بهترین طرح ها برای رعایت مهلت های زمانی

در تجارت، از دست دادن ضرب الاجل تابو است. رعایت ضرب الاجل ها برای حفظ جریان کاری موثر و سازنده و حفظ روابط با کارفرمایان و مشتریان ضروری است. بنابراین، چگونه می توانید ضرب الاجل ها را به راحتی و به طور موثر برآورده کنید؟ مدیریت مهلت یک هنر است. این فقط در مورد مهارت های مدیریت زمان نیست، بلکه به رهبری و سایر ویژگی ها نیز مربوط می شود. بیایید به 14 روش اثبات شده برای کمک به شما در رعایت دقیق ضرب الاجل ها با نتایج با کیفیت بالا نگاه کنیم.

*آیا رعایت ضرب الاجل ها سخت است؟ - تصویر: ایالات متحده آمریکا امروز*

نکاتی از AhaSlides

چرا رعایت مهلت‌ها مهم است؟

دلایل زیادی وجود دارد که چرا ضرب‌الاجل‌ها مهم هستند و ما باید مهلت را رعایت کنیم.

مطمئن شوید که کار خود را تمام کرده اید: بسیاری از مردم تمایل دارند تا زمانی که ممکن است کار را به تعویق بیاندازند. صادقانه بگویم، ضرب‌الاجل‌ها به ما انگیزه می‌دهند تا در زمان محدودی کارهای بیشتری انجام دهیم. متعهد شدن به ضرب‌الاجل‌ها در صورتی که اولین راه برای اطمینان از داشتن یک هدف روشن و احساس فوریت می‌تواند شما را مجبور به اقدام فوری کند.
احترام و اعتماد را به دست آورید: بسیاری از اوقات از دست دادن ضرب الاجل ها تصویری منفی از فرد و شرکتی که در آن کار می کنند به جا می گذارد. در درازمدت، هیچ کس مایل به کار و همکاری با کسانی نیست که همیشه ضرب الاجل را از دست می دهند، زیرا آنها بر بهره وری کار و موفقیت تیم ها، روابط بین شرکت ها و مشتریان تأثیر می گذارند.
از عواقب نامطلوب خودداری کنید: بسیاری از صنایع به مدیریت دقیق ضرب الاجل نیاز دارند زیرا عدم رعایت این موارد باعث نقض قانون و جریمه های مالی می شود.
مشکلات را زودتر کشف کنید: به محض اینکه وظایف خود را قبل از مهلت مقرر تمام کردید، زمان بیشتری برای بررسی مجدد خواهید داشت که کیفیت کار را بهبود می بخشد و مدیران خود را به رسمیت می شناسند.

14 روش موثر برای رعایت ضرب الاجل ها

برای اینکه به شما کمک کند از ضرب الاجل های خود مطلع شوید، در اینجا نکات مفیدی وجود دارد که باید رعایت کنید:

مهلت خود را بدانید

اگر می خواهید ضرب الاجل ها را رعایت کنید، اولین کاری که باید انجام دهید این است که شرایط لازم برای انجام کار را در موعد مقرر انجام دهید، چند روز باقی مانده است، آیا این مهلت ها برای اتمام به موقع کار شما کافی است یا خیر، چه تعداد نفر باید تکمیل کنند. وظایف، و غیره. اگر پروژه ها تاریخ پایان مشخصی ندارند، دریغ نکنید که فوراً بپرسید.

مهلت مشخص مذاکره کنید

ابهام دشمن بهره وری است. به عنوان یک مدیر، بسیار مهم است که مهلت هایی را که به کارمندان خود می دهید مشخص کنید. از نظر کارمندان، اگر مهلت را غیرقابل قبول می‌دانید، سعی کنید با کارفرمایان خود مذاکره کنید یا ارتباط باز داشته باشید. مهلت بسیار محدود یا اضافه بار می تواند منجر به کیفیت پایین کار و عملکرد شود.

هرگز بیش از حد تعهد نکنید

در مورد آنچه می توان در یک بازه زمانی معین انجام داد واقع بین باشید. تعهد بیش از حد می تواند منجر به استرس، کاهش کیفیت و از دست دادن ضرب الاجل شود. تعیین اهداف قابل دستیابی، سرعت کار سالم‌تری را تضمین می‌کند، استرس را کاهش می‌دهد و نتایج مداوم با کیفیت بالا را ارتقا می‌دهد.

وظایف را اولویت بندی کنید

برای رعایت مهلت زمانی که چندین کار باید در یک زمان انجام شوند، با شناسایی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت شروع کنید. اولویت بندی تضمین می کند که ابتدا به عناصر حیاتی پرداخته می شود و خطر نادیده گرفتن اجزای کلیدی را به حداقل می رساند. این رویکرد به حفظ تمرکز استراتژیک در کل پروژه کمک می کند.

وابستگی های کار را شناسایی کنید

همچنین تشخیص وابستگی متقابل بین وظایف مهم است. در یک پروژه، برخی از کارها باید قبل از انتقال به پروژه دیگر انجام شوند، در حالی که برخی را می توان به طور مستقل انجام داد. این وظیفه مدیر است که بفهمد هر کار چگونه با دیگران مرتبط است تا به ایجاد یک گردش کار منطقی و کارآمد کمک کند. پرداختن به وظایف وابسته به طور متوالی از تنگناها جلوگیری می کند و باعث پیشرفت روان می شود.

یک چک لیست ایجاد کنید

قبل از اقدام، ایجاد یک چک لیست می تواند مزایای زیادی را به همراه داشته باشد. چک لیست ابزار ارزشمندی برای سازماندهی و هدف ماندن، پیگیری پیشرفت و فعالیت های انجام نشده است. می توانید یک چک لیست در صبح یا در پایان روز ایجاد کنید.

*نکاتی برای رعایت ضرب الاجل ها - تصویر: مفهوم*

هرگونه حواس پرتی را کنار بگذارید

یکی از موثرترین نکات برای رعایت ضرب الاجل این است که تا حد امکان بدون موارد قطع شده مانند اعلان های ایمیلی مداوم، هشدارهای رسانه های اجتماعی و جلسات غیر ضروری، متمرکز بمانید. می‌توانید از زمان اثر پومودورو برای اجرای دوره‌های کوتاه کار شدید و پس از استراحت کوتاه استفاده کنید یا فضای کاری را بدون حواس‌پرتی‌های غیرضروری مرتب کنید.

زمان خود را بودجه بندی کنید

همه چیز ممکن است بدون برنامه ریزی دقیق پیش برود. سعی کنید از زمان شروع پروژه، زمان خود را با دقت بودجه بندی کنید. توسعه یک بودجه زمانی جامع شامل تقسیم کل پروژه به وظایف قابل مدیریت، تخمین زمان مورد نیاز برای هر یک و تخصیص عاقلانه منابع است.

اضافه کردن زمان بافر

"تنها 37 درصد از تیم ها پروژه ها را به موقع انجام می دهند، اغلب اوقات." بنابراین، یکی دیگر از راه‌های عالی برای اطمینان از اینکه همیشه مهلت مقرر را رعایت می‌کنید، اضافه کردن زمان بافر است، که به معنای اختصاص زمان اضافی فراتر از مدت زمان تخمینی برای هر کار است. زمان بافر انعطاف پذیری را برای انطباق با شرایط متغیر بدون به خطر انداختن مهلت پروژه فراهم می کند. این اجازه می دهد تا بدون ایجاد یک اثر دومینوی تاخیر در کارهای بعدی، تنظیمات را انجام دهید.

به دنبال انگیزه باشید

انگیزه هایی مانند پاداش های ملموس یا ناملموس کمک بزرگی برای تشویق شما به رعایت ضرب الاجل ها هستند. جنبه هایی از پروژه را که با علاقه و علایق شما مطابقت دارد، شناسایی کنید. تمرکز بر آنچه در کار دوست دارید می تواند شور و شوق و انگیزه را دوباره برانگیزد. در صورت امکان، چالش‌ها را به‌عنوان تجربیات یادگیری ببینید، جایی که می‌توانید پتانسیل و توانایی‌های خود را باز کنید.

ابتدا با نقاط قوت خود بازی کنید

هنگامی که برنامه ریزی می کنید یا وظایف را اولویت بندی می کنید، وظایفی را تعیین کنید که با مهارت ها و تخصص شما همسو باشد. انجام وظایفی که در آنها برتری دارید، در ابتدا اعتماد به نفس ایجاد می کند، شتاب ایجاد می کند و لحن مثبتی را برای بقیه پروژه ایجاد می کند. همانطور که نقاط قوت به نمایش گذاشته می شود، برای شما آسان تر می شود که به جنبه های چالش برانگیزتر با احساس موفقیت و نه بار سنگین نزدیک شوید.

زمانی کار کنید که بیشترین بازدهی را دارید

به نوعی درست است که بگوییم وقتی مغز شما شاداب و پرانرژی است، شما با بهره وری بیشتری کار می کنید. اوج بهره وری برای افراد مختلف متفاوت است. چه یک فرد صبحگاهی باشید و چه در بعدازظهر مؤثرتر باشید، همسو کردن کار خود با ساعت بیولوژیکی باعث افزایش کارایی می شود و اطمینان حاصل می کند که وظایف با تمرکز و انرژی بهینه انجام می شوند.

ابزارهای اهرمی

هرگز فرصت استفاده از ابزارها را از دست ندهید. به عنوان مثال، وظایف تکراری را در جریان کار خود شناسایی کنید و به دنبال ابزارهای اتوماسیون برای ساده کردن این فرآیندها باشید. برخی از کارها را می توان با صرفه جویی در هزینه و زمان با پشتیبانی از ابزارهای رایگان انجام داد. به عنوان مثال، استفاده از ابزارهای ارائه آنلاین مانند AhaSlides برای کمک به شما در توسعه اسلایدها، جلسات، یخ شکن ها و رویدادهای جذاب و تعاملی.

درخواست کمک

برای رعایت موثر مهلت‌ها، از درخواست کمک از اعضای تیم همکاران و متخصصان با تجربه دریغ نکنید. درخواست کمک یک راه استراتژیک و پیشگیرانه برای غلبه بر چالش ها، مدیریت حجم کاری و تضمین موفقیت پروژه است. توجه داشته باشید که هنگام درخواست کمک، باید کمک خاصی را که نیاز دارید به وضوح بیان کنید. زمینه، جزئیات و هر گونه اطلاعات مرتبط را برای اطمینان از اینکه فرد ماهیت کار یا چالش را درک می کند، ارائه دهید.

*همکاری برای رعایت ضرب الاجل ها - تصویر: Shutterstock*

گیرنده های کلیدی

💡اگر در آخرین لحظه برای رویداد بعدی آماده می شوید یا مهلت آن نزدیک است، سعی کنید AhaSlides. این ابزار ارائه تعاملی یک جعبه ابزار عالی برای کمک به طراحی یخ شکن های مجازی به یاد ماندنی، طوفان فکری، آزمون ها و موارد دیگر است.

سوالات متداول

چگونه توانایی خود را برای رعایت ضرب الاجل نشان می دهید؟

توانایی رعایت مهلت‌ها را می‌توان از طریق چندین ویژگی و رفتار کلیدی مانند تشخیص بین وظایف بر اساس فوریت و تأثیر آنها بر اهداف کلی پروژه، حفظ تعادل سالم کار و زندگی، توجه دقیق به جزئیات، برتری در سازگاری و مشکل توصیف کرد. حل، و بیشتر.

چگونه می توانم با ضرب الاجل بهتر کار کنم؟

از تایمر اثر پومودورو استفاده کنید
یک فضای کاری ایده آل ایجاد کنید
یک فهرست کار قابل مدیریت برنامه ریزی کنید و به آن پایبند باشید
از انجام چند وظیفه ای خودداری کنید
کارهای سخت را بعداً رها کنید
از بین بردن حواس او را پرت

چگونه با پاسخ‌های ضرب‌الاجل‌های تنگاتنگ برخورد می‌کنید؟

در طول جلسات، میزبانی جلسات پرسش و پاسخ یک فعالیت رایج است و بسیاری از آنها با چارچوب های زمانی دقیق، زمان صرف شده برای هر سؤال، زمان برای جمع آوری سؤالات و موارد دیگر سازماندهی می شوند. بنابراین، با استفاده از ابزار پرسش و پاسخ آنلاین مانند AhaSlides می تواند به ساده سازی این فرآیند و افزایش کارایی کلی جلسات شما کمک کند. شرکت‌کنندگان می‌توانند سؤالات خود را مستقیماً از طریق پلتفرم ارسال کنند، بدون نیاز به کارت سؤالات فیزیکی یا بالا بردن دست. این نه تنها باعث صرفه جویی در زمان می شود، بلکه تضمین می کند که هر شرکت کننده از فرصت برابر برای مشارکت برخوردار است و محیطی فراگیرتر و مشارکتی را تقویت می کند.

مرجع: در واقع | ابزارهای ذهنی

برچسب ها: اهداف کششی