به دنیای جلسات سازنده خوش آمدید! همه ما به‌عنوان حرفه‌ای می‌دانیم که جلسات چقدر برای رسیدن به نتایج، تصمیم‌گیری و ماندن در مسیر مهم هستند. با این حال، همه آنها کیفیت خوبی ندارند و ترجیح داده می شوند.
اغلب، وقتی در مورد جلسات سؤال می شود، بسیاری از افراد به دلیل ناکارآمدی، با سر تکان دادن یا آه های خشمگین واکنش نشان می دهند. آنها خود را در جلسات غیرمولد می بینند که انرژی و زمان آنها را تخلیه می کند. به همین دلیل، امروز، ما می خواهیم یاد بگیریم چگونه یک جلسه خوب داشته باشیم!
بیایید شروع کنیم!
جلسه خود را با AhaSlides.
الگوهای رایگان برای جلسات خود دریافت کنید! به صورت رایگان ثبت نام کنید و آنچه را که می خواهید از کتابخانه الگو بردارید!
🚀 ایجاد اکانت رایگان ☁️
چه چیزی یک جلسه خوب را می سازد؟
جلسات بدون شک بخش اساسی هر کسب و کار یا سازمانی است. آنها بستری برای افراد برای گرد هم آمدن، تبادل نظر، تصمیم گیری و کار در جهت یک هدف مشترک هستند.
یک جلسه خوب، جلسه ای است که به خوبی سازماندهی شده، سازنده باشد، به نتایج دلخواه برسد و باعث شود همه شرکت کنندگان احساس کنند شنیده شده و ارزش دارند.
در اینجا عواملی وجود دارد که باعث ایجاد یک جلسه خوب می شود:
- هدف مشخصی دارد. یک جلسه خوب با یک دستور کار واضح شروع می شود که هدف آن را بیان می کند، همراه با اهداف جلسه و نتایج مورد انتظار، که کمک می کند جلسه در مسیر درست بماند و اطمینان می دهد که همه شرکت کنندگان از وظایف خود آگاه هستند.
- ارتباط موثر را ترویج می کند. یک جلسه خوب نیاز به ارتباط موثر دارد. همه شرکت کنندگان فرصتی برای بیان افکار و ایده های خود خواهند داشت و بحث باید با گوش دادن فعال و گفتگوی محترمانه تشویق شود.
- دارای خروجی های روشن و اقدامات بعدی است. بدون اینها، جلسه غیرمولد و بی اثر است، زیرا شرکت کنندگان از اقدامات بعدی خود مطمئن نیستند. از آنجا، به ارمغان آوردن کارایی برای هر جلسه بعدی دشوار است.
نکات بیشتر با AhaSlides
- جلسات در تجارت | 10 نوع رایج و بهترین روش
- بهترین راه برای میزبانی جلسات مقدماتی
- 11 گام برای اجرای موفق نشست مدیریت استراتژیک
8 نکته برای داشتن یک جلسه خوب
البته برای داشتن یک جلسه خوب مانند موارد فوق و هدر ندادن وقت و تلاش حاضرین، باید آمادگی و پیگیری قبل، حین و بعد از جلسه را در نظر بگیرید. توجه به این مراحل یک نتیجه آرام و موفق را تضمین می کند.
قبل از جلسه - یک جلسه خوب داشته باشید
1/ هدف و نوع جلسه را مشخص کنید
هدف، اهداف و نوع جلسه باید تعریف شده و اطمینان حاصل شود که برای همه شرکت کنندگان قابل درک است. هیچ کس نمی خواهد 10 دقیقه به جلسه بیاید و هنوز از مسئولیت خود آگاه نباشد و بحث اینجا چیست. برخی از انواع جلسات فقط به اهداف خاصی مانند
- جلسات تصمیم گیری آنها زمانی انجام می شوند که تصمیمات و اقدامات لازم باشد.
- جلسات حل مسئله آنها فراخوانده شده اند تا راه حلی برای یک مشکل/بحران بیابند.
- جلسات طوفان فکری آنها مکانی برای جمع آوری ایده های جدید پیشگامانه با مشارکت اعضا هستند.
2/ دستور کار داشته باشید
اطمینان حاصل کنید که شما یک دستور کار نشست و آن را قبل از جلسه برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید، که به شرکت کنندگان در درک هدف، اهداف و نتایج مورد انتظار جلسه کمک می کند. همچنین به عنوان یک راهنما به آنها کمک می کند تا اطلاعات و اسناد لازم مانند گزارش ها، داده ها، ارائه ها یا سایر اسناد مرتبط را جمع آوری کنند.
3/ قوانین اساسی را وضع کنید
قواعد اصلی دستورالعمل ها یا هنجارهایی هستند که از قبل توسط همه شرکت کنندگان مورد توافق قرار می گیرند و به ایجاد یک محیط سازنده و محترمانه برای بحث کمک می کنند. آنها ممکن است شامل تشویق گوش دادن فعال، احترام به تنوع، داشتن زمان محدود برای بحث و غیره باشند.
در طول جلسه - یک جلسه خوب داشته باشید
4/ با یک بازی یخ شکن شروع کنید
شروع با a یخ شکن خلاقانه یک راه عالی برای کاهش تنش و ایجاد روحیه مناسب برای یک جلسه تیمی است. شکستن لحظات ناخوشایند سکوت در ابتدای جلسه می تواند به ایجاد لحن برای یک جلسه مفید و لذت بخش کمک کند.
به جای تکیه بر قدیمی، می‌توانید در بحث‌های ساده، گفتگوهای معمولی، یا یک مسابقه زنده شرکت کنید که می‌تواند بسیار سرگرم‌کننده، خلاقانه، رقابتی و به راحتی در عرض چند دقیقه ایجاد شود. بنابراین، چرا چیز جدیدی را امتحان نمی کنید؟
5/ فضایی برای همکاری ایجاد کنید
جلسه تیمی فرصتی ارزشمند برای بحث و تصمیم گیری گروهی است. اعضای تیم به جای تلاش برای ارائه ایده های جدید در محل، باید گزارش ها، ایده ها و دیدگاه های آماده شده خود را روی میز بیاورند. به این ترتیب، تیم می تواند با هم کار کند تا به یک تصمیم نهایی خوب فکر شده و درست برسد.
سپس تیم ممکن است انجام یک نظرسنجی زنده از ایده‌های مورد بحث و جمع‌آوری بازخورد در زمان واقعی را در نظر بگیرد نظرسنجی زنده با سوالات چند گزینه ای یا باز از AhaSlides.
با استفاده از یک کد QR یا پیوند منحصر به فرد، اعضای تیم می توانند فوراً به ورودی خود دسترسی پیدا کرده و آن را ارائه دهند و نتایج مستقیماً روی صفحه نمایش داده می شود. این به جلوگیری از اتلاف وقت کمک می کند و تضمین می کند که همه ایده ها به طور منصفانه گرفته می شوند.
6/ تیم خود را درگیر نگه دارید
با درگیر نگه داشتن آنها در طول جلسه به شرکت کنندگان فرصت ندهید که حواسشان را پرت کنند. شما می توانید یک "میزگرد آنلاین" ترتیب دهید که در آن همه می توانند شرکت کنند و مشارکت کنند. با افراد خجالتی؟ نگران نباشید. ناشناس پرسش و پاسخ این مشکل را حل خواهد کرد.
همچنین، فراموش نکنید که فضایی برای خودانگیختگی در نظر بگیرید. زیرا یک جلسه سالم و فعال مکانی ایده آل برای ظهور راه حل ها و نوآوری های جدید است. با تشویق شرکت کنندگان به تفکر خلاقانه، فضای سست و استرس زا را بشکنید ابر کلمه یک فعالیت جالب و موثر خواهد بود. امتحان کنید و ببینید.
بعد از جلسه - یک جلسه خوب داشته باشید
7/ با اقدامات و جدول زمانی مشخص به پایان برسد
برای پایان دادن به جلسه استراتژیک، مطمئن شوید که هر شرکت کننده در مورد مراحل بعدی خود شفافیت دارد.
از دپارتمان ها بخواهید در مورد:
- چه معیارهایی پیشرفت آنها را نشان می دهد؟ خاص باشید تا بتوان پیشرفت را ردیابی کرد.
- کدام شرکای متقابل برای موفقیت نیاز به هماهنگی دارند؟ همکاری قوی کلیدی است.
- جلسات بعدی به چه نوع به روز رسانی نیاز دارند؟ گزارش ها؟ ارائه ها؟ از قبل نتایج طوفان فکری داشته باشید.
- چه زمانی می توانیم منتظر نتایج اولیه یا اطلاعات باشیم؟ ضرب الاجل های بلندپروازانه و در عین حال قابل دستیابی را برای حفظ سرعت تعیین کنید.
8/ صورت جلسه داشته باشید
همیشه به جزئیات، کامل، واضح و آسان برای درک نیاز دارید دقیقه جلسات برای شرکت کنندگان، هیئت مدیره، رهبران ارشد و کسانی که نمی توانند شرکت کنند ارسال شود. آنها نه تنها اسناد، یک مبنای محتوایی برای جلسات بعدی بلکه مبنای قانونی (در صورت نیاز) هستند.
گیرنده های کلیدی
امیدوارم نکاتی برای داشتن یک جلسه خوب باشد AhaSlides به اشتراک گذاشته شده در بالا خیلی پیچیده نیستند. به خاطر داشته باشید که جلسات سازنده جلساتی هستند که در آن همه احساس می کنند مورد قدردانی قرار می گیرند، شنیده می شوند و تشویق می شوند تا صحبت کنند. جلسه باید نتیجه مشخصی داشته باشد و به هدف مورد نظر خود عمل کند. پس از جلسه، همه نقش خود را می پذیرند و متعهد می شوند که برنامه های مورد بحث را دنبال کنند.
