11 sammu eduka strateegilise juhtimise koosoleku läbiviimiseks

A strateegilise juhtimise koosolek on üks parimaid meetodeid, mis aitavad suure jõudlusega meeskondadel üle vaadata ja parandada töö kvaliteeti ja tootlikkust, et luua ettevõtte jaoks parimaid tulemusi. See artikkel annab teile kõike, mida peate teadma strateegilise juhtimise koosoleku ja koosoleku tõhusa avamise kohta. 

Sisukord

• #1 – Mis on strateegilise juhtimise koosolek?
• #2 – Strateegilise juhtimise koosoleku eelised
• #3 – kes peaksid osalema strateegilise juhtimise koosolekul? 
• 4 – kuidas korraldada tõhusat strateegilist juhtimiskoosolekut (SMM-plaan)

Mis on strateegilise juhtimise koosolek?

Strateegiline koosolekute juhtimine (SMM) On juhtimismudel, mis keskendub ettevõtte üldisele strateegiale, mis hõlmab protsesside juhtimist, eelarvet, kvaliteeti, standardeid ja tarnijaid, et hinnata töö efektiivsust ja äritegevuse tulemuslikkust.

See koosolek võib toimuda igal kvartalil ja see võib vajada turundusstrateegia koosolekult, äristrateegia koosolekult või müügistrateegia koosolekult kogutud andmeid.

Lühidaltstrateegiliste kohtumiste eesmärk on välja selgitada, kuidas ettevõtte ressursse kõige tõhusamalt kasutada konkreetsete eesmärkide ja eesmärkide saavutamiseks.

Rohkem töönõuandeid AhaSlides

• Kohtumised äris| 10 tüüpi ja parimaid tavasid
• 8 parimat nõuannet Head kohtumist
• Strateegilise juhtimise koosolek

Hankige elavaid vestlusi tekitavad tasuta koosolekumallid!

Registreeruge tasuta ja võtke tasuta kaasa, mida soovite

🚀 Tasuta mallid ☁️

Strateegilise juhtimise koosoleku eelised

Strateegilise juhtimise koosolek mitte ainult ei aita osalejatel olla oma töös ennetavamad, kuna nad jõuavad õigeaegselt kohale ning koostavad dokumente ja küsimusi, mida strateegilise planeerimise ajal esitada, vaid toob kaasa ka 5 eelist:

Kulude vähendamine

Paljud organisatsioonid on üle läinud strateegilise juhtimise koosolekute raamistikule. SMM-kava aitab ettevõtetel nüüd kasutada odavaid (isegi tasuta) tööriistu ja teenuseid koosolekute vahel andmete ristanalüüsiks, et näha, mis töötab, mis mitte ja mis saab hästi hakkama. 

See aitab kulutada, eraldada ja investeerida ressursse võimalikult targalt ja tõhusalt.

Säästke aega ja energiat

Tõhusate koosolekute kavandamine võimaldab osakondadel või osalejatel mõista strateegilise arutelu eesmärki ning seda, mida nad peavad ette valmistama ja panustama.

Näiteks milliseid dokumente nad kaasa toovad, milliseid arve esitada ja milliseid ülesandeid või lahendusi pärast koosolekut joonistada.

Koosolekuks valmistumiseks vajalike ülesannete jaotamine säästab palju aega ja vaeva, kuna ei satu segamini ega muutu kriitikaks kelle süül, vaid unustab koosoleku eesmärgi.

Suurendage läbirääkimisjõudu

Kohtumisel ei väldita vaidlusi ega lahkarvamusi. See aga suurendab meeskonnaliikmete läbirääkimisjõudu, kuna peavad arutlema ja leidma parima lahenduse klientide ja ettevõtete probleemide lahendamiseks. Võite olla üllatunud, kui leiate oma meeskonnast suurepärase läbirääkija!

Riskide haldamine 

Keegi ei taha osaleda koosolekul, mis katkestatakse pooleldi andmete puudumise või probleemide lahendamise puudumise tõttu.

Järelkohtumine tähendab seega, et kõik peavad planeerima, koguma ja edastama varasemate koosolekute andmeid, neid andmeid analüüsima ja aitama seda analüüsi muuta järgmisteks sammudeks. Need tegevused tagavad riskide parema maandamise. Või isegi muuta koosolek eelmisest tulemuslikumaks või eesmärgipärasemaks. 

Hoidke eelarvel ja ressurssidel tähelepanelikult silma peal

Tõhusate meeskonnakoosolekute läbiviimine võimaldab jälgida ja kohandada ressursse ning teha teadlikke eelarveotsuseid. Strateegia läbivaatamise koosolekud aitavad tõsta esile osakondi või programme, mis võivad edu saavutamiseks vajada lisarahastamist. Need on ka hea koht, et näha, kas teil on vaja oma eelarvet või tööjõudu suurendada/vähendada.

Kes peaksid osalema strateegilise juhtimise koosolekul? 

Koosolekule peavad ilmuma kõrgemad inimesed, näiteks tegevjuht (tegevdirektor, tegevdirektor, linnajuht jne) ja projekti otsene juht.

Võtmemängijatelt nõutakse planeerimisel kaasarääkimist, kuid kõik ei ole sõna otseses mõttes laua taga.

Liiga palju inimesi ruumis võib põhjustada stressi, kaost ja segadust. Kui teil on mitu inimest, kes soovivad selles protsessis osaleda, kaasake nad viisil, nagu küsitluste kaudu töötajate arvamuste kogumine ja kelleltki koosolekul osalejatelt tasu võtmine, et tagada nende andmete tabelisse jõudmine ja nende käsitlemine protsessi osana.

Kuidas korraldada tõhusat strateegilist juhtimiskoosolekut (SMM-plaan) 

Tagades, et teie strateegilise juhtimise koosolekud oleksid kaasahaaravad ja produktiivsed, alustage õigest planeerimisest. Nende sammudega

Koosoleku ettevalmistamine

Ärge unustage järgida neid juhiseid nelja sammuga koosoleku planeerimisel.

• Planeerige aeg ja koguge vajalikud andmed/aruanne

Planeerige ja kutsuge kindlasti kõik juhid ja võtmetöötajad, kes on kohustatud sellel koosolekul osalema. Veenduge, et ruumis viibivad inimesed, kes saavad koosolekul aktiivselt osaleda.

Samal ajal koguge vajalikke andmeid ja aruandeid, värskendage olekunäitajaid ja isegi küsimusi, millele koosolekul vastatakse. Veenduge, et esildised ei oleks koosoleku kuupäevale liiga lähedal, et kõik saaksid vaadata läbi kõige värskemad andmed ja kirjutada esilekerkivate suundumuste või probleemide kohta analüüsi.

• Plaani päevakava mall

Päevakava aitab teil ja osalejatel õigel teel püsida. Koosoleku päevakorra ideed tagavad vastused küsimustele:

• Miks meil see kohtumine on?
• Mida me peame saavutama, kui koosolek on läbi?
• Millised on järgmised sammud, mida peaksime tegema?

Pidage meeles, et a strateegilise juhtimise koosoleku päevakord võib olla nagu eesmärkide, meetmete ja algatuste ülevaatus, strateegia valideerimine ning praeguse strateegilise suuna ja projektide jätkamine.

Siin on päevakava näidis:

1. 9.00 – 9.30: Ülevaade koosoleku eesmärgist
2. 9.30–11.00: hinnake kogu protsess uuesti
3. 1.00–3.00: osakondade ja juhtide värskendused
4. 3.00–4.00: lahendamata probleemid
5. 4.00–5.00: lahendused antud
6. 5.00–6.00: tegevuskava
7. 6.00–6.30: QnA seanss
8. 6.30–7.00: kokkuvõte

• Määrake põhireeglid

Saate seada reeglid, mille kõik peavad enne koosolekut ette valmistama.

Näiteks kui nad ei saa kohale tulla, peavad nad saatma selle asemel abilise. 

Või peavad kohalviibijad hoidma korda, austama kõnelejat, mitte segama (jne).

• Igakuine Kõigi käte kohtumised

Nagu eespool mainitud, on strateegilise juhtimise konverents suur sündmus, mis toimub tavaliselt igal kvartalil. Seega, kui soovite, et teie töötajad selle praktikaga tutvuksid ja oleksid võimalikult valmis. Peate koosoleku üle vaatama ja korraldama igakuiseid üldkoosolekuid, et teavitada töötajaid kõigist uutest teadaannetest, mis ei sobi e-posti saatmiseks, ning seada ettevõtte eesmärgid ja jälgida edusamme olemasolevate suunas.

• Viige läbi projekti avakoosolek

Kui kõikehõlmav koosolek aitab töötajatel tutvuda ja koostada andmeid strateegiliseks juhtimiseks siis on projekti avakoosolek esimene kohtumine projekti tellinud kliendi ja selle ellu viiva ettevõtte vahel. Sellel kohtumisel on vaja ainult võtmeisikuid, et arutada projekti aluseid, eesmärki ja eesmärke.

Koosolek

• Määratlege koosoleku eesmärk ja soovitud tulemused

Strateegilise planeerimise koosolek võib täiesti valesti minna, kui seda peetakse ilma kõigile määratletud eesmärke ja nõudlikke väljundeid esitamata. Sellepärast on esimene samm koosoleku jaoks selge ja käegakatsutava eesmärgi määratlemine.

Mõned näited selgetest eesmärkidest:

• Strateegia sotsiaalmeedias, et jõuda noorema publikuni. 
• Plaan välja töötada uus toode, uus funktsioon.

Samuti saate oma eesmärkide osana seada konkreetsed strateegilise juhtimise koosolekute teemad, näiteks ärikasv aasta teisel poolel.

Olge oma eesmärgiga võimalikult täpne. Nii on kõigil lihtsam tööd jätkata ja õigeid otsuseid teha.

• Murdke jää 

Seoses töökorralduse muutumisega pärast kaheaastast pandeemiat peavad ettevõtted olema alati valmis virtuaalseteks koosolekuteks ja traditsioonilisteks kohtumisteks. Inimesed, kes suhtlevad arvutiekraanide kaudu, samal ajal kui teised kontoris istuvad, muudavad teie töökaaslased mõnikord vähem elevil ja katkendlikuks.

Seetõttu vajate a meeskonna kohtumine jäämurdjatega ja siduvad tegevused kohtumise alguses, et õhkkonda soojendada.

• Muutke koosolek interaktiivseks

Et oma meeskond strateegiaseanssi täielikult investeerida, tuleb edendada tõelist interaktiivsust. Eraldiseisvate esitluste asemel proovige jagada osadeks, kus erinevad osakonnad saavad leida lahendusi hiljutistele takistustele.

Määrake igale rühmale väljakutse, millega teie ettevõte silmitsi seisab. Seejärel laske nende loovusel lennata – kas või läbi meeskonna loomise mängud, kiirküsitlused või läbimõeldud aruteluküsimused. Selline vaatenurkade jagamine madalama rõhuga formaadis võib tekitada ootamatuid teadmisi.

Uuesti kokku kutsudes küsige igalt vahekokkuvõttelt struktureeritud, kuid avatud tagasisidet. Tuletage kõigile meelde, et praeguses etapis pole "valesid" ideid. Teie eesmärk on mõista kõiki vaatenurki, et lõpuks koos takistustest üle saada.

• Tuvastage võimalikud väljakutsed

Mis juhtub, kui koosolek läheb üle määratud aja? Mis saab siis, kui juhtkond peab teiste ootamatute probleemide lahendamiseks eemal olema? Kui kõik on hõivatud teiste süüdistamisega ega saavuta soovitud tulemusi?

Palun loetlege kõik võimalikud riskid koos lahendustega, et hästi ette valmistada!

Näiteks kaaluge kindlate päevakorrapunktide või esitluste jaoks taimeri kasutamist. 

• Kasutage võrgutööriistu 

Piltide ja tööriistade kasutamine on täna koosolekul kohustuslik, kui soovite lihtsalt ja kiiresti ideid edastada. Aruanded ja statistika esitatakse ka visuaalselt ja tänu nendele tööriistadele on neid lihtne mõista. Samuti julgustab see inimesi andma oma panust ja aitab teil teha kiireid otsuseid, saades reaalajas tagasisidet. Võite leida tasuta tööriistu ja mallide pakkujaid, nagu AhaSlide, Miro ja Google Slide.

Näiteks Kasuta Interaktiivsed esitlusedja tööriistu, nagu küsitlused ja küsitlused, et luua loovaid ideid ja neid reaalajas kuvada.

• Kokkuvõte Raekoja koosoleku formaadiga 

Lõpetame koosoleku küsimuste ja vastuste sessiooniga Toma Halli koosoleku formaat.

Osalejad saavad tõstatada soovitud küsimusi ja saada juhtidelt kohe vastuseid. See tõestab, et juhid ei ole lihtsalt näotud otsustajad, vaid läbimõeldud mõtlejad, kes mitte ainult ei sea esikohale ettevõtte huve, vaid mõtlevad ka oma töötajate huvidele.

• Näpunäiteid strateegilise juhtimise koosoleku hõlbustamiseks

Lisaks ülaltoodud sammudele on siin mõned väikesed märkused, mis aitavad teil strateegilise planeerimise seanssi paremini korraldada.

• Veenduge, et kõik osaleksid arutelus.
• Veenduge, et kõik kuulaksid aktiivselt.
• Veenduge, et kõik rakendaksid oma meeskonnatöö oskusi.
• Töötage selle nimel, et valikuid võimalikult vähe kitsendada.
• Ärge kartke kutsuda hääletama, et näha arvamuste ja konsensuse taset.
• Ole loominguline! Strateegiline planeerimine on aeg uurida loovust ning näha kogu meeskonna reaktsioone ja lahendusi olukordadele.

Kokkuvõttes

Eduka strateegilise juhtimise koosoleku läbiviimiseks. Peate igaks sammuks inimestest, dokumentidest, andmetest ja tööriistadest hästi ette valmistama. Esitage päevakava ja järgige seda, et osalejad teaksid, mida nad tegema hakkavad ja milliseid ülesandeid neile antakse. 

AhaSlide loodab anda kõik vastused teie küsimustele, kuidas juhtida strateegilist planeerimise seanssi. Loodetavasti naudite selles artiklis kirjeldatud näpunäiteid ja abivõtteid, et hoida strateegilise juhtimise koosolekuid ja rühmategevusi aktiivsena ja produktiivsena nii võrguühenduseta kui ka võrgus.

Korduma kippuvad küsimused

Sildid: Ärikohtumine

Jaga