Nykypäivän digitaaliaikana taidot etätiimien johtaminen ovat tulleet välttämättömiksi mille tahansa johtajalle. Olitpa uusi konseptissa tai haluat parantaa olemassa olevia taitojasi, tässä blog postauksessa tutkimme käytännön vinkkejä, työkaluja ja esimerkkejä etätiimien tehokkaaseen hallintaan, jotka auttavat sinua edistämään yhteistyötä, ylläpitämään motivaatiota ja saavuttamaan merkittäviä tuloksia virtuaaliympäristössä.
Sisällysluettelo
- Mitä etätiimien hallinta tarkoittaa?
- Mitä haasteita etätiimien hallinnassa on?
- Vinkkejä etätiimien tehokkaaseen hallintaan (esimerkein)
- Loppuajatukset
- Usein kysytyt kysymykset
Vinkkejä parempaan sitoutumiseen
Sitouta työntekijäsi
Aloita mielekäs keskustelu, hanki hyödyllistä palautetta ja kouluta työntekijääsi. Rekisteröidy ottaaksesi ilmaiseksi AhaSlides sapluuna
🚀 Nappaa ilmainen tietovisa☁️
Mitä etätiimien hallinta tarkoittaa?
Unohda kulmakoppien päivät ja yhteiset kahvilat. Etätyöryhmät voivat olla hajallaan eri mantereilla, ja heidän kasvonsa hehkuvat videopuheluista Balin auringonpaistettavista kahviloista Lontoon viihtyisiin olohuoneisiin. Sinun tehtäväsi heidän maestronaan on pitää musiikki harmonisena, kaikki tahdissa ja saavuttaa luovat huippunsa, vaikka heidän välillään olisi kilometriä virtuaalista tilaa.
Se on varmasti ainutlaatuinen haaste. Mutta oikeilla työkaluilla ja ajattelutavalla etätiimien hallinta voi olla tuottavuuden ja yhteistyön sinfonia. Sinusta tulee virtuaalisen viestinnän mestari, hajallaan olevien henkien cheerleader ja tekniikan asiantuntija, joka voi ratkaista minkä tahansa aikavyöhykesekoituksen vian.
Mitä haasteita etätiimien hallinnassa on?
Etätiimien hallintaan liittyy omat haasteensa, jotka vaativat harkittuja ratkaisuja. Näitä haasteita ovat mm.
1/ Yksinäisyyden käsitteleminen
Merkittävä tutkimus Organisaatiopsykologi Lynn Holdsworth paljasti huomionarvoisen näkökohdan kokopäiväisessä etätyössä – huikean 67 %:n nousun yksinäisyyden tunteissa verrattuna perinteisiin toimistoympäristöihin. Tällä eristäytymisen tunteella voi olla kauaskantoisia seurauksia, jotka vaikuttavat joukkueen moraaliin ja yksilön hyvinvointiin.
2/ Merkittävien yhteyksien luominen
Mukaan Jostlen ja Dialacticin tutkimus, 61 % työntekijöistä ilmaisee tuntevansa vähemmän yhteyttä työtovereihin etätyön vuoksi, 77 % ilmoitti, että sosiaalinen vuorovaikutus työtovereiden kanssa on vähentynyt merkittävästi (tai ei ollenkaan) ja 19 % ilmoitti, että etätyö on johtanut syrjäytymisen tunteeseen.
Tämä este saattaa vaikuttaa heidän motivaatioonsa ja sitoutumiseensa. Yhteyden tunteen rakentaminen ja säännöllisen vuorovaikutuksen edistäminen on ratkaisevan tärkeää.
3/ Eri aikavyöhykkeiden käsittely
Työn koordinointi, kun tiimin jäsenet ovat hajallaan eri aikavyöhykkeillä, voi olla melko hankalaa. Tapaamisten ajoitusajan päättäminen ja kaikkien reaaliaikaisen yhteistyön varmistaminen voi tuntua monimutkaisen pulman ratkaisemiselta.
4/ Varmista, että työ valmistuu ja pysyt tuottavana
Kun työskentelet etänä ilman suoraa ohjausta, joidenkin tiimin jäsenten voi olla vaikeaa pysyä keskittyneenä ja vastuullisena. Odotusten asettaminen ja suorituskyvyn mittaaminen ovat erittäin tärkeitä.
5/ Erilaisten kulttuurien arvostaminen
Eri taustoista tulevien tiimiläisten kanssa on erilaisia tapoja työskennellä, kommunikoida ja viettää lomaa. Herkkyys näille eroille on avainasemassa luotaessa kutsuva ja osallistava ympäristö.
6/ Oikean tasapainon löytäminen luottamuksen ja hallinnan välillä
Etätyötilanteissa on suuri haaste päättää, kuinka paljon vapautta antaa tiimin jäsenille itsenäiseen työskentelyyn verrattuna tarkkaan seurantaan.
7/ Terveen työn ja elämän tasapainon säilyttäminen
Etätyö voi joskus hämärtää työn ja henkilökohtaisen elämän välisiä rajoja, mikä voi johtaa ylikuormittumiseen. Huolellinen hallinta on ratkaisevan tärkeää terveen tasapainon varmistamiseksi ja uupumuksen estämiseksi.
Vinkkejä etätiimien tehokkaaseen hallintaan (esimerkein)
Etätiimien johtaminen voi olla sekä palkitsevaa että haastavaa. Tässä on joitain käytännön vinkkejä ja esimerkkejä auttaaksesi sinua navigoimaan tässä uudessa työskentelytavassa:
1/ Selkeä viestintä on avainasemassa
Etätiimejä johtaessa selkeä viestintä toimii menestyksen kulmakivenä. Kun tiimin jäsenet ovat hajallaan eri paikoissa, tehokkaan viestinnän tarve tulee entistä tärkeämmäksi. Näin voit varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla:
- Käytä erilaisia viestintätyökaluja: Hyödynnä viestintätyökalujen yhdistelmä helpottaaksesi erityyppisiä vuorovaikutuksia. Videopuhelut, sähköpostit, chat-alustat ja projektinhallintatyökalut ovat kaikki arvokkaita resursseja.
- Säännölliset videokirjautumiset: Ajoita säännölliset videokirjautumiset jäljittelemään henkilökohtaisen tapaamisen tunnetta. Näissä istunnoissa voidaan keskustella projektipäivityksistä, selvittää epäilyjä ja varmistaa, että kaikki ovat yhtä mieltä. Voit esimerkiksi määrittää viikoittaisen videopuhelun, jossa jokainen tiimin jäsen kertoo edistymisestään, haasteistaan ja tulevista tehtävistään.
- Reaaliaikainen ongelmanratkaisu: Kannusta tiimin jäseniä käyttämään chat-työkaluja hakemaan nopeita selvennyksiä, jakamaan päivityksiä ja tekemään yhteistyötä välittömien tehtävien parissa. Tämä auttaa asioita pysymään liikkeessä, vaikka ihmiset olisivat eri aikavyöhykkeillä.
💡 Lähtö: Etätyötilastot
2/ Aseta odotukset ja tavoitteet
Määrittele selkeästi tehtävät, määräajat ja odotetut tulokset. Tämä varmistaa, että jokainen tietää roolinsa ja vastuunsa. Tässä muutamia vinkkejä:
- Pura työt: Jaa suuret tehtävät pienempiin ja selitä, kenen tulee tehdä kukin osa. Tämä auttaa jokaista ymmärtämään roolinsa.
- Kerro heille, milloin heidän tulee lopettaa: Aseta määräajat kullekin tehtävälle. Tämä auttaa kaikkia hallitsemaan aikaansa ja tekemään asiat aikataulussa.
- Näytä lopputavoite: Selitä, miltä haluat lopputuloksen näyttävän. Tämä auttaa tiimiäsi ymmärtämään, mihin he pyrkivät.
3/ Kannustaa autonomiaa
Luota tiimisi jäsenten hoitamaan työtään itsenäisesti. Tämä lisää heidän luottamustaan ja vastuullisuuttaan. Näin voit antaa etätiimillesi vapauden hoitaa työnsä itse.
- Usko heihin: Osoita, että luotat tiimiisi asioiden hoidossa. Tämä auttaa heitä tuntemaan itsevarmuutta ja vastuullisuutta.
- Työskentele omalla ajalla: Anna tiimin jäsenten valita, milloin he haluavat työskennellä. Jos joku on esimerkiksi tuottavin aamulla, anna hänen tehdä töitä silloin. Niin kauan kuin he suorittavat tehtävänsä ajallaan, kaikki on hyvin.
4/ Säännöllinen palaute ja kasvu
Anna rakentavaa palautetta auttaaksesi tiimin jäseniä kehittymään ja kasvamaan.
- Anna hyödyllisiä neuvoja: Ammatillisen kehityksensä kannalta on tärkeää, että tiimisi jäsenet tietävät, mitä he tekevät hyvin ja missä he voivat kehittyä. Se auttaa heitä tunnistamaan vahvuutensa ja heikkoutensa sekä asettamaan parannustavoitteita. Rakentava palaute voi myös motivoida tiimin jäseniä työskentelemään kovemmin ja saavuttamaan täyden potentiaalinsa.
- Puhu tavoitteista: Keskustele säännöllisesti siitä, mitä he haluavat oppia tai saavuttaa.
- Kuukausittaiset palauteistunnot: Järjestä tapaamiset joka kuukausi keskustellaksesi heidän toiminnasta. Keskustele heidän vahvuuksistaan ja ehdota tapoja, joilla he voivat kehittyä entistä paremmiksi.
- Ole avoin vastaanottamaan palautetta. Muista, että jokainen oppii ja kasvaa jatkuvasti. Ole avoin tiimisi jäsenten palautteelle ja ole valmis tekemään muutoksia tarpeen mukaan.
5/ Empatia ja tuki
Ymmärrä, että jokaisen ihmisen tilanne on ainutlaatuinen. Osoita ymmärrystä ja empatiaa vaikeuksia kohtaan, joita he saattavat kohdata työn ulkopuolella. Voit tehdä tämän seuraavasti:
- Ole myötätuntoinen: Ymmärrä, että tiimisi jäsenillä on elämää työn ulkopuolella. Heillä saattaa olla perhevelvoitteita tai henkilökohtaisia asioita hoidettavana.
- Kuuntele ja opi: Kiinnitä huomiota heidän haasteisiinsa ja huolenaiheisiinsa. Kuuntele, mitä he käyvät läpi ja yritä ymmärtää heidän näkökulmansa.
- Joustavat työajat: Jos joku esimerkiksi tarvitsee huolehtia perheestään tai hänellä on muita sitoumuksia, salli hänen muuttaa työaikojaan joskus. Tällä tavalla he voivat hoitaa vastuunsa ja silti saada työnsä tehtyä.
6/ Edistä virtuaalista sitoutumista
Luo tiimin jäsenille mahdollisuuksia pitää yhteyttä henkilökohtaisella tasolla. Tämä voi olla virtuaalisia kahvitaukoja, tiiminrakennuspelejä tai henkilökohtaisten anekdoottien jakamista.
Tässä on erilaisia aktiviteetteja, joihin voit osallistua lähentääksesi tiimiäsi ja vahvistaaksesi yhtenäisyyttäsi:
- 14 inspiroivaa peliä virtuaalikokouksiin
- 10 ilmaista tiiminrakennuspeliä, jotka vievät yksinäisyytesi pois
- Yli 11 ryhmäliimaustoimintaa Älä koskaan ärsytä työtovereitasi
7/ Menestyksen tunnustaminen ja kannustaminen
On erittäin tärkeää, että etätiimi tuntee olevansa arvostettu saavutuksistaan.
- Huomaa heidän kova työnsä: Kiinnitä huomiota tiimisi jäsenten tehtäviin. Näin he tietävät työnsä tärkeydestä.
- Sano "Hienoa työtä!": Pienikin viesti voi merkitä paljon. Nopea sähköpostin tai viestin lähettäminen virtuaalisella "high-five"-emojilla osoittaa, että kannustat heitä.
- Juhli virstanpylväitä: Esimerkiksi kun tiimin jäsen saa päätökseen vaikean projektin, lähetä onnittelusähköposti. Voit myös jakaa heidän saavutuksensa tiimitapaamisten aikana.
8/ Valitse oikeat työkalut
Etätiimisi valtuuttaminen oikealla tekniikalla on keskeistä saumattomalle ryhmätyölle. Näin voit tarjota heille välttämättömiä etätyövälineet:
- Strategiset ohjelmistovalinnat: Vaihtoehto ohjelmistoille ja teknologialle, jotka virtaviivaistavat yhteistyötä ja lisäävät tuottavuutta. Tämä varmistaa, että tiimisi voi työskennellä yhdessä tehokkaasti riippumatta siitä, missä he ovat.
- Projektinhallinnan tarkkuus: Harkitse esimerkiksi Trellon tai Asanan kaltaisten projektinhallintaalustojen käyttöä. Nämä työkalut auttavat tehtävien delegoinnissa, edistymisen seurannassa ja selkeän viestinnän ylläpitämisessä tiimin sisällä.
- Nostaa vuorovaikutusta kanssa AhaSlides: Projektinhallintatyökalujen lisäksi voit hyödyntää AhaSlides nostaaksesi tiimisi etätyön eri puolia. Käytä sitä varten dynaamiset mallit jotka houkuttelevat ja kiehtovat yleisösi. Sisällytä interaktiivisia ominaisuuksia, kuten elävät kyselyt, tietokilpailuja, sana pilvija Kysymyksiä ja vastauksia kannustaa osallistumaan kokouksiin. Lisäksi voit valjastaa AhaSlides tiimin yhdistämiseen, tuomalla hauskanpitoa ja toveruutta virtuaaliseen vuorovaikutukseen.
- Opastettu tutustuminen: Varmista, että tiimisi jäsenet tuntevat esittelemäsi työkalut hyvin. Tarjoa opetusohjelmia, koulutusta ja tukea varmistaaksesi, että kaikki voivat käyttää ohjelmistoa tehokkaasti.
Tarkista AhaSlides Mallit hybridiryhmän rakentamiseen
Loppuajatukset
Muista, että jokaisen tiimin jäsenen tarpeiden ymmärtäminen, yhteistyön edistäminen ja saavutusten tunnustaminen ovat kaikki olennaisen tärkeitä vahvan ja yhtenäisen etätiimin rakentamisessa. Oikeilla strategioilla voit johtaa tiimisi saavuttamaan merkittäviä tuloksia riippumatta siitä, missä se sijaitsee.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka johdat etätiimiä tehokkaasti?
– Viestintä on avainasemassa. Yliviestintä käyttämällä erilaisia työkaluja, kuten Slackia, videopuheluita, sisäisiä foorumeita jne. Vastaa nopeasti.
- Edistä yhteistyötä projektinhallintatyökalujen, kuten Asanan ja Trellon, avulla tehtävien delegoimiseen ja seurantaan. Kytke kaikki jäsenet silmukkaan.
- Rakenna luottamusta läpinäkyvyyden kautta. Selvitä odotukset, käsittele asioita avoimesti ja anna tunnustusta/tunnustusta julkisesti.
- Suorita säännöllisiä sisäänkirjautumisia yksittäisten videopuheluiden avulla varmistaaksesi hyvinvoinnin ja saada tilapäivitykset.
- Käytä interaktiivisia projektinsuunnittelusovelluksia, kuten Miro, ideoimaan visuaalisesti ja osallistumaan tiimiin.
- Edistä vastuullisuutta selkeillä aikatauluilla ja määräajoilla viestintäalustalla.
- Kouluta tiimiä yhteistyötyökaluissa ja prosesseissa virtuaalisen työn tuottavuuden optimoimiseksi.
- Suunnittele viikoittaiset/kuukausittaiset kokoukset tavoitteiden kohdistamiseksi, päivitysten jakamiseksi ja kysymyksiin vastaamiseksi.
Kuinka hallitset suorituskykyä etätiimeissä?
Tässä on joitain tehokkaita tapoja hallita suorituskykyä etätiimeissä:
- Aseta selkeät ja mitattavissa olevat OKR:t/KPI:t, jotka on kohdistettu yrityksen tavoitteisiin tiimeille ja yksilöille.
- Keskustele tavoitteista ja odotuksista perehdyttämisen ja säännöllisten 1:1-lähtöselvitysten aikana roolin selkeyden varmistamiseksi.
- Käytä projektinhallinta- ja ajanseurantatyökaluja työn edistymisen seuraamiseen objektiivisesti.
- Edistä läpinäkyvyyttä päivittäisten stand-up-/check-in-tarkistusten avulla, jotka koskevat työn tilaa ja tiesulkuja.
- Tunnustaa ja kehua julkisesti hyvää työtä tiimin motivoimiseksi. Anna rakentavaa palautetta yksityisesti.
Viite: Forbes
