Για να παρακολουθείτε την ολοκλήρωση της εκπαίδευσης των εργαζομένων, αποφασίστε τι θεωρείται «ολοκληρωμένο», καταγράψτε τα ίδια λίγα στοιχεία για κάθε άτομο, φυλάξτε τα στοιχεία για όσο χρονικό διάστημα αναμένει η ρυθμιστική αρχή και ελέγξτε τους αριθμούς βάσει ενός καθορισμένου χρονοδιαγράμματος. Ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να το κάνει αυτό για μια μικρή ομάδα. Ένα εργαλείο μαθημάτων που καταγράφει την πρόοδο για εσάς εξαλείφει την καταδίωξη και την επαναπληκτρολόγηση.
Αυτός ο οδηγός απευθύνεται σε άτομα που παρακολουθούν υποχρεωτική εκπαίδευση ή εκπαίδευση συμμόρφωσης και πρέπει να αποδείξουν ότι πραγματοποιήθηκε. Καλύπτει τι πρέπει να καταγράφεται, πώς να γράφονται κανόνες ολοκλήρωσης, τι ζητούν να δουν οι ελεγκτές και τρεις τρόπους τήρησης του αρχείου, με παραδείγματα την υγειονομική περίθαλψη και την ασφάλιση.
Τι να καταγράφετε για κάθε ολοκληρωμένη εκπαίδευση
Ένα αρχείο εκπαίδευσης πρέπει να απαντά σε τέσσερις ερωτήσεις: ποιος, τι, πότε και πόσο καλά. Οτιδήποτε λιγότερο και δεν μπορείτε να δείξετε ότι ένα άτομο εκπαιδεύτηκε, μόνο ότι προσκλήθηκε.
| Πεδίο | Τι να καταγράψετε | Γιατί ρωτάει ένας ελεγκτής |
|---|---|---|
| Μαθητής | Ονοματεπώνυμο και ένα μοναδικό αναγνωριστικό, όπως αριθμός εργαζομένου ή email εργασίας | Τα ονόματα επαναλαμβάνονται και οι άνθρωποι αλλάζουν ρόλους, επομένως το αναγνωριστικό συνδέει την εγγραφή με ένα άτομο |
| Μάθημα και έκδοση | Τίτλος, συν την έκδοση ή την ημερομηνία της πολιτικής που δίδασκε | Δείχνει σε ποιους κανόνες εκπαιδεύτηκε το άτομο |
| Εκχώρηση | Ημερομηνία ανάθεσης και λόγος (νέα έναρξη, ετήσια ανανέωση, αλλαγή πολιτικής) | Δείχνει ότι η εκπαίδευση έφτασε στους κατάλληλους ανθρώπους εγκαίρως |
| Ολοκλήρωση | Ημερομηνία ολοκλήρωσης και κανόνας που εκπλήρωσαν | Διαχωρίζει το "ανοιχτό" από το "τελειωμένο" |
| Αποτέλεσμα | Βαθμολογία ή επιτυχία/αποτυχία έναντι του βαθμού επιτυχίας | Δείχνει ότι το άτομο κατάλαβε την ύλη |
| Χρόνος που ξοδεύτηκε | Ενεργός χρόνος μάθησης, όπου μπορείτε να τον αποτυπώσετε | Βοηθά στην αμφισβήτηση ενός κλικ |
| Επόμενη προθεσμία | Ημερομηνία ανανέωσης | Αποτρέπει ένα σφάλμα που περνάει απαρατήρητο |
Κρατήστε μία σειρά ανά άτομο ανά προσπάθεια μαθήματος, όχι μία σειρά ανά άτομο. Μια δεύτερη προσπάθεια μετά από μια αποτυχημένη είναι επίσης απόδειξη.
Γράψτε τον κανόνα ολοκλήρωσης πριν παρακολουθήσετε οτιδήποτε
Η φράση «Ολοκληρώθηκε» σημαίνει διαφορετικά πράγματα σε διαφορετικές ομάδες. Διορθώστε το πρώτα γραπτώς, διαφορετικά δύο διευθυντές θα αναφέρουν δύο διαφορετικά ποσοστά ολοκλήρωσης για το ίδιο μάθημα.
Ένας χρησιμοποιήσιμος κανόνας έχει έως τρία μέρη:
- Κάλυψη: Ο μαθητής εργάστηκε σε κάθε μάθημα, όχι μόνο στην τελευταία σελίδα.
- Κατανόηση: Ο μαθητής έφτασε σε μια ελάχιστη βαθμολογία στους ελέγχους γνώσεων, για παράδειγμα 80% σωστή απάντηση.
- Προσπάθεια: Ο μαθητής αφιέρωσε έναν ελάχιστο ενεργό χρόνο στην ύλη, κάτι που αποκλείει κάποιον που διαβάζει γρήγορα ένα μάθημα μιας ώρας σε δύο λεπτά.
Στη συνέχεια, αποφασίστε τι θα συμβεί όταν κάποιος δεν πληροί τον κανόνα. Προσπαθεί ξανά αμέσως ή περιμένει έναν επόπτη; Δείχνει το αρχείο την προηγούμενη προσπάθεια; Καταγράψτε το μία φορά και εφαρμόστε το σε όλους.
Η ίδια πειθαρχία σου δίνει μια καθαρή ποσοστό ολοκλήρωσης εκπαίδευσης: άτομα που πληρούσαν τον κανόνα διαιρούμενα με τα άτομα που αναθέσατε. Εάν αναθέσατε 40 άτομα και 34 πληρούσαν τον κανόνα, το ποσοστό σας είναι 85%. Να αναφέρετε πάντα τον παρονομαστή, επειδή το "34 ολοκλήρωσαν" σημαίνει λίγα χωρίς το "από τα 40".
Τι αναμένουν να δουν οι ελεγκτές και οι ρυθμιστικές αρχές
Οι κανόνες διαφέρουν ανά τομέα και χώρα, επομένως επιβεβαιώστε την ακριβή απαίτηση με την ομάδα συμμόρφωσης. Αυτά τα τρία παραδείγματα δείχνουν το μοτίβο: εκπαιδεύστε τα κατάλληλα άτομα και στη συνέχεια να είστε σε θέση να δείξετε το αρχείο.
Υγειονομική περίθαλψη στις ΗΠΑ (HIPAA). Ο Κανόνας περί Απορρήτου απαιτεί από μια καλυπτόμενη οντότητα να εκπαιδεύει όλα τα μέλη του εργατικού δυναμικού της σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες απορρήτου της, να εκπαιδεύει τους νεοσύλλεκτους εντός εύλογου χρονικού διαστήματος από την ένταξή τους και να επανεκπαιδεύει το προσωπικό που επηρεάζεται από μια ουσιώδη αλλαγή πολιτικής. Απαιτεί επίσης από την οντότητα να τεκμηριώνει ότι παρασχέθηκε η εκπαίδευση και να διατηρεί την εν λόγω τεκμηρίωση για έξι έτη (45 CFR 164.530). Ο Κανόνας Ασφαλείας απαιτεί επίσης γραπτά αρχεία των απαιτούμενων ενεργειών και δραστηριοτήτων, και πάλι για έξι χρόνια (45 CFR 164.316). Στην πράξη, αυτό σημαίνει ένα αρχείο ανά άτομο με ημερομηνία, όχι μία μόνο καταχώριση «όλο το προσωπικό έχει εκπαιδευτεί».
Υγειονομική περίθαλψη και περίθαλψη στο Ηνωμένο Βασίλειο (NHS) Οι εργοδότες αποφασίζουν ποια νόμιμη και υποχρεωτική εκπαίδευση χρειάζεται κάθε ομάδα προσωπικού, χρησιμοποιώντας ως σημείο αναφοράς το Βασικό Πλαίσιο Κατάρτισης Δεξιοτήτων που δημοσιεύεται από το Skills for Health. Σύμφωνα με το Skills for Health, οι οργανισμοί του NHS στην Αγγλία που έχουν υποβάλει Δήλωση Ευθυγράμμισης με το πλαίσιο μπορούν να καταγράφουν και να αναφέρουν την ευθυγραμμισμένη εκπαίδευση στο Ηλεκτρονικό Αρχείο Προσωπικού (Δεξιότητες για την Υγεία, Συχνές ερωτήσεις για το Πλαίσιο Εκπαίδευσης Βασικών Δεξιοτήτων). Εάν παρέχετε εκπαίδευση εκτός του ESR, όπως για παράδειγμα για έναν ιδιωτικό πάροχο φροντίδας, εξακολουθείτε να χρειάζεστε το δικό σας αρχείο για το ποιος ολοκλήρωσε τι και πότε.
Ασφάλιση (καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες). Οι ασφαλιστικές εταιρείες των ΗΠΑ που εκδίδουν καλυπτόμενα προϊόντα πρέπει να εφαρμόζουν ένα πρόγραμμα καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες που περιλαμβάνει συνεχή εκπαίδευση των κατάλληλων ατόμων σχετικά με τις ευθύνες τους. Η εταιρεία μπορεί να εκπαιδεύσει απευθείας τους υπαλλήλους, τους αντιπροσώπους και τους μεσίτες της ή να επαληθεύσει ότι έχουν εκπαιδευτεί από άλλη ασφαλιστική εταιρεία ή από αρμόδιο τρίτο μέρος (31 CFR 1025.210). Η δεύτερη διαδρομή λειτουργεί μόνο εάν έχετε αποδεικτικά στοιχεία για αυτήν την εξωτερική εκπαίδευση, επομένως ο ιχνηλάτης σας χρειάζεται ένα πεδίο για την ένδειξη "εκπαιδεύτηκε αλλού" και ένα αντίγραφο της απόδειξης.
Αυτό που έχουν κοινό είναι απλό. Η ρυθμιστική αρχή σπάνια ζητά τη μέθοδό σας. Ζητά το αρχείο: άτομο, εκπαίδευση, ημερομηνία και απόδειξη ότι διατηρήθηκε.
Τρεις τρόποι για να διατηρήσετε το αρχείο
| Μέθοδος | Λειτουργεί καλύτερα όταν | Πρόσεχε για |
|---|---|---|
| Υπολογιστικό φύλλο | Κάτω από περίπου 30 άτομα, ένα ή δύο πιάτα, ένας ιδιοκτήτης | Χειροκίνητη εισαγωγή, καμία απόδειξη για το τι έκανε ο μαθητής, απόκλιση έκδοσης όταν δύο άτομα επεξεργάζονται |
| Σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού ή μάθησης | Έχετε ήδη ένα και αυτό διατηρεί το σύστημα καταγραφής | Ο χρόνος εγκατάστασης, το κόστος ανά χρήστη και το εκπαιδευτικό περιεχόμενο πρέπει ακόμη να δημιουργηθούν ή να αγοραστούν |
| Εργαλείο μαθήματος με ενσωματωμένη παρακολούθηση | Δημιουργείτε τη δική σας εκπαίδευση και θέλετε να καταγράφεται η ολοκλήρωσή της καθώς οι άνθρωποι μαθαίνουν | Μπορεί να μην αντικαταστήσει το σύστημα καταγραφής ανθρώπινου δυναμικού, επομένως σχεδιάστε μια εξαγωγή |
Ένα υπολογιστικό φύλλο είναι μια καλή αρχή και είναι αυτό που χρησιμοποιούν οι περισσότερες μικρές ομάδες. Αναλύεται όταν χρειάζεστε τα στοιχεία πίσω από κάθε τικ: τη βαθμολογία, τον χρόνο και την προσπάθεια. Όσο περισσότερα μαθήματα και άτομα προσθέτετε, τόσο περισσότερο χρόνο της εβδομάδας σας αφιερώνετε στην επαναπληκτρολόγηση.
Όποια και αν επιλέξετε, δοκιμάστε την με μία ερώτηση: μπορώ να προσκομίσω το πλήρες αρχείο για ένα συγκεκριμένο άτομο, για ένα μάθημα, σε λιγότερο από πέντε λεπτά; Εάν όχι, ο επόμενος έλεγχος θα το διαπιστώσει αυτό για εσάς.
Πώς να παρακολουθείτε την ολοκλήρωση με τα μαθήματα AhaSlides
Τα μαθήματα AhaSlides είναι ένας πρακτικός τρόπος για να το κάνετε αυτό, όταν δημιουργείτε μόνοι σας την εκπαίδευση. Καταγράφει την πρόοδο και τα αποτελέσματα των μαθητών καθώς προχωρούν οι μαθητές, ώστε να μην αναδημιουργείτε το αρχείο χειροκίνητα. Με βάση το ζωντανό προϊόν στις 15 Οκτωβρίου 2026, καλύπτει τα εξής:
- Κατασκευάστε ή μετατρέψτε. Δημιουργήστε ένα μάθημα από την αρχή, με τεχνητή νοημοσύνη από μια προτροπή ή αρχείο ή μετατρέψτε μια παρουσίαση που χρησιμοποιείτε ήδη για ζωντανή εκπαίδευση σε ένα μάθημα με αυτορυθμιζόμενο ρυθμό. Ελέγξτε το προσχέδιο που δημιουργήθηκε πριν το δημοσιεύσετε.
- Οι εκπαιδευόμενοι συνδέονται. Οποιοσδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο μπορεί να ανοίξει το μάθημα, αλλά οι εκπαιδευόμενοι πρέπει να συνδεθούν ή να δημιουργήσουν έναν λογαριασμό, ώστε η πρόοδός τους να αποθηκεύεται γι' αυτούς. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε ένα μάθημα μόνο στους εκπαιδευόμενους στους οποίους έχει ανατεθεί.
- Ορίστε άτομα και ομάδες. Επιλέξτε μεμονωμένους συμμετέχοντες ή ομάδες μαθητών, κάτι που ταιριάζει σε «όλους τους νέους συμμετέχοντες» ή σε «όλους τους χειριστές αξιώσεων».
- Ορίστε κανόνες ολοκλήρωσης. Απαιτείται η ολοκλήρωση όλων των μαθημάτων, ένα ελάχιστο ποσοστό σωστών απαντήσεων σε όλους τους ελέγχους γνώσεων του μαθήματος, ένας ελάχιστος χρόνος ενεργητικής μάθησης ή ένας συνδυασμός. Οι εκπαιδευόμενοι βλέπουν τις απαιτήσεις και η απόφαση για την επιτυχία λαμβάνεται στον διακομιστή και όχι από τον ίδιο τον εκπαιδευόμενο.
- Βαθμολογία αυτόματα. Οι έλεγχοι γνώσεων βαθμολογούνται για εσάς, επομένως κάθε μαθητής έχει μια βαθμολογία χωρίς να τη βαθμολογεί κανείς.
- Διαβάστε την αναφορά του μαθήματος. Η αναφορά εμφανίζει μια επισκόπηση, αποτελέσματα ανά μάθημα και μια προβολή ανά μαθητή, συμπεριλαμβανομένου του αρχείου δραστηριότητας κάθε ατόμου. Μπορείτε να την εξαγάγετε ως CSV ή PDF για το δικό σας αρχείο, με τον οποίο παραδίδετε τα αποδεικτικά στοιχεία σε έναν ελεγκτή ή τα φορτώνετε σε άλλο σύστημα.
Αυτό καθιστά τον προηγούμενο πίνακα πεδίων σε μεγάλο βαθμό αυτόματο: ο μαθητής, το μάθημα, η ολοκλήρωση, το αποτέλεσμα και ο χρόνος που αφιερώνεται καταγράφονται καθώς οι χρήστες μαθαίνουν. Εξακολουθείτε να προσθέτετε μόνοι σας την έκδοση πολιτικής, την αιτία της ανάθεσης και το πρόγραμμα επανάληψης.
Τα μαθήματα AhaSlides δεν είναι ένα πλήρες σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού ή μάθησης. Εάν ο οργανισμός σας πρέπει να διατηρεί αρχεία σε ένα συγκεκριμένο σύστημα, αντιμετωπίστε την εξαγωγή ως τη γέφυρα προς αυτό. Χρησιμοποιήστε το μάθημα για την ίδια την εκπαίδευση και την καταγραφή της απόδοσης κάθε ατόμου.
Αν εκτελέσετε και την εκπαίδευση ζωντανά, μπορείτε πρώτα να εκτελέσετε την συνεδρία στο AhaSlides και στη συνέχεια να μετατρέψετε την ίδια παρουσίαση σε ένα μάθημα με αυτορυθμιζόμενο ρυθμό για άτομα που την έχασαν. Ο οδηγός μας για μέτρηση της εκπαίδευσης μετά την ολοκλήρωση του μαθήματος Καλύπτει τι πρέπει να μετρηθεί μόλις η ολοκλήρωση τεθεί υπό έλεγχο.
Μπορείτε να διαβάσετε πώς δημιουργείται και δημοσιεύεται ένα μάθημα στο Κέντρο βοήθειας AhaSlides.
Μια απλή ρουτίνα για να διατηρήσετε τους αριθμούς ακριβείς
Η παρακολούθηση βοηθάει μόνο αν κάποιος την κοιτάξει προσεκτικά. Μια σύντομη ρουτίνα λειτουργεί καλύτερα από έναν μεγάλο ετήσιο καθαρισμό:
- Εβδομαδιαίος: ελέγξτε ότι στους νεοεισερχόμενους έχουν ανατεθεί τα υποχρεωτικά μαθήματα.
- Μηνιαία: Ανοίξτε την αναφορά ολοκλήρωσης, συγκρίνετε τα ολοκληρωμένα με τα ανατεθειμένα και στείλτε μήνυμα σε άτομα που δεν έχουν εκπληρώσει τον κανόνα.
- Τριμηνιαίος: Ελέγξτε τις ημερομηνίες ανανέωσης για τις επόμενες 90 ημέρες και αναθέστε τες νωρίς.
- Ετήσια: Δοκιμάστε ολόκληρη τη διαδικασία δημιουργώντας το πλήρες αρχείο για τρία τυχαία άτομα και επιβεβαιώστε ότι τα αρχεία διατηρούνται για την περίοδο που ορίζει η ρυθμιστική σας αρχή.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να παρακολουθώ την εκπαίδευση των εργαζομένων;
Για λίγους ανθρώπους, ένα υπολογιστικό φύλλο με τα παραπάνω πεδία είναι αρκετό. Μόλις εκτελέσετε πολλά μαθήματα ή χρειάζεστε απόδειξη βαθμολογιών και χρόνου, χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο που καταγράφει την ολοκλήρωση καθώς ο μαθητής εργάζεται και, στη συνέχεια, εξαγάγετε την αναφορά για το αρχείο σας.
Πώς παρακολουθείτε την ολοκλήρωση της εκπαίδευσης συμμόρφωσης;
Αναθέστε το μάθημα σε συγκεκριμένα άτομα, ορίστε έναν κανόνα ολοκλήρωσης, καταγράψτε την ημερομηνία, το αποτέλεσμα και την απόδειξη κάθε ολοκλήρωσης και φυλάξτε τα αρχεία για την περίοδο διατήρησης που ορίζει η ρυθμιστική σας αρχή. Ελέγχετε το ποσοστό ολοκλήρωσης μηνιαίως και αναζητήστε τα κενά πριν από μια προθεσμία, όχι μετά.
Ποιο είναι ένα καλό ποσοστό ολοκλήρωσης εκπαίδευσης;
Για την υποχρεωτική εκπαίδευση, ο στόχος είναι κάθε άτομο στο οποίο έχει ανατεθεί η εκπαίδευση, επομένως στοχεύστε στο 100% έως την προθεσμία που ορίζετε. Παρακολουθήστε το ποσοστό ανά ομάδα για να βρείτε πού υστερεί η ολοκλήρωση και να αναφέρετε πάντα πόσα άτομα έχετε αναθέσει.
Για πόσο χρονικό διάστημα πρέπει να φυλάσσονται τα αρχεία εκπαίδευσης;
Εξαρτάται από τον κανόνα που ισχύει για εσάς. Για παράδειγμα, η τεκμηρίωση του HIPAA των ΗΠΑ πρέπει να φυλάσσεται για έξι χρόνια (45 CFR 164.530). Ρωτήστε την ομάδα συμμόρφωσης για τη δική σας περίοδο και ορίστε την ως πάγιο κανόνα.
Η ετυμηγορία μας
Ξεκινήστε με την εγγραφή, όχι με το εργαλείο. Γράψτε τον κανόνα ολοκλήρωσης, καταγράψτε τα ίδια λίγα πεδία για όλους και να είστε σε θέση να δημιουργήσετε το πλήρες ιστορικό ενός ατόμου σε λίγα λεπτά. Εάν ένα υπολογιστικό φύλλο σας το δίνει αυτό, κρατήστε το. Εάν πληκτρολογείτε ξανά βαθμολογίες και κυνηγάτε άτομα μέσω email, ένα εργαλείο μαθήματος που καταγράφει την πρόοδο για εσάς θα σας εξοικονομήσει χρόνο. Τα μαθήματα AhaSlides είναι μια καλή επιλογή όταν δημιουργείτε τη δική σας εκπαίδευση και θέλετε σύνδεση, εργασία, κανόνες ολοκλήρωσης, βαθμολόγηση και μια εξαγώγιμη αναφορά σε ένα μέρος. Εάν τα αρχεία σας πρέπει να βρίσκονται σε ένα σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού ή μάθησης, κρατήστε αυτό το σύστημα και χρησιμοποιήστε την εξαγωγή.
