Εάν συμμετέχετε σε μια νέα διαλειτουργική ομάδα στην εργασία ή σε μια νέα ομάδα έργου, μπορεί να είναι κάποιος από άλλα τμήματα ή από άλλες εταιρείες που μπορεί να μην γνωρίζετε ή να έχετε συνεργαστεί με το παρελθόν και θέλετε να βεβαιωθείτε ότι ετοιμότητα να δεσμευτείτε και να επενδύσετε τις δεξιότητες και τις ιδέες σας στην ομάδα — ειδικά εάν αυτή η ομάδα έχει υψηλές επιδόσεις. Επομένως, είναι απαραίτητο να διοργανώσετε μια συνάντηση για να συγκεντρώσετε νέους συμπαίκτες μαζί.
Ωστόσο, δεν υπάρχει καμία έκπληξη εάν αισθάνεστε λίγο άβολα και νευρικά, καθώς ακόμη και οι πιο έμπειροι επαγγελματίες έχουν το νευρικό άγχος όταν έχουν μια αρχική συνάντηση με μια νέα ομάδα. Εάν είστε ηγέτης και ανησυχείτε για την αποτυχία να φιλοξενήσετε εισαγωγικές συναντήσεις παραγωγικότητας.
Αυτό το άρθρο θα σας δώσει έναν πλήρη οδηγό, παραδείγματα και συμβουλές για το τι κάνει τις συναντήσεις γνωριμίας επιτυχημένες.
Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε
- Τι είναι μια Εισαγωγική Συνάντηση;
- Ποιος είναι ο στόχος της εισαγωγικής συνάντησης;
- Πώς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική εισαγωγική συνάντηση
- Συμβουλές για την επιτυχή οργάνωση μιας εισαγωγικής συνάντησης
- Βασικές τακτικές
Τι είναι μια Εισαγωγική Συνάντηση;
Μια εισαγωγική ή εισαγωγική συνάντηση έχει το ίδιο νόημα όταν πρόκειται για την εισαγωγή στην ομάδα όταν είναι η πρώτη φορά που τα μέλη της ομάδας και οι ηγέτες τους συναντιούνται επίσημα, για να καθορίσουν εάν τα εμπλεκόμενα άτομα θέλουν να δημιουργήσουν μια εργασιακή σχέση και να δεσμευτούν στην ομάδα. μελλοντικός.
Στόχος του είναι να δώσει στα μέλη της ομάδας χρόνο να μείνουν μαζί για να γνωρίσουν το ιστορικό, τα ενδιαφέροντα και τους στόχους κάθε συμμετέχοντα. Ανάλογα με τις προτιμήσεις σας και της ομάδας σας, μπορείτε να οργανώσετε συναντήσεις γνωριμίας επίσημες ή ανεπίσημες.
Μια τυπική ατζέντα εισαγωγικής συνάντησης περιλαμβάνει:
- Παρουσιάστε τον στόχο της συνάντησης
- Παρουσιάστε τους ηγέτες και κάθε μέλος
- Συζητήστε τους κανονισμούς της ομάδας, την εργασία, τα οφέλη και τις θεραπείες...
- Ώρα να παίξουμε μερικά παιχνίδια
- Τερματίστε τις συναντήσεις και λάβετε επακόλουθες ενέργειες
Ποιος είναι ο στόχος των εισαγωγικών συναντήσεων;
Μην βλέπετε απλώς τις εισαγωγές ως πλαίσιο για έλεγχο. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον χρόνο για να πυροδοτήσετε πραγματικές συνδέσεις, να αποκτήσετε μοναδικές γνώσεις και να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο για άψογη ομαδική εργασία. Οι εισαγωγικές συναντήσεις είναι καταπληκτικές για:
- Ενισχύστε την ομαδική εργασία και τη συνοχή της ομάδας
Ο πρώτος στόχος των εισαγωγικών συναντήσεων είναι να φέρετε τους ξένους πιο κοντά στους συμπαίκτες σας. Αν δεν έχετε ξαναδεί ο ένας τον άλλον και γνωρίζετε λίγα γι' αυτούς, θα υπάρχει έλλειψη συνοχής και σύνδεσης, κάτι που μπορεί να επηρεάσει το ομαδικό πνεύμα και την παραγωγικότητα. Όταν οι άνθρωποι μπορούν να συζητήσουν και να ενοποιήσουν τους κανόνες της ομάδας, τις κατάλληλες ανταμοιβές και τιμωρίες ή γνωρίζουν ότι οι ηγέτες τους είναι δίκαιοι και πιστοί άνθρωποι, οι συμπαίκτες τους είναι ταπεινοί, αξιόπιστοι, με ενσυναίσθηση και πολλά άλλα, θα οικοδομηθεί εμπιστοσύνη και ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον μεταξύ της ομάδας.
- Διαλύστε την ένταση και την αδεξιότητα
Η παραγωγικότητα πιθανότατα θα μειωθεί εάν οι εργαζόμενοι εργάζονται σε περιβάλλον εργασίας με πίεση. Επίσης, δεν είναι καλό οι εργαζόμενοι να τρομάζουν τον ηγέτη τους αντί να εμπνέονται από αυτούς. Οι συναντήσεις γνωριμίας μπορούν να βοηθήσουν τις νέες ομάδες να αισθάνονται πιο σίγουροι για να μοιραστούν τις ιδέες και τις απόψεις τους. Αρχίζουν επίσης εύκολα να κάνουν φίλους, να επικοινωνούν και να μειώνουν την αμηχανία για περαιτέρω συνεργασία. Για παράδειγμα, ένα μέλος της ομάδας δεν διστάζει να μιλήσει και να ζητήσει βοήθεια όταν δεν μπορεί να τηρήσει τις προθεσμίες.
- Βοηθήστε τη δομή και την ευθυγράμμιση προτύπων και πρακτικών
Η έμφαση στους κανόνες και τους κανονισμούς είναι σημαντικό μέρος των πρώτων εισαγωγικών συναντήσεων. Η αποτυχία να το καταστήσετε σαφές, δίκαιο και ξεκάθαρο στην αρχή της ομαδικής εργασίας μπορεί να οδηγήσει σε ομαδικές συγκρούσεις και κακή επικοινωνία. Αντίθετα, αν μπορείς να κάνεις την ομάδα να ακολουθήσει το πρότυπα και πρακτικές, θα υπάρχει αποδοτικότητα πόρων λόγω της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας μιας ομάδας, ενισχύοντας ταυτόχρονα την εργασιακή ικανοποίηση μεταξύ των μελών της ομάδας που αποτελούν μέρος μιας συνεκτικής ομάδας.
Πώς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική εισαγωγική συνάντηση
Οι εισαγωγικές συναντήσεις μπορούν να ακολουθήσουν την τυπική διαδικασία προγραμματισμού συναντήσεων με το 5 Ψ: Σκοπός, Σχεδιασμός, Προετοιμασία, Συμμετοχή, να Πρόοδος. Ανάλογα με τον χρονικό περιορισμό σας, τον αριθμό των συμμετεχόντων, το ιστορικό της ομάδας σας και τους πόρους σας, μπορείτε να οργανώσετε επίσημες ή περιστασιακές συναντήσεις γνωριμίας. Η πρώτη εντύπωση είναι σημαντική. Όσο περισσότερο σεβασμό και εμπιστοσύνη θα εκτιμήσουν τα μέλη της ομάδας σας όταν δείχνετε οργανωμένες και προσεκτικές συναντήσεις.
- Σκοπός
Πρόκειται για τον καθορισμό στόχων για τις συναντήσεις. Να είστε σαφείς και περιεκτικοί όταν απαριθμείτε τους στόχους των συναντήσεων, ώστε να μπορείτε εύκολα να φέρετε τους πάντες ξανά στο επίκεντρο εάν ένας συμμετέχων αποσπάται η προσοχή από άσχετες δραστηριότητες. Μπορείτε να εξετάσετε τη δόμηση στόχων οργανώνοντας μια πυραμίδα στόχων που περιγράφει κάθε σύνολο στόχων σε διάφορα επίπεδα.
- Σχεδιασμός
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουν οι νέοι ηγέτες ομάδων είναι να σχεδιάσουν τις λεπτομέρειες ή να αναπτύξουν μια ατζέντα. Όταν έχετε κάτι να αναφέρετε, η προσπάθεια να θυμάστε τα πάντα μόνοι σας σας απαλλάσσει από το άγχος. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο χρησιμοποιώντας μια παρουσίαση διαφανειών μέσω PowerPoint. ή χειρόγραφες κάρτες.
- Προετοιμασία
Αυτό το μέρος περιλαμβάνει ορισμένες δραστηριότητες, όπως η προετοιμασία του εισαγωγικού σεναρίου της συνάντησης και η αναθεώρηση της ημερήσιας διάταξης πριν από την έναρξη μιας επίσημης συνάντησης. Θα είναι πιο εύκολο για εσάς να πείτε όλες τις βασικές πληροφορίες και να επικεντρωθείτε στην ημερήσια διάταξη με την υποστήριξη των σημειώσεων ή του σεναρίου του ομιλητή, όταν ξαφνικά ξεχνάτε κάτι.
- Συμμετοχή
Μην ξεχάσετε να ενθαρρύνετε τα νέα μέλη να κάνουν ερωτήσεις και να συμμετέχουν σε διαδραστικές δραστηριότητες κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Εάν οι άλλοι φαίνονται τόσο διστακτικοί, ρωτήστε τους τη γνώμη τους. Βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα έχουν την ευκαιρία να μιλήσουν και να μην επικεντρωθούν μόνο στα εξωστρεφή μέλη. Μπορείτε να φιλοξενήσετε μια ζωντανή δημοσκόπηση, ώστε ορισμένοι εσωστρεφείς να μπορούν να μοιραστούν απευθείας τις απόψεις τους.
- Πρόοδος
Θα πρέπει να ολοκληρώσετε τη συνάντησή σας με μια περίληψη και να ενημερώσετε τις ενέργειες για τα επόμενα βήματα. Και, η παρακολούθηση μετά από μια συνάντηση είναι ένα κρίσιμο μέρος, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να πάρετε μια τελική απόφαση και να την τεκμηριώσετε.
Συμβουλές για την επιτυχή οργάνωση μιας εισαγωγικής συνάντησης
- Χρησιμοποιήστε ένα διαδραστικό εργαλείο παρουσίασης
Αισθάνεστε ντροπαλά ή άβολα την πρώτη μέρα; Μπορείτε να κάνετε τις συναντήσεις γνωριμίας σας 100 φορές πιο διασκεδαστικές χρησιμοποιώντας ένα διαδραστικό εργαλείο παρουσίασης όπως το AhaSlides!
Υπάρχουν δώδεκα τρόποι για να το κάνετε, αλλά προτείνουμε αυτό το περίγραμμα για να σπάσετε γρήγορα τον πάγο:
- Ξεκινήστε με μια διαφάνεια εισαγωγής.
- Ενημερώστε τα πράγματα με κουίζ για τον εαυτό σας με πόντους και βαθμολογικό πίνακα.
- Ολοκληρώστε με μια διαφάνεια Q&A στο τέλος όπου όλοι μπορούν να ρωτήσουν πράγματα που αναρωτιούνται για εσάς.
Με τη διαδραστική πλατφόρμα παρουσίασης του AhaSlides, μπορείτε να δημιουργήσετε μια συναρπαστική εισαγωγή που πετάει τους ανθρώπους στο φεγγάρι🚀Δοκιμάστε αυτό το πρότυπο εδώ:
- Ξεκινήστε μια εισαγωγή με το «εμείς"
Η ομάδα εργάζεται πάνω στη συνεργασία μεταξύ των μελών της για την επίτευξη κοινών στόχων και όχι για την επίδειξη προσωπικών ταλέντων. Επομένως, είναι σημαντικό να τονιστεί η αίσθηση της κουλτούρας του «εμείς». Προσπαθήστε να χρησιμοποιείτε το «εμείς» αντί για το «εγώ» όσο το δυνατόν περισσότερο στις εισαγωγικές σας διαφάνειες και σε ολόκληρες τις συναντήσεις, εκτός από την προσωπική παρουσίαση. Αυτό τελικά ενθαρρύνει την ομάδα να συνεργάζεται πιο αποτελεσματικά, επειδή καταλαβαίνει ότι μοιράζεται ένα συνεκτικό όραμα και είναι περισσότερο αφοσιωμένη στην εργασία για την ομάδα παρά για τον εαυτό της.
- Διασκεδάστε τους συμπαίκτες σας
Πώς να ξεκινήσετε τις εισαγωγικές συναντήσεις με τους πιο συναρπαστικούς τρόπους; Καθώς όλα τα μέλη είναι καινούργια μεταξύ τους, ως οικοδεσπότης, μπορείτε να ξεκινήσετε με μερικά γρήγορα παιχνίδια για να σπάσετε τον πάγο. Μπορείτε επίσης να οργανώσετε 2 έως 3 παιχνίδια και κουίζ, καθώς και συνεδρίες καταιγισμού ιδεών, ώστε να δώσετε στους άλλους χρόνο να μοιραστούν την προσωπικότητά τους, τα ταλέντα και τις σκέψεις τους· να επικοινωνήσουν και να συνεργαστούν με άλλους για να βελτιώσουν τη συνοχή της ομάδας και την κουλτούρα και τη σύνδεση στον χώρο εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δοκιμάσετε μερικά παιχνίδια όπως Κύκλος Εκτίμησης, Κυνήγι οδοκαθαριστών, Θα προτιμούσες...
- Διαχείριση χρόνου
Συνήθως, οι εξαιρετικά παραγωγικές συναντήσεις μπορούν να διαρκέσουν από 15-45 λεπτά, ειδικά οι εισαγωγικές συναντήσεις, οι οποίες θα πρέπει να ολοκληρωθούν σε 30 λεπτά. Είναι αρκετός χρόνος για να γνωριστούν οι νέοι συμπαίκτες, να συστηθούν σύντομα και να συνεργαστούν μεταξύ τους σε μερικές απλές και διασκεδαστικές δραστηριότητες ομαδικής εργασίας. Έχετε επίσης ορίσει χρονικά όρια για διαφορετικά τμήματα, ώστε να βεβαιωθείτε ότι ο χρόνος σας δεν εξαντλείται, ενώ έχετε ακόμα πολλά να καλύψετε.
Βασικές τακτικές
Είναι ωφέλιμο για την ομάδα σας να ξεκινήσει την ομαδική εργασία με μια νέα ομάδα, αξιοποιώντας τις εισαγωγικές συναντήσεις. Η οργάνωση μιας πρώτης συνάντησης μπορεί να είναι δύσκολη και τρομακτική. Όταν βρίσκεστε στη διαδικασία προετοιμασίας, μη διστάσετε να ζητήσετε υποστήριξη, ακόμα κι αν είστε μάστερ στο PowerPoint. Μπορείτε σίγουρα να κάνετε την εργασία σας ευκολότερη και να σας σώσει την κατάσταση με... AhaSlides.
Συχνές Ερωτήσεις
Τι συζητάτε σε μια εισαγωγική συνάντηση;
1. Παγοθραυστικά - Ξεκινήστε με μια διασκεδαστική ερώτηση ή δραστηριότητα παγοθραυστικού για να βοηθήσετε τους ανθρώπους να χαλαρώσουν. Κρατήστε το ελαφρύ!
2. Επαγγελματικό υπόβαθρο - Ζητήστε από κάθε άτομο να μοιραστεί το ταξίδι της καριέρας του μέχρι τώρα, συμπεριλαμβανομένων των προηγούμενων ρόλων και εμπειριών.
3. Δεξιότητες και ενδιαφέροντα - Πέρα από τις δεξιότητες εργασίας, ανακαλύψτε τα χόμπι, τα πάθη ή τους τομείς εξειδίκευσης των μελών της ομάδας εκτός 9-5.
4. Δομή της ομάδας - Περιγράψτε τους ρόλους και ποιος είναι υπεύθυνος για τι σε υψηλό επίπεδο. Διευκρινίστε πώς συνεργάζεται η ομάδα.
5. Στόχοι και προτεραιότητες - Ποιοι είναι οι στόχοι της ομάδας και της οργάνωσης για τους επόμενους 6-12 μήνες; Πώς συμβάλλουν οι ατομικοί ρόλοι;
Πώς δομείτε μια εισαγωγική συνάντηση;
Ακολουθεί ένας τρόπος για να δομήσετε την εισαγωγική σας συνάντηση:
1. Welcome and Icebreaker (5-10 λεπτά)
2. Εισαγωγές (10-15 λεπτά)
3. Ιστορικό ομάδας (5-10 λεπτά)
4. Προσδοκίες ομάδας (5-10 λεπτά)
5. Q&A (5 λεπτά)
Τι λέτε όταν ανοίγετε μια συνάντηση;
Ακολουθούν ορισμένες προτάσεις για το τι πρέπει να πείτε όταν ανοίγετε μια εισαγωγική συνάντηση:
.1. Καλωσόρισμα και εισαγωγές:
"Καλώς ήρθατε σε όλους και σας ευχαριστούμε που ήρθατε σήμερα μαζί μας. Είμαστε ενθουσιασμένοι που ξεκινάμε τα πράγματα"
2. Έναρξη παγοθραυστικού:
«Εντάξει, ας χαλαρώσουμε με μια ελαφριά ερώτηση παγοθραυστικού...»
3. Προεπισκόπηση επόμενων βημάτων:
"Μετά σήμερα θα παρακολουθήσουμε τα στοιχεία δράσης και θα αρχίσουμε να σχεδιάζουμε τη δουλειά μας"
Αναφορά: Πράγματι. Καλύτερα, linkedin
