Zer da proiektuaren plangintza prozesua proiektuen kudeaketan?

Proiektuaren kudeaketa onak oinarrizko bost urrats biltzen ditu: Hasiera, Plangintza, Exekuzioa, Jarraipena eta Kontrola eta Itxierarekin amaitzea. Garrantzitsua da kontuan izan proiektu arrakastatsuetako batek ezin duela fase hauetako bat alde batera utzi, batez ere proiektuaren plangintza-prozesu bat, dena jarraitzeko dena mantentzen duena, hala nola, garaiz eta aurrekontuaren barruan entregatzea.

Proiektuen planifikazioa proiektuaren bizi-zikloaren erdian dago, eta horrek esan nahi du faserik zailena dela. Hala ere, beti dago bideren bat bertara iristeko.

Artikulu honetan, proiektuen plangintzari, definizioari, adibideei, prozesuei eta plangintza-tresna batzuei buruz gehiago ikasten dugu, proiektuaren plangintza-prozesua hobeto ulertzen laguntzeko eta bere zailtasunei nola aurre egin ikasteko. 

Parte-hartze hobea lortzeko aholkuak

• Project Management
• Proiektuaren egutegiaren adibidea
• Ur-jauziaren metodologia

Zein da Proiektuen Plangintzaren Definizioa?

Proiektuen planifikazioa definitutako denbora-tarte batean helburu zehatz bat lortzeko beharrezkoak diren urrats eta baliabideak zehaztea, antolatzea eta estrategia sistematiko gisa defini daiteke. Ikuspegi proaktiboa da, helburuak identifikatzea, bide-orria ezartzea eta produktibitatea optimizatzeko eta arriskuak arintzeko baliabideak banatzea.

Zerikusia: Kudeaketa Estrategikoaren Prozesua | Azken gida 7 aholku onenekin

Proiektua Planifikatzeko Prozesuaren 7 faseak

Zati honetan, proiektuaren planifikazioan parte hartzen duten 7 urratsetan sakontzen dugu honela:

1. etapa: Proiektuaren helburuak eta esparruak zehaztea

Proiektua planifikatzeko prozesuaren hasierako fasea proiektuaren helburuak eta irismena argi zehaztean datza. Horrek nahi diren emaitzak ulertzea, interesatuak identifikatzea eta helburu neurgarriak ezartzea dakar. Proiektuaren mugak, entregagarriak eta mugak zehazteak ondorengo plangintza-jardueren oinarria ezartzen du.

Esaterako, Nike-k datorren urtean 3,00,000 unitate saltzea ezartzen du salmenta-helburua, eta horrek % 30 igotzen du egungo salmenten aldean.

2. etapa: Proiektuaren ebaluazio integrala egitea

Proiektuaren ebaluazio sakona funtsezkoa da erabakiak hartzeko eta arriskuak arintzeko. Etapa honek proiektuaren eskakizunen, baliabideen, arrisku potentzialen eta mendekotasunen azterketa zehatza egitea dakar. Proiektuaren bideragarritasuna, bideragarritasuna eta balizko erronkak ebaluatuz, planifikatzaileek arrakasta-faktore kritikoak identifikatu ditzakete eta balizko oztopoei aurre egiteko estrategiak garatu ditzakete.

3. etapa: Lanaren Banaketaren Egitura (WBS) garatzea

Proiektua planifikatzeko urrats honetan, proiektu osoa osagai txikiago eta kudeagarrietan banatzen da. Planteamendu honi lanaren banaketa egitura (WBS) deitzen zaio, eta zereginen, azpizereginen eta entregagarrien irudikapen hierarkikoa eskaintzen du, argitasuna eta antolaketa bermatuz. Baliabideen esleipena eta zereginen sekuentziazioa errazten ditu, eta proiektuaren exekuziorako marko logiko bat ezartzen du.

4. etapa: Baliabideak kalkulatzea eta kronogramak ezartzea

Baliabideen estimazioa eta denbora-lerroa ezartzea ere funtsezkoak dira proiektuaren plangintza arrakasta izateko. Etapa honek zeregin bakoitzerako behar diren langileak, aurrekontu-zuzkidurak eta materialak zehaztea du helburu. Zereginen menpekotasunak, lehentasunak eta eskuragarri dauden baliabideak kontuan hartuta, planifikatzaileek edo kudeatzaileek denbora-lerro errealistak garatu ditzakete, bidean mugarriak identifikatuz.

5. etapa: Arriskuak identifikatu eta arintzeko estrategiak

Ez dago proiekturik arriskuetatik salbu, eta horiei hasieratik aurre egitea ezinbestekoa da plan bat prozesatzeko. Etapa horretan, balizko arriskuak eta ziurgabetasunak identifikatu, aztertzen eta lehenesten dira. Arriskuak arintzeko estrategia proaktiboak garatzen dira, kontingentzia planak, arriskuak transferitzeko mekanismoak eta ekintza-bide alternatiboak barne. Arriskuen jarraipen eta ebaluazio erregularrak proiektuaren bizi-ziklo osoan moldagarritasuna bermatzen du.

6. etapa: Komunikazioa eta Stakeholder Engagement

Kola bezala, komunikazio eraginkorrak proiektu bat elkarrekin atxiki dezake. Kanalak, maiztasuna eta interesdunen inplikazioa zehazten dituen komunikazio-plan bat ezartzea ezinbestekoa da. Aldizkako egoera eguneratzeak, aurrerapen-txostenak eta lankidetza-eztabaidek gardentasuna sustatzen dute, koordinazioa hobetzen dute eta interesdunen itxaropenak kudeatzen dituzte.

7. etapa: Jarraipena, Kontrola eta Ebaluazioa

Proiektuaren planifikazio-esparru eraginkor baten amaierara iristea etengabeko jarraipen eta ebaluazio fasea da. Etapa hau aurrerapenaren jarraipena, ezarritako mugarriekin alderatuz eta desbideratzeak identifikatzean zentratzen da. Beharrezkoa bada, doikuntzak egiten dira proiektua bere helburuekin berregiteko. Ikasitako ikasgaiak dokumentatzen dira, ezagutzaren transferentzia eta etorkizuneko hobekuntza ahalbidetuz.

Zeintzuk dira Proiektuen Plangintzaren Osagaiak?

Hona hemen proiektuaren planifikazio-prozesuaren 7 osagai nagusiak:

• Plangintzaren esparrua kudeaketan: Proiektuaren mugak eta helburuak argi eta garbi definitzea.
• Lanaren Banaketaren Egitura (WBS): Proiektua zeregin txikiago eta kudeagarrietan banatzea.
• Denbora-lerroa eta mugarriak: Denbora-lerro errealista bat ezartzea eta mugarriak ezartzea aurrerapena jarraitzeko.
• Baliabideen esleipena: Beharrezko baliabideak identifikatzea eta esleitzea, langileak, aurrekontuak eta materialak barne.
• Arriskuen Azterketa eta Arintzea: Arriskuak identifikatzea eta horiek arintzeko estrategiak garatzea.
• Komunikazio Plana: Komunikazio-kanal eraginkorrak ezartzea proiektuko eragileen arteko koordinazioa eta lankidetza errazteko.
• Jarraipena eta ebaluazioa: Mekanismoak ezartzea proiektuaren aurrerapena kontrolatzeko eta errendimendua ebaluatzeko aurrez zehaztutako KPIen arabera.

Zergatik da beharrezkoa Proiektua Planifikatzeko Prozesua?

Proiektuaren errendimendua eta arrakasta izateko aukera areagotzen ditu

Hainbat arrazoi daude proiektuek porrot egiteko eta horietako bat taldekideen artean helburuak, helburuak eta erantzukizunak ez zehaztea da (% 39tik gertu kalkulatzen da). Proiektua ez da ondo funtzionatuko taldekideek beren rol eta arduren inguruan nahastuta badaude. Gainera, helburu eta helburu argirik ez egoteak edo proiektuaren norabidea eta helburua gaizki ulertzeak lerrokadura desegokia eta foku eza ekar ditzake, ustekabeko akatsak eta irismenaren aldaketak eragin ditzake.

Taldearen lankidetza eta komunikazioa hobetzen ditu 

Ongi antolatutako plan batek taldekideek modu eraginkorrean komunikatzeko eta elkarlanean aritzeko aukera sortzen du. Batez ere sailen arteko edo enpresen arteko proiektuei dagokienez, jatorri ezberdinetako langile eta aditu askoren inplikazioarekin batera, plangintzaren zeregina are nabarmenagoa da. Ondorioz, komunikazio argiak eta lankidetzak talde-lana hobetzen dute, ikuspegi partekatua sustatzen dute, langileen gatazka gutxiago eta proiektu-giro positiboa sustatzen dute.

Baliabideen optimizazioa bermatzen du

Planifikazioa baliabideen erabilera onena lortzeko azken praktika da, denbora, giza baliabideak, aurrekontua, ekipamendua eta materialak barne. Beharrezko baliabideak aldez aurretik identifikatuz, proiektu-taldeak baliabide egokiak une egokian eskuragarri daudela ziurta dezake, atzerapenak eta bikoizketak gutxituz, baita eraginkortasuna optimizatuz ere.

Arriskuak eta ustekabeko arazoak murrizten ditu

Arriskuak goiz identifikatuz, proiektu-taldeak arriskuen erantzuna planifikatzeko estrategiak eta horiei aurre egiteko kontingentzia planak garatu ditzake. Ikuspegi proaktibo honek arriskuen probabilitatea eta eragina murrizten laguntzen du, proiektuaren errendimendua hobetzen eta huts egiteko aukerak murrizten.

Zein da Proiektua Planifikatzeko Prozesu Onena?

Proiektuen planifikazio hobea lortzeko eta plangintzan zehar aurki daitezkeen erronkak gainditzeko, merezi du proiektuak planifikatzeko metodologia batzuk kontuan hartzea. Proiektuak modu eraginkorrean planifikatzeko eta kudeatzeko erabiltzen diren ikuspegi egituratuei eta esparruei erreferentzia egiten diete.

Ur-jauzien Plangintza

Waterfall metodologia proiektua fase ezberdinetan banatzen duen ikuspegi sekuentziala da, fase bakoitza aurrekoaren gainean eraikiz. Progresio lineal bati jarraitzen dio, non fase bakoitza hurrengora pasa aurretik amaitu behar den. Fase nagusiak normalean eskakizunen bilketa, diseinua, garapena, probak, hedapena eta mantentze-lanak barne hartzen ditu. Ur-jauzia ondo zehaztutako eta egonkorrak diren baldintzak dituzten proiektuetarako egokiena da.

PRINCE2 (Proiektuak Ingurune Kontrolatuetan)

PRINCE2 prozesuetan oinarritutako proiektuak kudeatzeko metodologia bat da, Erresuma Batuan eta mundu osoan oso erabilia. Proiektuen plangintza, jarraipena eta kontrolerako marko egituratua eskaintzen du. PRINCE2-k proiektuak fase kudeagarrietan banatzen ditu eta gobernu eraginkorra, arriskuen kudeaketa eta interesdunen parte-hartzea azpimarratzen ditu. Oso ezaguna da negozioaren justifikazioan eta dokumentazio integralean duen arretagatik.

PRISM (Proiektuen integrazioa, irismena, denbora eta baliabideen kudeaketa)

PRISM Project Management Institute-k (PMI) garatutako proiektuak kudeatzeko metodologia bat da. Integrazioa, irismena, denbora eta baliabideen kudeaketa biltzen dituen esparru integral bat eskaintzen du. PRISMek proiektuaren plangintzarako ikuspegi egituratua azpimarratzen du, proiektuaren helburuak definitzea, lanaren banaketa egiturak sortzea, jarduerak programatzea eta baliabideak esleitzea bezalako prozesuak barne hartzen dituena.

Zerikusia: 2024ko Plangintza Estrategikoko txantiloi onenak | Deskargatu Doan

Zeintzuk dira proiektuak planifikatzeko tresna eta software batzuk?

Proiektuak planifikatzeko tresnak eta softwareak ezinbestekoak bihurtu dira proiektuak eraginkortasunez kudeatzeko gaur egungo negozio-esparru bizkor eta dinamikoan. Proiektu-kudeatzaile gisa, baliteke iradokizun nagusi hauei begirada bat ematea:

Microsoft Project Proiektuak planifikatzeko software integrala da, hainbat industriatako profesionalek oso erabilia. Eginbide sendo ugari eskaintzen ditu zereginak, baliabideak, denbora-epeak eta aurrekontuak kudeatzeko.

Asana proiektuak antolatzeko tresna polifazetikoa da, ezaugarri sendoengatik eta malgutasunengatik ezaguna. Plataforma zentralizatu bat eskaintzen du taldeek proiektuak modu eraginkorrean planifikatu, antolatzeko eta jarraitzeko.

Trello zereginak planifikatzeko software ezaguna da bere sinpletasunagatik eta ikusmen erakargarriagatik ezaguna. Bere interfaze atsegina taulak, zerrendak eta txartelek osatzen dute, taldeek zereginak erraz antolatzeko eta lehenesteko aukera emanez.

Zerikusia: 10an Asana proiektuen kudeaketa eraginkortasunez erabiltzeko 2024 aholku

Zeintzuk dira Proiektuaren Plangintzaren 10 urratsak?

Proiektuen planifikazio-prozesua erakunde batetik bestera aldatu egiten da, proiektuen irismenaren eta eskalaren arabera. Baliteke kudeatzaile batzuek proiektuaren 10 plangintza urratsak nahiago izatea:

1. Proiektuaren helburuak eta helburuak zehaztea.
2. Proiektuko eragileak identifikatzea.
3. Proiektuaren irismenaren azterketa sakona egitea.
4. Lanaren banaketa egitura zehatza (WBS) garatzea.
5. Proiektuaren menpekotasunak eta zereginen sekuentziazioa zehaztea.
6. Baliabideen beharrak kalkulatu eta baliabide-plan bat sortu.
7. Proiektuaren egutegi errealista garatu.
8. Proiektuaren arriskuak identifikatzea eta ebaluatzea.
9. Komunikazio plana sortu.
10. Proiektuaren onespenak lortu eta proiektuaren plana behin betikoa.

Galdera arruntak

Final Pensamientos

Garrantzitsua da kontuan izan proiektuaren planifikazioa prozesu onena dela dena aurrerapen positiboan mantentzeko. Proiektua planifikatzeko softwareak proiektuaren planifikazio-prozesuaren produktibitatea hobetzen lagun dezakeen arren, mesedez, ez ezazu gauzatzat hartu, proiektuaren zuzendariaren eta taldearen koordinazioaren eginkizuna askoz ere kritikoagoa da.

Beraz, ez ahaztu bat edukitzea aurkezpen bilera proiektuaren hasieran talde guztiak konektatzea eta trebetasunen prestakuntza zure taldeek errendimendu handia dutela eta proiektu osoan zehar motibatuta daudela ziurtatzeko. Bilera-aurkezpen edo prestakuntza erakargarri eta zirraragarriagoak behar badituzu, AhaSlides zure bazkide onena izan daiteke doako funtzio eta txantiloi aurreratu askorekin eta prezio lehiakorreko plan batekin enpresa guztientzat.

Ref: BIJU'S | Asteko plana | Teachhelmuga