Osasto vastustaa muutosta sähköiseen potilastietojärjestelmään (EHR). Kukaan ei kieltäydy käyttämästä sitä. Ongelmana on, että rutiinityö on hidastunut. Tehtävä, joka vanhalla näytöllä kesti minuutin, vaatii nyt neljä klikkausta ja haun, ja yksikkö on jo valmiiksi aikapulassa. Henkilökunta suoritti koulutuksen ja muistaa, että heille näytettiin uudet näytöt. Heitä ei pyydetty suorittamaan oman vuoronsa tehtäviä uudessa järjestelmässä ja sanomaan, mikä estää heitä.
Tämä on havainnollistava tilanne, ei dokumentoitu asiakastapaus. Se kuvaa kuilua, jota sähköisten potilastietojen muutoshallintakoulutuksen on tarkoitus kuroa umpeen: etäisyyttä uuden työnkulun näkemisen ja sen harjoittelun välillä palautteen kera tavalla, joka myös tuo esiin esteet, jotka estävät ihmisiä omaksumasta sitä.
Tämä opas on tarkoitettu sairaaloiden koulutus- ja kehitysjohtajille sekä heidän kanssaan työskenteleville tietotekniikan tai vaatimustenmukaisuuden johtajille. Se kattaa suorituskykyongelman kuvaamisen, oppimis- ja kontekstivajeiden diagnosoinnin, suunnittelun, valmistelun ja käytännön, tapauksen läpikäymisen ja siirron arvioinnin. Se käsittelee koulutussuunnittelua. Se ei korvaa käytettävyystestausta, työnkulun uudelleensuunnittelua tai organisaatiosi omaa muutosohjelmaa, eikä se takaa tuloksia.
Mitä on sähköisten potilastietojen muutosjohtamisen koulutus?
Sähköisten potilastietojen muutoshallintakoulutus valmistaa potilastietoja käyttäviä henkilöitä työskentelemään muuttuneessa järjestelmässä tai työnkulussa. Sen tehtävänä on harjoitella uusia työnkulkuja ja nostaa esiin käyttöönoton esteitä. Oppija suorittaa realistisen tehtävän omassa roolissaan, saa siitä palautetta ja raportoi, missä kohtaa työnkulku, työkalut tai käytäntö tekivät siitä vaikeaa. Toinen puolisko on yhtä tärkeä kuin ensimmäinenkin. Harjoittelu, joka tarkistaa vain, pystyvätkö ihmiset noudattamaan vaiheita, jättää huomiotta esteet, jotka ratkaisevat, pystyvätkö he noudattamaan niitä.
Nopeita faktoja
| Kysymys | Lyhyt vastaus |
|---|---|
| Mikä on tehtävä? | Harjoittele uusia työnkulkuja ja nosta esiin käyttöönoton esteitä. |
| Mitä pisteitä saat? | Tehtäväosaaminen ja loki ratkaisemattomista työnkulun esteistä. |
| Riittääkö pelkkä demonstraatio ja tietokilpailu? | Se voi osoittaa edellytyksiä. Se ei osoita, että joku pystyy suorittamaan oman roolinsa tehtävät nopeasti. |
| Kuka vahvistaa sisällön? | Tietotekniikan tai vaatimustenmukaisuudesta vastaava johtaja, joka käyttää keksittyjä tai anonymisoituja tapauksia. |
| Mitä harjoitus ei korjaa? | Hidas näyttö, puuttuva tilausjoukko, epäselvä käytäntö tai liian vähän henkilökunnan aikaa. |
| Mistä tiedät, että se toimi? | Uusi, näkymätön tapaus pisteytettiin sovittujen kriteerien mukaisesti, ja lisäksi esteet olivat edelleen auki harjoitusten jälkeen. |
1. Kuvaile suorituskykyongelma
Aloita tehtävästä: harjoittele uusia työnkulkuja ja nosta esiin käyttöönoton esteitä. Kaksi osapuolta kantaa painon. Harjoittelu tarkoittaa roolin työn tekemistä, ei sen katsomista. Esteiden nostaminen tarkoittaa, että koulutus tuottaa tietoa siitä, mikä hidastaa ihmisiä, jotta joku auktoriteetti voi toimia sen mukaisesti.
Kirjoita se yhdeksi lauseeksi kutakin roolia kohden ja pyydä tietotekniikan johtajaa tarkistamaan se: "Jos oppijalla on tyypillinen tehtävä tässä roolissa, kuten potilaan sisäänotto, luovutuksen dokumentointi tai vakiotilauksen tekeminen, hän suorittaa sen uudessa työnkulussa, kirjaa ylös kitkakohdat ja kertoo, mistä tuesta olisi apua."
Roolit vaihtelevat. Sairaanhoitaja, osastonhoitaja ja lääkäri käyttävät potilaskertomuksen eri osia, joten yksi yleinen tapaaminen ei harjoittele heidän varsinaisia tehtäviään. Osastohoitajien sähköisten potilaskertomusjärjestelmien koulutusohjelmien laajuuskatsauksessa (30 tutkimusta) luetellaan, että "koulutustilaisuuksia ei jaeta roolityypin mukaan" (Nguyen ja kollegat, JAMIA, 2024). Katsaus kattaa laitoshoidossa työskentelevät sairaanhoitajat, joten tulkitse sitä suunnittelun ohjeeksi ja vertaa sitä omaan potilasjoukkoosi.
2. Diagnosoi oppimis- ja kontekstikuivat
Ennen kuin rakennat mitään, vertaa tehtävää nykyisen ohjelmasi harjoitteluun ja arviointiin. Kolme kysymystä erottaa yleensä koulutusaukon jostakin muusta:
- Käyttääkö nykykäytäntö todellista tehtävää? Jos ohjelma esittelee näytöt ja päättyy muistikyselyyn, oppijat ovat harjoitelleet käyttöliittymän tunnistamista eivätkä ole tehneet oman vuoronsa töitä.
- Mikä on kognitiivinen vaatimus? Bloomin tarkistetussa taksonomiassa toimenpiteen suorittaminen uudessa tilanteessa ja sen epäonnistumisen syiden analysointi on muistutuksen yläpuolella. Toimintojen yhteensovittamista näille tasoille käsitellään oppaassamme oppimistoimintojen yhdistäminen Bloomin taksonomiaan.
- Onko jokin muu kuin taito esteenä? Tarkista henkilöstö, työkalut ja menettelytavat ennen koulutuksen määräämistä. Jos näyttö on hidas, tarvittava määräys puuttuu tai käytäntö pakottaa kaksoismerkintään, parempi koulutustilaisuus ei muuta osaston tapahtumia. Ilmoita näistä syistä henkilöille, jotka voivat korjata ne.
Samassa selvityksessä luetellaan harjoittelumahdollisuus tunnistettujen tekijöiden joukossa: "mahdottomuus harjoitteluun hiekkalaatikossa" näkyy esteenä ja "hoitajien harjoittelun salliminen sähköisessä potilastietojärjestelmässä koulutuksen jälkeen" fasilitaattorina. Jos oppijoillasi ei ole turvallista harjoitteluympäristöä, kyseessä on kontekstikuilu, ei motivaatio-ongelma.
3. Suunnittelun valmistelu ja harjoittelu
Kun tiedät, mitä aukkoja koulutus voi paikata, anna jokaiselle vaiheelle oma tehtävänsä. EHR-käyttöönoton rakentaminen, joka vähentää dokumentointitaakkaa kattaa ensimmäisen viikon suunnittelun. Tämä osio käsittelee itse muutosta.
Valmistautuminen. Tarkista esitiedot lyhyellä analyysillä: eri roolien väliset vanhan ja uuden väliset erot, organisaatiosi käyttämät termit ja mistä saat apua päivän aikana. Kohdennettu omaan tahtiin etenevä opiskelu sopii tähän vaiheeseen. Kertaustarkistus vahvistaa vain esitiedot.
Harjoitella. Käytä monialaisia laadunparannuksen pääkohtia ja roolipohjaista tapauskäytäntöä. Eri rooleista tulevat oppijat työskentelevät yhdessä yhden potilaspolun parissa, esimerkiksi sisäänpääsyn, lääkemääräyksen, luovutuksen ja kotiutuksen parissa, ja kukin tekee oman osansa käytännön ympäristössä. Roolien välisen luovutuksen pysähtymisen havaitseminen paljastaa usein työnkulkuongelman, jota mikään yksittäinen rooli ei raportoisi yksin. Tarkkaile edustavia tehtäviä ja kirjaa virheet ja kitkakohdat sitä mukaa, kun niitä tehdään.
Palaute. Yhdistä se päätöksiin kokonaispistemäärän sijaan. ”Löysit oikean järjestyksen, mutta valitsit pitkän reitin ja päätit kiertää varoituksen kysymisen sijaan” opettaa enemmän kuin ”3/5”. Sisällytä uskottavia vääriä polkuja, jotka selittävät, miksi ne houkuttelevat ihmisiä. Oppaamme… interaktiivisen käytännön suunnittelu hyödyllisen palautteen avulla näyttää, miten kirjoitetaan päätöksiin linkittävää palautetta.
Live-syöte vai asynkroninen tarkistus? Live-valmennus tuo eniten arvoa silloin, kun tehtävä on epäselvä, roolien on koordinoitava toisiaan ja ihmisten on sanottava, mikä ei toimi. Asynkroninen tarkastelu riittää vertaamaan oppijan tallennettuja vaiheita annotoituun mallipolkuun. Monet tiimit käyttävät molempia: ensin omaan tahtiin valmistautumista ja sitten fasilitoituja istuntoja vaikeimmissa työnkuluissa.
Ajoitus. Laajuuskatsauksessa raportoidaan esteistä, kuten liian suuri määrä sisältöä lyhyessä ajassa ja pitkä tauko koulutuksen ja käyttöönoton välillä. Suunnittele harjoittelu lähelle sitä ajankohtaa, jolloin ihmiset käyttävät työnkulkua, ja jaa se riittävän lyhyisiin istuntoihin, jotta ihmiset voivat osallistua niihin.
4. Käytä realistista esimerkkiä
Havainnollistava. Tietotekniikan tai vaatimustenmukaisuudesta vastaavan henkilön tulisi validoida tapaus ja vastauskriteerit ennen käyttöä.
Tapaus. Lääketieteellis-kirurginen yksikkö on siirtynyt uuteen dokumentointityönkulkuun vuoron luovutuksessa. Henkilökunnan mukaan se kestää aiempaa kauemmin. Käytännön mukaan luovutusviestin on oltava täydellinen ennen lähtevän sairaanhoitajan lähtöä.
Tehtävä. Oppija suorittaa uuden työnkulun mukaisen käytännön potilaan tehtävien luovutuksen, kirjaa jokaisen kitkakohdan, kertoo, mitä hän tekisi asialle ja mitä lisätietoja tai tukea hän tarvitsee.
Ensimmäinen yritys. Oppija täydentää muistiinpanon, mutta ohittaa kaksi kenttää, joita "kukaan ei lue", eikä kirjaa kitkaa. Hän sanoo, että uusi tapa on "vain hitaampi". Muistiinpano on epätäydellinen käytäntöjen vastaisesti, ja estettä kuvataan mielipiteeksi ilman yksityiskohtia.
Palaute ja uudelleenyritys. Valmentaja huomauttaa, että nämä kaksi kenttää ovat osa käytäntöä, ja pyytää oppijaa selvittämään, missä ruudulla kukin kentällä sijaitsee ja kuinka kauan vaihe kestää. Uudelleenyrityksessä oppijaa pyydetään täyttämään muistiinpano uudelleen ja kirjaamaan jokaisen kitkakohdan osalta, mitä hän teki, kuinka kauan se kesti ja mikä tekisi siitä nopeampaa.
Vahvempi yritys. "Täytin kaikki kentät. Lääkitysyhteenveto vaatii erillisen haun joka kerta, mikä lisäsi aikaa noin kaksi minuuttia. En ohittanut sitä, koska käytäntö vaatii sitä. Voisiko yhteenveto olla täytetty etukäteen, vai onko olemassa hyväksytty oikotie? En tiedä, onko tästä jo ilmoitettu, joten ottaisin asian esille yksikön pääkäyttäjän ja tietohallintotiimin kanssa." Tämä vastaus on käytännöllinen, tallentaa erityisiä todisteita ja käyttää hyväksyttyä reittiä.
Miksi kukin vastaus on puolusteltava tai epätäydellinen. Arvioi kutakin hyväksyttyjen kriteerien, ei valmentajan mieltymysten, perusteella. Ensimmäinen yritys on yleinen vastaus hitaampaan tehtävään, mutta se karsii käytäntöjä eikä jätä projektille mitään korjattavaa. Vahvempi yritys pitäytyy käytännöissä, pysyy oppijan roolissa ja muuttaa valituksen todisteeksi. Esimerkissä mainittu kaksi minuuttia on keksitty luku, joka havainnollistaa kirjattavien yksityiskohtien tyyppiä, ei vertailuarvo.
5. Arvioi kyvykkyydet ja suunnittele siirto
Osoitus kyvykkyydestä on suoriutuminen tapauksessa, jota oppija ei ole nähnyt. Arvioi tehtävän suorittaminen ja pidä erillistä lokikirjaa ratkaisemattomista työnkulun esteistä. Yksinkertainen arviointimatriisi käyttää asteikkoa 0–2 kriteeriä kohden:
| Kriteeri | Havaittavissa oleva näyttö |
|---|---|
| Tehtävän suorittaminen | Viimeistelee uuden työnkulun ja tallentaa toiminnon ja sitä tukevat todisteet. |
| perustelut | Selittää asiaankuuluvat rajoitukset, vaihtoehdot ja mikä on edelleen epävarmaa. |
| Rajat | Käyttää hyväksyttyjä menettelytapoja ja hakee apua, kun tiedot tai auktoriteetti eivät riitä. |
Ankkurit: 0 puuttuu tai sitä ei tueta, 1 on osittainen ja siinä on olennaisia puutteita, ja 2 on täydellinen ja perusteltu sovittujen kriteerien perusteella. Määrittele kriittiset virheet, kuten käytäntöön pakollisen kentän ohittaminen, erikseen, jotta kokonaispistemäärä ei voi peittää sitä. Tämä arviointimatriisi on ehdotus, ei validoitu valmiusstandardi. Mukauta sitä tietotekniikan tai vaatimustenmukaisuudesta vastaavan johtajan kanssa ja kokeile sitä.
Suunnittele siirto harkitusti. Kun oppijat ovat olleet palanneet töihin jonkin aikaa, lisää lyhyt seurantakokous, kuten yksikkökokous, jossa osallistujat tuovat mukanaan yhden todellisen tehtävän, josta on poistettu yksityiskohdat, ja käyvät läpi, miten he sen nyt tekevät. Tarkkaile esimerkkinä oikeaa työtä, jos organisaatiosi säännöt sen sallivat.
Missä interaktiivinen toimitus auttaa
Interaktiiviset formaatit auttavat, kun kaikkien tulisi sitoutua ennen vastauksen kuulemista. Live-istunnossa fasilitaattori voi näyttää lyhyen tapauksen, pyytää jokaista henkilöä valitsemaan seuraavan askeleensa ja kirjoittamaan odottamansa kitkan, ja sitten näyttää eron ennen keskustelua. Anonyymit vastaukset voivat helpottaa sen myöntämistä, että työnkulku ei toimi. Sama tapaus voi toimia omaan tahtiin valmistautumista varten. AhaSlides tukee interaktiivista oppimista ja siirtymistä live- ja omaan tahtiin tapahtuvan toimituksen välillä. Pidä todelliset tapaukset ja potilastiedot poissa siitä, tarkista kaikki erityiset kirjoitus-, palaute- tai raportointitoiminnot, joihin aiot luottaa omaa työnkulkuasi vasten, ja käsittele tekoälyä, simulaattoreita ja sähköisten potilastietojen integraatioita ulkoisina tai vahvistamattomina, kunnes olet nähnyt niiden toimivan. Ohjeita formaattien valintaan on artikkelissamme aiheesta milloin käyttää adaptiivista, interaktiivista ja reaaliaikaista oppimista.
Mittaa, mikä muuttui
Päätä etukäteen, mikä osoittaisi oppijoiden kyvyn suorittaa tehtävä. Vertaa tehtävän osaamista ja tuntemattoman tapauksen estolokitietoja lähtötasoon ja pidä estoloki avoimena koulutuksen jälkeen omana mittarinaan. Määrittele, ketkä ovat mukana, nimittäjä ja ajoitus. Jos tulokset paranevat, tarkista, mitä muuta on muuttunut samalla ajanjaksolla, kuten ohjelmistopäivitys, henkilöstömuutos tai työnkulun uudelleensuunnittelu, ennen koulutuksen hyväksilukemista.
Rajoitukset, jotka saattavat jäädä
- Käytettävyys. Jos näyttö vaatii liian monta vaihetta, harjoittelu voi opettaa oikotien, mutta ei poistaa vaiheita.
- Henkilöstö ja aika. Harjoittelusta ei ole apua, jos sille ei ole varattua aikaa.
- Politiikan selkeys. Tapaus ei voi ratkaista käytäntöä, jossa on kaksoismerkintöjä tai joka on epäselvä. Korjaa käytäntö.
- Tapauksen kattavuus. Yksi tapaus kuvaa yhtä työnkulkua. Pistemäärä ei kuvaa henkilön suoriutumista yleisesti.
- Siirto. Harjoitustapauksessa suoriutuminen ei ole sama asia kuin täyden osaston ja soivan puhelimen kanssa suoriutuminen.
Mainitse nämä sponsoreille ajoissa ja suunnittele erilliset ratkaisut. Koulutus parantaa oppijoiden kykyjä. Se ei muuta tehtävään liittyviä olosuhteita.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä on sähköisten potilastietojen muutosjohtamisen koulutus?
Se valmistaa henkilöstöä työskentelemään muuttuneessa sähköisessä potilaskertomusjärjestelmässä tai työnkulussa roolipohjaisen käytännön ja palautteen avulla ja kerää käytännön paljastamia esteitä, jotta joku voi toimia niiden mukaisesti.
Tarkoittaako koulutuksen läpäiseminen, että henkilökunta on omaksunut muutoksen?
Ei. Pistemäärä osoittaa, miten henkilö käsitteli yhtä koulutustapausta. Käyttöönotto näkyy käytännön työssä ja riippuu käytettävyydestä, henkilöstöstä ja käytännöistä sekä taidoista.
Miten arvioit valmiuttasi uuteen työprosessiin?
Anna tapaus, jota oppija ei ole nähnyt, ja pisteytä tehtävän taitotaso sovittujen kriteerien perusteella. Kirjaa sitten ylös jäljellä olevat esteet. Kertaustesti vahvistaa vain esitiedot.
Voitko käyttää oikeita potilastapauksia harjoituksissa?
Vain tiedot poistettuina ja vaatimustenmukaisuudesta vastaavan henkilön hyväksynnällä. Yleisten työnkulkujen pohjalta keksityt tapaukset ovat turvallisempia, ja potilastiedot tulisi pitää poissa koulutustyökaluista.
Mistä aloittaa
Valitse yksi työnkulku, jonka ihmiset sanovat hidastuneen. Kirjoita suoritusselvitys jokaiselle roolille, pyydä tietotekniikan tai vaatimustenmukaisuudesta vastaavaa johtajaa validoimaan keksitty tapaus ja vastauskriteerit ja laadi kolmen kriteerin arviointimatriisi, jossa on asteikko 0–2, luettelo kriittisistä virheistä ja esteloki. Testaa sitä pienryhmässä ennen käyttöönottoa.
Jos haluat nähdä, kuinka tapaus voitaisiin käsitellä reaaliajassa oman tiimisi kanssa ja käyttää sitä uudelleen omaan tahtiin jälkeenpäin, tutustu AhaSlides-sivustoon.
