Πώς να δημιουργήσετε ενσωμάτωση ΗΜΥ που μειώνει το φόρτο τεκμηρίωσης διατηρώντας παράλληλα την κανονιστική ακεραιότητα

Το μεγαλύτερο μέρος της ενσωμάτωσης στα ηλεκτρονικά αρχεία υγείας (ΗΦΥ) βασίζεται στο σύστημα: εδώ είναι η οθόνη σύνδεσης, εδώ είναι το μενού, εδώ είναι το πρότυπο για κάθε τύπο σημείωσης. Ο νέος αρχάριος φεύγει με ένα πιστοποιητικό. Τα προβλήματα τεκμηρίωσης ξεκινούν στον θάλαμο την επόμενη εβδομάδα.

Αυτός ο οδηγός απευθύνεται σε διευθυντές μάθησης και ανάπτυξης (L&D) νοσοκομείων και σε επικεφαλής πληροφορικής ή συμμόρφωσης που επιθυμούν ένα διαφορετικό σημείο εκκίνησης: τη ροή εργασίας που πρέπει να ολοκληρώσει το άτομο και τις τριβές που θα συναντήσει κατά την ολοκλήρωσή της. Δείχνει πώς να διαγνώσετε εάν ένα πρόβλημα είναι κενό εκπαίδευσης ή ελάττωμα συστήματος, πώς να σχεδιάσετε την προετοιμασία και την πρακτική γύρω από μια πραγματική εργασία και πώς να αξιολογήσετε εάν ο νέος αρχάριος μπορεί να την ολοκληρώσει, με πλήρη και συμβατή τεκμηρίωση.

Μια κατάσταση που αξίζει να σχεδιαστεί

Το παρακάτω σενάριο είναι ενδεικτικό, όχι τεκμηριωμένη περίπτωση.

Ένας νέος υπάλληλος θαλάμου προσλαμβάνεται τη Δευτέρα. Μέχρι την Πέμπτη, του ζητείται να ολοκληρώσει μια τακτική ενημέρωση του αρχείου ασθενούς μετά από μια εισαγωγή. Η εργασία είναι απλή σε χαρτί: επιβεβαίωση δημογραφικών στοιχείων, καταγραφή της πηγής παραπομπής, επισύναψη φόρμας συγκατάθεσης και οριστικοποίηση της καταχώρισης. Στην πράξη, αντιμετωπίζουν τέσσερα εμπόδια. Η φόρμα συγκατάθεσης επισυνάπτεται σε διαφορετική οθόνη από αυτήν που έδειξε η συνεδρία στην τάξη. Δύο πεδία φαίνονται πανομοιότυπα αλλά τροφοδοτούν διαφορετικές αναφορές. Ένα υποχρεωτικό πεδίο απορρίπτει μια έγκυρη καταχώριση με ένα άχρηστο μήνυμα. Και η τοπική διαδικασία για μια πηγή παραπομπής που λείπει είναι γραμμένη σε ένα έγγραφο που κανείς δεν ανέφερε.

Ο υπάλληλος συμπληρώνει την καταχώρηση, αλλά αφήνει ένα πεδίο κενό και χρησιμοποιεί μια λύση ελεύθερου κειμένου για ένα άλλο. Η εγγραφή είναι ελλιπής και το επόμενο άτομο που θα βασιστεί σε αυτήν κληρονομεί το κενό.

Είναι αυτό πρόβλημα εκπαίδευσης; Εν μέρει. Μόνο πρόβλημα εκπαίδευσης; Σχεδόν σίγουρα όχι. Αυτή η διάκριση είναι η καρδιά του έργου σχεδιασμού.

Ξεκινήστε με την εργασία, όχι με το σύστημα

Γράψτε τι πρέπει να μπορεί να κάνει ο ρόλος, σε μία πρόταση, προτού ανοίξετε οποιοδήποτε εκπαιδευτικό περιεχόμενο. Για αυτό το παράδειγμα: Ολοκληρώστε μια ροή εργασίας καταγραφής ασθενούς από άκρο σε άκρο και εντοπίστε πού η διαδικασία τεκμηρίωσης δημιουργεί τριβές. Δύο ρήματα έχουν σημασία εδώ, και είναι διαφορετικά.

Η ολοκλήρωση της ροής εργασίας είναι μια κάντε αίτηση εδώ. εργασία. Ο μαθητής χρησιμοποιεί μια γνωστή διαδικασία σε μια κατάσταση που δεν έχει εξασκήσει λέξη προς λέξη. Η αναγνώριση της τριβής είναι μια αναλύσει or αξιολογήσει εργασία: ο μαθητής πρέπει να παρατηρήσει ότι κάτι δεν πάει καλά, να κρίνει αν είναι δικό του λάθος ή του συστήματος και να αποφασίσει τι θα κάνει γι' αυτό. Αυτές οι γνωστικές απαιτήσεις προέρχονται από την αναθεωρημένη ταξινόμηση του Bloom και περιγράφουν τι απαιτεί η εργασία από το άτομο, όχι πώς πρέπει να την εκτελέσετε.

Αυτό έχει σημασία λόγω της ευθυγράμμισης. Το Κέντρο Eberly του Carnegie Mellon το θέτει ξεκάθαρα: αν ο στόχος είναι η εφαρμογή δεξιοτήτων αλλά η αξιολόγηση μετράει μόνο την ανάκληση, οι μαθητές εξασκούν ένα πράγμα και κρίνονται για ένα άλλο, γεγονός που υπονομεύει τόσο το κίνητρο όσο και τη μάθηση (Κέντρο Eberly, ευθυγράμμιση στόχων, αξιολογήσεων και διδακτικών στρατηγικών). Ένα τεστ πολλαπλής επιλογής στα ονόματα των μενού δεν σας λέει πολλά για το αν κάποιος μπορεί να ολοκληρώσει την ενημέρωση εισαγωγής παραπάνω.

Κάντε διάγνωση πριν συνταγογραφήσετε

Πριν δημιουργήσετε οτιδήποτε, συγκρίνετε την εργασία όπως εκτελείται πραγματικά με αυτά που διδάσκει και δοκιμάζει η τρέχουσα εκπαίδευση. Τέσσερις έλεγχοι τείνουν να διαχωρίζουν τα κενά εκπαίδευσης από άλλες αιτίες:

1. Παρατηρήστε την εργασία. Παρακολουθήστε αρκετούς αρχάριους ή έμπειρους υπαλλήλους να ολοκληρώνουν τη ροή εργασίας και καταγράψτε σφάλματα, λύσεις και δισταγμούς.
2. Συγκρίνετε με την εκπαίδευση. Το τρέχον πρόγραμμα εφαρμόζει αυτήν ακριβώς την ακολουθία ή το σύστημα γενικότερα; Απαιτείται από κάποια αξιολόγηση να την ολοκληρώσει ο εκπαιδευόμενος;
3. Ελέγξτε το περιβάλλον. Είναι τα εργαλεία, τα δικαιώματα πρόσβασης, τα επίπεδα στελέχωσης και οι τοπικές διαδικασίες αυτά που προέβλεπε η εκπαίδευση; Ένας νέος μαθητής χωρίς το σωστό επίπεδο πρόσβασης δεν μπορεί να εξασκηθεί στην εργασία, ανεξάρτητα από το περιεχόμενο της τάξης.
4. Αναζητήστε ελαττώματα συστήματος. Εάν το έμπειρο προσωπικό δυσκολεύεται επίσης ή χρησιμοποιεί την ίδια λύση, η αιτία είναι πιθανώς ο σχεδιασμός της οθόνης, του πεδίου ή του κανόνα. Περισσότερη εκπαίδευση δεν θα το διορθώσει. Θέστε το θέμα μαζί με την πληροφορική ως αίτημα αλλαγής.

Αυτή είναι η παγίδα που πρέπει να αναφέρετε ανοιχτά στα ενδιαφερόμενα μέρη σας: τα ελαττώματα χρηστικότητας μπορεί να απαιτούν αλλαγές στο σύστημα, όχι περισσότερη εκπαίδευση. Εάν η εκπαίδευση χρησιμοποιείται για να καλυφθεί ένα ελάττωμα, το κόστος επιστρέφεται σε κάθε ομάδα. Αντιμετωπίστε την τρέχουσα μέθοδο και το ανώτατο όριο της τρέχουσας αξιολόγησής σας ως υποθέσεις προς δοκιμή, όχι ως γεγονότα.

Προετοιμασία σχεδιασμού και πρακτική άσκηση γύρω από τη ροή εργασίας

Μόλις μάθετε ποια κενά μπορεί να καλύψει η εκπαίδευση, αντιστοιχίστε κάθε στάδιο του προγράμματος με την εργασία.

Παρασκευή. Ελέγξτε τις προϋποθέσεις με μια σύντομη διαγνωστική εξέταση πριν κάποιος φτάσει στο ιατρείο. Επιβεβαιώστε ότι γνωρίζει τους όρους που χρειάζεται, όπως τη διαφορά μεταξύ ενός πεδίου καταγραφής και ενός κλινικού πεδίου, και τους κανονιστικούς κανόνες που ορίζουν την εργασία, όπως τι πρέπει να καταγραφεί και ποιος μπορεί να το καταγράψει. Η μελέτη με αυτορυθμιζόμενο ρυθμό είναι κατάλληλη για αυτό το στάδιο. Ένας έλεγχος ανάκλησης εδώ επιβεβαιώνει μόνο τις προϋποθέσεις. Δεν αποτελεί απόδειξη ότι το άτομο μπορεί να κάνει την εργασία.

Χαρτογράφηση ροής εργασίας. Αντιστοιχίστε την πραγματική ροή εργασίας οθόνη προς οθόνη, συμπεριλαμβανομένων των βημάτων που παραλείπουν οι χρήστες και των σημείων όπου το σύστημα και η τοπική διαδικασία διαφωνούν. Χρησιμοποιήστε τον χάρτη για να δημιουργήσετε την πρακτική περίπτωση και το κλειδί απαντήσεων και δώστε τον στον υπεύθυνο πληροφορικής ή συμμόρφωσης για επικύρωση. Ο ίδιος χάρτης γίνεται έλεγχος τριβής: κάθε σημείο όπου οι παρατηρητές είδαν σφάλματα ή λύσεις είναι υποψήφιο για διόρθωση συστήματος, ένα σαφέστερο βοήθημα εργασίας ή μια πρακτική περίπτωση.

Πρακτική. Δώστε στους μαθητές ολόκληρη την εργασία, με μια ρεαλιστική περιγραφή, και ζητήστε τους να εξηγήσουν τις αποφάσεις τους καθώς και να τις εκτελέσουν. Η ανατροφοδότηση θα πρέπει να συνδέεται με την απόφαση, για παράδειγμα: «Συνημμένα επισυνάψατε τη φόρμα συγκατάθεσης σε λάθος τύπο αρχείου. Ακολουθούν τα στοιχεία που θα μπορούσατε να ελέγξετε και δείτε τι πρέπει να κάνετε όταν ο τύπος της φόρμας δεν είναι σαφής». Η ανατροφοδότηση σχετικά με την ταχύτητα και την πληρότητα λειτουργεί καλύτερα όταν αφορά συγκεκριμένα το βήμα.

Ζωντανά ή ασύγχρονα; Η ζωντανή συμβολή του εκπαιδευτή προσθέτει μεγαλύτερη αξία όταν μια επιλογή είναι ασαφής: όταν υπάρχουν δύο υπερασπίσιμες ενέργειες ή όταν η διαδικασία και το σύστημα διαφωνούν. Μια συζήτηση με επικεφαλής κάποιον που γνωρίζει την τοπική πρακτική επιλύει αυτό που δεν μπορεί να επιλύσει ένα γραπτό κλειδί απαντήσεων. Η ασύγχρονη ανασκόπηση είναι αρκετή για την επιβεβαίωση των κανόνων, τον έλεγχο της ανάκλησης και την παροχή ανατροφοδότησης σε μια σαφή περίπτωση.

Ένα λειτουργικό παράδειγμα: η ενημέρωση εισαγωγής

Ενδεικτικά. Ένας επαγγελματίας θα πρέπει να επικυρώσει την περίπτωση και τα κριτήρια απάντησης πριν από τη χρήση.

Η υπόθεση. Ο εκπαιδευόμενος λαμβάνει ένα προσομοιωμένο αρχείο για έναν φανταστικό ασθενή. Του ζητείται να ολοκληρώσει την ενημέρωση εισαγωγής. Η περίπτωση περιλαμβάνει μια σαρωμένη φόρμα συγκατάθεσης, μια επιστολή παραπομπής από την οποία λείπει ο αριθμός αναφοράς και ένα πεδίο που απορρίπτει τη μορφή εισαγωγής που εμφανίζεται στο εγχειρίδιο εκπαίδευσης.

Οι επιλογές του μαθητή. Στον αριθμό αναφοράς που λείπει, ο εκπαιδευόμενος μπορεί (α) να αφήσει το πεδίο κενό και να ολοκληρώσει, (β) να πληκτρολογήσει ένα σύμβολο κράτησης θέσης ή (γ) να καταγράψει το κενό χρησιμοποιώντας την εγκεκριμένη διαδικασία και να ζητήσει τις πληροφορίες που λείπουν. Στο απορριφθέν πεδίο, μπορεί (α) να προσπαθήσει ξανά με διαφορετική μορφή μέχρι να γίνει δεκτό, (β) να εισάγει την τιμή σε μια σημείωση ελεύθερου κειμένου ή (γ) να καταγράψει το πρόβλημα ως ύποπτο σφάλμα συστήματος και να συνεχίσει με το εγκεκριμένο ενδιάμεσο βήμα.

Ανατροφοδότηση. Για κάθε επιλογή, η ανατροφοδότηση εξηγεί γιατί είναι υπερασπίσιμη ή ελλιπής σε σχέση με τα συμφωνημένα κριτήρια. Ένα κενό πεδίο είναι ελλιπές, επειδή οι μεταγενέστεροι χρήστες δεν μπορούν να διακρίνουν εάν τα δεδομένα λείπουν ή δεν χρειάστηκαν ποτέ. Ένα placeholder δεν είναι υπερασπίσιμο, επειδή καταγράφει πληροφορίες που δεν είναι αληθείς. Η καταγραφή του κενού σύμφωνα με την εγκεκριμένη διαδικασία είναι πλήρης. Στη δεύτερη απόφαση, η προσπάθεια μορφοποίησης μέχρι να γίνει αποδεκτή μπορεί να παράγει μια έγκυρη καταχώρηση, αλλά αποκρύπτει ένα ελάττωμα που πρέπει να δει η ομάδα πληροφορικής. Η καταγραφή του σφάλματος είναι η απάντηση που προστατεύει τόσο την εγγραφή όσο και την επόμενη ομάδα.

Η επανάληψη. Ο μαθητής επιχειρεί μια δεύτερη περίπτωση με διαφορετικό κενό, όπως μια συνημμένη αλλά ανυπόγραφη φόρμα συγκατάθεσης, και εφαρμόζει την ίδια συλλογιστική σε αυτήν.

Σε ολόκληρη την ομάδα, οι αναφορές τριβής των μαθητών γίνονται επίσης μια δομημένη λίστα ύποπτων ελαττωμάτων για την ομάδα πληροφορικής.

Αξιολόγηση ικανότητας και σχεδιασμός μεταφοράς

Επιλέξτε μέτρα που αντικατοπτρίζουν την εργασία. Δύο πρακτικά είναι χρόνος εργασίας και πληρότητα τεκμηρίωσηςΟρίστε και τα δύο πριν ξεκινήσετε: τι θεωρείται ολοκληρωμένο, ποιος το κρίνει, ποιες εγγραφές βρίσκονται στον παρονομαστή και πότε μετράτε.

Μια απλή ρουμπρίκα διατηρεί την κρίση συνεπή. Η παρακάτω είναι μια πρόταση για προσαρμογή με τον κλινικό σας ειδικό ή τον ειδικό συμμόρφωσης. Δεν αποτελεί επικυρωμένο πρότυπο ετοιμότητας.

Άγκυρες: 0 σημαίνει απόντες ή μη τεκμηριωμένες· 1 σημαίνει μερική, με σχετικές παραλείψεις· 2 σημαίνει πλήρης και δικαιολογημένη με βάση τα συμφωνημένα κριτήρια. Ορίστε τα κρίσιμα σφάλματα ξεχωριστά, για παράδειγμα, καταγραφή πληροφοριών που είναι αναληθείς ή παράκαμψη ενός απαιτούμενου ελέγχου συναίνεσης. Μια συνολική βαθμολογία δεν πρέπει ποτέ να κρύβει μια κρίσιμη αποτυχία.

Για τη μεταφορά, αξιολογήστε μια νέα, άγνωστη περίπτωση αντί για αυτήν που χρησιμοποιήθηκε στην πράξη και παρακολουθήστε την στον χώρο εργασίας αφού ο εκπαιδευόμενος έχει ήδη εκτεθεί επαρκώς στην πραγματική εργασία. Τα Κέντρα Ελέγχου και Πρόληψης Νοσημάτων (CDC) συνιστούν την αξιολόγηση τόσο της μάθησης όσο και της μεταφοράς μάθησης, όπου είναι δυνατόν, επειδή ένα άτομο που περνάει την εκπαίδευση μπορεί να δυσκολεύεται ακόμα να την εφαρμόσει στην εργασία του (CDC, Αξιολόγηση εκπαίδευσης: μέτρηση αποτελεσματικότητας). Μια εποπτευόμενη εργασία ή μια ανασκόπηση ενός δείγματος των πραγματικών καταχωρίσεων του μαθητή από έναν εκπαιδευτή μπορεί να χρησιμεύσει ως αυτή η παρακολούθηση.

Εάν η ένταξή σας περιλαμβάνει διεπαγγελματικές παραδόσεις αρμοδιοτήτων, όπως η διαβίβαση αρχείων από μια ομάδα εγγραφής στο κλινικό προσωπικό, ο Οργανισμός Έρευνας και Ποιότητας της Υγειονομικής Περίθαλψης Πρόγραμμα TeamSTEPPS αποτελεί σημείο εκκίνησης για την ομαδική εργασία στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης και τους πόρους επικοινωνίας. Ζητήστε από έναν κλινικό εκπαιδευτή να επιλέξει και να προσαρμόσει τα σχετικά εργαλεία.

Τι μπορούν και τι δεν μπορούν να δείξουν τα στοιχεία

Να είστε σαφείς σχετικά με το τι μπορείτε να ισχυριστείτε. Αυτά είναι τα ερωτήματα στα οποία θα πρέπει να απαντήσει ο έλεγχός σας.

Τι θα έδειχνε ότι οι μαθητές μπορούν να ολοκληρώσουν τη ροή εργασίας και να εντοπίσουν τις τριβές; Βαθμολογίες ρουμπρίκας σε μια μη δημοσιευμένη περίπτωση, τον χρόνο εργασίας και την πληρότητα της τεκμηρίωσης σε σύγκριση με μια γραμμή βάσης, καθώς και την ποιότητα των αναφορών τριβής που υποβάλλουν. Συγκρίνετε όμοια με όμοια: ο ίδιος πληθυσμός, ο ίδιος παρονομαστής και ο ίδιος χρονισμός.

Ποιοι περιορισμοί θα μπορούσαν να παραμείνουν ακόμη και μετά τη βελτίωση της απόδοσης; Αρκετές. Οι ελαττωματικές οθόνες και οι κανόνες παραμένουν μέχρι κάποιος να αλλάξει το σύστημα. Η στελέχωση, ο φόρτος εργασίας και τα δικαιώματα πρόσβασης διαμορφώνουν τον χρόνο που έχει ένα άτομο για να τεκμηριώσει σωστά. Οι τοπικές διαδικασίες που έρχονται σε σύγκρουση με το σύστημα παραμένουν σε σύγκρουση. Και οι ταυτόχρονες λειτουργικές αλλαγές, όπως ένα νέο πρότυπο ή μια αναβάθμιση λογισμικού, μπορούν να μετακινήσουν τα μέτρα σας ανεξάρτητα από την εκπαίδευση. Εξετάστε τα πριν αποδώσετε οποιαδήποτε αλλαγή στο πρόγραμμα.

Οι παραπάνω πηγές υποστηρίζουν τις αρχές σχεδιασμού της ευθυγράμμισης των στόχων, της πρακτικής και της αξιολόγησης, καθώς και της μέτρησης της μάθησης και της μεταφοράς. Δεν αποτελούν απόδειξη ότι οποιοδήποτε συγκεκριμένο πρόγραμμα ή οποιαδήποτε πλατφόρμα μειώνει το βάρος της τεκμηρίωσης. Αυτό το άρθρο δεν υπόσχεται αποτελέσματα και ούτε η δική σας αξιολόγηση θα πρέπει να το κάνει.

Πού μπορούν να χωρέσουν οι AhaSlides

Το AhaSlides υποστηρίζει την προσαρμοστική και διαδραστική μάθηση και σας επιτρέπει να εναλλάσσεστε μεταξύ ζωντανής και αυτορυθμιζόμενης παράδοσης. Σε ένα πρόγραμμα ένταξης όπως το παραπάνω, αυτό θα μπορούσε να σημαίνει έναν αυτορυθμιζόμενο έλεγχο προαπαιτούμενων πριν από την εξάσκηση, μια διαδραστική συνεδρία για την αμφίσημη απόφαση και μια αυτορυθμιζόμενη αναθεώρηση μιας νέας περίπτωσης στη συνέχεια. Οι συγκεκριμένες λειτουργίες σύνταξης, ανατροφοδότησης και αναφοράς θα πρέπει να ελέγχονται σε σχέση με τη δική σας ροή εργασίας σε μια επίδειξη πριν σχεδιάσετε γύρω από αυτές. Οποιαδήποτε ενσωμάτωση Τεχνητής Νοημοσύνης, προσομοίωσης ή Ηλεκτρονικού Φακέλου Υγείας (ΗΦΥ) θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως εξωτερική ή μη επιβεβαιωμένη μέχρι να αποδειχθεί.

Το επόμενο βήμα σας

Ξεκινήστε με την ρουμπρίκα εργασιών: πάρτε μια ροή εργασίας μεγάλου όγκου στο νοσοκομείο σας, συντάξτε τα τρία παραπάνω κριτήρια με τον επικεφαλής πληροφορικής ή συμμόρφωσης και παρατηρήστε δύο ή τρεις πραγματικές προσπάθειες. Η τριβή που καταγράφετε είναι η λίστα με τα κενά εκπαίδευσης και τα ελαττώματα του συστήματος, με αυτή τη σειρά διαχωρισμού.

Όταν το σχέδιό σας είναι έτοιμο, μπορούμε να σας δείξουμε πώς θα λειτουργούσε μια ζωντανή και αυτορυθμιζόμενη εκδοχή των σταδίων εξάσκησης και επανάληψης. Ζητήστε μια επίδειξη AhaSlides και φέρτε τη ροή εργασίας σας.