نحوه میزبانی جلسات مقدماتی روان | بهترین نکات بازگشایی شده در سال 2024!

آیا تا به حال به جلسات مقدماتی موفق?

اگر در یک تیم کاری جدید در محل کار یا یک تیم پروژه جدید شرکت می‌کنید، آن‌ها می‌توانند فردی از بخش‌های دیگر یا شرکت‌های دیگری باشند که ممکن است قبلاً با آن‌ها آشنایی نداشته باشید یا با آن‌ها کار نکرده‌اید، و می‌خواهید مطمئن شوید که آمادگی برای تعهد و سرمایه گذاری مهارت ها و ایده های خود برای تیم - به خصوص اگر آن تیم دارای عملکرد بالا باشد. بنابراین، برگزاری یک جلسه برای جمع آوری هم تیمی های جدید ضروری است.

با این حال، جای تعجب نیست اگر کمی احساس ناراحتی و عصبی کنید، زیرا حتی باتجربه‌ترین متخصصان هنگام ملاقات اولیه با یک تیم جدید دچار عصبانیت می‌شوند. اگر رهبر هستید و نگران عدم برگزاری جلسات مقدماتی بهره وری هستید.

این مقاله راهنمای کامل، مثال‌ها و نکاتی را در مورد آنچه که جلسات مقدماتی را موفق می‌کند به شما ارائه می‌دهد.

در این مقاله یاد خواهید گرفت

نکات بیشتر از AhaSlides

• جلسات در تجارت
• نشست ایستاده | راهنمای نهایی
• بهترین 8 نکته برای داشتن یک جلسه خوب

جلسه معارفه چیست؟

یک جلسه معارفه یا معارفه وقتی صحبت از معرفی تیم به میان می‌آید، زمانی که اولین بار است که اعضای تیم و رهبران آنها به طور رسمی یکدیگر را ملاقات می‌کنند تا مشخص کنند که آیا افراد درگیر می‌خواهند یک رابطه کاری ایجاد کنند و به تیم متعهد شوند یا خیر، همین معنا را دارد. آینده.

هدف آن این است که به اعضای تیم زمان بدهد تا با هم بمانند تا با پیشینه، علایق و اهداف هر شرکت کننده آشنا شوند. بسته به ترجیح خود و تیمتان، می توانید جلسات مقدماتی را به صورت رسمی یا غیررسمی تنظیم کنید.

یک دستور کار استاندارد جلسه مقدماتی شامل موارد زیر است:

• هدف جلسه را معرفی کنید
• رهبران و هر یک از اعضا را معرفی کنید
• در مورد قوانین تیم، کار، مزایا و درمان‌ها بحث کنید…
• وقت آن است که چند بازی انجام دهیم
• جلسات را خاتمه دهید و اقدامات بعدی را انجام دهید

هدف از جلسات معارفه چیست؟

مقدمه ها را فقط به عنوان کادری برای بررسی نبینید. از این زمان برای ایجاد ارتباطات واقعی، به دست آوردن بینش منحصر به فرد و ایجاد چارچوبی برای کار گروهی بی عیب و نقص استفاده کنید. جلسات معرفی بسیار عالی هستند:

• کار تیمی و انسجام تیم را تقویت کنید

اولین هدف از جلسات معارفه، آوردن غریبه ها به هم تیمی های نزدیک است. اگر قبلاً همدیگر را ندیده اید و اطلاعات کمی در مورد آنها دارید، عدم انسجام و ارتباط وجود دارد که می تواند بر روحیه تیمی و بهره وری تأثیر بگذارد. زمانی که افراد بتوانند در مورد قوانین تیم، پاداش‌ها و تنبیه‌های مناسب بحث کرده و متحد کنند، یا بدانند که رهبران آن‌ها افرادی منصف و وفادار هستند، هم تیمی‌هایشان متواضع، قابل اعتماد، همدل و بیشتر باشند، اراده اعتماد و یک محیط کاری مثبت در میان افراد ایجاد می‌شود. تیم

• تنش و ناهنجاری را بشکنید

اگر کارمندان در محیط کاری تحت فشار کار کنند، احتمالاً بهره وری کاهش می یابد. همچنین اگر کارمندان به جای اینکه از آنها الهام بگیرند، رهبر خود را بترسانند خوب نیست. جلسات مقدماتی می تواند به تیم های جدید کمک کند تا در به اشتراک گذاشتن ایده ها و نظرات خود اعتماد به نفس بیشتری داشته باشند. آنها همچنین به راحتی شروع به دوستیابی، برقراری ارتباط، و کاهش بی دست و پا برای همکاری بیشتر می کنند. به عنوان مثال، یکی از اعضای تیم در زمانی که نمی توانند ضرب الاجل را رعایت کنند، در صحبت کردن و درخواست کمک تردیدی ندارند.

• به ساختار و هماهنگ کردن استانداردها و شیوه ها کمک کنید

تاکید بر قوانین و مقررات بخش مهمی از اولین جلسات معارفه است. ناتوانی در بیان شفاف، منصفانه و سرراست در ابتدای کار تیمی می‌تواند منجر به تعارض و عدم ارتباط تیم شود. برعکس، اگر بتوانید کاری کنید که تیم به دنبال آن باشد استانداردها و رویه ها، به دلیل اثربخشی و کارایی یک تیم، کارایی منابع وجود خواهد داشت و در عین حال رضایت شغلی را در بین اعضای تیم که بخشی از یک تیم منسجم هستند افزایش می دهد.

چگونه یک جلسه مقدماتی موثر راه اندازی کنیم

جلسات مقدماتی می توانند از روند استاندارد برنامه ریزی جلسات پیروی کنند 5 ps: هدف, برنامه ریزی, تهیه, مشارکتو پیشرفت. بسته به محدودیت زمانی، تعداد شرکت‌کنندگان، پیشینه تیم و منابع خود، می‌توانید جلسات مقدماتی رسمی یا معمولی ترتیب دهید. اولین برداشت مهم است. احترام و اعتماد بیشتری که اعضای تیم شما در جلسات سازماندهی شده و با ملاحظه نشان می دهند قدردانی می کنند.

• هدف

این در مورد تعیین اهداف برای جلسات است. زمانی که اهداف جلسات را فهرست می‌کنید واضح و مختصر باشید تا در صورت پرت شدن حواس یکی از شرکت‌کنندگان با فعالیت‌های نامرتبط، بتوانید به راحتی همه را به تمرکز برگردانید. می توانید با ترتیب دادن یک هرم هدف که هر مجموعه از اهداف را در سطوح مختلف مشخص می کند، ساختار اهداف را در نظر بگیرید.

• برنامه ریزی

اولین کاری که رهبران تیم جدید باید انجام دهند این است که جزئیات را برنامه ریزی کنند یا یک دستور کار تهیه کنند. وقتی چیزی برای مراجعه دارید، تلاش برای به خاطر سپردن همه چیز به تنهایی استرس را از بین می برد. می توانید با استفاده از نمایش اسلاید از طریق پاورپوینت یک الگو ایجاد کنید یا کارت های نشانه دست نویس.

• تهیه

این بخش شامل برخی از فعالیت ها مانند تهیه متن معرفی جلسه و بررسی دستور کار قبل از شروع یک جلسه رسمی است. گفتن تمام اطلاعات کلیدی و تمرکز بر روی دستور کار با پشتیبانی از یادداشت های سخنران یا اسکریپت زمانی که ناگهان از ذهنتان خارج شد برای شما آسان تر خواهد بود.

• مشارکت

فراموش نکنید که اعضای جدید را به پرسیدن سؤال و شرکت در فعالیت های تعاملی در طول جلسات تشویق کنید. اگر دیگران تا این حد مردد به نظر می رسند، از آنها نظر بخواهید. اطمینان حاصل کنید که همه افراد تیم شانس صحبت کردن را دارند نه اینکه فقط روی اعضای برونگرا تمرکز کنند. می توانید یک نظرسنجی زنده برگزار کنید تا برخی از درونگراها بتوانند نظرات خود را مستقیماً به اشتراک بگذارند.

• پیشرفت

شما باید جلسه خود را با خلاصه ای به پایان برسانید و اقدامات لازم را برای مراحل بعدی اطلاع دهید. و، پیگیری بعد از یک جلسه بخش مهمی است، می توانید تصمیم نهایی را در نظر بگیرید و آنها را مستند کنید.

نکاتی برای راه اندازی یک جلسه مقدماتی با موفقیت

• از یک ابزار ارائه تعاملی استفاده کنید

در روز اول احساس خجالتی یا ناخوشایندی می کنید؟ با استفاده از یک ابزار ارائه تعاملی مانند AhaSlides می توانید جلسات مقدماتی خود را 100 برابر سرگرم کننده تر کنید!

A

ده‌ها راه برای انجام این کار وجود دارد، اما ما این طرح کلی را برای شکستن سریع یخ توصیه می‌کنیم:

• با یک اسلاید مقدمه شروع کنید.
• با آزمون‌هایی در مورد خودتان با امتیاز و تابلوی امتیازات چیزها را ادویه کنید.
• در پایان با یک اسلاید پرسش و پاسخ پایان دهید، جایی که همه می توانند چیزهایی را که در مورد شما تعجب کرده اند بپرسند.

با پلتفرم ارائه تعاملی AhaSlides، می‌توانید مقدمه‌ای قانع‌کننده ایجاد کنید که مردم را به ماه می‌فرستد🚀این الگو را در اینجا امتحان کنید:

• یک مقدمه را با «ما"

این تیم بر روی همکاری بین اعضای تیم برای دستیابی به اهداف مشترک کار می کند نه نشان دادن استعدادهای شخصی. بنابراین، تأکید بر حس فرهنگ «ما» حائز اهمیت است. سعی کنید تا حد امکان در اسلایدهای مقدماتی خود و کل جلسات، به جز معرفی شخصی، از «ما: به جای «من» استفاده کنید. این در نهایت تیم را تشویق به همکاری موثرتر می‌کند، زیرا آنها درک می‌کنند که یک چشم‌انداز منسجم را به اشتراک می‌گذارند و بیشتر به کار برای تیم اختصاص دارند تا برای خودشان.

• هم تیمی های خود را سرگرم کنید

چگونه جلسات معارفی را به هیجان انگیزترین راه ها شروع کنیم؟ از آنجایی که همه اعضا با یکدیگر جدید هستند، به عنوان یک میزبان، می توانید با چند یخ شکن سریع شروع کنید. همچنین می توانید 2 تا 3 بازی و آزمون و جلسات طوفان فکری را تنظیم کنید تا به دیگران فرصت دهید تا شخصیت، استعدادها و تفکر خود را به اشتراک بگذارند. برقراری ارتباط و همکاری با دیگران برای بهبود انسجام تیم و فرهنگ و ارتباط در محل کار. به عنوان مثال، می توانید برخی از بازی ها را امتحان کنید حلقه قدردانی, لاشخور شکار می کند، آیا ترجیح می دهید…

• مدیریت زمان

معمولاً جلسات بسیار پربار می تواند از 15 تا 45 دقیقه طول بکشد، به خصوص جلسات معارفه که باید در 30 دقیقه کنترل شوند. زمان کافی است تا هم تیمی های جدید با یکدیگر آشنا شوند، خود را به طور مختصر معرفی کنند و در چند فعالیت ساده و سرگرم کننده تیم سازی با یکدیگر همکاری کنند. همچنین محدودیت‌های زمانی برای بخش‌های مختلف تعیین کرده‌اید تا مطمئن شوید زمان شما تمام نمی‌شود در حالی که هنوز چیزهای زیادی برای پوشاندن دارید.

گیرنده های کلیدی

برای تیم شما مفید است که با استفاده از جلسات مقدماتی کار تیمی را با یک تیم جدید شروع کنید. راه اندازی اولین جلسه می تواند چالش برانگیز و تقلیدکننده باشد. هنگامی که در مراحل آماده سازی هستید، حتی اگر یک استاد پاورپوینت هستید، از جستجوی پشتیبانی دریغ نکنید. مطمئناً می توانید کار خود را آسان تر کنید و روز خود را صرفه جویی کنید AhaSlides.

پرسش و پاسخهای متداول

مرجع: در واقع. بهتر, لینکدین