Kuinka esitellä itsesi uudelle tiimille

Vuonna 2023 tehdyssä BambooHR:n tutkimuksessa, johon osallistui yli 1 500 kokopäiväistä yhdysvaltalaista työntekijää, havaittiin, että 70 % uusista työntekijöistä päättää ensimmäisen kuukauden aikana, sopiiko työ heille, ja 29 % tekee päätöksen ensimmäisen viikon aikana [1]. Esittelysi ei ole vain muodollisuus. Se luo sävyn jokaiselle seuraavalle työsuhteelle.

Tämä opas kattaa, mitä kannattaa sanoa, mitä välttää ja miten voit mukauttaa lähestymistapaasi, olitpa sitten yksittäinen avustaja, uusi esimies tai etätiimiin liittyvä.

Miksi ensimmäinen esittely on tärkeämpi kuin ihmiset luulevat

Useimmat uudet työntekijät aliarvioivat, kuinka paljon heidän varhaiset vuorovaikutuksensa muokkaavat pitkäaikaisia ​​​​käsityksiä. Sama BambooHR:n tutkimus osoitti, että 70 % HR-ammattilaisista on samaa mieltä siitä, että ensivaikutelmaa on vaikea muuttaa, kun se on kerran muodostunut [1]. Tämä ei tarkoita, että kompastelu ensimmäisenä päivänä olisi pysyvä vahinko, mutta se tarkoittaa, että on todellista arvoa olla tietoinen siitä, miten vaikuttaa.

Useimmat ihmiset eivät halua uudelta kollegaltaan viimeisteltyä myyntipuhetta. BambooHR:n tiedot osoittivat, että 87 % uusista työntekijöistä toivoo saavansa ainakin yhden ystävän työpaikalta ja 93 % haluaa mahdollisuuden seurata kollegaansa [1]. Yhteydet ovat tärkeämpiä kuin pätevyys noina ensimmäisinä päivinä.

Mitä esittelyyn kannattaa sisällyttää

Hyvä itseesittely kattaa kolme asiaa, eikä mikään niistä sisällä LinkedIn-profiilisi kertaamista: kuka olet, mitä teet siellä ja yksi yksityiskohta, jonka avulla sinut on helpompi muistaa ja lähestyä.

Nimesi ja roolisi. Ilmaise tämä selkeästi, vaikka ihmiset tietäisivät sen jo kalenterikutsusta tai sähköpostista. On eri asia kuulla jonkun sanovan oman nimensä varmasti kuin lukea se näytöltä.

Taustasi lyhyesti. Yksi tai kaksi lausetta siitä, mistä olet tullut ja minkä parissa olet työskennellyt. Tavoitteena ei ole luetella pätevyyksiä, vaan antaa ihmisille käsitys näkökulmastasi.

Jotain, mikä kutsuu keskusteluun. Uteliaisuus tiimin työtä kohtaan, projekti, josta olet aidosti kiinnostunut, tai henkilökohtainen yksityiskohta, joka antaa kollegoille mahdollisuuden. "Yritän myös löytää parhaan kahvin toimiston läheltä" toimii paremmin kuin harjoiteltu hissipuhe.

Pidä se henkilökohtaisesti alle kahden minuutin mittaisena tai kirjallisesti alle viiden lauseen mittaisena.

Kuinka esitellä itsesi eri tilanteissa

Uutena työntekijänä lähimpään tiimiisi

Yleisin skenaario. Saat todennäköisesti muutaman minuutin aikaa tiimikokouksessa tai nopean esittelykierroksen ensimmäisenä päivänäsi.

Pidä se lämpimänä, konkreettisena ja inhimillisenä:

Kun Priya liittyi SaaS-yrityksen tuotetiimiin, hän esitteli itsensä maanantain stand up -keskustelussa kertomalla työskennelleensä viimeiset neljä vuotta verkkokaupassa, että hän oli siellä työskentelemässä kasvutiimissä ja että hänen ensimmäinen tavoitteensa oli ymmärtää tiimin toimintaperiaate ennen kuin hän ehdottaisi mitään. Tämä viimeinen kohta, joka viestitti, ettei hän ollut paikalla hyökätäkseen väliin, laski välittömästi puolustuskannalle asettautumista ja avasi kollegoille oven keskustella hänen kanssaan kontekstista.

- Mainitse yksi asia, josta olet kiinnostunut tai jonka toivot oppivasi

- Vältä saavutusten listaamista tavalla, joka kuulostaa kilpailulliselta

- Esitä lopuksi aito kysymys siirtyäksesi monologista keskusteluun

Yksi huomionarvoinen asia: esittelyn ajoitus on myös tärkeä. Jos joudut jo myöhässä olevaan stand up -esitykseen, pidä se kolmessa lauseessa ja tarjoa lisää keskustelua erillisessä keskustelussa. Huoneen lukeminen ja tiimin rytmin kunnioittaminen viestii tilannetajuisuudesta, mikä itsessään on vahva ensivaikutelma.

Uutena esimiehenä tapaat tiimisi ensimmäistä kertaa

Tässä on vakavat asiat. Ihmiset, joille esittelet itsesi, yrittävät selvittää, tuleeko heidän työelämästään vaikeampaa vai helpompaa.

Yksi lähestymistapa, joka toimii johdonmukaisesti: aloita sillä, mitä olet siellä oppimassa, ennen kuin kerrot, mitä aiot tehdä. Michael Watkins, kirjan kirjoittaja Ensimmäiset 90 päivää, suosittelee, että uudet johtajat käyttävät ensimmäiset viikkonsa kysymysten esittämiseen vastausten ilmoittamisen sijaan. Tarkemmin sanottuna: Mikä toimii hyvin? Mitä muuttaisit, jos voisit? Mitä minun pitäisi tietää, mitä en todennäköisesti kuule virallisten kanavien kautta? [2]

Suora esimerkki: "Olen täällä selvittämässä, mitä tiimi työskentelee ja mikä on tiellänne. En aio teeskennellä tietäväni tästä tiimistä enemmän kuin te kolmen päivän jälkeen. Tavoitteenani ensimmäisen kuukauden aikana on kuunnella." Tällainen rehellisyys yleensä tuo tullessaan hyvää mieltä.

Muutamia asioita, jotka jatkuvasti kääntyvät itseään vastaan:

• Muutosten ilmoittaminen ennen kuin edes ymmärrät, mitä niissä on
• Vertailukohtana sille, mitä teit edellisessä yrityksessäsi
• Yksilöllisten tapaamisten ohittaminen ja pelkkien ryhmäesittelyjen suosiminen
  

Kirjallisessa esittelysähköpostissa

Kun liityt hajautettuun tiimiin tai suureen organisaatioon, kirjallinen esittely tavoittaa usein enemmän ihmisiä kuin mikään henkilökohtainen tapaaminen.

Rakenne on selkeä. Aloita nimelläsi ja roolillasi. Kerro pari lausetta siitä, mitä olet tehnyt aiemmin. Mainitse yksi asia, jonka parissa odotat innolla työskentelyä. Päätä kutsumalla yhteydenpitoon.

Esimerkiksi:

Hei kaikki, olen Jordan ja liityn asiakastyytyväisyystiimiin B2B-tuen ja -toimintojen taustaltani. Työskentelen Austinissa ja EMEA-alueella. Odotan innolla, että pääsen perehtymään nykyiseen perehdytysprosessiin ja haluaisin nauttia virtuaalisista kahvihetkistä kaikkien halukkaiden kanssa ensimmäisten viikkojen aikana. Kalenterini on avoin. Varaa aika rohkeasti.

Lyhyt, täsmällinen ja käytännöllinen. Se kertoo ihmisille tarpeeksi keskustelun käynnistämiseksi ilman, että sitä voi lukea LinkedIn-yhteenvedon tapaan.

Etä- tai hybriditiimissä

Etäesittelyt vaativat enemmän harkittua työtä, koska satunnaisia ​​kohtaamisia käytävällä ei tapahdu. Sinun on luotava ne hetket, jotka muuten syntyisivät vahingossa.

Julkaise kirjallinen esittely tiimisi pääkeskustelukanavalla ensimmäisen työpäivän aikana. Jos on videopuhelu, kytke kamera päälle. Kysy esimieheltäsi, keitä avainhenkilöitä tapaat kahden ensimmäisen viikon aikana, ja sovi tapaamiset itse sen sijaan, että odottaisit niiden tapahtuvan itsestään.

Yksi hyödyllinen taktiikka: lisää lyhyt "työskentely kanssani" -viesti Slack- tai Teams-profiiliisi. Sisällytä aikavyöhykkeesi, ensisijainen viestintätyylisi ja yksi työhön liittymätön fakta. Se vie kymmenen minuuttia ja säästää tuntikausia epäselvyyksiä.

Älä myöskään luota pelkästään tekstiviestipohjaiseen viestintään ensimmäisten parin viikon aikana. Jos organisaatiosi käyttää videopuheluita säännöllisesti, ehdota ennakoivasti lyhyttä videopuhelua pitkän edestakaisen keskustelun sijaan. Jopa viidentoista minuutin kasvojen näkeminen luo paremman yhteyden kuin tusina viestiä, ja se helpottaa kirjallista viestintää jälkikäteen, koska saat oikean käsityksen siitä, kenen kanssa puhut.

Asiat, jotka jatkuvasti pahentavat esittelyjä

Liikaa puhumista. Kahden minuutin johdanto, joka muuttuu viidentoista minuutin ammatilliseksi elämäkerraksi, karkottaa yleisön nopeasti. Siirry asiaan ja luo tilaa muille.

Edellisen työnantajan haukkuminen. Se viestii huonosta harkintakyvystä ja saa kollegat heti miettimään, mitä sanot heistä myöhemmin.

Itsensä liiallinen vähättely. Nöyryyden ja sen välillä, että teet ihmisille vaikeasti ymmärrettäviä asioita, joita tarjoat, on ero. Kerro kokemuksestasi avoimesti.

Tukihenkilöstön ja alemman tason kollegoiden huomiotta jättäminen. Uudet työntekijät keskittyvät usein tekemään vaikutuksen ylempiinsä ja panostavat liian vähän suhteisiin kollegoihin ja tukirooleihin. Nämä suhteet usein ratkaisevat, kuinka sujuvasti ensimmäiset kuukaudet sujuvat.

Esittelyn käsitteleminen kertaluonteisena tapahtumana. Ensimmäisen päivän esittely on lähtökohta. Seuranta, yksityiskohtien muistaminen alkukeskusteluista ja jatkuvan kiinnostuksen osoittaminen viikkojen ajan on tärkeämpää kuin aloituslauseen osoitus.

Käytännön tarkistuslista ensimmäiselle viikolle

Nämä toimenpiteet tukevat alkuperäistä esittelyä ja auttavat sitä pysymään hengissä:

• Lähetä kirjallinen esittely kaikille kanaville tai ryhmille, joissa sinua ei ole virallisesti esitelty.
• Varaa henkilökohtaisia ​​tapaamisia esimiehesi tärkeiksi yhteyshenkilöiksi merkitsemien henkilöiden kanssa.
• Jatka ainakin yhtä yksityiskohtaa varhaisesta keskustelusta ("mainitsit työskenteleväsi X:n parissa, miten se meni?").
• Lisää Slack- tai Teams-profiiliisi Working-kanssani -merkintä.
• Osallistu ainakin yhteen epäviralliseen tiimikokoukseen, kahvitteluun, lounastauon keskusteluun tai mihin tahansa virallisen kokouksen ulkopuoliseen tilaisuuteen.

Kuinka AhaSlides voi auttaa tiimejä uusien jäsenten perehdyttämisessä

Suurin syy siihen, miksi esittelyt eivät jää mieleen, on niiden yksisuuntaisuus. Uusi henkilö puhuu; kaikki muut kuuntelevat puolivillaisesti ja palaavat takaisin kannettavilleen. Lyhyt interaktiivinen aktiviteetti samassa kokouksessa muuttaa tilanteen täysin.

AhaSlidesin avulla tiimit voivat suorittaa reaaliaikaisia ​​kyselyitä, sanapilviä ja kysymys- ja vastausosioita suoraan kokouksessa. Yksinkertainen "kaksi totuutta ja yksi valhe" -dia, kysely, jossa tiimiä pyydetään jakamaan nykyinen projektinsa yhdellä sanalla, tai avoin kysymys- ja vastausosio, jossa uusi työntekijä voi esittää tiimille kysymyksiä – kaikki nämä tekevät esittelystä kaksisuuntaisen kokemuksen pelkän esityksen sijaan. Kun ihmiset vastaavat reaaliajassa, he muistavat todennäköisemmin hetken ja sen keskipisteessä olevan henkilön.

Useita uusia työntekijöitä perehdyttäville esimiehille tällainen strukturoitu vuorovaikutus skaalautuu. Voit käyttää samaa jäänmurtajaformaattia eri tiimeissä ilman, että se tuntuu joka kerta samalta, koska vastaukset ovat aina erilaisia.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kuinka kauan itsensä esittelyn tulisi kestää työpaikalla?

Kasvokkain pyri 60–90 sekuntiin, suunnilleen samaan aikaan kuin nimesi, roolisi, yhden rivin taustaselvityksen ja yhden ryhmälle esitetyn kysymyksen sanominen. Kirjalliset esittelyt voivat olla hieman pidempiä, mutta yleensä neljästä kuuteen lausetta riittää. Ihmiset kysyvät jatkokysymyksiä, jos he haluavat lisää. Esittelyn tarkoituksena on aloittaa keskustelu, ei lopettaa se. Jos huomaat puhuvasi yli kahden minuutin ajan, se on merkki siitä, että kannattaa pitää tauko ja pyytää muita vastaamaan jatkamisen sijaan.

Mitä jos jähmetyn tai kompastun esittelyn aikana?

Sitä tapahtuu lähes kaikille jossain vaiheessa, varsinkin kun huone hiljenee ja kaikki katseet kääntyvät sinuun. Tehokkain toipumiskeino on yksinkertaisesti myöntää se lyhyesti ja siirtyä eteenpäin: "Anteeksi, aloitan alusta" tai "Pidän aina ensimmäisen päivän esittelyjä hieman hermoja raastavina" -tapaukset tuntuvat rehelliseltä eivätkä kiusallisilta. Ihmiset muistavat sen, olitko lämmin ja aidosti kiinnostunut heistä, eivätkä sen, olivatko lauseesi täydellisesti rakennettuja. Vaikutelman muodostumista koskevat tutkimukset osoittavat johdonmukaisesti, että lämpö ja tarkkaavaisuus painavat enemmän kuin sanallinen sujuvuus. Pieni kompastuminen ja sitä seuraava aito kysymys tiimikavereiden työstä unohtuvat viikon sisällä.

Pitäisikö minun valmistella esittelyni etukäteen?

Kyllä, mutta kevyesti. Kirjoita muistiin kaksi tai kolme lausetta, jotka haluat sisällyttää, ja harjoittele niiden sanomista ääneen kerran tai kaksi ennen ensimmäistä päivääsi. Täysin valmistautumattomana aloittaminen tarkoittaa, että improvisoit lievän sosiaalisen paineen alla, jolloin ihmiset usein jaaritelevat tai myyvät itseään liian alihinnoin. Täysin käsikirjoitetun puheen aloittaminen kuulostaa lattealta ja harjoitellulta, ja se voi tehdä sinusta vähemmän reagoivan ympärilläsi tapahtuvaan keskusteluun. Muutama valmisteltu lause antaa sinulle ankkurin, mutta jättää silti tilaa sopeutua huoneessa olevien ihmisten mukaan. Kiinnitä huomiota tiimin keskustelun sävyyn ja sovita se siihen. Energinen ja epämuodollinen tiimi reagoi eri tavalla kuin hiljaisempi ja varautuneempi ryhmä.

Lähteet

[1] BambooHR. (2023). Ensivaikutelma on kaikki kaikessa: 44 päivää aikaa tehdä uusi työsuhde tai hylätä se. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] Watkins, M. (2003). Ensimmäiset 90 päivää: Todistettuja strategioita nopeampaan ja älykkäämpään vauhtiin pääsemiseenHarvard Business Review Press.