Mieti viimeisintä esitystä, joka aidosti piti huomiosi kiinni alusta loppuun. Se oli todennäköisesti lyhyempi kuin useimmat, siinä oli odotettua vähemmän dioja ja näytöllä oleva teksti oli riittävän suurta luettavaksi silmiä siristelemättä. Tämä yhdistelmä ei ole vahingossa. Se on tarkoituksellisen rajoittamisen tulos.
Guy Kawasakin kehittämä 10-20-30-sääntö sijoittajien pitch-esityksiä varten tarkoittaa, että yleisön menettämisen riski on välitön ja näkyvä. Logiikka osoittautui niin siirrettäväksi, että siitä tuli yksi laajimmin käytetyistä viitekehyksistä ammattimaisessa esittelyssä. Kymmenen diaa. Kaksikymmentä minuuttia. Vähintään 30 pisteen fonttikoko. Kolme numeroa, jotka ratkaisevat useimmat ongelmat, jotka tekevät esityksistä unohdettavia.
Tämä opas selittää, miksi kukin rajoite toimii, miten ne ovat vuorovaikutuksessa keskenään ja miten viitekehystä sovelletaan mihin tahansa esitykseen, jota rakennat, olitpa sitten sijoittajille suunnatussa esittelyssä, työntekijöiden kouluttamisessa tai jonkin asian perustelemisessa skeptisille päätöksentekijöille.
Ongelma, jonka ratkaisemiseksi tämä sääntö luotiin
Useimmat ihmiset ovat istuneet läpi esityksen, joka on tuntunut rangaistukselta. Kuusikymmenluvun diat. Tiheät kappaleet kahdeksan pisteen fontilla. Puhuja lukee sanatarkasti näytöltä, kun yleisö lukee nopeammin, lopettaa ennen heitä ja viettää loppuajan odottaen seuraavaa diaa. Mikään ei päädy maaliin. Mikään ei jää mieleen. Kaikki lähtevät oppimaan vähemmän kuin hyvin kirjoitetusta sähköpostista.
Tämä ei ole harvinainen vikatila. Se on oletusarvo. Useimmat esitysohjelmistot tekevät diojen ja tekstin lisäämisen helpoksi, mikä tarkoittaa, että useimmissa esityksissä on liikaa molempia. Tekniikka ajautuu kohti kattavuutta, koska kattavuus tuntuu turvalliselta. Leikkaaminen tuntuu jonkin menettämiseltä. Se ei ole. Se on editointia, ja editointi tekee esityksestä toimivan.
10-20-30-sääntö korjaa tämän ajautumisen. Se ei ole ulkopuolelta asetettu luova rajoitus, vaan joukko rajoituksia, jotka työntävät kaikkia päätöksiä samaan suuntaan: kohti esitystä, jossa puhuja kantaa argumenttia ja diat tukevat sitä, eikä päinvastoin.
Mikä on 10-20-30-sääntö?
Sääntö koostuu kolmesta osasta, joista jokainen käsittelee eri tapaa, jolla esitykset tyypillisesti menevät pieleen.
Enintään kymmenen diaa. Ei kymmenen diaa tavoitteena, vaan kymmenen diaa kattona. Tämä rajoitus pakottaa tietynlaiseen toimitukselliseen kuriin, jota useimmat esitykset eivät koskaan kehity: on päätettävä, mikä on olennaista, sen sijaan, että sisällytettäisiin kaikki mahdollinen olennainen. Kun kaikkea ei mahdu mukaan, on pakko priorisoida. Tämän prosessin jälkeen jäljelle jää lähes aina vahvempaa kuin lähtötilanne.
Enintään kaksikymmentä minuuttia. Tämä on suunnilleen se aikaikkuna, jonka aikana yleisö pystyy ylläpitämään keskittymiskykyään tauotta. Kahdenkymmenen minuutin jälkeen huomio ei heikkene vähitellen, vaan jyrkemmin. Kahdenkymmenen minuutin esitys sopii myös helpommin aikatauluihin ja osoittaa kunnioitusta yleisön aikaa kohtaan tavalla, johon kuudenkymmenen minuutin sessio ei yksinkertaisesti pysty.
Vähintään 30 pisteen fonttikoko. Pieni teksti on oire, ei suunnitteluvalinta. Esittäjät käyttävät sitä sovittaakseen dioille enemmän sisältöä, mikä tarkoittaa, että enemmän sisältöä luetaan ääneen. Tämä tarkoittaa, että yleisö katsoo jonkun lukevan sen sijaan, että kuuntelisi jonkun puhuvan. 30 pisteen vähimmäisfontti estää diaa muuttumasta esitykseksi. Kappaleita ei voi sovittaa tuolla koolla. Sinun on pakko sijoittaa yksityiskohdat sinne, minne ne kuuluvat: ääneesi.
Nämä kolme rajoitetta vahvistavat toisiaan. Vähemmän dioja tarkoittaa vähemmän sisältöä. Vähemmän sisältöä tarkoittaa lyhyempiä esityksiä. Suurempi fontti tarkoittaa vähemmän tekstiä diaa kohden. Yhdessä ne pyrkivät samaan suuntaan: kohti esitystä, jossa puhuja on päätapahtuma ja diat tukevat materiaalia.
Miksi 10 diaa
Useimmissa esityksissä on liikaa dioja, koska esittäjä ei ole tehnyt vaikeita päätöksiä siitä, millä on oikeasti merkitystä. Dian lisääminen tuntuu arvon lisäämiseltä. Harvoin se sitä on. Yleensä se lykkää valintaa kahden idean välillä, joiden olisi pitänyt olla yksi.
Kymmenen diaa pakottaa valintaan. Kun saavutat rajan ja sisältöä on vielä jäljellä, sinun on päätettävä: onko tämä idea tarpeeksi tärkeä korvatakseen jotain jo olemassa olevaa, vai kuuluuko se monisteeseen, seurantasähköpostiin vai suulliseen selitykseen? Tämä päätös on työ. Rajoitus saa sinut tekemään sen.
Tuloksena on esitys, joka on rakennettu vahvimman materiaalisi ympärille, ei koko materiaalisi ympärille. Jokainen dia ansaitsee paikkansa. Mikään dia ei ole syntynyt siksi, että sinulla ei olisi enää syitä karsia sitä.
Useimmissa esitystyypeissä toimiva rakenne noudattaa tätä logiikkaa: aloita ongelmalla, perustele, miksi se on tärkeä, esittele ratkaisusi, selitä, miten se toimii, tarjoa todisteita, osoita, kenelle se on tarkoitettu, käsittele kilpailu- tai vaihtoehtokenttää, osoita toteutuskyky, esitä tarvittavat resurssit ja lopeta erityiseen kysymykseen. Kymmenen diaa. Yksi idea kullakin. Täydellinen argumentointi ongelmasta toimintaan.
Suhteet muuttuvat kontekstin mukaan. Koulutusesitys korvaa kilpailumaiseman toteutussuunnitelmalla. Myyntiesitys korvaa tiimidiat asiakastodistuksilla. Peruslogiikka pysyy samana: ongelma, ratkaisu, todiste, kysymys.
Miksi 20 minuuttia
Useimmat ihmiset menettävät keskittymiskykynsä noin kahdenkymmenen minuutin jatkuvan kuuntelun jälkeen. Tämä ei ole henkilökohtainen heikkous tai nykyajan keskittymiskyvyn ongelma. Se on johdonmukainen kaava ihmisen keskittymiskyvyn toiminnassa. Tuon ikkunan ulkopuolella et pyydä vain lisää aikaa. Pyydät jotain, mitä ihmiset eivät enää voi helposti antaa.
Kaksikymmentä minuuttia on myös käytännöllinen määrä. Se sopii 30 minuutin kokousaikaan, jossa on tilaa kysymyksille. Se on helpompi aikatauluttaa kuin tunti. Ihmiset osallistuvat todennäköisemmin, pysyvät todennäköisemmin läsnä koko ajan ja todennäköisemmin lähtevät selkeä muistikuva mielessään, mitä sanottiin.
Aika jakautuu luonnollisesti kolmeen osioon. Alku, jossa herätät huomion ja perustelet, miksi asia on tärkeä tälle tietylle yleisölle, kestää kahdesta kolmeen minuuttia. Ydinsisältö kolmessa tai neljässä pääkohdassa kestää kahdestatoista neljääntoista minuuttia, noin kolmesta neljään minuuttia per kohta. Loppu ja toimintakehotus kestävät kaksi tai kolme minuuttia. Tämä jättää minuutin tai kaksi puskuria, jota esitykset lähes aina tarvitsevat, koska ne ovat useammin pitkiä kuin lyhyitä.
Jos materiaalisi todella vaatii enemmän aikaa, oikea vastaus ei ole esityksen pidentäminen. On tärkeää siirtää yksityiskohdat tukeviin asiakirjoihin ja käyttää kaksikymmentä minuuttia argumentointiin, joka saa ihmiset haluamaan lukea ne.
Miksi 30 pisteen fontti
Pieni fontti on sitä, mitä käytetään, kun dia yrittää liikaa. Esittäjä haluaa sisällyttää näytölle täydellisen selityksen, joten fontti pienenee sopivaksi. Sitten, koska selitys on näytöllä, he lukevat sen ääneen. Yleisö lukee nopeammin kuin esittäjä puhuu, lukee dian loppuun ennen esittäjää ja viettää loppuajan odottaen kuuntelemisen sijaan.
Kolmenkymmenen pisteen vähimmäismäärä rikkoo tämän kaavan. Tuossa koossa vakiodia sisältää kolmesta neljään lyhyttä tekstiriviä. Otsikon ja kaksi tukevaa lausetta. Yksi tilastotieto otsikolla. Siinä kaikki. Yksityiskohdat, jotka aiemmin olivat dialla, on siirrettävä jonnekin muualle, ja ainoa paikka, johon ne voivat mennä, on puhuttu esitys, jonne ne kuuluvatkin.
Rajoitus ratkaisee myös esteettömyysongelman, jota esittäjät harvoin ajattelevat. Huoneen takaosassa olevat ihmiset voivat lukea 30 pisteen tekstiä. Näkövaikeuksista kärsivät ihmiset voivat lukea 30 pisteen tekstiä. Pieni teksti sulkee pois osan yleisöstäsi äänettömästi ja ilman mitään signaalia siitä, että se tapahtuu.
Jotkut esittäjät käyttävät tätäkin tiukempia rajoituksia ja supistavat diat yhteen kuvaan tai muutamaan sanaan. Näiden lähestymistapojen periaate on sama kuin 10-20-30-sääntö: mitä vähemmän diassa sanotaan, sitä enemmän esittäjän on sanottava. Ja aidosti ymmärtävä esittäjä on lähes aina kiinnostavampi kuin ääneen luetut diat.
Miltä se näyttää käytännössä
Tämän viitekehyksen avulla ja ilman sitä rakennetun esityksen välinen ero on helpompi nähdä konkreettisessa esimerkissä kuin kuvata abstraktissa muodossa.
Kuvittele, että esittelet uuden työntekijän koulutusohjelmaa johtoryhmällesi. Ilman pituuden tai rakenteen rajoituksia valmistat 35 diaa: ohjelmahistorian, markkinatutkimuksen, kilpailija-analyysin, yksityiskohtaisen opetussuunnitelman erittelyn, kustannuserittelyt osastoittain, toteutusaikataulut kullekin toimipisteelle ja liitteet. Esitys kestää 75 minuuttia. Johtajat menettävät keskittymisensä jossain vaiheessa diaa 20. Lopetat esityksesi, kiität kaikkia ja odotat viikkoja vastausta, jota ei ehkä koskaan tule. Kaikki tiedot olivat jo valmiina. Argumentti ei.
10-20-30-kehyksessä samasta ehdotuksesta tulee kymmenen diaa:
- Ongelma: nykyinen perehdytys kestää kolme kuukautta ja tuottaa epäjohdonmukaisia tuloksia eri toimipisteissä.
- Hinta: viivästynyt tuottavuus, korkea varhainen poistuma, epäjohdonmukainen asiakaskokemus.
- Ratkaisu: kahdeksan viikon mittainen strukturoitu ohjelma, jossa on standardoitu sisältö ja esimiehen tarkistuspisteet.
- Toimintaperiaate: kolme vaihetta, jotka kattavat perehdytyksen, roolikohtaisen koulutuksen ja ohjatun harjoittelun palautesilmukoilla.
- Pilottitutkimuksen tulokset: ohjelma toteutettiin kahdessa toimipisteessä kuuden kuukauden ajan, ja siinä havaittiin mitattavia parannuksia asiakaspysyvyydessä ja tuottavuuden saavuttamiseen kuluvassa ajassa.
- Toteutussuunnitelma: käyttöönotto kaikissa toimipisteissä kahdentoista kuukauden aikana nimetyn projektipäällikön johdolla.
- Vaadittavat resurssit: budjetti, henkilöstömäärä ja teknologiatarpeet vaiheittain jaoteltuna.
- Aikajana: keskeiset virstanpylväät hyväksynnästä täyteen käyttöönottoon.
- Riski ja sen lieventäminen: kolme todennäköisintä estettä ja miten suunnitelma käsittelee niitä kaikkia.
- Pyyntö: kahdentoista kuukauden pilottibudjetin hyväksyntä ja projektipäällikön nimitys.
Esityksesi kestää 18 minuuttia. Perustelut ovat selvät: ohjelma toimii, suunnitelma on realistinen ja budjetti perusteltu. Johtajat ymmärtävät, mitä heiltä pyydetään hyväksyntää. Seuraat koko dokumentaatiota, mutta live-esitys teki tehtävänsä.
35-diainen ja 10-diainen versio sisältävät paljolti samaa tietoa. Ero on siinä, että toisessa esitetään argumentti ja toisessa tiedosto.
Kuinka rakentaa 10-20-30-esitys
Aloita ennen kuin avaat diaesityksen. Kirjoita ydinviestisi yhdeksi lauseeksi: mikä on se yksi asia, jonka haluat yleisösi muistavan tai tekevän? Jos et osaa kirjoittaa kyseistä lausetta, sinulla ei ole vielä tarpeeksi selkeää argumenttia. Tämä on hyödyllistä tietää ennen kuin olet rakentanut sen ympärille kolmekymmentä diaa.
Listaa sitten kaikki, minkä mielestäsi kuuluu esitykseen. Älä muokkaa tässä vaiheessa. Tuo kaikki esiin ja katso sitten, mitä sinulla on. Mikä on olennaista? Mikä tukee? Mitä on täytettä, jonka lisäsit, koska se tuntui turvallisemmalta kuin sen jättäminen pois?
Järjestä jäljelle jäänyt osa narratiiviseksi kokonaisuudeksi: ongelma, ratkaisu, todiste, kysymys. Määritä yksi idea jokaiselle kymmenestä diasta. Jos sinulla on yli kymmenen olennaiselta tuntuvaa ideaa, käsittelet joko liian laajaa aihetta tai et ole vielä tehnyt vaikeita valintoja. Tee ne nyt äläkä yleisösi edessä.
Kysy jokaiselta dialta, voitko näyttää idean sen sijaan, että kuvailisit sitä. Kaavio, joka havainnollistaa asiaa visuaalisesti, on tehokkaampi kuin teksti, joka selittää sen suullisesti. Siirrä kaikki, mikä ei mahdu 30 pisteen fonttiin, puhuttuun esitykseen, sinne minne se kuuluukin.
Harjoittele ääneen ja mittaa aikaa. Tiedä, missä kohtaa juokset pitkälle, ja lopeta siihen sen sijaan, että kiihdytät. Esitys, joka kestää 20 minuuttia normaalilla tahdilla, on eri asia kuin esitys, joka kestää 20 minuuttia kiireessä. Ensimmäinen kunnioittaa yleisöäsi. Jälkimmäinen viestii siitä, ettet editoinut tarpeeksi.
Yleisiä huolenaiheita
Yleisin vastaväite on, että kaksikymmentä minuuttia ei riitä monimutkaisiin aiheisiin. Yleensä se riittää. Virhe on sekoittaa kattava käsittely tehokkaaseen viestintään. Kahdenkymmenen minuutin esitys, joka tuo esiin kolme selkeää asiaa ja ansaitsee yleisön luottamuksen, tekee enemmän kuin kuudenkymmenen minuutin esitys, joka käsittelee kaiken eikä jää mieleen mistään. Yksityiskohdat kuuluvat tukeviin asiakirjoihin, jotka ihmiset lukevat, kun he ovat valmiita menemään syvemmälle, eivät live-istuntoon, jossa huomiokyky on rajallinen.
Toinen vastaväite on, onko kymmenen todella oikea luku vai olisiko yksitoista tai kaksitoista sopiva määrä. Luku on pointti. Se on raja, ei ehdotus. Heti kun sallit poikkeuksia, olet takaisin polulla kohti paisuneita esityksiä, jotka on perusteltu yksi dia kerrallaan. Kymmenen pitäytymisen kuri on usein se kohta, jossa parhaat toimitukselliset päätökset tehdään. Dia, jota et halua leikata pois, sisältää yleensä jotain, joka kannattaa sanoa suullisesti sen sijaan, että se näkyisi ruudulla.
Datapainotteiset esitykset herättävät oikeutetun huolen: mitä tapahtuu luvuille, jotka eivät sovi yhteen? Vastaus on, että tärkeät luvut ilmestyvät dioille selkeästi kommentoituina. Tukitiedot tulevat monisteena tai liitteenä, johon viittaat, mutta et esitä niitä. Tehtäväsi huoneessa on tehdä keskeiset löydökset selkeiksi ja vakuuttaviksi. Yleisö voi kyseenalaistaa koko aineiston jälkikäteen.
Fonttia koskeva vastaväite vastaa itseensä. Vähintään 30 pistettä tarkoittaa suurempaa tekstiä, mikä tarkoittaa, että huoneen takaosassa olevat ihmiset voivat lukea diasi. Jos nykyinen fonttikokosi vaatii yleisöltä siristelyä tai eteenpäin nojaamista, se ei ole suunnittelumieltymys. Sääntö korjaa tämän ongelman.
Viemme sitä pidemmälle AhaSlidesin avulla
10-20-30-sääntö käsittelee diojen sisältöä ja puheen pituutta. Se ei kuitenkaan käsittele sitä, mitä yleisösi tekee esityksen aikana, mikä useimmissa esityksissä ei ole mitään.
Interaktiiviset elementit muuttavat tämän. Kysely, joka asetetaan juuri sillä hetkellä, kun yleisösi tarvitsee yhdistää ongelman omaan tilanteeseensa, saa ongelman tuntumaan henkilökohtaiselta ennen kuin olet esittänyt kantasi. Esityksen keskellä oleva sanapilvi näyttää reaaliajassa, mitkä ideat nousevat esiin ja mitkä eivät, ennen kuin olet sitoutunut argumenttisi loppuosaan. Luonnolliseen siirtymään sisäänrakennettu anonyymi kysymys- ja vastausosio tallentaa yleisösi vastaväitteet, joita se ei kuitenkaan tuo esiin ääneen.
Nämä hetket eivät lisää pituutta tai monimutkaisuutta. Ne sopivat 10-20-30-esitykseen, joten ne sopivat 20 minuutin mittaiseen ikkunaan ja korvaavat passiivisen diakatselun aktiivisella osallistumisella. AhaSlides on rakennettu tekemään tästä suoraviivaista: kyselyt, tietokilpailut, sanapilvet ja kysymys- ja vastausosiot sijoittuvat esityskulkuusi, joten siirtyminen sisällöstä vuorovaikutukseen tuntuu tarkoitukselliselta eikä häiritsevältä.
10-20-30-sääntö tekee esityksestäsi virtaviivaisen ja keskittyneen. Vuorovaikutteiset elementit tekevät siitä kaksisuuntaisen. Molemmat ovat hyödyllisiä.
Käärimistä
10-20-30-sääntö toimii, koska sen ratkaisemat ongelmat ovat todellisia ja johdonmukaisia. Liikaa dioja. Liikaa tekstiä. Liian vähän aikaa itse argumenttiin. Nämä kolme rajoitusta käsittelevät kaikkia kolmea kerralla, ja ne tekevät sen pakottamalla päätökset, joita useimmat esittäjät lykkäävät, kunnes he seisovat huoneen edessä ilman hyviä vaihtoehtoja.
Kymmenen diaa. Kaksikymmentä minuuttia. Kolmenkymmenen pisteen fontti. Käytä kaikkia kolmea seuraavassa esityksessäsi ja huomaa, mitä rajoitukset saavat sinut tekemään. Tekemäsi leikkaukset ovat lähes aina oikeita. Säästämääsi aikaa arvostetaan lähes aina. Ja lopputulos on lähes aina vahvempi kuin lähtötilanne.
