Aufmerksamkeit der Leute auf sich ziehen und die Anwesenheit durch unterhaltsame interaktive Quiz mit AhaSlides überprüfen!


🚀 Erhalten Sie kostenlose Vorlagen ☁️

So schreiben Sie Besprechungsprotokolle

Für effektive Besprechungsprotokolle, es ist erstens, dass sie objektiv sind, eine sachliche Aufzeichnung des Treffens sein, und vermeiden Sie persönliche Meinungen oder subjektive Interpretationen von Diskussionen. Nächste, es sollte kurz, klar und leicht verständlich sein, Konzentrieren Sie sich nur auf die Hauptpunkte und vermeiden Sie unnötige Details. Endlich, es muss genau sein und sicherstellen, dass alle aufgezeichneten Informationen aktuell und relevant sind.

Lassen Sie uns mit den folgenden Schritten in die Details des Schreibens von Besprechungsprotokollen gehen!

8 wesentliche Bestandteile von Besprechungsprotokollen: 

  1. Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens
  2. Liste der Teilnehmer und eventuelle Entschuldigungen für die Abwesenheit
  3. Tagesordnung und Zweck des Treffens
  4. Zusammenfassung der Diskussionen und getroffenen Entscheidungen
  5. Alle abgegebenen Abstimmungen und deren Ergebnisse
  6. Aktionspunkte, einschließlich der verantwortlichen Partei und der Frist für die Fertigstellung
  7. Alle nächsten Schritte oder Follow-up-Elemente
  8. Schlussbemerkungen oder Vertagung der Sitzung

Schritte zum Schreiben effektiver Besprechungsprotokolle

1/ Vorbereitung

Machen Sie sich vor dem Meeting mit der Agenda des Meetings und allen relevanten Hintergrundmaterialien vertraut. Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Werkzeuge wie Laptop, Notizblock und Stift haben. Es ist auch eine gute Idee, frühere Besprechungsprotokolle zu überprüfen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Informationen enthalten sind und wie sie formatiert werden.

2/ Notizen machen

Machen Sie während des Meetings klare und prägnante Notizen zu den Diskussionen und getroffenen Entscheidungen. Sie sollten sich darauf konzentrieren, wichtige Punkte, Entscheidungen und Aktionselemente festzuhalten, anstatt das gesamte Meeting wörtlich zu transkribieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Namen der Redner oder Schlüsselzitate sowie Aktionselemente oder Entscheidungen enthalten. Und vermeiden Sie es, Abkürzungen oder Kurzschriften zu verwenden, die andere nicht verstehen.

3/ Organisieren Sie das Protokoll

Überprüfen und organisieren Sie Ihre Notizen, um nach dem Meeting eine kohärente und prägnante Zusammenfassung Ihres Protokolls zu erstellen. Sie können Überschriften und Aufzählungszeichen verwenden, um das Protokoll leicht lesbar zu machen. Nehmen Sie keine persönlichen Meinungen oder subjektiven Interpretationen der Diskussion. Konzentrieren Sie sich auf die Fakten und das, was während des Meetings vereinbart wurde.

4/ Aufzeichnung der Details

Ihr Besprechungsprotokoll sollte alle relevanten Details wie Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer enthalten. Und erwähnen Sie alle wichtigen besprochenen Themen, Entscheidungen und zugewiesenen Aktionspunkte. Achten Sie darauf, alle Abstimmungen und das Ergebnis aller Diskussionen aufzuzeichnen.

5/ Aktionselemente

Stellen Sie sicher, dass Sie alle zugewiesenen Aktionspunkte auflisten, einschließlich der Verantwortlichen und der Frist für die Fertigstellung. Dies ist ein entscheidender Teil des Besprechungsprotokolls, da es sicherstellt, dass jeder seine Verantwortlichkeiten und den Zeitplan für deren Erledigung kennt.

6/ Überprüfung und Verteilung

Sie sollten das Protokoll auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen und alle erforderlichen Überarbeitungen vornehmen. Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Punkte und Entscheidungen notiert werden. Anschließend können Sie das Protokoll an alle Teilnehmer verteilen, entweder persönlich oder per E-Mail. Speichern Sie eine Kopie des Protokolls an einem zentralen Ort für einfachen Zugriff, z. B. auf einem freigegebenen Laufwerk oder einer Cloud-basierten Speicherplattform.

7/ Nachverfolgung

Stellen Sie sicher, dass die Aktionspunkte aus dem Meeting umgehend weiterverfolgt und abgeschlossen werden. Verwenden Sie das Protokoll, um den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass Entscheidungen umgesetzt werden. Es hilft Ihnen, die Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten und stellt sicher, dass das Meeting produktiv und effektiv ist.

Beispiele für Besprechungsprotokolle (+ Vorlagen)

1/ Beispiel für Besprechungsprotokolle: Einfache Besprechungsvorlage

Der Detaillierungsgrad und die Komplexität einfacher Besprechungsprotokolle hängen vom Zweck der Besprechung und den Anforderungen Ihrer Organisation ab. 

Im Allgemeinen werden einfache Besprechungsprotokolle für interne Zwecke verwendet und müssen nicht so formell oder umfassend sein wie andere Arten von Besprechungsprotokollen. 

Wenn Sie also dringenden Bedarf haben und sich das Meeting um einfache, nicht allzu wichtige Inhalte dreht, können Sie die folgende Vorlage verwenden:

Titel des Meetings: [Meeting-Titel einfügen] 
Datum: [Datum einfügen] 
Uhrzeit: [Zeit einfügen] 
Standort: [Ort einfügen] 
Teilnehmer: [Namen der Teilnehmer einfügen] 
Entschuldigung für Abwesenheit: [Namen einfügen]

Agenda:
[Tagesordnungspunkt 1 einfügen]
[Tagesordnungspunkt 2 einfügen]
[Tagesordnungspunkt 3 einfügen]

Besprechungszusammenfassung:
[Fügen Sie eine Zusammenfassung der Diskussionen und Entscheidungen ein, die während des Treffens getroffen wurden, einschließlich aller wichtigen Punkte oder Aktionspunkte.]

Aktionselemente: 
[Fügen Sie eine Liste aller Aktionspunkte ein, die während des Meetings zugewiesen wurden, einschließlich der verantwortlichen Partei und der Frist für die Fertigstellung.]

Nächste Schritte: 
[Fügen Sie alle nächsten Schritte oder Folgepunkte ein, die während des Meetings besprochen wurden.]

Schlußbemerkungen: 
[Gegebenenfalls abschließende Bemerkungen oder Vertagung der Sitzung einfügen.]

Unterzeichnet: [Unterschrift des Protokollführers einfügen]

2/ Beispiel eines Sitzungsprotokolls: Vorlage für Vorstandssitzungen

Die Vorstandssitzungsprotokolle werden aufgezeichnet und an alle Mitglieder verteilt, um eine Aufzeichnung der getroffenen Entscheidungen und der Richtung der Organisation bereitzustellen. Daher sollte es klar, vollständig, detailliert und formal sein. Hier ist eine Vorlage für ein Vorstandssitzungsprotokoll:

Titel des Meetings: Vorstandssitzung
Datum: [Datum einfügen]
Uhrzeit: [Zeit einfügen]
Standort: [Ort einfügen]
Teilnehmer: [Namen der Teilnehmer einfügen]
Entschuldigung für Abwesenheit: [Namen derjenigen einfügen, die sich für ihre Abwesenheit entschuldigt haben]

Agenda:
1. Genehmigung des Protokolls der vorangegangenen Sitzung 
2. Überprüfung des Finanzberichts 
3. Diskussion des strategischen Plans
4. Alle anderen Geschäfte

Besprechungszusammenfassung:
1. Genehmigung des vorherigen Sitzungsprotokolls: [Höhepunkte der vorherigen Sitzung einfügen, die überprüft und genehmigt wurden]
2. Überprüfung des Finanzberichts: [Höhepunkte der aktuellen Finanzlage und Empfehlungen für die zukünftige Finanzplanung einfügen]
3. Diskussion des Strategieplans: [Einfügen, den der Vorstand diskutiert und den Strategieplan der Organisation aktualisiert hat]
4. Alle anderen Angelegenheiten: [Fügen Sie andere wichtige Angelegenheiten ein, die nicht auf der Tagesordnung standen]

Aktionselemente:
[Fügen Sie eine Liste aller Aktionspunkte ein, die während des Meetings zugewiesen wurden, einschließlich der verantwortlichen Partei und der Frist für die Fertigstellung]

Nächste Schritte:
Der Vorstand wird am [Datum einfügen] eine Folgesitzung abhalten.

Schlußbemerkungen:
Die Sitzung wird um [Uhrzeit einfügen] vertagt.

Unterzeichnet: [Unterschrift des Protokollführers einfügen]

Dies ist nur eine einfache Vorlage für Vorstandssitzungen, und je nach den Anforderungen Ihrer Sitzung und Organisation möchten Sie möglicherweise Elemente hinzufügen oder entfernen.

3/ Beispiel für Besprechungsprotokolle: Projektmanagement-Vorlage 

Hier ist ein Beispiel für ein Besprechungsprotokoll für eine Projektmanagementvorlage:

Titel des Meetings: Treffen des Projektmanagementteams 
Datum: [Datum einfügen]
Uhrzeit: [Zeit einfügen]
Standort: [Ort einfügen]
Teilnehmer: [Namen der Teilnehmer einfügen]
Entschuldigung für Abwesenheit: [Namen derjenigen einfügen, die sich für ihre Abwesenheit entschuldigt haben]

Agenda:
1. Überprüfung des Projektstatus
2. Besprechung von Projektrisiken
3. Überprüfung des Teamfortschritts
4. Alle anderen Geschäfte

Besprechungszusammenfassung:
1. Überprüfung des Projektstatus: [Jede Aktualisierung des Fortschritts einfügen und alle Probleme hervorheben, die angegangen werden müssen]
2. Diskussion der Projektrisiken: [Potenzielle Risiken für das Projekt und einen Plan zur Minderung dieser Risiken einfügen]
3. Überprüfung des Teamfortschritts: [Überprüften Fortschritt einfügen und aufgetretene Probleme besprechen]
4 Alle anderen Angelegenheiten: [Fügen Sie andere wichtige Angelegenheiten ein, die nicht auf der Tagesordnung standen]

Aktionselemente:
[Fügen Sie eine Liste aller Aktionspunkte ein, die während des Meetings zugewiesen wurden, einschließlich der verantwortlichen Partei und der Frist für die Fertigstellung]

Nächste Schritte:
Das Team wird am [Datum einfügen] ein Folgetreffen abhalten.

Schlußbemerkungen:
Die Sitzung wird um [Uhrzeit einfügen] vertagt.

Unterzeichnet: [Unterschrift des Protokollführers einfügen]

Key Take Away

Der Zweck des Sitzungsprotokolls besteht darin, denjenigen, die nicht teilnehmen konnten, einen allgemeinen Überblick über die Sitzung zu geben und die Ergebnisse der Sitzung festzuhalten. Daher sollte das Protokoll strukturiert und leicht verständlich sein und die wichtigsten Informationen klar und prägnant hervorheben.