Πώς να φιλοξενήσετε ομαλές εισαγωγικές συναντήσεις | Οι καλύτερες συμβουλές ξεκλειδώθηκαν το 2024!

Εχεις πάει ποτέ στο επιτυχημένες συναντήσεις γνωριμίας?

Εάν συμμετέχετε σε μια νέα διαλειτουργική ομάδα στην εργασία ή σε μια νέα ομάδα έργου, μπορεί να είναι κάποιος από άλλα τμήματα ή από άλλες εταιρείες που μπορεί να μην γνωρίζετε ή να έχετε συνεργαστεί με το παρελθόν και θέλετε να βεβαιωθείτε ότι ετοιμότητα να δεσμευτείτε και να επενδύσετε τις δεξιότητες και τις ιδέες σας στην ομάδα — ειδικά εάν αυτή η ομάδα έχει υψηλές επιδόσεις. Επομένως, είναι απαραίτητο να διοργανώσετε μια συνάντηση για να συγκεντρώσετε νέους συμπαίκτες μαζί.

Ωστόσο, δεν υπάρχει καμία έκπληξη εάν αισθάνεστε λίγο άβολα και νευρικά, καθώς ακόμη και οι πιο έμπειροι επαγγελματίες έχουν το νευρικό άγχος όταν έχουν μια αρχική συνάντηση με μια νέα ομάδα. Εάν είστε ηγέτης και ανησυχείτε για την αποτυχία να φιλοξενήσετε εισαγωγικές συναντήσεις παραγωγικότητας.

Αυτό το άρθρο θα σας δώσει έναν πλήρη οδηγό, παραδείγματα και συμβουλές για το τι κάνει τις συναντήσεις γνωριμίας επιτυχημένες.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε

• Τι είναι μια Εισαγωγική Συνάντηση;
• Ποιος είναι ο στόχος της εισαγωγικής συνάντησης;
• Πώς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική εισαγωγική συνάντηση
• Συμβουλές για την επιτυχή οργάνωση μιας εισαγωγικής συνάντησης
• Βασικές τακτικές

Περισσότερες συμβουλές από AhaSlides

• Συναντήσεις στο Business
• Stand Up Meeting | Ο απόλυτος οδηγός
• Οι 8 καλύτερες συμβουλές για να έχετε μια καλή συνάντηση

Τι είναι μια Εισαγωγική Συνάντηση;

Μια εισαγωγική ή εισαγωγική συνάντηση έχει το ίδιο νόημα όταν πρόκειται για την εισαγωγή στην ομάδα όταν είναι η πρώτη φορά που τα μέλη της ομάδας και οι ηγέτες τους συναντιούνται επίσημα, για να καθορίσουν εάν τα εμπλεκόμενα άτομα θέλουν να δημιουργήσουν μια εργασιακή σχέση και να δεσμευτούν στην ομάδα. μελλοντικός.

Στόχος του είναι να δώσει στα μέλη της ομάδας χρόνο να μείνουν μαζί για να γνωρίσουν το ιστορικό, τα ενδιαφέροντα και τους στόχους κάθε συμμετέχοντα. Ανάλογα με τις προτιμήσεις σας και της ομάδας σας, μπορείτε να οργανώσετε συναντήσεις γνωριμίας επίσημες ή ανεπίσημες.

Μια τυπική ατζέντα εισαγωγικής συνάντησης περιλαμβάνει:

• Παρουσιάστε τον στόχο της συνάντησης
• Παρουσιάστε τους ηγέτες και κάθε μέλος
• Συζητήστε τους κανονισμούς της ομάδας, την εργασία, τα οφέλη και τις θεραπείες...
• Ώρα να παίξουμε μερικά παιχνίδια
• Τερματίστε τις συναντήσεις και λάβετε επακόλουθες ενέργειες

Ποιος είναι ο στόχος των εισαγωγικών συναντήσεων;

Μην βλέπετε απλώς τις εισαγωγές ως πλαίσιο για έλεγχο. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον χρόνο για να πυροδοτήσετε πραγματικές συνδέσεις, να αποκτήσετε μοναδικές γνώσεις και να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο για άψογη ομαδική εργασία. Οι εισαγωγικές συναντήσεις είναι καταπληκτικές για:

• Ενισχύστε την ομαδική εργασία και τη συνοχή της ομάδας

Ο πρώτος στόχος των συναντήσεων γνωριμίας είναι να φέρουν αγνώστους σε κοντινούς συμπαίκτες. Εάν δεν έχετε δει ποτέ ο ένας τον άλλον και γνωρίζετε ελάχιστα για αυτούς, θα υπάρχει έλλειψη συνοχής και σύνδεσης, κάτι που μπορεί να επηρεάσει το ομαδικό πνεύμα και την παραγωγικότητα. Όταν οι άνθρωποι μπορούν να συζητήσουν και να ενοποιήσουν τους κανόνες της ομάδας, τις κατάλληλες ανταμοιβές και την τιμωρία, ή γνωρίζουν ότι οι ηγέτες τους είναι δίκαιοι και πιστοί άνθρωποι, οι συμπαίκτες τους είναι ταπεινοί, αξιόπιστοι, με κατανόηση και πολλά άλλα, θα χτιστεί θέληση εμπιστοσύνης και ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον μεταξύ των ομάδα.

• Διαλύστε την ένταση και την αδεξιότητα

Η παραγωγικότητα πιθανότατα θα μειωθεί εάν οι εργαζόμενοι εργάζονται σε περιβάλλον εργασίας με πίεση. Επίσης, δεν είναι καλό οι εργαζόμενοι να τρομάζουν τον ηγέτη τους αντί να εμπνέονται από αυτούς. Οι συναντήσεις γνωριμίας μπορούν να βοηθήσουν τις νέες ομάδες να αισθάνονται πιο σίγουροι για να μοιραστούν τις ιδέες και τις απόψεις τους. Αρχίζουν επίσης εύκολα να κάνουν φίλους, να επικοινωνούν και να μειώνουν την αμηχανία για περαιτέρω συνεργασία. Για παράδειγμα, ένα μέλος της ομάδας δεν διστάζει να μιλήσει και να ζητήσει βοήθεια όταν δεν μπορεί να τηρήσει τις προθεσμίες.

• Βοηθήστε τη δομή και την ευθυγράμμιση προτύπων και πρακτικών

Η έμφαση στους κανόνες και τους κανονισμούς είναι σημαντικό μέρος των πρώτων εισαγωγικών συναντήσεων. Η αποτυχία να το καταστήσετε σαφές, δίκαιο και ξεκάθαρο στην αρχή της ομαδικής εργασίας μπορεί να οδηγήσει σε ομαδικές συγκρούσεις και κακή επικοινωνία. Αντίθετα, αν μπορείς να κάνεις την ομάδα να ακολουθήσει το πρότυπα και πρακτικές, θα υπάρχει αποδοτικότητα πόρων λόγω της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας μιας ομάδας, ενισχύοντας ταυτόχρονα την εργασιακή ικανοποίηση μεταξύ των μελών της ομάδας που αποτελούν μέρος μιας συνεκτικής ομάδας.

Πώς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική εισαγωγική συνάντηση

Οι εισαγωγικές συναντήσεις μπορούν να ακολουθήσουν την τυπική διαδικασία προγραμματισμού συναντήσεων με το 5 Ψ: Σκοπός, Σχεδιασμός, Προετοιμασία, Συμμετοχή, να Πρόοδος. Ανάλογα με τον χρονικό περιορισμό σας, τον αριθμό των συμμετεχόντων, το ιστορικό της ομάδας σας και τους πόρους σας, μπορείτε να οργανώσετε επίσημες ή περιστασιακές συναντήσεις γνωριμίας. Η πρώτη εντύπωση είναι σημαντική. Όσο περισσότερο σεβασμό και εμπιστοσύνη θα εκτιμήσουν τα μέλη της ομάδας σας όταν δείχνετε οργανωμένες και προσεκτικές συναντήσεις.

• Σκοπός

Πρόκειται για τον καθορισμό στόχων για τις συναντήσεις. Να είστε σαφείς και περιεκτικοί όταν απαριθμείτε τους στόχους των συναντήσεων, ώστε να μπορείτε εύκολα να φέρετε τους πάντες ξανά στο επίκεντρο εάν ένας συμμετέχων αποσπάται η προσοχή από άσχετες δραστηριότητες. Μπορείτε να εξετάσετε τη δόμηση στόχων οργανώνοντας μια πυραμίδα στόχων που περιγράφει κάθε σύνολο στόχων σε διάφορα επίπεδα.

• Σχεδιασμός

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουν οι νέοι ηγέτες ομάδων είναι να σχεδιάσουν λεπτομέρειες ή να αναπτύξουν μια ατζέντα. Όταν έχετε κάτι να αναφερθείτε, η προσπάθεια να θυμάστε τα πάντα μόνοι σας ανακουφίζει από το άγχος. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο χρησιμοποιώντας μια παρουσίαση μέσω του PowerPoint ή χειρόγραφες κάρτες.

• Προετοιμασία

Αυτό το μέρος περιλαμβάνει ορισμένες δραστηριότητες, όπως η προετοιμασία του σεναρίου εισαγωγής της συνάντησης και η επανεξέταση της ατζέντας πριν από την έναρξη μιας επίσημης συνάντησης. Θα είναι πιο εύκολο για εσάς να μιλήσετε όλες τις βασικές πληροφορίες και να εστιάσετε στην ημερήσια διάταξη με την υποστήριξη σημειώσεων ή σεναρίου ομιλητή όταν ξαφνικά ξεφύγετε από το μυαλό σας.

• Συμμετοχή

Μην ξεχάσετε να ενθαρρύνετε τα νέα μέλη να κάνουν ερωτήσεις και να συμμετέχουν σε διαδραστικές δραστηριότητες κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Εάν οι άλλοι φαίνονται τόσο διστακτικοί, ρωτήστε τους τη γνώμη τους. Βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα έχουν την ευκαιρία να μιλήσουν και να μην επικεντρωθούν μόνο στα εξωστρεφή μέλη. Μπορείτε να φιλοξενήσετε μια ζωντανή δημοσκόπηση, ώστε ορισμένοι εσωστρεφείς να μπορούν να μοιραστούν απευθείας τις απόψεις τους.

• Πρόοδος

Θα πρέπει να ολοκληρώσετε τη συνάντησή σας με μια περίληψη και να ενημερώσετε τις ενέργειες για τα επόμενα βήματα. Και, η παρακολούθηση μετά από μια συνάντηση είναι ένα κρίσιμο μέρος, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να πάρετε μια τελική απόφαση και να την τεκμηριώσετε.

Συμβουλές για την επιτυχή οργάνωση μιας εισαγωγικής συνάντησης

• Χρησιμοποιήστε ένα διαδραστικό εργαλείο παρουσίασης

Αισθάνεστε ντροπαλά ή άβολα την πρώτη μέρα; Μπορείτε να κάνετε τις συναντήσεις γνωριμίας σας 100 φορές πιο διασκεδαστικές χρησιμοποιώντας ένα διαδραστικό εργαλείο παρουσίασης όπως AhaSlides!

A

Υπάρχουν δώδεκα τρόποι για να το κάνετε, αλλά προτείνουμε αυτό το περίγραμμα για να σπάσετε γρήγορα τον πάγο:

• Ξεκινήστε με μια διαφάνεια εισαγωγής.
• Ενημερώστε τα πράγματα με κουίζ για τον εαυτό σας με πόντους και βαθμολογικό πίνακα.
• Ολοκληρώστε με μια διαφάνεια Q&A στο τέλος όπου όλοι μπορούν να ρωτήσουν πράγματα που αναρωτιούνται για εσάς.

Με AhaSlidesΔιαδραστική πλατφόρμα παρουσίασης, μπορείτε να δημιουργήσετε μια συναρπαστική εισαγωγή που πετάει τους ανθρώπους στο φεγγάρι🚀Δοκιμάστε αυτό το πρότυπο εδώ:

• Ξεκινήστε μια εισαγωγή με το «εμείς"

Η ομάδα εργάζεται για τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας για την επίτευξη κοινών στόχων και όχι την επίδειξη προσωπικών ταλέντων. Επομένως, είναι σημαντικό να τονίσουμε την αίσθηση του πολιτισμού «εμείς». Προσπαθήστε να χρησιμοποιείτε το "εμείς: αντί "εγώ" όσο το δυνατόν περισσότερο στις εισαγωγικές διαφάνειές σας και σε ολόκληρες συναντήσεις, εκτός από την προσωπική εισαγωγή. Αυτό τελικά ενθαρρύνει την ομάδα να συνεργαστεί πιο αποτελεσματικά επειδή κατανοεί ότι μοιράζεται ένα συνεκτικό όραμα και αφιερώθηκαν περισσότερο στην εργασία για την ομάδα παρά για τον εαυτό τους.

• Διασκεδάστε τους συμπαίκτες σας

Πώς να ξεκινήσετε τις συναντήσεις γνωριμίας με τον πιο συναρπαστικό τρόπο; Καθώς όλα τα μέλη είναι νέα μεταξύ τους, ως οικοδεσπότης, μπορείτε να ξεκινήσετε με μερικά γρήγορα παγοθραυστικά. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε 2 έως 3 παιχνίδια και κουίζ και συνεδρίες καταιγισμού ιδεών για να αφήσετε τους άλλους να έχουν χρόνο να μοιραστούν την προσωπικότητα, τα ταλέντα και τη σκέψη τους. επικοινωνούν και συνεργάζονται με άλλους για να βελτιώσουν τη συνοχή της ομάδας και την κουλτούρα και τη σύνδεση στο χώρο εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δοκιμάσετε κάποια παιχνίδια όπως Κύκλος Εκτίμησης, Κυνήγι οδοκαθαριστών, Θα προτιμούσες...

• Διαχείριση χρόνου

Συνήθως, οι άκρως παραγωγικές συναντήσεις, μπορεί να διαρκέσουν από 15-45 λεπτά, ειδικά οι συναντήσεις γνωριμίας, οι οποίες πρέπει να ελέγχονται σε 30 λεπτά. Είναι αρκετός χρόνος για τους νέους συμπαίκτες να γνωριστούν μεταξύ τους, να συστηθούν εν συντομία και να συνεργαστούν μεταξύ τους σε μερικές απλές και διασκεδαστικές δραστηριότητες δημιουργίας ομάδας. Έχετε επίσης ορίσει χρονικά όρια για διαφορετικές ενότητες για να βεβαιωθείτε ότι ο χρόνος σας δεν τελειώνει ενώ έχετε ακόμα πολλά να καλύψετε.

Βασικές τακτικές

Είναι ωφέλιμο για την ομάδα σας να ξεκινήσει ομαδική εργασία με μια νέα ομάδα εκμεταλλευόμενη τις συναντήσεις γνωριμίας. Η οργάνωση μιας πρώτης συνάντησης μπορεί να είναι προκλητική και μίμηση. Όταν βρίσκεστε στη διαδικασία προετοιμασίας, μη διστάσετε να αναζητήσετε υποστήριξη ακόμα κι αν είστε κύριος του PowerPoint. Μπορείτε σίγουρα να κάνετε τη δουλειά σας πιο εύκολη και να γλιτώσετε τη μέρα σας με AhaSlides.

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ

Αναφορά: Πράγματι. Καλύτερα, linkedin