Useimmat sähköisten potilastietojen (EHR) käyttöönotto rakentuu järjestelmän ympärille: tässä on kirjautumisnäyttö, tässä on valikko, tässä on mallipohja jokaiselle merkintätyypille. Uusi aloittaja lähtee todistuksen kanssa. Dokumentaatio-ongelmat alkavat osastolla seuraavalla viikolla.
Tämä opas on tarkoitettu sairaaloiden oppimis- ja kehitysjohtajille sekä tietotekniikan tai vaatimustenmukaisuuden johtajille, jotka haluavat erilaisen lähtökohdan: työnkulun, joka henkilön on suoritettava, ja kitkan, jota hän kohtaa suorittaessaan sitä. Se osoittaa, miten diagnosoidaan, onko ongelma koulutusvaje vai järjestelmävika, miten suunnitellaan valmistautuminen ja harjoittelu todellisen tehtävän ympärille ja miten arvioidaan, pystyykö uusi aloittaja suorittamaan sen täydellisen ja vaatimustenmukaisen dokumentaation avulla.
Tilanne, johon kannattaa suunnitella
Alla oleva skenaario on havainnollistava, ei dokumentoitu tapaus.
Uusi osastonhoitaja aloittaa työt maanantaina. Torstaihin mennessä heidän on suoritettava rutiininomainen potilastietojen päivitys sisäänkirjautumisen jälkeen. Tehtävä on paperilla yksinkertainen: vahvistetaan demografiset tiedot, kirjataan lähetteen lähde, liitetään suostumuslomake ja viimeistellään merkintä. Käytännössä he kohtaavat neljä estettä. Suostumuslomake on liitetty eri näytölle kuin se, joka näytettiin luokkahuoneessa. Kaksi kenttää näyttää identtisiltä, mutta ne syöttävät eri raportteihin. Pakollinen kenttä hylkää kelvollisen merkinnän hyödyttömällä viestillä. Ja paikallinen menettely puuttuvan lähetteen lähteen varalta on kirjoitettu asiakirjaan, jota kukaan ei maininnut.
Virkailija täydentää merkinnän, mutta jättää yhden kentän tyhjäksi ja käyttää vapaamuotoista kiertotapaa toiselle. Tietue on epätäydellinen, ja seuraava siihen luottava henkilö perii aukon.
Onko tämä koulutusongelma? Osittain. Vain koulutusongelma? Lähes varmasti ei. Tämä erottelu on suunnittelutyön ydin.
Aloita tehtävästä, älä järjestelmästä
Kirjoita yhteen lauseeseen, mitä roolin on kyettävä tekemään, ennen kuin avaat koulutussisältöä. Tässä esimerkissä: Suorita potilastietojen työnkulku alusta loppuun ja tunnista, missä dokumentointiprosessi aiheuttaa kitkaa. Kaksi verbiä on tässä merkityksellisiä, ja ne ovat erilaisia.
Työnkulun suorittaminen on käyttää tehtävä. Oppija käyttää tunnettua menettelyä tilanteessa, jota hän ei ole harjoitellut sanasta sanaan. Kitkan tunnistaminen on analysoida or arvioida tehtävä: oppijan on huomattava, että jokin on vialla, arvioitava, onko kyseessä hänen oma vai järjestelmän virhe, ja päätettävä, mitä asialle tehdään. Nämä kognitiiviset vaatimukset tulevat Bloomin tarkistetusta taksonomiasta, ja ne kuvaavat, mitä tehtävä vaatii henkilöltä, eivät sitä, miten se on suoritettava.
Tällä on merkitystä oppimissuuntautuneisuuden vuoksi. Carnegie Mellonin Eberly Center tekee asian selväksi: jos tavoitteena on soveltaa taitoja, mutta arviointi mittaa vain muistamista, oppijat harjoittelevat yhtä asiaa ja heitä arvioidaan toisen perusteella, mikä heikentää sekä motivaatiota että oppimista (Eberly Center, tavoitteiden, arviointien ja opetusstrategioiden yhdenmukaistaminen). Monivalintatesti valikoiden nimistä kertoo vain vähän siitä, pystyykö joku suorittamaan yllä olevan pääsykokeen päivityksen.
Diagnosoi ennen määräämistä
Ennen kuin rakennat mitään, vertaa tehtävää sellaisena kuin se todella suoritetaan, siihen, mitä nykyinen perehdytys opettaa ja testaa. Neljä tarkistusta erottavat yleensä koulutusaukot muista syistä:
- Tarkkaile tehtävää. Seuraa useiden aloittelijoiden tai kokeneiden työntekijöiden työnkulkua ja kirjaa ylös virheet, kiertotavat ja epäröinnit.
- Vertaa koulutukseen. Harjoitellaanko nykyisessä ohjelmassa täsmälleen tätä järjestystä vai koko järjestelmää yleensä? Edellyttääkö mikään arviointi oppijaa suorittamaan sen?
- Tarkista ympäristö. Ovatko työkalut, käyttöoikeudet, henkilöstömäärät ja paikalliset menettelytavat koulutuksen edellyttämiä? Uusi aloittaja, jolla ei ole oikeaa käyttöoikeustasoa, ei voi harjoitella tehtävää riippumatta siitä, mitä luokkahuoneessa käsitellään.
- Etsi järjestelmävikoja. Jos kokeneellakin henkilökunnalla on vaikeuksia tai he käyttävät samaa kiertotietä, syynä on todennäköisesti näytön, kentän tai säännön suunnittelu. Lisäkoulutus ei korjaa ongelmaa. Tee asia tietotekniikan kanssa muutospyynnönä.
Tämä on sudenkuoppa, joka kannattaa mainita avoimesti sidosryhmille: käytettävyysvirheet saattavat vaatia järjestelmämuutoksia, eivät lisää koulutusta. Jos koulutusta käytetään virheen peittelemiseen, kustannukset palautuvat jokaisessa kohortissa. Käsittele nykyistä menetelmääsi ja nykyisen arviointisi ylärajaa testattavina hypoteeseina, älä faktoina.
Suunnittelun valmistelu ja harjoittelu työnkulun ympärillä
Kun tiedät, mitä aukkoja koulutus voi paikata, sovita ohjelman jokainen vaihe tehtävään.
Valmistautuminen. Tarkista esitiedot lyhyellä diagnostiikalla ennen kuin henkilö saapuu harjoitteluun. Varmista, että hän osaa tarvitsemansa termit, kuten rekisteröintikentän ja kliinisen kentän eron, sekä tehtävään liittyvät sääntelysäännöt, kuten mitä on kirjattava ja kuka saa kirjata sen. Omavauhtinen opiskelu sopii tähän vaiheeseen. Kertaustarkistus tässä vahvistaa vain esitiedot. Se ei ole todiste siitä, että henkilö pystyy suorittamaan työn.
Työnkulun kartoitus. Kartoita todellinen työnkulku näyttö näytöltä, mukaan lukien vaiheet, jotka ihmiset ohittavat, ja kohdat, joissa järjestelmä ja paikallinen menettelytapa ovat ristiriidassa. Käytä karttaa harjoitustapauksen ja vastausavaimen rakentamiseen ja anna se tietotekniikan tai vaatimustenmukaisuusvastaavallesi validoitavaksi. Samasta kartasta tulee kitkatarkastus: jokainen kohta, jossa tarkkailijat näkivät virheitä tai kiertoteitä, on ehdokas järjestelmäkorjaukselle, selkeämmälle työavulle tai harjoitustapaukselle.
Harjoitella. Anna oppijoille koko tehtävä realistisen tapauksen kera ja pyydä heitä sekä selittämään päätöksensä että suorittamaan ne. Palautteen tulisi liittyä päätökseen, esimerkiksi: "Liitit suostumuslomakkeen väärään tietuetyyppiin. Tässä on todisteet, jotka olisit voinut tarkistaa, ja tässä on mitä tehdä, kun lomaketyyppi on epäselvä." Nopeutta ja täydellisyyttä koskeva palaute toimii parhaiten, kun se on vaihekohtaista.
Livenä vai asynkronisesti? Live-ohjaajan panos tuo eniten lisäarvoa silloin, kun valinta on epäselvä: kun on olemassa kaksi puolustettavaa toimenpidettä tai kun menettely ja järjestelmä ovat ristiriidassa. Paikallisen käytännön tuntevan henkilön johtama keskustelu ratkaisee asioita, joita kirjallinen vastausavain ei pysty ratkaisemaan. Asynkroninen tarkistus riittää sääntöjen vahvistamiseen, muistamisen tarkistamiseen ja palautteen antamiseen selkeästä tapauksesta.
Toimiva esimerkki: pääsykokeen päivitys
Havainnollistava. Harjoittelijan tulee validoida tapaus ja vastauskriteerit ennen käyttöä.
Tapaus. Oppija saa simuloidun potilaskertomuksen kuvitteelliselle potilaalle. Häntä pyydetään täyttämään sairaalaanoton päivitys. Tapaus sisältää skannatun suostumuslomakkeen, lähetteen, josta puuttuu viitenumero, ja kentän, joka hylkää koulutusoppaassa esitetyn syöttömuodon.
Oppijan valinnat. Puuttuvan viitenumeron kohdalla oppija voi (a) jättää kentän tyhjäksi ja viimeistellä, (b) kirjoittaa paikkamerkin tai (c) tallentaa aukon hyväksytyn menettelyn mukaisesti ja pyytää puuttuvat tiedot. Hylätyn viitenumeron kohdalla hän voi (a) yrittää uudelleen eri muodossa, kunnes se hyväksyy, (b) kirjoittaa arvon vapaamuotoiseen huomautukseen tai (c) kirjata ongelman epäiltynä järjestelmävirheenä ja jatkaa hyväksytyllä välivaiheella.
Palaute. Jokaisen vaihtoehdon kohdalla palautteessa selitetään, miksi se on puolusteltavissa tai epätäydellinen sovittujen kriteerien perusteella. Tyhjä kenttä on epätäydellinen, koska jatkokäyttäjät eivät voi sanoa, puuttuuko tiedot vai onko niitä koskaan tarvittu. Paikkamerkki ei ole puolusteltavissa, koska se tallentaa tietoja, jotka eivät pidä paikkaansa. Puutteen kirjaaminen hyväksytyn menettelyn mukaisesti on valmis. Toisessa päätöksessä eri muotojen kokeileminen, kunnes yksi hyväksytään, voi tuottaa kelvollisen merkinnän, mutta se piilottaa vian, joka tietotekniikkatiimin on nähtävä. Virheen kirjaaminen on vastaus, joka suojaa sekä tietuetta että seuraavaa kohorttia.
Uudelleenyritys. Oppija yrittää toista tapausta eri aukolla, kuten liitteenä olevalla, mutta allekirjoittamattomalla suostumuslomakkeella, ja soveltaa siihen samaa päättelyä.
Kohortin tasolla oppijoiden kitkatilanneraporteista tulee myös strukturoitu luettelo epäillyistä vioista tietotekniikkatiimille.
Arvioi kyky ja suunnittele siirto
Valitse tehtävää vastaavat toimenpiteet. Kaksi käytännöllistä ovat tehtäväaika ja dokumentaation täydellisyysMäärittele molemmat ennen aloittamista: mikä lasketaan täydelliseksi, kuka sen arvioi, mitkä tiedot ovat nimittäjässä ja milloin mittaat.
Yksinkertainen arviointimatriisi pitää arvioinnin johdonmukaisena. Alla oleva on ehdotus, jota voit soveltaa kliinisen tai vaatimustenmukaisuusasiantuntijasi kanssa. Se ei ole validoitu valmiusstandardi.
| Kriteeri | Mitä tarkkailija etsii | Pisteet |
|---|---|---|
| Tehtävän suorittaminen | Suorittaa työnkulun loppuun ja tunnistaa dokumentaatiokitat, kirjaamalla toimenpiteen ja sen taustalla olevat todisteet | 0 ja 2 |
| perustelut | Selittää asiaankuuluvat rajoitukset, vaihtoehdot ja epävarmuustekijät; tarkistaa tehtävään kuluvan ajan ja dokumentaation täydellisyyden | 0 ja 2 |
| Rajat | Käyttää hyväksyttyjä menettelytapoja ja pyytää apua, kun tietoja tai valtuutuksia puuttuu | 0 ja 2 |
Ankkurit: 0 tarkoittaa puuttuvaa tai ei-tuettua; 1 tarkoittaa osittaista, olennaisin puuttein; 2 tarkoittaa täydellistä ja perusteltua sovittujen kriteerien perusteella. Määrittele kriittiset virheet erikseen, esimerkiksi virheellisten tietojen tallentaminen tai vaaditun suostumustarkistuksen ohittaminen. Kokonaispistemäärä ei saa koskaan peittää kriittistä vikaa.
Siirtotapauksen arvioimiseksi arvioi uusi, aiemmin tuntematon tapaus käytännössä käytetyn sijaan ja seuraa tilannetta työpaikalla sen jälkeen, kun oppijalla on ollut riittävästi kokemusta todellisesta työstä. Tautien torjunta- ja ehkäisykeskukset (CDC) suosittelevat sekä oppimisen että oppimisen siirron arviointia mahdollisuuksien mukaan, koska koulutuksen läpäisevällä henkilöllä voi silti olla vaikeuksia soveltaa oppimaansa työssä.CDC, Koulutuksen arviointi: tehokkuuden mittaaminen). Ohjattu työtehtävä tai ohjaajan suorittama oppijan oikeiden merkintöjen otoksen tarkastelu voi toimia seurantatoimenpiteenä.
Jos perehdytyksesi sisältää eri ammattien välisiä tehtävien siirtoja, kuten rekisteröintitiimin välittämiä tietoja kliiniselle henkilökunnalle, Terveydenhuollon tutkimus- ja laatuviraston (Agency for Healthcare Research and Quality) TeamSTEPPS-ohjelma on lähtökohta terveydenhuollon tiimityöskentelylle ja viestintäresursseille. Pyydä kliinistä kouluttajaa valitsemaan ja mukauttamaan asiaankuuluvat työkalut.
Mitä todisteet voivat ja eivät voi osoittaa
Ole selkeä siitä, mitä voit vaatia. Näihin kysymyksiin tarkastuksesi tulisi vastata.
Mikä osoittaisi, että oppijat pystyvät suorittamaan työnkulun ja tunnistamaan kitkakohdat? Rubriikki pisteyttää näkymätöntä tapausta, tehtävään kuluvaa aikaa ja dokumentaation täydellisyyttä verrattuna lähtötasoon sekä heidän toimittamiensa kitkaraporttien laatua. Vertaa samanlaisia samankaltaisiin: sama populaatio, sama nimittäjä ja sama ajoitus.
Mitkä rajoitukset voivat säilyä, vaikka suorituskyky paranisi? Useita. Vialliset näytöt ja säännöt pysyvät voimassa, kunnes joku muuttaa järjestelmää. Henkilöstö, työmäärä ja käyttöoikeudet vaikuttavat siihen, kuinka paljon aikaa henkilöllä on dokumentoida asianmukaisesti. Järjestelmän kanssa ristiriidassa olevat paikalliset menettelyt pysyvät ristiriidassa. Ja samanaikaiset operatiiviset muutokset, kuten uusi malli tai ohjelmistopäivitys, voivat siirtää mittareitasi koulutuksesta riippumatta. Tutki niitä ennen kuin liität muutoksia ohjelmaan.
Yllä mainitut lähteet tukevat tavoitteiden, käytännön ja arvioinnin yhteensovittamisen sekä oppimisen ja siirron mittaamisen suunnitteluperiaatteita. Ne eivät ole todiste siitä, että mikään tietty ohjelma tai alusta vähentäisi dokumentointitaakkaa. Tämä artikkeli ei anna tuloslupauksia, eikä oman arviointisi pitäisikään tehdä niin.
Minne AhaSlides mahtuu
AhaSlides tukee mukautuvaa ja interaktiivista oppimista ja antaa sinun siirtyä live-oppimisen ja omaan tahtiin tapahtuvan toteutuksen välillä. Yllä kuvatussa perehdytysohjelmassa tämä voi tarkoittaa omaan tahtiin tapahtuvaa ennakkotarkistusta ennen harjoittelua, interaktiivista fasilitoitunutta istuntoa epäselvän päätöksen tekemiseksi ja uuden tapauksen omaan tahtiin tapahtuvaa tarkastelua jälkikäteen. Erityiset kirjoitus-, palaute- ja raportointitoiminnot tulisi tarkistaa omaa työnkulkuasi vasten demonstraatiossa, ennen kuin suunnittelet niiden ympärille. Kaikkia tekoäly-, simulaatio- tai sähköisten potilastietojen integraatioita tulisi käsitellä ulkoisina tai vahvistamattomina, kunnes ne on osoitettu.
Seuraava askeleesi
Aloita tehtävämatriisilla: ota yksi sairaalasi laaja-alainen työnkulku, laadi yllä olevat kolme kriteeriä tietotekniikan tai vaatimustenmukaisuudesta vastaavan henkilön kanssa ja tarkkaile kahta tai kolmea todellista yritystä. Kirjaamasi kitka on luettelo koulutuspuutteista ja järjestelmävirheistä tässä erottelujärjestyksessä.
Kun suunnitelmasi on valmis, voimme näyttää sinulle, miten harjoittelu- ja arviointivaiheet toimisivat reaaliajassa ja omaan tahtiin. Pyydä AhaSlides-demoa ja tuo työnkulkusi mukanasi.
