Πόσες φορές έχετε ευχηθεί να είχατε μιλήσει και δεν το κάνατε; Ή έχετε νιώσει ότι οι άνθρωποι σας πατούν από πάνω; Η δυναμική επικοινωνία είναι η δεξιότητα να λέτε αυτά που σκέφτεστε, νιώθετε και χρειάζεστε, με σαφήνεια και σεβασμό. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι, τα τρία «C» που την πλαισιώνουν και πέντε πρακτικές δεξιότητες με παραδείγματα φράσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στην εργασία σας σήμερα.
Τι είναι η δυναμική επικοινωνία;
Η δυναμική επικοινωνία είναι ένα στυλ επικοινωνίας όπου υπερασπίζεστε τα δικά σας δικαιώματα και απόψεις, σεβόμενοι παράλληλα τα δικαιώματα και τις απόψεις των άλλων. Mayo Clinic το περιγράφει ως άμεσο και σεβαστό, και σημειώνει ότι σας δίνει την καλύτερη ευκαιρία να περάσετε το μήνυμά σας, επειδή οι άνθρωποι δεν είναι απασχολημένοι με το να αντιδρούν στην ομιλία σας.
Συνήθως διακρίνονται τέσσερα στυλ, όπως Επίλυση της Σκωτικής Σύγκρουσης εξηγεί:
- Παθητικός: να συμβαδίζετε με τους άλλους για να αποφύγετε τις συγκρούσεις, ακόμα και όταν σας κοστίζει αυτό που θέλετε. Η δυσαρέσκεια συχνά συσσωρεύεται.
- Επιθετικός: αντιπαραθετικός ή απαιτητικός, με ελάχιστο σεβασμό για τα συναισθήματα ή τη συμβολή των άλλων.
- Παθητική-επιθετική: να μην λες αυτό που εννοείς και να δείχνεις έμμεσα απογοήτευση μέσω σαρκασμού ή αποφυγής.
- Κατηγορηματικός: σαφή, ειλικρινή και με σεβασμό, ώστε να αισθάνονται ότι και οι δύο πλευρές ακούγονται.
Η αυτοπεποίθηση είναι μια δεξιότητα που μαθαίνεται, όχι ένας τύπος προσωπικότητας. Και τα δύο άτομα σε μια συζήτηση μπορούν να φύγουν με τις ανάγκες τους αναγνωρισμένες, γι' αυτό και προστατεύει τις σχέσεις καλύτερα από το να υποχωρήσουν ή να τσακωθούν.
Τα 3 C της δυναμικής επικοινωνίας
Ο έλεγχος, η σαφήνεια και η αυτοπεποίθηση σάς δίνουν ένα πλαίσιο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πριν από οποιαδήποτε δύσκολη συζήτηση.
- Ελεγχος. Σε μια τεταμένη στιγμή είναι εύκολο να πεις κάτι για το οποίο μετανιώνεις. Εκπνεύστε αργά πριν απαντήσετε και ακούστε χωρίς να κρίνετε. Μια σύντομη παύση σας κρατάει υπό έλεγχο τη συζήτηση.
- Σαφήνεια. Η ασαφής ή σαρκαστική γλώσσα προκαλεί παρεξηγήσεις. Πείτε αυτό που χρειάζεστε ή σκέφτεστε άμεσα, χρησιμοποιώντας δηλώσεις "εγώ", και μην αφήνετε περιθώρια για ανάμεικτα μηνύματα.
- Αυτοπεποίθηση. Να γνωρίζετε τα γεγονότα και την αξία σας και να αφήνετε τον τόνο και τη γλώσσα του σώματός σας να ταιριάζουν. Η προετοιμασία είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να νιώσετε μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση.
5 δεξιότητες για την εξάσκηση της δυναμικής επικοινωνίας
Κάθε περίπτωση είναι διαφορετική, αλλά αυτές οι πέντε δεξιότητες εφαρμόζονται στις περισσότερες συζητήσεις στον χώρο εργασίας.
1. Χρησιμοποιήστε δηλώσεις "εγώ"
Δηλώσεις του τύπου «Εσύ» όπως «Ποτέ δεν τηρείς τις προθεσμίες» ακούγονται σαν να κατηγορείς, και οι άνθρωποι υπερασπίζονται τον εαυτό τους αντί να ακούν. Mayo Clinic συνιστά δηλώσεις τύπου «εγώ», οι οποίες λένε στους άλλους τι σκέφτεστε ή αισθάνεστε χωρίς να ακούγονται κατηγορηματικές. Παραδείγματα: πείτε «Διαφωνώ» αντί για «Κάνεις λάθος» και «Θα ήθελα να με βοηθήσεις με αυτό» αντί για «Πρέπει να το κάνεις αυτό».
Ένα απλό μοτίβο είναι: Νιώθω [αίσθημα] όταν [κατάσταση], επειδή [λόγος]. Θα ήθελα [αίτημα]. Παραδείγματα:
- Παροχή σχολίων: «Πιστεύω ότι οι συναντήσεις μας θα μπορούσαν να είναι πιο παραγωγικές αν παραμέναμε στην ημερήσια διάταξη.»
- Ζητώντας βοήθεια: «Νιώθω καταβεβλημένος με αυτό το έργο. Μπορείτε να με βοηθήσετε με την αναφορά πελάτη;»
- Ανάθεση: «Θα σας εκτιμούσα αν μπορούσατε να επικοινωνήσετε με τους πελάτες σχετικά με την αλλαγή της προθεσμίας.»
- Καθορισμός ορίου: «Χρειάζομαι ειδοποίηση μιας ημέρας για αλλαγές στο πρόγραμμα, ώστε να μπορέσω να τις αντιμετωπίσω.»
- Διαφωνώντας: «Διαφωνώ με αυτήν την προσέγγιση επειδή, από την εμπειρία μου, προσθέτει μια εβδομάδα στο χρονοδιάγραμμα.»
2. Διατηρήστε σταθερή οπτική επαφή
Η οπτική επαφή σηματοδοτεί ότι πιστεύετε αυτά που λέτε και δεν φοβάστε να τα υποστηρίξετε. Μπορεί να σας φαίνεται αφύσικο αν συνήθως κοιτάτε κάτω ή γύρω από το δωμάτιο. Ξεκινήστε με λίγα δευτερόλεπτα κάθε φορά και αυξήστε το βλέμμα σας. Αν ένα πλήρες βλέμμα σας φαίνεται πολύ έντονο, κοιτάξτε τη γέφυρα της μύτης ή ανάμεσα στα μάτια. Η κουλτούρα έχει σημασία εδώ: σε ορισμένους πολιτισμούς η παρατεταμένη άμεση οπτική επαφή μπορεί να σας φαίνεται αγενής, οπότε προσαρμόστε το άτομο μπροστά σας.
3. Μιλήστε με σταθερό, σίγουρο τόνο
Το μήνυμά σας αξίζει να ακουστεί καθαρά, αντί να μουρμουρίζετε στις σημειώσεις σας. Μιλήστε με σταθερή ένταση και ρυθμό και κάντε παύσεις μεταξύ των σημείων. Αν σας πιάσει νευρικότητα, πάρτε μια αργή ανάσα πριν ξεκινήσετε. Μια ήρεμη, ομοιόμορφη φωνή λέει στους ακροατές ότι έχετε το δικαίωμα να ακουστείτε και λειτουργεί καλύτερα από μια πιο δυνατή.
4. Προτείνετε λύσεις, όχι μόνο προβλήματα
Είναι δίκαιο να εκφράζετε μια ανησυχία. Ο συνδυασμός της με μια πρόταση δείχνει ότι είστε με το μέρος της ομάδας. Εάν μια προθεσμία φαίνεται πολύ σύντομη, προσφερθείτε να αναθέσετε ξανά δύο εργασίες αντί να λέτε απλώς ότι είναι αδύνατο. Περισσότερα παραδείγματα:
- Τα έργα συνεχίζουν να παρουσιάζουν υστέρηση: προτείνετε ένα κοινόχρηστο πρόγραμμα παρακολούθησης με εβδομαδιαίους ελέγχους.
- Οι συναντήσεις μοιάζουν άτονες: προτείνετε ένα διάλειμμα από τον πάγο ή μια σύντομη διαδραστική συνάντηση κουίζ να τα ανοίξετε.
- Οι ομάδες δεν επικοινωνούν μεταξύ τους: προτείνετε μια ενημέρωση μεταξύ των ομάδων ανά δεκαπενθήμερο.
- Ο φόρτος εργασίας φαίνεται ανομοιόμορφος: ζητήστε έλεγχο εργασιών, ώστε οι αρμοδιότητες να είναι σαφείς.
- Οι προϋπολογισμοί συνεχίζουν να υπερβαίνουν τα όρια: προτείνετε έγκαιρες εκτιμήσεις και σημεία ελέγχου έγκρισης για μεγάλες δαπάνες.
5. Σεβαστείτε τις απόψεις των άλλων ανθρώπων
Η αυτοπεποίθηση δεν έχει να κάνει με τη νίκη. Η ενεργητική ακρόαση είναι αυτή που την κάνει να λειτουργεί: αφήστε στην άκρη την κρίση, ακούστε ολόκληρο το θέμα πριν σχεδιάσετε την απάντησή σας και παρατηρήστε τον τόνο και τη γλώσσα του σώματος. Όταν τελειώσουν, ευχαριστήστε τους. Το να ακούτε δεν σημαίνει ότι συμφωνείτε. Σημαίνει ότι λύνετε το πρόβλημα με όλα τα δεδομένα που υπάρχουν. Οι άνθρωποι που αισθάνονται ότι σας ακούνε είναι πιο δεκτικοί όταν εκφράζετε τη δική σας άποψη.
Εξασκηθείτε στην δυναμική επικοινωνία με την ομάδα σας
Το διάβασμα για την αυτοπεποίθηση βοηθάει, αλλά η εξάσκηση είναι αυτή που αλλάζει τις συνήθειες. Ένα σύντομο ζωντανό κουίζ είναι ένας τρόπος χαμηλής πίεσης για να διεξάγετε ένα εργαστήριο: κάθε άτομο απαντά στο τηλέφωνό του και στη συνέχεια η ομάδα συζητά γιατί μια απάντηση είναι δυναμική και οι άλλες είναι παθητικές ή επιθετικές. Τα δείγματα διαφανειών παρακάτω προέρχονται από μια εξάσκηση τριών ερωτήσεων.
Αντιγράψτε την τράπουλα, αντικαταστήστε τα σενάρια με άλλα από τον δικό σας χώρο εργασίας και εκτελέστε τα στην επόμενη ομαδική σας συνεδρία.
Βασικά καραβάνια
- Η δυναμική επικοινωνία είναι άμεση και με σεβασμό, και βρίσκεται ανάμεσα σε παθητικά και επιθετικά στυλ.
- Χρησιμοποιήστε δηλώσεις «εγώ», σταθερή οπτική επαφή, ομοιόμορφο τόνο, λύσεις παράλληλα με προβλήματα και πραγματική ακρόαση.
- Εξασκηθείτε πρώτα σε περιβάλλοντα χαμηλού διακυβεύματος, όπως σε ένα ομαδικό κουίζ, ώστε οι φράσεις να βγαίνουν φυσικά όταν έχουν σημασία.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι τα κύρια συστατικά της δυναμικής επικοινωνίας;
Μια συνηθισμένη δομή για ένα δυναμικό μήνυμα έχει τέσσερα μέρη: περιγράψτε την κατάσταση, πείτε πώς αισθάνεστε, εξηγήστε γιατί και διατυπώστε ένα σαφές αίτημα. Για παράδειγμα: «Όταν οι προθεσμίες μεταβάλλονται χωρίς προειδοποίηση, νιώθω πιεσμένος, επειδή σχεδιάζω την εβδομάδα μου γύρω από αυτές. Θα μπορούσαμε να συμφωνήσουμε σε μια προειδοποίηση μιας ημέρας;»
Τι είναι η δυναμική επικοινωνία;
Είναι ένας τρόπος επικοινωνίας που εκφράζει τις σκέψεις, τα συναισθήματα και τις ανάγκες σας με έναν τρόπο που δείχνει αυτοπεποίθηση, ευθύτητα και σεβασμό. Mayo Clinic το αποκαλεί άμεσο και σεβαστό.
Ποια είναι τα συνηθισμένα εμπόδια στην αυτοπεποίθηση;
Τυπικά εμπόδια μπορεί να περιλαμβάνουν τον φόβο της σύγκρουσης, τη χαμηλή αυτοεκτίμηση, την τελειομανία, την άκαμπτη σκέψη και την έλλειψη εκμάθησης των δεξιοτήτων. Τα περισσότερα από αυτά υποχωρούν με την εξάσκηση, ξεκινώντας από συζητήσεις χαμηλού διακυβεύματος.
Πώς μπορώ να είμαι δυναμικός χωρίς να είμαι αγενής;
Εστιάστε στις δικές σας ανάγκες και συναισθήματα με δηλώσεις του «εγώ», διατηρήστε τον τόνο σας ήρεμο και αναγνωρίστε το σημείο του άλλου ατόμου πριν εκφράσετε το δικό σας.
