به چه صورت است فرآیند برنامه ریزی پروژه در مدیریت پروژه؟

مدیریت پروژه خوب شامل پنج مرحله اساسی است: شروع شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل، و پایان با بسته شدن. توجه به این نکته مهم است که هیچ یک از پروژه های موفق نمی توانند هیچ یک از این مراحل را نادیده بگیرند، به ویژه فرآیند برنامه ریزی پروژه که همه چیز را دنبال می کند، مانند تحویل به موقع و در چارچوب بودجه.

برنامه ریزی پروژه در قلب چرخه عمر پروژه قرار دارد، که همچنین به این معنی است که چالش برانگیزترین مرحله است. با این حال، همیشه راهی برای رسیدن به آن وجود دارد.

در این مقاله با برنامه‌ریزی پروژه، تعریف، مثال‌ها، فرآیند و برخی ابزارهای برنامه‌ریزی بیشتر آشنا می‌شویم تا به شما در درک بهتر فرآیند برنامه‌ریزی پروژه و یادگیری نحوه مقابله با مشکلات آن کمک کنیم. 

نکاتی برای تعامل بهتر

• مدیریت پروژه
• نمونه برنامه زمانبندی پروژه
• روش شناسی آبشار

تعریف برنامه ریزی پروژه چیست؟

برنامه ریزی پروژه را می توان به عنوان فرآیند سیستماتیک ترسیم، سازماندهی و استراتژی گام ها و منابع لازم برای دستیابی به یک هدف خاص در یک بازه زمانی تعریف شده تعریف کرد. این یک رویکرد پیشگیرانه است که شامل شناسایی اهداف، ایجاد نقشه راه و تخصیص منابع برای بهینه سازی بهره وری و کاهش ریسک است.

مرتبط: فرآیند مدیریت استراتژیک | راهنمای نهایی با 7 بهترین نکته

7 مرحله از فرآیند برنامه ریزی پروژه

در این بخش، ما به 7 مرحله مربوط به برنامه ریزی پروژه به شرح زیر می پردازیم:

مرحله 1: تعریف اهداف و محدوده پروژه

مرحله اولیه فرآیند برنامه ریزی پروژه حول تعریف واضح اهداف و محدوده پروژه می چرخد. این مستلزم درک نتایج مورد نظر، شناسایی ذینفعان و ایجاد اهداف قابل اندازه گیری است. تعیین مرزهای پروژه، تحویل پذیری ها و محدودیت ها، پایه و اساس فعالیت های برنامه ریزی بعدی را تعیین می کند.

به عنوان مثال، نایک هدف فروش را برای فروش 3,00,000 دستگاه در سال آینده تعیین می کند که در مقایسه با فروش فعلی 30 درصد افزایش می یابد.

مرحله 2: انجام یک ارزیابی جامع پروژه

ارزیابی کامل پروژه برای تصمیم گیری آگاهانه و کاهش ریسک بسیار مهم است. این مرحله شامل انجام یک تجزیه و تحلیل دقیق از نیازهای پروژه، منابع، خطرات بالقوه و وابستگی ها است. با ارزیابی امکان سنجی، قابلیت اجرا و چالش های بالقوه پروژه، برنامه ریزان می توانند عوامل حیاتی موفقیت را شناسایی کرده و استراتژی هایی را برای رفع موانع احتمالی توسعه دهند.

مرحله 3: توسعه ساختار شکست کار (WBS)

در این مرحله برنامه ریزی پروژه، کل پروژه به اجزای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم می شود. این رویکرد ساختار شکست کار (WBS) نامیده می شود که نمایش سلسله مراتبی از وظایف، وظایف فرعی و قابل تحویل را ارائه می دهد و وضوح و سازماندهی را تضمین می کند. تخصیص منابع و توالی وظایف را تسهیل می کند و یک چارچوب منطقی برای اجرای پروژه ایجاد می کند.

مرحله 4: برآورد منابع و تعیین جدول زمانی

برآورد منابع و تعیین جدول زمانی نیز برای موفقیت برنامه ریزی پروژه بسیار مهم است. هدف این مرحله تعیین پرسنل لازم، تخصیص بودجه و مواد مورد نیاز برای هر کار است. با در نظر گرفتن وابستگی‌ها، اولویت‌ها و منابع موجود، برنامه‌ریزان یا مدیران می‌توانند جدول‌های زمانی واقع‌بینانه ایجاد کنند و نقاط عطف کلیدی را در مسیر شناسایی کنند.

مرحله 5: شناسایی ریسک و استراتژی های کاهش

هیچ پروژه ای از خطرات مصون نیست و رسیدگی به آنها در مراحل اولیه برای پردازش یک طرح حیاتی است. در این مرحله، ریسک ها و عدم قطعیت های بالقوه شناسایی، تجزیه و تحلیل و اولویت بندی می شوند. استراتژی‌های پیشگیرانه برای کاهش خطرات، شامل برنامه‌های اضطراری، مکانیسم‌های انتقال ریسک، و دوره‌های اقدام جایگزین توسعه می‌یابند. نظارت و ارزیابی منظم ریسک، سازگاری را در طول چرخه عمر پروژه تضمین می کند.

مرحله 6: ارتباطات و مشارکت ذینفعان

مانند چسب، ارتباط موثر می تواند پروژه را کنار هم نگه دارد. ایجاد یک برنامه ارتباطی که کانال ها، فرکانس ها و مشارکت ذینفعان را مشخص می کند ضروری است. به‌روزرسانی‌های منظم وضعیت، گزارش‌های پیشرفت و بحث‌های مشترک باعث تقویت شفافیت، افزایش هماهنگی و مدیریت انتظارات ذینفعان می‌شود.

مرحله 7: نظارت، کنترل و ارزیابی

رسیدن به مرحله نهایی یک چارچوب برنامه ریزی پروژه موثر، مرحله نظارت و ارزیابی مستمر است. این مرحله بر ردیابی پیشرفت، مقایسه آن با نقاط عطف تعیین شده و شناسایی انحرافات تمرکز دارد. در صورت لزوم، تنظیماتی برای همسویی مجدد پروژه با اهداف آن انجام می شود. درس های آموخته شده مستند شده و امکان انتقال دانش و بهبود آینده را فراهم می کند.

اجزای برنامه ریزی پروژه چیست؟

در اینجا 7 جزء کلیدی فرآیند برنامه ریزی پروژه آورده شده است:

• دامنه برنامه ریزی در مدیریت: مرزها و اهداف پروژه را به وضوح مشخص کنید.
• ساختار شکست کار (WBS): تقسیم پروژه به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت.
• جدول زمانی و نقاط عطف: ایجاد یک جدول زمانی واقعی و تعیین نقاط عطف برای پیگیری پیشرفت.
• تخصیص منابع: شناسایی و تخصیص منابع لازم اعم از پرسنل، بودجه و مواد.
• تجزیه و تحلیل ریسک و کاهش: شناسایی خطرات بالقوه و تدوین استراتژی برای کاهش آنها.
• طرح ارتباطی: ایجاد کانال های ارتباطی موثر برای تسهیل هماهنگی و همکاری بین ذینفعان پروژه.
• نظارت و ارزیابی: پیاده سازی مکانیسم هایی برای نظارت بر پیشرفت پروژه و ارزیابی عملکرد در برابر KPI های از پیش تعریف شده.

چرا فرآیند برنامه ریزی پروژه ضروری است؟

عملکرد پروژه و احتمال موفقیت را افزایش می دهد

دلایل متعددی برای شکست پروژه ها وجود دارد و یکی از آنها عدم تعیین اهداف، اهداف و مسئولیت ها در بین اعضای تیم است (تقریباً 39٪ تخمین زده می شود). اگر اعضای تیم در مورد نقش ها و مسئولیت های فردی خود دچار سردرگمی شوند، پروژه بدون مشکل اجرا نمی شود. علاوه بر این، فقدان اهداف و اهداف روشن یا درک نادرست جهت و هدف پروژه می تواند منجر به عدم همسویی و عدم تمرکز و در نتیجه اشکالات غیرمنتظره و خزش دامنه شود.

همکاری و ارتباطات تیمی را بهبود می بخشد 

یک برنامه خوب سازماندهی شده فرصتی را برای اعضای تیم ایجاد می کند تا به طور موثر ارتباط برقرار کنند و همکاری کنند. به خصوص زمانی که صحبت از پروژه های بین بخشی یا بین شرکتی می شود، با مشارکت بسیاری از کارکنان و کارشناسان از زمینه های مختلف با یکدیگر، نقش برنامه ریزی آشکارتر می شود. در نتیجه، ارتباطات و همکاری شفاف کار تیمی را افزایش می‌دهد، دیدگاه مشترک را ارتقا می‌دهد، درگیری‌های کارکنان را کمتر می‌کند و محیط پروژه مثبت را تقویت می‌کند.

بهینه سازی منابع را تضمین می کند

برنامه ریزی عمل نهایی برای بهترین استفاده از منابع از جمله زمان، منابع انسانی، بودجه، تجهیزات و مواد است. با شناسایی منابع مورد نیاز از قبل، تیم پروژه می تواند اطمینان حاصل کند که منابع مناسب در زمان مناسب در دسترس هستند، تاخیرها و تکرارها را به حداقل می رساند و همچنین کارایی را بهینه می کند.

خطرات و مسائل غیر منتظره را کاهش می دهد

با شناسایی ریسک‌ها در مراحل اولیه، تیم پروژه می‌تواند استراتژی‌های برنامه‌ریزی واکنش به ریسک و برنامه‌های احتمالی را برای رسیدگی به آنها توسعه دهد. این رویکرد پیشگیرانه به کاهش احتمال و تأثیر ریسک ها، افزایش عملکرد پروژه و کاهش احتمال شکست کمک می کند.

بهترین فرآیند برنامه ریزی پروژه چیست؟

برای برنامه‌ریزی بهتر پروژه و همچنین غلبه بر چالش‌هایی که ممکن است در طول برنامه‌ریزی با آنها مواجه شود، ارزش دارد که برخی از روش‌های برنامه‌ریزی پروژه را در نظر بگیرید. آنها به رویکردها و چارچوب های ساختار یافته ای اشاره دارند که برای برنامه ریزی و مدیریت موثر پروژه ها استفاده می شوند.

برنامه ریزی آبشار

روش آبشار یک رویکرد متوالی است که پروژه را به فازهای مجزا تقسیم می کند و هر فاز بر اساس فاز قبلی است. این یک پیشرفت خطی را دنبال می کند، جایی که هر مرحله باید قبل از حرکت به مرحله بعدی تکمیل شود. مراحل کلیدی معمولاً شامل جمع آوری نیازمندی ها، طراحی، توسعه، آزمایش، استقرار و نگهداری است. این آبشار برای پروژه هایی با نیازهای مشخص و پایدار مناسب است.

PRINCE2 (پروژه ها در محیط های کنترل شده)

PRINCE2 یک روش مدیریت پروژه مبتنی بر فرآیند است که به طور گسترده در بریتانیا و در سطح جهانی استفاده می شود. این یک چارچوب ساختار یافته برای برنامه ریزی، نظارت و کنترل پروژه ارائه می دهد. PRINCE2 پروژه ها را به مراحل قابل مدیریت تقسیم می کند و بر حاکمیت مؤثر، مدیریت ریسک و مشارکت ذینفعان تأکید می کند. به دلیل تمرکز بر توجیه تجاری و مستندات جامع به طور گسترده ای شناخته شده است.

PRISM (ادغام پروژه ها، محدوده، زمان و مدیریت منابع)

PRISM یک روش مدیریت پروژه است که توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) توسعه یافته است. این یک چارچوب جامع ارائه می دهد که یکپارچه سازی، محدوده، زمان و مدیریت منابع را در بر می گیرد. PRISM بر یک رویکرد ساختاریافته برای برنامه ریزی پروژه، ترکیب فرآیندهایی مانند تعریف اهداف پروژه، ایجاد ساختارهای تجزیه کار، زمان بندی فعالیت ها و تخصیص منابع تأکید دارد.

مرتبط: بهترین الگوهای برنامه ریزی استراتژیک در سال 2024 | دانلود به صورت رایگان

برخی از ابزارها و نرم افزارهای برنامه ریزی پروژه چیست؟

ابزارها و نرم افزارهای برنامه ریزی پروژه برای مدیریت اثربخش پروژه در چشم انداز تجاری پرشتاب و پویا امروزی ضروری هستند. به عنوان یک مدیر پروژه، ممکن است بخواهید به این پیشنهادات برتر نگاهی بیندازید:

مایکروسافت پروژه یک نرم افزار برنامه ریزی پروژه جامع است که به طور گسترده توسط متخصصان در صنایع مختلف استفاده می شود. طیف وسیعی از ویژگی های قوی را برای مدیریت وظایف، منابع، جدول زمانی و بودجه ارائه می دهد.

آسانا یک ابزار همه کاره برنامه ریزی پروژه است که به دلیل ویژگی های قوی و انعطاف پذیری آن شناخته شده است. این یک پلت فرم متمرکز برای تیم ها برای برنامه ریزی، سازماندهی و پیگیری پروژه ها به طور موثر ارائه می دهد.

Trello یک نرم افزار محبوب برنامه ریزی کار است که به دلیل سادگی و جذابیت بصری خود شناخته شده است. رابط کاربر پسند آن متشکل از تابلوها، لیست‌ها و کارت‌ها است که به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا وظایف را بدون زحمت سازماندهی و اولویت‌بندی کنند.

مرتبط: 10 نکته برای استفاده موثر از مدیریت پروژه آسانا در سال 2024

10 مرحله برنامه ریزی پروژه چیست؟

فرآیند برنامه ریزی پروژه از سازمانی به سازمان دیگر بسته به محدوده و مقیاس پروژه ها متفاوت است. برخی از مدیران ممکن است 10 مرحله برنامه ریزی پروژه را به شرح زیر ترجیح دهند:

1. اهداف و اهداف پروژه را تعریف کنید.
2. ذینفعان پروژه را شناسایی کنید.
3. تجزیه و تحلیل کامل محدوده پروژه را انجام دهید.
4. یک ساختار تفصیلی تفکیک کار (WBS) ایجاد کنید.
5. وابستگی های پروژه و توالی وظایف را تعیین کنید.
6. برآورد منابع مورد نیاز و ایجاد یک برنامه منابع.
7. یک برنامه پروژه واقع بینانه ایجاد کنید.
8. شناسایی و ارزیابی ریسک های پروژه.
9. یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید.
10. اخذ تاییدیه پروژه و نهایی کردن طرح پروژه.

پرسش و پاسخهای متداول

افکار نهایی

توجه به این نکته مهم است که برنامه ریزی پروژه بهترین فرآیند برای حفظ همه چیز در پیشرفت مثبت است. در حالی که نرم افزار برنامه ریزی پروژه می تواند به بهبود بهره وری فرآیند برنامه ریزی پروژه کمک کند، لطفاً آن را بدیهی نگیرید، نقش مدیر پروژه و هماهنگی تیم بسیار مهم تر است.

بنابراین، فراموش نکنید که یک جلسه معارفه برای اتصال همه تیم ها در ابتدای پروژه و آموزش مهارت ها برای اطمینان از عملکرد و انگیزه تیم شما در کل پروژه. اگر به ارائه جلسات یا آموزش جذاب و هیجان انگیزتر نیاز دارید، AhaSlides می تواند بهترین شریک شما با بسیاری از ویژگی ها و قالب های پیشرفته رایگان و یک برنامه قیمت گذاری رقابتی برای همه شرکت ها باشد.

مرجع: BIJU'S | برنامه هفته | هدف آموزشی