Μια σύγκρουση συμφερόντων είναι ένα ιδιωτικό συμφέρον που θα μπορούσε να επηρεάσει, ή θα μπορούσε να φαίνεται ότι επηρεάζει, τον τρόπο με τον οποίο κάνετε την εργασία σας. Η ύπαρξη μιας τέτοιας σύγκρουσης δεν αποτελεί παράπτωμα. Το πρόβλημα είναι η απόκρυψή της.
η 2024 Έκθεση ACFE προς τα Έθνη μελέτησαν 1,921 υποθέσεις επαγγελματικής απάτης και διαπίστωσαν ότι το 48% αφορούσε κάποια μορφή διαφθοράς, μια κατηγορία που περιλαμβάνει και τις συγκρούσεις συμφερόντων. Αυτό είναι ένα ποσοστό διαφθοράς, όχι ένα ποσοστό σύγκρουσης συμφερόντων, αλλά δείχνει τι διακυβεύεται όταν ένα ιδιωτικό συμφέρον μένει άγνωστο.
Παρακάτω παρατίθενται 20 καταστάσεις σε 4 ομάδες των 5: χρήματα, οικογένεια, εξωτερική εργασία, δώρα και επισκέψεις. Κάθε μία εξηγεί γιατί μετράει και τι πρέπει να αποκαλυφθεί. Καμία δεν αποτελεί απόφαση. Η πολιτική του εργοδότη σας αποφασίζει, επομένως κάθε μία καταλήγει με την ίδια συμβουλή: ελέγξτε την πολιτική σας και ρωτήστε.
Το τεστ, σε τρεις γραμμές
- Ρωτήστε: θα μπορούσε ένα λογικό άτομο να πιστεύει ότι αυτό επηρεάζει την κρίση σας;
- Αν ναι, πες το σε κάποιον πριν δράσεις, όχι μετά.
- Αφήστε τον διευθυντή σας ή την ομάδα συμμόρφωσης να αποφασίσει και κάντε ένα βήμα πίσω μέχρι να το κάνουν.
Οι ομοσπονδιακοί κανόνες των ΗΠΑ χρησιμοποιούν την ίδια ιδέα. 5 CFR 2635.502 ερωτά εάν, σε περιπτώσεις όπως το οικονομικό συμφέρον ενός μέλους του νοικοκυριού ή μια καλυπτόμενη σχέση, ένα λογικό άτομο με γνώση των σχετικών γεγονότων θα αμφισβητούσε την αμεροληψία του εργαζομένου, και 5 CFR 2635.402 καλύπτει οικονομικά συμφέροντα που θα επηρεάζονταν από ένα θέμα στο οποίο εργάζεται ο εργαζόμενος. Αυτοί οι κανόνες δεσμεύουν μόνο τους υπαλλήλους της ομοσπονδιακής εκτελεστικής εξουσίας των ΗΠΑ. Για όλους τους άλλους, η πολιτική του εργοδότη είναι το πρότυπο.
Γύρος 1: χρήματα και επενδύσεις
Σετ 1: πέντε οικονομικές καταστάσεις
- Κατέχετε μετοχές σε έναν προμηθευτή που υποβάλλει προσφορά για το συμβόλαιο της ομάδας σας. Το κέρδος ή η ζημία σας θα μπορούσε να εξαρτηθεί από την απόφαση. Αποκαλύψτε την κατοχή στον διευθυντή σας ή στην ομάδα συμμόρφωσης και απομακρυνθείτε από την επιλογή σας.
- Μια επιχείρηση στην οποία είστε συνιδιοκτήτης υποβάλλει προσφορά. Ακόμα και ένα μικρό ποντάρισμα μετράει, επειδή τα χρήματα εξακολουθούν να φτάνουν σε εσάς. Αποκαλύψτε το ποντάρισμα γραπτώς πριν από το άνοιγμα της προσφοράς και μείνετε μακριά από την αξιολόγηση.
- Αναλαμβάνεις μια δεύτερη δουλειά σε έναν ανταγωνιστή. Μπορεί να έχετε πληροφορίες που τους βοηθούν ή να νιώθετε ότι βρίσκεστε σε δίλημμα ανάμεσα σε δύο εργοδότες. Ενημερώστε τον διευθυντή σας πριν αποδεχτείτε την αίτησή σας και ρωτήστε αν το επιτρέπει η πολιτική.
- Ένας πωλητής σας προσφέρει ένα δάνειο ή μια ευνοϊκή συμφωνία. Ένα χρέος προς έναν προμηθευτή μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο που τον αντιμετωπίζετε. Αρνηθείτε το ή αποκαλύψτε το και αφήστε τη συμμόρφωση να αποφασίσει.
- Συμβουλεύετε μια εταιρεία στην οποία έχετε επενδύσει. Θα μπορούσατε να κατευθύνετε τις συμβουλές προς τη δική σας απόδοση. Αποκαλύψτε την επένδυση στο άτομο που ζήτησε τις συμβουλές.
Η επιλογή μας: ο προμηθευτής του οποίου είστε συνιδιοκτήτης. Είναι η περίπτωση που οι άνθρωποι συνήθως υποθέτουν ότι είναι εντάξει, επειδή «είναι μόνο ένα μικρό μερίδιο».
Γύρος 2: Οικογένεια και σχέσεις
Σετ 2: πέντε καταστάσεις σχέσης
- Σου ζητείται να προσλάβεις τον ξάδερφό σου. Η κρίση σας για τον υποψήφιο μπορεί να είναι προκατειλημμένη, και άλλοι μπορεί να το πιστεύουν. Αποκαλύψτε τη σχέση και αφήστε κάποιον άλλο να διευθύνει τη διαδικασία.
- Γίνεσαι ο διαχειριστής του συνεργάτη σου. Θα ορίζατε την αμοιβή, τις αξιολογήσεις και το φόρτο εργασίας τους. Ενημερώστε το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού αμέσως μόλις συμβεί και ρωτήστε για αλλαγή στη γραμμή αναφοράς.
- Θα μπορούσατε να αναθέσετε ένα συμβόλαιο στην εταιρεία ενός φίλου. Η φιλία μπορεί να επηρεάσει την απόφαση ή να φαίνεται ότι το έκανε. Αποκαλύψτε την και δώστε την απόφαση σε κάποιον άλλο.
- Ο/Η σύζυγός σας εργάζεται για έναν πελάτη που διαχειρίζεστε. Ο καθένας από εσάς μπορεί να μάθει πράγματα για τον εργοδότη του άλλου. Αποκαλύψτε τα στον διευθυντή σας, ώστε ο λογαριασμός να μπορεί να διαχειριστεί αυτό το θέμα.
- Ένας στενός φίλος υποβάλλει αίτηση για μια θέση και εσύ συμμετέχεις στην επιτροπή συνέντευξης. Συμβαίνει σε κάθε χώρο εργασίας. Ενημερώστε τον πρόεδρο της επιτροπής πριν από τις συνεντεύξεις και κατεβείτε από την επιτροπή για τον υποψήφιο.
Η επιλογή μας: ο φίλος στην κριτική επιτροπή. Συμβαίνει σε κάθε χώρο εργασίας, χρειάζονται δέκα δευτερόλεπτα για να το πεις, και σας προστατεύει και τους δύο.
Γύρος 3: εξωτερική εργασία και ρόλοι
Σετ 3: πέντε καταστάσεις εκτός εργασίας
- Εργάζεσαι ως ελεύθερος επαγγελματίας για λογαριασμό ανταγωνιστή ενός πελάτη. Κάθε πλευρά θα μπορούσε εύλογα να αμφισβητήσει την αφοσίωσή σας. Αποκαλύψτε το στον διευθυντή σας και ελέγξτε την πολιτική για την εξωτερική εργασία.
- Διατηρείτε μια παράλληλη επιχείρηση κατά τη διάρκεια του ωραρίου εργασίας. Ο χρόνος και η προσοχή σας ανήκουν στον εργοδότη σας. Αποκαλύψτε την επιχείρηση και συμφωνήστε τι επιτρέπεται και πότε.
- Σας προσκαλούμε να μιλήσετε σε ένα συνέδριο και σας προσφέρεται αμοιβή. Ο διοργανωτής μπορεί να είναι προμηθευτής ή πελάτης. Ενημερώστε τον διευθυντή σας πριν αποδεχτείτε την προσφορά και ρωτήστε αν η αμοιβή είναι δική σας.
- Σας ζητείται να γίνετε μέλος του διοικητικού συμβουλίου ενός άλλου οργανισμού. Τα συμφέροντά του ενδέχεται να συμπίπτουν με αυτά του εργοδότη σας. Κοινοποιήστε το στον διευθυντή σας και αποκλείστε τον εαυτό σας από οποιοδήποτε θέμα αφορά αυτόν τον οργανισμό.
- Χρησιμοποιείτε εμπιστευτικές πληροφορίες για ένα προσωπικό έργο. Οι πληροφορίες που διατηρείτε λόγω της εργασίας σας δεν είναι δικές σας για να τις χρησιμοποιήσετε αλλού. Μην τις χρησιμοποιήσετε και, αν το έχετε ήδη κάνει, ενημερώστε τον διευθυντή σας.
Η επιλογή μας: η παράλληλη εργασία στον ωράριο εργασίας. Ξεκινάει λίγο, με ένα email ή ένα τηλεφώνημα, και είναι αυτό που οι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να φανταστούν να κάνουν.
Δύο παραδείγματα στο Ηνωμένο Βασίλειο δείχνουν την ίδια ιδέα στο δίκαιο και στον δημόσιο τομέα, και κανένα από τα δύο δεν αποτελεί κανόνα για τους υπαλλήλους του ιδιωτικού τομέα γενικά. Δημοσιοϋπαλληλικός Κώδικας λέει ότι οι δημόσιοι υπάλληλοι δεν πρέπει να καταχρώνται την επίσημη θέση τους, για παράδειγμα χρησιμοποιώντας πληροφορίες που αποκτούν κατά την άσκηση των καθηκόντων τους για την προώθηση των ιδιωτικών τους συμφερόντων ή των συμφερόντων άλλων. Και άρθρο 175 του Νόμου περί Εταιρειών του 2006 αναφέρει ότι ένας διευθυντής εταιρείας πρέπει να αποφεύγει μια κατάσταση στην οποία έχει ή μπορεί να έχει συμφέρον που συγκρούεται ή ενδεχομένως να συγκρουστεί με τα συμφέροντα της εταιρείας, εκτός εάν οι διευθυντές το έχουν επιτρέψει.
Γύρος 4: δώρα, φιλοξενία και θέσεις στο διοικητικό συμβούλιο
Σετ 4: πέντε καταστάσεις με δώρα και χαρτόνι
- Ένας πωλητής στέλνει ένα καλάθι με τα χριστουγεννιάτικα είδη. Ένα ευχαριστώ μπορεί να γίνει προσδοκία. Αποκαλύψτε το και ρωτήστε αν θα το ανταποδώσετε, αν θα το μοιραστείτε με την ομάδα ή αν θα το κρατήσετε.
- Ένας πλειοδότης σας προσφέρει εισιτήρια κατά τη διάρκεια μιας προσφοράς. Το πρόβλημα είναι ο χρόνος. Απορρίψτε ή αποκαλύψτε την προσφορά και αφήστε τη συμμόρφωση να αποφασίσει πριν από τη λήξη της προσφοράς.
- Ένας προμηθευτής κάνει ένα δώρο σε έναν υπεύθυνο λήψης αποφάσεων. Μπορεί να μοιάζει με προσπάθεια εξαγοράς μιας απόφασης. Καταγράψτε το και απομακρύνετε τον υπεύθυνο λήψης αποφάσεων από τις αποφάσεις του προμηθευτή, εάν το δώρο είναι μεγάλο.
- Μένεις μέλος ενός διοικητικού συμβουλίου φιλανθρωπικού οργανισμού που αγοράζει από έναν από τους προμηθευτές σου. Δύο ομάδες πιστών συναντιούνται σε μία απόφαση. Δηλώστε τον σύνδεσμο στον πίνακα και αποχωρήστε από την αίθουσα όταν ψηφίσει.
- Η αμοιβή ενός ομιλητή προέρχεται από μια εταιρεία από την οποία αγοράζετε. Η πληρωμή από έναν προμηθευτή στην πράξη αποτελεί δώρο. Αποκαλύψτε το πριν το αποδεχτείτε.
Η επιλογή μας: εισιτήρια από έναν πλειοδότη κατά τη διάρκεια ενός διαγωνισμού. Φαίνεται ακίνδυνο και είναι η κατάσταση όπου μια αντιληπτή σύγκρουση προκαλεί τη μεγαλύτερη ζημιά.
Σχετικά με τα δώρα, ο ομοσπονδιακός κανόνας, 5 CFR 2635.202, αναφέρει ότι, εκτός από τις περιπτώσεις που προβλέπονται σε αυτό το υποτμήμα, ένας εργαζόμενος δεν μπορεί να δεχτεί δώρο από απαγορευμένη πηγή ή δώρο που δίνεται λόγω της επίσημης θέσης του. Αφορά ομοσπονδιακούς υπαλλήλους των ΗΠΑ. Οι ιδιωτικοί εργοδότες θέτουν τα δικά τους όρια, επομένως αναζητήστε μια πολιτική για τα δώρα και τη φιλοξενία πριν την αποδεχτείτε.
Πώς να αποκαλύψετε και να διαχειριστείτε μια σύγκρουση
- Πείτε το νωρίς και γραπτώς. Ένα email προς τον διευθυντή σας ή την ομάδα συμμόρφωσης αποτελεί αρχείο.
- Περιγράψτε το ενδιαφέρον, όχι μόνο το γεγονός. Το «Ο αδερφός μου είναι ιδιοκτήτης της εταιρείας» είναι καλύτερο από το «Τους ξέρω».
- Κάντε ένα βήμα πίσω από την απόφαση. Μην ψηφίσετε, μην το αξιολογήσετε ή μην δώσετε συμβουλές μέχρι να καταγραφεί το αποτέλεσμα.
- Αφήστε τον διευθυντή σας ή την ομάδα συμμόρφωσης να καταγράψει το αποτέλεσμα. Η απόφαση είναι δική τους, όχι δική σας.
- Αναθεωρήστε το όταν αλλάξουν τα πράγματα. Ένας νέος ρόλος, μια νέα προσφορά ή μια νέα μετοχή μπορούν να μετατρέψουν μια παλιά συμφωνία σε σύγκρουση.
Θυμηθείτε το στοιχείο της ACFE: το 48% των 1,921 υποθέσεων που μελέτησε αφορούσαν διαφθορά. Μια σύγκρουση που δηλώνεται νωρίς είναι πολύ πιο εύκολη στη διαχείριση από μια που ανακαλύπτεται αργότερα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς να καταστεί ασφαλής η καταγγελία, ανατρέξτε στον οδηγό μας για το ανώνυμη έρευνα και η ανάρτησή μας στο η παγίδα συμμόρφωσης.
Τρόποι για να φιλοξενήσετε αυτήν τη συνεδρία ως ομαδική
Μια πολιτική που διαβάζεται μία φορά ξεχνιέται. Μια σύντομη ζωντανή συνεδρία κάνει τους ανθρώπους να πουν τι θα έκαναν.
- Επιλέξτε την απάντηση: Βάλτε μια κατάσταση στην οθόνη και ρωτήστε «Είναι σύγκρουση αυτή; Ναι, όχι, ή αποκαλύψτε και ρωτήστε». Δείξτε τη διάσπαση και, στη συνέχεια, συζητήστε τα παραδείγματα όπου οι άνθρωποι διαφώνησαν.
- Word Cloud: Ρωτήστε «Τι θα σας έκανε να διστάσετε να αποκαλύψετε;» Οι μεγαλύτερες λέξεις είναι τα εμπόδια που πρέπει να διορθωθούν.
- Κλίμακα αξιολόγησης: ρωτήστε «Πόσο σαφής είναι η πολιτική μας περί σύγκρουσης συμφερόντων;» πριν και μετά τη συνεδρία.
- Ανοιχτού Τύπου, Ανώνυμο: Ζητήστε ένα σενάριο που έχει αντιμετωπίσει η ομάδα σας και συζητήστε το χωρίς ονόματα.
- Ερωτήσεις και απαντήσεις, ανώνυμος: ανοίξτε το για τις ερωτήσεις που οι άνθρωποι δεν θα κάνουν φωναχτά. Το δικό μας συμβουλές για μια επιτυχημένη συνεδρία ερωτήσεων και απαντήσεων να σας βοηθήσει να το λειτουργήσετε σωστά.
Χρησιμοποιήστε τις 20 παραπάνω περιπτώσεις ως ερωτήσεις σας. Αν θέλετε διαφάνειες έτοιμες για προσαρμογή, το πρότυπο μαθήματος "Σύγκρουση συμφερόντων" έχει δημιουργηθεί για αυτό.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι η σύγκρουση συμφερόντων;
Ένα ιδιωτικό συμφέρον που θα μπορούσε να επηρεάσει ή να φαίνεται ότι επηρεάζει τις αποφάσεις σας σχετικά με την εργασία. Μπορεί να είναι χρήματα, οικογένεια, κάποια άλλη δουλειά ή ένα δώρο.
Ποια είναι παραδείγματα σύγκρουσης συμφερόντων στην εργασία;
Η κατοχή μέρους ενός προμηθευτή, η πρόσληψη ενός συγγενή, η λήψη δώρων από έναν πλειοδότη ή η λειτουργία μιας παράλληλης επιχείρησης για έναν ανταγωνιστή. Οι 20 παραπάνω περιπτώσεις δίνουν περισσότερα.
Είναι παράνομη η σύγκρουση συμφερόντων;
Όχι από μόνο του. Για τους περισσότερους εργαζομένους, πρόκειται για ζήτημα πολιτικής του εργοδότη και η βλάβη προέρχεται από τη μη αποκάλυψή της, αν και ορισμένοι ρόλοι έχουν νομικά καθήκοντα, όπως οι διευθυντές εταιρειών στο Ηνωμένο Βασίλειο βάσει του άρθρου 175 του Νόμου περί Εταιρειών του 2006. Οι ομοσπονδιακοί υπάλληλοι των ΗΠΑ αντιμετωπίζουν συγκεκριμένους κανόνες, συμπεριλαμβανομένου ενός ποινικού νόμου, 18 USC 208, ο οποίος 5 CFR 2635.402 περιγράφει.
Πώς αποκαλύπτετε μια σύγκρουση συμφερόντων;
Ενημερώστε γραπτώς τον διευθυντή σας ή την ομάδα συμμόρφωσης αμέσως μόλις το εντοπίσετε και κάντε ένα βήμα πίσω από την απόφασή σας. Περιγράψτε το ενδιαφέρον, όχι μόνο το γεγονός.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ μιας πραγματικής και μιας αντιληπτής σύγκρουσης;
Μια πραγματική σύγκρουση επηρεάζει την κρίση σας. Μια υποτιθέμενη σύγκρουση φαίνεται μόνο ότι θα μπορούσε. Και οι δύο αξίζει να αποκαλυφθούν.
Από πού να αρχίσω
Διάλεξε ένα σετ των πέντε και χρησιμοποίησέ το στην επόμενη συνάντηση της ομάδας σου. Αν έχεις χρόνο μόνο για ένα, ξεκίνα με τον φίλο στην ομάδα συνέντευξης.
Αυτή η ανάρτηση αποτελεί γενική πληροφορία και όχι νομική συμβουλή. Για μια απόφαση σχετικά με τον χώρο εργασίας σας, μιλήστε με έναν εξειδικευμένο δικηγόρο εργατικού δικαίου ή με την αρμόδια ρυθμιστική αρχή.
