تسلط بر استراتژی ارتباطات داخلی | 9 بهترین روش در سال 2024

بزرگ استراتژی ارتباطات داخلی مایه حیات هر سازمان موفق است. در فضای کاری ترکیبی امروزی، اطمینان از ارتباطات شفاف و مکرر بین تیم‌های توزیع شده بیش از همیشه مهم است. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها هنوز برای دریافت درست پیام‌ها در زمانی که کارمندان در داخل و خارج از دفتر هستند، تلاش می‌کنند.

در این پست، بهترین روش‌های جمع‌آوری‌شده از طرفداران comms داخلی در شرکت‌های برتر در عصر ترکیبی را بررسی می‌کنیم. نکات داخلی را برای ایجاد محتوای مرتبط و جذاب و همچنین برای اندازه‌گیری آنچه واقعاً با مخاطبان شما طنین‌انداز می‌شود، دریافت خواهید کرد.

فهرست مندرجات

• استراتژی ارتباطات داخلی چیست؟
• چرا استراتژی ارتباطات داخلی مهم است؟
• چه کسی مسئول توسعه استراتژی ارتباطات داخلی است؟
• استراتژی ارتباطات داخلی چه زمانی انجام می شود؟
• استراتژی ارتباطات داخلی از چه کانال هایی استفاده خواهد کرد؟
• چگونه یک استراتژی ارتباط داخلی ایجاد کنیم؟
• ارتباط داخلی را با آن موثر کنید AhaSlides 
• گیرنده های کلیدی 
• پرسش و پاسخهای متداول

نکات بیشتر با AhaSlides

• رضایت در محیط کار
• ارتباط موثر در محل کار

استراتژی ارتباطات داخلی چیست؟

تصور کنید که یکسری افراد با استعداد دارید که در یک شرکت با هم کار می کنند. اکنون، برای موفقیت این تیم، آنها باید به خوبی ارتباط برقرار کنند، درست مانند دوستانی که صحبت می کنند و ایده ها را به اشتراک می گذارند. اینجاست که استراتژی ارتباطات داخلی مطرح می شود!

استراتژی ارتباطات داخلی یک طرح و چارچوب جامع است که برای تسهیل ارتباطات مؤثر و کارآمد در یک سازمان طراحی شده است. 

هدف اولیه این استراتژی ایجاد نیروی کار منسجم، آگاه و متعهد است که در نهایت به موفقیت سازمان و دستیابی به اهدافش کمک می کند.

چهار نوع ارتباط داخلی وجود دارد:

• ارتباطات از بالا به پایین (مدیریت ارتباط کارکنان): این زمانی است که اطلاعات از بالای سلسله مراتب سازمانی (مانند مدیران یا رهبران) به سطوح پایین تر (کارمندان) جریان می یابد. این مثل یک رئیس است که به تیم دستور می دهد. ما از این نوع ارتباطات برای به اشتراک گذاشتن اطلاعیه های مهم، اهداف شرکت یا سیاست های جدید استفاده می کنیم.
• ارتباطات از پایین به بالا (ارتباطات کارکنان): این برعکس ارتباط از بالا به پایین است. اطلاعات از سطوح پایین تر (کارمندان) به بالا (مدیران یا رهبران) منتقل می شود. مانند این است که کارمندان ایده ها، بازخوردها یا نگرانی های خود را با روسای خود در میان می گذارند. 
• ارتباط افقی/جانبی (ارتباط همتا به همتا:): این نوع ارتباط بین افراد در همان سطح در سازمان اتفاق می افتد. مانند این است که همکاران با یکدیگر چت می کنند تا وظایف را هماهنگ کنند یا به روز رسانی ها را به اشتراک بگذارند. 
• ارتباط مورب: این را به عنوان ترکیبی از ارتباطات بالا به پایین و افقی تصور کنید. زمانی اتفاق می‌افتد که افراد از بخش‌ها یا سطوح مختلف نیاز به همکاری با یکدیگر در یک پروژه یا تبادل اطلاعات دارند. 

چرا استراتژی ارتباطات داخلی مهم است؟

در هر شرکتی، یک استراتژی ارتباط داخلی، کارکنان را در ارتباط و درگیر نگه می دارد. پیام‌های مهم مانند راه‌اندازی محصول جدید، تغییر در خط‌مشی‌های شرکت یا رویدادهای آتی به‌سرعت به اشتراک گذاشته می‌شوند. کارکنان همچنین می‌توانند بازخورد و ایده‌هایی را به مدیریت ارائه دهند و به آنها احساس ارزشمندی و بخشی از تصویر بزرگ‌تر بدهند.

با یک استراتژی مستحکم، محل کار به مکانی شاد و مولد تبدیل می شود، جایی که همه در یک سطح هستند، کار تیمی پیشرفت می کند و شرکت شکوفا می شود!

چه کسی مسئول توسعه استراتژی ارتباطات داخلی است؟

مسئولیت توسعه استراتژی ارتباطات داخلی معمولاً بر دوش تیم رهبری سازمان و بخش ارتباطات یا HR (منابع انسانی) است. این شامل همکاری بین ذینفعان مختلف برای ایجاد یک استراتژی جامع و موثر است که با اهداف و ارزش های سازمان همسو باشد.

در اینجا بازیگران کلیدی درگیر در توسعه استراتژی ارتباطات داخلی آمده است:

• تیم رهبری
• بخش ارتباطات یا منابع انسانی
• مشاوران ارتباطات: در برخی موارد، سازمان‌ها ممکن است به دنبال مشاوران یا متخصصان ارتباطات خارجی باشند تا دیدگاه‌های تازه و بهترین شیوه‌ها را در توسعه یک استراتژی مؤثر ارائه دهند.

استراتژی ارتباطات داخلی چه زمانی انجام می شود؟

استراتژی ارتباطات داخلی ادامه دارد و در طول چرخه حیات سازمان اتفاق می افتد. این یک کار یک بار نیست، بلکه یک تلاش مستمر برای اطمینان از ارتباط موثر است. در اینجا چند مورد کلیدی در زمان وقوع آن وجود دارد:

1. برنامه ریزی سازمانی: استراتژی در طول برنامه ریزی ساخته می شود تا ارتباط را با اهداف شرکت هماهنگ کند.
2. به روز رسانی های منظم: برای انطباق با تغییرات و نیازهای در حال تحول، مرتباً مورد بازبینی قرار می گیرد.
3. ارزیابی و ارزیابی: برای فرآیند ارزیابی از جمله بسیار مهم است بررسی میانسالی، بررسی پایان سال و ارزیابی عملکرد کارکنان.
4. در طول تغییرات: در طول تغییرات عمده مانند ادغام یا انتقال رهبری حیاتی می شود.
5. معرفی سیاست ها: تضمین می کند که کارکنان از سیاست ها یا ابتکارات جدید اطلاع دارند.
6. در طول بحران: در ارائه اطلاعات به موقع و دقیق در مواقع سخت نقش اساسی دارد.
7. کارمند در حال سوار شدن: به کارکنان جدید کمک می کند تا احساس کنند از نقش خود استقبال می کنند و از آنها مطلع هستند.
8. عملیات روزانه: ارتباط صاف بین تیم ها و رهبری را تضمین می کند.
9. جستجوی بازخورد: زمانی عملی می شود که شرکت از کارکنان بازخورد بخواهد، بازخورد مدیر و ارتباطات باز را تشویق می کند.

استراتژی ارتباطات داخلی از چه کانال هایی استفاده خواهد کرد؟

کانال های مورد استفاده در یک استراتژی ارتباطات داخلی بسته به ترجیحات سازمان، اندازه و ماهیت اطلاعاتی که قرار است منتقل شود، می تواند متفاوت باشد. در اینجا برخی از کانال های ارتباطی رایجی که یک استراتژی ارتباطات داخلی ممکن است از آنها استفاده کند آورده شده است:

1. پست الکترونیک (ایمیل)
2. اینترانت
3. جلسات تیم (جلسات رو در رو یا مجازی منظم برای بحث در مورد پیشرفت، اشتراک گذاری به روز رسانی ها و همکاری در پروژه ها.)
4. ابزارهای همکاری دیجیتال (پلتفرم هایی مانند Microsoft Teams، Slack یا سایر ابزارهای مدیریت پروژه.)
5. خبرنامه
6. جلسات تالار شهر
7. تابلو اعلانات
8. رسانه‌های اجتماعی (پلتفرم های داخلی)
9. نظرسنجی های بازخورد

چگونه یک استراتژی ارتباط داخلی ایجاد کنیم؟

توسعه یک استراتژی ارتباط داخلی موثر شامل چندین مرحله برای اطمینان از همسویی آن با اهداف سازمان و رفع نیازهای ارتباطی کارکنان آن است. در اینجا یک راهنمای گام به گام برای کمک به توسعه یک استراتژی ارتباطات داخلی آورده شده است:

1/ اهداف و مقاصد ارتباطی را تعریف کنید: 

اهدافی را که می خواهید با استراتژی به دست آورید مشخص کنید. داشتن اهداف مشخص، تلاش‌های ارتباطی شما را هدایت می‌کند، خواه این اهداف تقویت همکاری، افزایش مشارکت کارکنان، یا همسو کردن کارکنان با چشم‌انداز شرکت باشد.

2/ مخاطبان هدف را شناسایی کنید: 

بخش های مختلف کارکنان و نیازهای ارتباطی منحصر به فرد آنها را شناسایی کنید. پیام‌ها و کانال‌ها را متناسب با اولویت‌ها، نقش‌ها و الزامات هر گروه تنظیم کنید.

• برای مثال، تیم بازاریابی ممکن است به به‌روزرسانی‌های مکرر در کمپین‌های جدید نیاز داشته باشد، در حالی که بخش فناوری اطلاعات به اطلاعاتی درباره به‌روزرسانی‌های سیستم و مسائل فنی نیاز دارد.

3/ کانال های ارتباطی را انتخاب کنید: 

بسته به نوع اطلاعاتی که باید ارائه شود و مخاطب هدف، بهترین روش های ارتباطی را انتخاب کنید. به استفاده از کانال‌های مختلف مانند پلتفرم‌های چت، ایمیل، اینترانت، جلسات تیمی و ابزارهای همکاری دیجیتال فکر کنید.

4/ دستورالعمل های پیام را ایجاد کنید: 

لحن، سبک و زبان ارتباط را تعریف کنید. اطمینان حاصل کنید که پیام‌ها واضح، مختصر و همسو با ارزش‌ها و فرهنگ شرکت هستند.

5/ برقراری ارتباط دو طرفه: 

برای ایجاد فرهنگ تعامل، گفتگوی باز و حلقه های بازخورد را تشویق کنید. راه هایی را برای کارمندان فراهم کنید تا نظرات، پیشنهادات و نگرانی های خود را بیان کنند.

6/ ایجاد یک برنامه ارتباطی: 

یک جدول زمانی برای ارتباط منظم ایجاد کنید. تعداد دفعات به روز رسانی، جلسات و جلسات بازخورد را تعیین کنید تا کارکنان را مطلع و درگیر نگه دارید.

7/ تهیه طرح ارتباطی بحران: 

برای برقراری ارتباط موثر در مواقع بحرانی یا موقعیت های چالش برانگیز برنامه ای داشته باشید. با داشتن یک برنامه ارتباطی بحرانی که به خوبی توسعه یافته است، شرکت می تواند به طور موثر به چالش ها پاسخ دهد، کارکنان را در جریان قرار دهد و اعتماد به توانایی سازمان برای هدایت بحران ها را حفظ کند.

8/ آموزش و آموزش: 

ارائه آموزش به کارکنان و مدیران در مورد شیوه های ارتباطی موثر، به ویژه برای ابزارها یا کانال های جدیدی که معرفی می شوند.

9/ اندازه گیری و ارزیابی: 

معیارهایی را برای ارزیابی اثربخشی استراتژی ارتباطات داخلی تنظیم کنید. بازخورد کارمندان را جمع آوری کنید و شاخص های کلیدی عملکرد را برای بهبودها دنبال کنید.

علاوه بر این، استراتژی را انعطاف پذیر نگه دارید و آن را در صورت نیاز بر اساس بازخورد، تغییر نیازهای سازمانی و فناوری های ارتباطی نوظهور تنظیم کنید.

ارتباط داخلی را با آن موثر کنید AhaSlides 

AhaSlides می تواند ابزاری قدرتمند برای تقویت ارتباطات داخلی و موثرتر کردن آن از چند جهت باشد:

• جلسات تعاملی و تالارهای شهر: شما می توانید نظرسنجی زنده, آزمونهاو جلسات پرسش و پاسخ برای مشارکت دادن شرکت‌کنندگان، جمع‌آوری بازخورد در زمان واقعی، و تشویق مشارکت فعال در جلسات مجازی و سالن‌های شهر با کارمندان. 
• بازخورد در زمان واقعی: با AhaSlides، می توانید به سرعت نظرسنجی ایجاد و توزیع کنید، ابر کلمه به کارکنان این به شما امکان می دهد تا بازخوردهای ارزشمندی را در مورد موضوعات مختلف مانند ابتکارات شرکت، رضایت کارکنان یا برنامه های آموزشی جمع آوری کنید.
• آموزش و یادگیری: می‌توانید آزمون‌ها و نظرسنجی‌های تعاملی را با هم ترکیب کنید قالب های از پیش ساخته شده برای آزمایش درک کارکنان و تقویت مفاهیم کلیدی برای افزایش جلسات آموزشی و کارگاه ها.
• فعالیت های تیم سازی: AhaSlides فعالیت های تیم سازی مانند آزمون های یخ شکن، بازی با یک چرخ چرخنده, مولد تیم تصادفی. این فعالیت‌ها می‌توانند رفاقت و همکاری را بین کارکنان، حتی در تیم‌های از راه دور یا توزیع‌شده، تقویت کنند.
• تشخیص کارمندان: AhaSlides می توان از آن برای شناسایی و تجلیل از دستاوردها، نقاط عطف و مشارکت کارکنان استفاده کرد. این باعث افزایش روحیه و انگیزه کارکنان می شود.
• بازخورد ناشناس: ویژگی نظرسنجی ناشناس این پلتفرم می تواند کارمندان را قادر سازد تا بدون ترس از عواقب بازخورد ارائه دهند و محیط ارتباطی بازتر و صادقانه تری را تقویت کنند.
• درگیر کردن کارمندان از راه دور: برای سازمان هایی با تیم های راه دور یا توزیع شده، AhaSlides می تواند ابزار ارزشمندی برای اطمینان از اینکه همه کارکنان در ارتباط، درگیر و مطلع می مانند.

گیرنده های کلیدی 

یک استراتژی ارتباط داخلی موثر، ستون فقرات یک سازمان خوب و هماهنگ است. فرهنگ سازمان را تقویت می کند و در نهایت منجر به بهبود بهره وری و موفقیت می شود. 

پرسش و پاسخهای متداول

مرجع: فوربس