Οι περισσότεροι νεοπροσληφθέντες αποφασίζουν εντός των πρώτων 90 ημερών εάν θα παραμείνουν. Οι εταιρείες με δομημένη διαδικασία ένταξης βελτιώνουν τη διατήρηση των νέων προσλήψεων κατά 82% και την παραγωγικότητα κατά περισσότερο από 70% σε σύγκριση με τους οργανισμούς που το αφήνουν στην τύχη [1]. Ωστόσο, έρευνα της Gallup διαπιστώνει σταθερά ότι μόνο το 12% των εργαζομένων συμφωνεί απόλυτα ότι ο οργανισμός τους τα καταφέρνει καλά με την ένταξη [2].
Το χάσμα μεταξύ αυτών των δύο σημείων δεδομένων είναι το σημείο όπου συμβαίνει η εναλλαγή προσωπικού — και το σημείο όπου οι ομάδες HR έχουν τη μεγαλύτερη μόχλευση.
Αυτός ο οδηγός περιγράφει κάθε στάδιο της ένταξης νέου προσωπικού, από την εβδομάδα πριν από την πρώτη ημέρα έως τις πρώτες 90 ημέρες, καθώς και έξι πρακτικές που διαχωρίζουν τα προγράμματα που παραμένουν από αυτά που εγκαταλείπονται μετά τη δεύτερη εβδομάδα.
Οι 7 κρίσιμες στιγμές με μια ματιά
- Πριν από την πρώτη μέρα — Καταπολεμήστε την αμφιβολία με ένα βίντεο καλωσορίσματος και μια εισαγωγή για έναν φίλο.
- Πρώτη ώρα — Εστιάστε στους ανθρώπους αντί για τα χαρτιά, με ένα θερμό χαιρετισμό και έναν έτοιμο χώρο εργασίας.
- Πρώτη μέρα — Αποτρέψτε την υπερφόρτωση πληροφοριών κάνοντας τις συνεδρίες διαδραστικές και όχι στατικές διαφάνειες.
- Πρώτη εβδομάδα — Αναθέστε σε έναν συνομήλικο φίλο να δημιουργήσει έναν ασφαλή χώρο για «χαζές ερωτήσεις».
- Εβδομάδα δύο-τρία — Αντιμετωπίστε την ταλάντωση ελέγχοντας εάν η πραγματικότητα ταιριάζει με τις προσδοκίες.
- Μήνας ένα — Διεξάγετε μια αμφίδρομη συνεδρία ανατροφοδότησης για να εξετάσετε από κοινού τα αρχικά ορόσημα.
- Ημέρα 90 — Να εδραιώσουν τη θέση τους στην ομάδα με μια επίσημη αξιολόγηση και δημόσια αναγνώριση των νικών τους.
Κάθε ένα βασίζεται στο προηγούμενο. Αν αστοχήσεις σε ένα, το επόμενο είναι πιο δύσκολο να το πετύχεις.
📋 ΔΩΡΕΑΝ Λήψη: Η λίστα ελέγχου των 7 στιγμών ένταξης: Μια αναφορά μίας σελίδας για κάθε σημείο επαφής τις πρώτες 90 ημέρες.
Χρονοδιάγραμμα ένταξης: στάδιο προς στάδιο
Προεπιβίβαση (μία εβδομάδα πριν από την πρώτη ημέρα)
Η περίοδος μεταξύ της αποδοχής της προσφοράς και της πρώτης ημέρας συχνά πάει χαμένη. Οι νεοπροσληφθέντες είναι διαθέσιμοι, περίεργοι και αγχωμένοι — ένας συνδυασμός που τους καθιστά δεκτικούς σχεδόν σε οποιαδήποτε επικοινωνία από την εταιρεία.
Τι να στείλετε ή να ολοκληρώσετε πριν από την πρώτη μέρα:
Το Shopify, για παράδειγμα, στέλνει στους νεοπροσληφθέντες ένα «κιτ προετοιμασίας» που περιλαμβάνει τον εξοπλισμό τους, ένα γραπτό καλωσόρισμα από την ομάδα τους και μια δομημένη ημερήσια διάταξη πριν κάποιος πατήσει το πόδι του στο κτίριο. Το αποτέλεσμα είναι ότι οι εργαζόμενοι φτάνουν συγκεντρωμένοι και όχι μπερδεμένοι, γεγονός που συμπιέζει τον χρόνο για την πρώτη παραγωγική συνεισφορά.
Πρώτη μέρα
Οι πρώτες εντυπώσεις στην εργασία είναι κολλώδεις. Έρευνες σχετικά με τα ψυχολογικά συμβόλαια υποδεικνύουν ότι οι πρώιμες εμπειρίες διαμορφώνουν τις μακροπρόθεσμες προσδοκίες με τρόπους που είναι δύσκολο να αντιστραφούν αργότερα.
Προτεραιότητες πρώτης ημέρας:
Πρώτη εβδομάδα
Η πρώτη εβδομάδα αφορά τον προσανατολισμό σε επίπεδο ρόλου και όχι σε επίπεδο εταιρείας. Οι νεοπροσληφθέντες θα πρέπει να ολοκληρώσουν την πρώτη εβδομάδα γνωρίζοντας ποιοι είναι οι βασικοί ενδιαφερόμενοι φορείς, πώς θα είναι τα πρώτα παραδοτέα τους εντός 30 ημερών και πού να βρουν βοήθεια όταν δυσκολευτούν.
Μια χρήσιμη δομή:
Πρώτος μήνας (ημέρες 8-30)
Μέχρι το τέλος του πρώτου μήνα, ένας νέος υπάλληλος θα πρέπει να έχει περάσει τη φάση της «εκμάθησης των βασικών αρχών» και να έχει προχωρήσει στη συνεισφορά. Ο ρόλος του διευθυντή μετατοπίζεται από την παροχή εξηγήσεων στην καθοδήγηση.
Βασικές δραστηριότητες:
Δεύτερος και τρίτος μήνας (ημέρες 31-90)
Το όριο των 90 ημερών αποτελεί ένα φυσικό σημείο ελέγχου. Πολλοί οργανισμοί το χρησιμοποιούν ως επίσημο σημείο αξιολόγησης. Είναι επίσης περίπου η χρονική στιγμή που η κοινωνική ένταξη είτε εδραιώνεται είτε αποτυγχάνει.
Δραστηριότητες για αυτή τη φάση:
Πέρα από 90 ημέρες
Η ένταξη που λήγει στις 90 ημέρες χάνει τη δεύτερη φάση της ένταξης: την επαγγελματική εξέλιξη, την καθοδήγηση και το είδος του αισθήματος του ανήκειν που οδηγεί στη μακροπρόθεσμη διατήρηση. Αξίζει να δημιουργηθεί ρητά μια επίσημη μετάβαση από την «ένταξη» στην «συνεχή ανάπτυξη» — διαφορετικά τείνει να μην συμβαίνει.
6 βέλτιστες πρακτικές ένταξης
1. Ορίστε έναν φίλο, όχι απλώς έναν διευθυντή
Οι διευθυντές είναι υπεύθυνοι για την απόδοση. Οι φίλοι είναι συνάδελφοι που μπορούν να απαντήσουν στις ερωτήσεις που οι νεοπροσληφθέντες ντρέπονται πολύ να θέσουν στον διευθυντή τους. Η Microsoft μελέτησε το πρόγραμμα φίλων της και διαπίστωσε ότι οι νεοπροσληφθέντες με φίλο ήταν 23% πιο ικανοποιημένοι με την ένταξή τους στο όριο των 90 ημερών [4]. Ο ρόλος του φίλου λειτουργεί καλύτερα όταν είναι εθελοντικός, χρονικά περιορισμένος (συνήθως 90 ημέρες) και υποστηρίζεται από έναν σύντομο οδηγό για το πώς μοιάζει η καλή συμπεριφορά του φίλου.
2. Αυτοματοποιήστε το διοικητικό επίπεδο
Αποστολή εγγράφων πριν από την άφιξη, προγραμματισμός συναντήσεων την πρώτη εβδομάδα, διανομή υπενθυμίσεων για λίστες ελέγχου — όλα αυτά μπορούν να αυτοματοποιηθούν μέσω ενός HRIS ή μιας πλατφόρμας ένταξης. Ο αυτοματισμός έχει σημασία όχι επειδή είναι ταχύτερος (αν και είναι), αλλά επειδή διασφαλίζει ότι τίποτα δεν ξεφεύγει από τα συνηθισμένα όταν ένας διευθυντής είναι απασχολημένος ή ένας νέος υπάλληλος ξεκινάει μια εβδομάδα.
3. Διεξάγετε διαδραστικές συνεδρίες, όχι μόνο παρουσιάσεις
Ο προσανατολισμός των νέων προσλήψεων είναι συχνά μονόδρομος. Το τμήμα HR παρουσιάζει. Οι νέοι προσλήψεις παρακολουθούν. Κανείς δεν θυμάται πολλά μέχρι την τρίτη ημέρα. Η διεξαγωγή σύντομων ζωντανών δημοσκοπήσεων, ελέγχων γνώσεων ή συνεδριών ερωτήσεων και απαντήσεων κατά τη διάρκεια των συνεδριών προσανατολισμού βελτιώνει δραματικά τη διατήρηση των πληροφοριών και δίνει στους συντονιστές σήμα σε πραγματικό χρόνο σχετικά με το πού η κατανόηση είναι αδύναμη. Το AhaSlides επιτρέπει στις ομάδες L&D να ενσωματώνουν δημοσκοπήσεις, κουίζ και ανοιχτές ερωτήσεις και απαντήσεις σε οποιαδήποτε ζωντανή ή εικονική συνεδρία - έτσι ώστε η στιγμή "τι ερωτήσεις έχετε;" να γίνεται ένα πραγματικό σημείο δεδομένων και όχι ρητορικό.
4. Κάντε την κουλτούρα σαφή, όχι υποτιθέμενη
Η κουλτούρα συχνά περιγράφεται ως «το πώς λειτουργούν τα πράγματα εδώ» — αλλά οι νεοπροσληφθέντες δεν μπορούν να παρατηρήσουν την κουλτούρα. Βιώνουν μεμονωμένα περιστατικά και βγάζουν συμπεράσματα. Οι ομάδες που κάνουν καλή ενσωμάτωση κάνουν την κουλτούρα ευανάγνωστη: την καταγράφουν γραπτώς, ζητούν από ανώτερα στελέχη να μιλήσουν για πραγματικές αποφάσεις που αντικατοπτρίζουν τις αξίες της εταιρείας και αναδεικνύουν κανόνες που δεν θα εμφανίζονταν σε κανένα έγγραφο πολιτικής (πώς διεξάγονται στην πραγματικότητα οι συναντήσεις, πώς κλιμακώνονται οι αποφάσεις, πώς αντιμετωπίζονται οι διαφωνίες).
5. Θέστε ορόσημα 30-60-90 ημερών στη γραφή
Ένα σχέδιο 30-60-90 ημερών που καταρτίζεται σε συνεργασία μεταξύ του διευθυντή και του νέου προσληφθέντος κάνει δύο πράγματα: θέτει με σαφήνεια τις προσδοκίες και παρέχει και στα δύο μέρη ένα κοινό αντικείμενο για αναθεώρηση και ενημέρωση. Το σχέδιο θα πρέπει να καθορίζει τα παραδοτέα, όχι μόνο τις δραστηριότητες. Η «Παρακολούθηση όλων των συναντήσεων της ομάδας» είναι μια δραστηριότητα. Η «Ολοκλήρωση της εκπαίδευσης συμμόρφωσης και παρουσίαση μιας περίληψης του οδικού χάρτη προϊόντος στην ομάδα έως την 30ή ημέρα» είναι ένα παραδοτέο.
6. Συλλέξτε σχόλια και ενεργήστε βάσει αυτών
Οι περισσότεροι οργανισμοί διεξάγουν έρευνα για τους νεοπροσληφθέντες μετά την ένταξη. Λίγοι κάνουν κάτι ορατό με τα αποτελέσματα. Ο γρηγορότερος τρόπος για να βελτιώσετε ένα πρόγραμμα ένταξης είναι να κλείσετε τον κύκλο: μοιραστείτε συγκεντρωτικά σχόλια με την ομάδα που υλοποίησε το πρόγραμμα, κάντε αλλαγές για την επόμενη ομάδα και ενημερώστε τους νεοπροσληφθέντες τι άλλαξε ως αποτέλεσμα της συμβολής τους. Αυτός ο κύκλος, όταν λειτουργεί, σηματοδοτεί επίσης στους νεοπροσληφθέντες ότι ο οργανισμός ακούει — κάτι που από μόνο του αποτελεί αποτέλεσμα της ένταξης.
Ένταξη προσωπικού εξ αποστάσεως και υβριδικού προσωπικού
Οι εξ αποστάσεως και οι υβριδικές προσλήψεις αντιμετωπίζουν μια εκδοχή του προβλήματος σύνδεσης που η προσωπική ένταξη λύνει εν μέρει τυχαία. Τυχαία γνωριμίες στο διάδρομο, κρυφακούσματα για το πώς εξελίσσεται μια σύσκεψη, ανάγνωση ενός δωματίου κατά τη διάρκεια μιας διαφωνίας - τίποτα από αυτά δεν συμβαίνει σε μια βιντεοκλήση. Οι ομάδες HR πρέπει να αντικαταστήσουν αυτές τις τυχαίες στιγμές με σκόπιμες.
Μερικές προσαρμογές που κάνουν μια μετρήσιμη διαφορά:
Αποστολή εξοπλισμού με προσωπική πινελιά. Ένας φορητός υπολογιστής που παραδίδεται με ένα χειρόγραφο σημείωμα από την ομάδα ή ένα μικρό αντικείμενο με την επωνυμία της εταιρείας, προσφέρει περισσότερα για την προετοιμασία της πρώτης ημέρας εργασίας από τα περισσότερα επίσημα μηνύματα καλωσορίσματος. Βεβαιωθείτε ότι η συσκευή έχει διαμορφωθεί πλήρως πριν από την αποστολή της, ώστε ο νέος υπάλληλος να μην ξοδεύει το πρώτο του πρωί σε μια κλήση τεχνικής υποστήριξης.
Ενσωματώστε τη σύνδεση στο πρόγραμμα. Οι νεοπροσληφθέντες εξ αποστάσεως θα πρέπει να έχουν πιο δομημένα σημεία κοινωνικής επαφής την πρώτη εβδομάδα, όχι λιγότερα. Ένας σύντομος εικονικός καφές με τον φίλο, ένα ομαδικό γεύμα μέσω βίντεο ή μια σύντομη ερώτηση «γνωριμίας» στην αρχή μιας ομαδικής συνάντησης μετράνε. Αυτά δεν χρειάζεται να είναι μεγάλα σε διάρκεια. Πρέπει να είναι συνεπή.
Υπερβολική επικοινωνία του πλαισίου. Σε ένα γραφείο, οι νεοπροσληφθέντες απορροφούν πληροφορίες από το περιβάλλον. Από απόσταση, λαμβάνουν μόνο ό,τι κοινοποιείται σκόπιμα. Οι διευθυντές που εργάζονται με απομακρυσμένους προσληφθέντες θα πρέπει να επιλέγουν να εξηγούν το σκεπτικό πίσω από τις αποφάσεις, να μοιράζονται σημειώσεις συσκέψεων στις οποίες μπορεί να μην έχουν προσκληθεί και να αφηγούνται την εργασία που βρίσκεται σε εξέλιξη στα κανάλια της ομάδας.
Χρησιμοποιήστε στρατηγικά τα ασύγχρονα υλικά ενσωμάτωσης. Οι προηχογραφημένες οδηγίες, οι γραπτοί οδηγοί ένταξης και οι αυτορυθμιζόμενες διαδραστικές ενότητες επιτρέπουν στους απομακρυσμένους προσληφθέντες να κινούνται με τον δικό τους ρυθμό και να επανεξετάζουν την ύλη ανάλογα με τις ανάγκες. Οι ζωντανές συνεδρίες μπορούν στη συνέχεια να επικεντρωθούν σε συζήτηση, ερωτήσεις και οικοδόμηση σχέσεων αντί για μεταφορά πληροφοριών.
Συνήθεις αποτυχίες ενσωμάτωσης
Ξεκινώντας πολύ αργά. Εάν η πρώτη επικοινωνία που λαμβάνει ένας νεοπροσληφθείς είναι μια πρόσκληση στο ημερολόγιο για ενημέρωση την πρώτη ημέρα, το χρονικό διάστημα πριν από την επιβίβαση δεν ισχύει πλέον.
Υπερφόρτωση την πρώτη εβδομάδα. Η συμπερίληψη της εκπαίδευσης συμμόρφωσης, των οδηγιών χρήσης εργαλείων, των συστάσεων για τα τμήματα και της εγγραφής σε παροχές σε πέντε ημέρες έχει ως αποτέλεσμα την εξάντληση των υπαλλήλων που διατηρούν ελάχιστα στοιχεία.
Καμία προετοιμασία από τον διευθυντή. Η εμπειρία της πρώτης εβδομάδας ενός νέου προσληφθέντος εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη διαθεσιμότητα και την πρόθεση του διευθυντή του. Οι διευθυντές χρειάζονται τη δική τους σύντομη λίστα ελέγχου, όχι απλώς πρόσβαση στο πρόγραμμα ένταξης σε ολόκληρη την εταιρεία.
Δεν υπήρξε παρακολούθηση μετά τις 30 ημέρες. Ο πρώτος μήνας δεν σηματοδοτεί το τέλος της ένταξης. Οι οργανισμοί που αντιμετωπίζουν το όριο των 30 ημερών ως «τελειωμένο» βλέπουν μια προβλέψιμη αύξηση στην πρόωρη αποχώρηση γύρω στον τρίτο και τέταρτο μήνα — όταν η καινοτομία έχει εξασθενήσει αλλά το αίσθημα του ανήκειν δεν έχει ριζώσει πλήρως.
Χρήση του AhaSlides για συνεδρίες ενσωμάτωσης
Οι ζωντανές συνεδρίες ενσωμάτωσης — είτε αυτοπροσώπως, είτε εικονικά είτε υβριδικά — τείνουν να αποτυγχάνουν με τον ίδιο τρόπο: οι νεοπροσληφθέντες είναι παθητικοί στο μεγαλύτερο μέρος τους. Το AhaSlides προσθέτει ένα επίπεδο αλληλεπίδρασης σε πραγματικό χρόνο σε κάθε συνεδρία: ζωντανές δημοσκοπήσεις, ώστε οι συντονιστές να μπορούν να αξιολογήσουν την κατανόηση, ανώνυμες ερωτήσεις και απαντήσεις, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να κάνουν ερωτήσεις που θα δίσταζαν να θέσουν δυνατά, και σύννεφα λέξεων για να καταγράψουν τις πρώτες εντυπώσεις ή τους κανόνες της ομάδας σε μια αξιομνημόνευτη οπτική μορφή.
Για τις ομάδες HR που εκτελούν ενσωμάτωση βάσει ομάδας σε πολλαπλές τοποθεσίες ή ζώνες ώρας, οι ασύγχρονες λειτουργίες επιτρέπουν στους νέους προσληφθέντες να ολοκληρώνουν διαδραστικά στοιχεία με τον δικό τους ρυθμό, με τα αποτελέσματα ορατά στον συντονιστή πριν από την επόμενη ζωντανή συνεδρία. Αυτό σημαίνει ότι ο ζωντανός χρόνος μπορεί να αφιερωθεί σε συζήτηση και σύνδεση, όχι στην παρουσίαση πληροφοριών που θα μπορούσαν να είχαν καταναλωθεί εκ των προτέρων.
Πηγές
[1] Ομάδα Brandon Hall (διεξήχθη για την Glassdoor). Το πραγματικό κόστος μιας κακής πρόσληψης. Συχνά αναφερόμενο ποσοστό: οι οργανισμοί με ισχυρή ενσωμάτωση βελτιώνουν τη διατήρηση των νέων εργαζομένων κατά 82% και την παραγωγικότητα κατά 70%. Έρευνα ένταξης στην ομάδα Brandon Hall
[2] Γκάλοπ. Η Κατάσταση του Αμερικανικού Χώρου Εργασίας. Μόνο το 12% των εργαζομένων συμφωνεί απόλυτα ότι ο οργανισμός τους τα πάει καλά με την ενσωμάτωση. Έρευνα Gallup στον χώρο εργασίας
[3] Μπάουερ, Τενεσί (2010). Ένταξη νέων υπαλλήλων: Μεγιστοποίηση της επιτυχίας. Σειρά Οδηγιών Αποτελεσματικής Πρακτικής του Ιδρύματος SHRM. Το πλαίσιο των 4 C (Συμμόρφωση, Διευκρίνιση, Κουλτούρα, Σύνδεση) προέρχεται από την έρευνα κοινωνικοποίησης του Bauer. Ίδρυμα SHRM
[4] Microsoft. Γιατί πρέπει να δώσετε προτεραιότητα στο πρόγραμμα onboarding buddy του νέου σας υπαλλήλου. Εσωτερική μελέτη διαπίστωσε 23% υψηλότερη ικανοποίηση στις 90 ημέρες για τους νεοπροσληφθέντες με έναν φίλο. Εργαστήριο Εργασίας της Microsoft
