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Definición de gestión del tiempo | La guía definitiva para principiantes con +5 consejos

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jane ng 11 enero, 2024 10 min leer

Todos tenemos 24 horas al día, independientemente de nuestro género, color de piel o etnia. Pero en realidad, con esas 24 horas, algunas personas triunfan, otras fracasan y algunas crean mucho valor para sí mismas y para la sociedad, pero otras no hacen nada.

Una de las diferencias entre ellos es que hay quienes definir la gestión del tiempo bien y saber qué habilidades se requieren. Y los que no.

Por lo tanto, ¿si te sientes sobrecargado y no tienes tiempo para ti mismo, o alguna vez te has preguntado: “Si tan solo un día pudiera ser más largo”? Y siempre te enfrentas a algo llamado “plazo” y no sabes qué es la gestión del tiempo. Quizás este artículo le ayude con una guía útil para gestionar el tiempo.

Índice del contenido

Definición de gestión del tiempo | La guía definitiva para principiantes. Imagen: Freepik

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General

¿Cuántos pasos hay para definir la gestión del tiempo?4
¿Quién sobresale en la gestión del tiempo?David Allen, Stephen Covey y Bill Gates.
Descripción general de la definición de gestión del tiempo.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es planificar y organizar el tiempo para cada actividad específica, en detalle paso a paso, hasta lograr todas las metas. Dado que cada persona solo tiene una cierta cantidad de tiempo, cuanto mejores sean sus habilidades de gestión del tiempo, más efectivo será su tiempo. 

¡Entonces, definir la gestión del tiempo es muy importante! La eficacia de la gestión del tiempo se evalúa en función de los resultados del trabajo realizado en el período más óptimo. Recuerde, si está ocupado o inactivo no tiene nada que ver con si hace las cosas de manera efectiva.

La definición de la gestión del tiempo consta de 4 pasos principales:

  • Enumere y priorice las tareas por día, semana y mes según sus objetivos y dirección.
  • Medir y estimar el tiempo que lleva completar las tareas establecidas.
  • Haga un plan detallado y determine el orden de prioridad para trabajar cada día.
  • Implementar y adherirse al plan establecido.

Cada uno de los pasos de administración del tiempo anteriores tiene herramientas, técnicas y habilidades de apoyo para que coincidan con los objetivos laborales y de vida de cada persona.

¿Por qué es importante definir la gestión del tiempo?

Al definir la gestión del tiempo, su vida será mucho más fácil

Muchas personas se preguntan por qué es tan importante definir la gestión. Estos son los beneficios de la gestión del tiempo para usted.

Aumentar la productividad laboral –Definición de gestión del tiempo

Saber cómo administrar tu tiempo te ayuda a organizar tus planes y tareas diarias por importancia y prioridad. Con esta lista de "cosas por hacer", se centrará en las tareas esenciales que deben realizarse primero, aumentando así la eficiencia del trabajo.

Cuando administra bien su tiempo, evitará perder tiempo y energía, y le costará menos esfuerzo hacer las cosas. También te ayuda a mejorar tu creatividad gracias al tiempo libre que ahorras. 

Alivie la presión y ayude a tomar mejores decisiones

La falta de habilidades de gestión del tiempo a menudo conduce a trabajar con mucha presión, indirectamente a tomar decisiones equivocadas cuando no hay suficiente tiempo para considerar. 

Por el contrario, si controlas bien tu tiempo, evitas la presión de la “fecha límite” y tomas decisiones más informadas en el trabajo porque tienes más tiempo para pensar y evaluar el problema.

Crea más motivación

Los malos hábitos, como postergar el trabajo y no practicar la planificación del trabajo, causarán un daño inconmensurable a las personas y al equipo. La gestión del tiempo te ayudará a eliminar esos hábitos y te motivará a embarcarte en grandes proyectos gracias a un plan bien definido con metas claras y un cronograma preciso.

Mejor equilibrio entre la vida laboral y personal

Todos tenemos 24 horas diarias para dedicarnos a nosotros mismos, a la familia y al trabajo. Un arreglo de tiempo específico lo ayudará a tener un equilibrio de vida razonable. Esto significa que puede concentrarse en hacer las cosas bien y tener suficiente tiempo para relajarse y cuidar de sus seres queridos y de usted mismo.

5 consejos y técnicas eficaces de gestión del tiempo

Definición de gestión del tiempo | Consejos y técnicas de gestión del tiempo

Dividir tareas en grupos –Definición de gestión del tiempo

La buena gestión del tiempo a menudo requiere dividir las tareas en grupos, según la importancia y la urgencia de esas tareas. Incluye los siguientes cuatro grupos principales:

  • Tareas importantes y urgentes. Este grupo de tareas debe realizarse de inmediato y, a menudo, causa la mayor crisis porque puede ocurrir repentinamente. Por ejemplo, “olvidó” el cronograma para presentar informes de trabajo para resolver los conflictos con los clientes que se presenten.
  • Tarea importante pero no urgente. A menudo se relaciona con la salud, la familia, la carrera y los amigos. Este grupo no requiere acción inmediata pero es esencial para usted. Debe tener el hábito de ser paciente, superar los momentos de falta de motivación y dedicar tiempo a ello. Por ejemplo, hacer ejercicio para mantener la salud.
  • No imprescindible pero urgente. La característica de este grupo es que, aunque deben implementarse de inmediato, no impactan significativamente en el objetivo previsto, por ejemplo, reuniones inútiles, informes innecesarios, etc.
  • No importante y no urgente. No proporciona beneficios significativos, como actividades de chismes. Para no perder el tiempo, no solo debes aprender a decir “no” a estas cosas, sino también desarrollar el hábito de eliminarlas durante las horas de trabajo.

Establezca objetivos INTELIGENTES –Definición de gestión del tiempo

Los objetivos claramente definidos te darán motivación. Y estos objetivos deben ser precisos y alcanzables. Puede consultar cómo configurar Objetivos SMART como sigue:

  1. Específico: Defina objetivos claros y específicos desde el principio.
  2. Medibles: los objetivos deben ser medibles y fáciles de medir.
  3. Alcanzable: vea si la meta es alcanzable respondiendo a las siguientes preguntas: ¿Es esto realista, factible o no? ¿El objetivo es demasiado alto?
  4. Relevante: las metas deben ser relevantes para su vida y su trabajo para motivarlo.
  5. Con límite de tiempo: divida los objetivos grandes en objetivos pequeños para completarlos mejor.
Definición de gestión del tiempo - Imagen: freepik
Definición de gestión del tiempo – Imagen: freepik

Evite ser un multitarea

Multitarea significa hacer más de una cosa al mismo tiempo. Si carece de la experiencia suficiente, la multitarea no funciona para usted. Mejor aún, debe dividir la tarea para completarla paso a paso. Junto con eso, centrarse en tareas individuales aumentará la eficiencia.

¿Dudas sobre qué tareas hacer ahora? Utilice la rueda giratoria de AhaSlides para elegir uno al azar.

Mantenga su lugar de trabajo ordenado

Un lugar de trabajo desordenado con documentos nuevos, viejos, importantes e intrascendentes no solo te hace sentir caótico, sino que también te hace perder el tiempo cuando necesitas encontrar algo. Por lo tanto, mantenga su lugar de trabajo organizado e inteligente, entonces tendrá más tiempo, para que no tenga que perder el tiempo en tareas inútiles.

Cuide bien la salud mental

Mantenerse cómodo es una de las formas de ser eficaz en la gestión del tiempo. Por eso, si tienes la mente relajada y libre de estrés, tomarás decisiones más acertadas y racionales. Aquí hay formas de ayudarlo a ajustar su estado de ánimo rápidamente.

  • Reír: esta acción te ayuda a reducir las hormonas del estrés y a aumentar la felicidad.
  • Meditar: Meditar durante al menos 10 minutos ayuda a aliviar el estrés.
  • Escuche música: disfrute de una canción favorita que lo hará sentir relajado y cómodo.
  • Bailar: Esta actividad es a la vez edificante y saludable.
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Puntos clave

Al definir la gestión del tiempo, sentirá que su “caja” de tiempo es mucho más grande y trae muchos beneficios. Entonces, en este momento, analícese detenidamente para ver cómo ha administrado su tiempo, de manera efectiva o no, o qué razones lo está perdiendo. Entonces sabrás lo que necesitas hacer para no perder ni un minuto más de ti mismo.

Además, también tenemos un montón de plantillas preparadas para que explores!

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las 3 P de la gestión del tiempo?

Son Planificar, Priorizar y Realizar: habilidades importantes para hacer uso eficiente de su tiempo y recursos para obtener sus logros.

¿Cómo puedo gestionar el tiempo de forma eficaz?

Aquí hay algunos consejos para principiantes:
1. Descubra las razones por las que necesita gestionar el tiempo de forma productiva.
2. Siga su cronograma.
3. Divida las tareas en tareas más pequeñas.
4. Priorice las tareas importantes.
5. Aborde primero la tarea más desafiante.
6. Establece límites de tiempo para tener más motivación y cumplir tu fecha límite a tiempo.