Mikä on hyvä kokouskutsu sähköpostiin esimerkki?
Kokoukset voivat olla olennainen osa tiimin tehokkuutta, koordinaatiota ja yhtenäisyyttä. Monet yritykset isännöivät kokouksia vähintään kerran viikossa, se voi olla epävirallinen tapaaminen, jossa käydään vain syvällinen keskustelu työntekijöiden kanssa, tai muodollisempi hallituksen kokous, jossa keskustellaan yrityksen tulevaisuuden suunnitelmasta ja vuosikertomuksesta. Hallintovirkailijoiden tai johtajien on pakko lähettää kokouskutsukirjeitä osallistujille tai vieraille.
Kokouskutsu on tärkeä virallisten kokousten tehokkaan ja sujuvan toiminnan kannalta. Kokouskutsujen lähettämiseen on monia tapoja. Tässä artikkelissa keskitymme käsittelemään kokouskutsu sähköpostit, kätevin ja suosituin tapa kutsua ihmisiä osallistumaan kokouksiin.
Sisällysluettelo
Nopeat kokousmallit AhaSlidesin avulla
Aloita sekunneissa.
Hanki nopeita malleja AhaSlidesin avulla. Rekisteröidy ilmaiseksi ja ota mitä haluat mallikirjastosta!
🚀 Hanki ilmaisia malleja ☁️
Mikä on kokouskutsusähköposti?
Keskeinen osa yritystoimintaa, kokouskutsu sähköposti on kirjallinen viesti, jossa havainnollistetaan kokouksen tarkoitus ja henkilöitä pyydetään liittymään kokoukseen tietyn päivämäärän ja paikan jälkeen sekä tarkempia liitteitä, jos on. Se voidaan kirjoittaa muodollisella tai epävirallisella tyylillä kokousten ominaisuuksista riippuen. Ne on kirjoitettava sopivalla sävyllä ja tyylillä vastaamaan yrityssähköpostietikettiä.
Älä kuitenkaan sekoita kokouskutsusähköpostia kokouspyyntösähköpostiin. Tärkein ero näiden sähköpostien välillä on se, että kokouspyyntösähköpostin tarkoituksena on sopia tapaaminen jonkun kanssa, kun taas kokouskutsusähköpostin tarkoituksena on kutsua sinut kokoukseen ilmoitettuina päivinä ja ilmoitettuina paikoissa.
Miksi kokouskutsu sähköposti on tärkeä?
Sähköpostikutsujen käyttäminen tuo paljon etuja. Sähköpostikutsujen edut on lueteltu alla:
- Se yhdistetään suoraan kalentereihin. Kun vastaanottajat hyväksyvät kutsun, se lisätään takaisin heidän yrityskalenteriinsa ja saat saman muistutuksen kuin muut kalenteriin merkityt tapahtumat.
- Se on kätevä ja nopea. Vastaanottajasi pääsevät sähköpostiin välittömästi lähetyspainikkeen napsautuksen jälkeen. Kun se menee suoraan vastaanottajalle, voit saada ilmoituksen heti, jos sähköpostiosoite on väärä, ja voit nopeasti etsiä lisäratkaisuja.
- Se on aikaa säästävä. Voit lähettää ryhmäsähköposteja, joissa on tuhansia sähköpostiosoitteita samanaikaisesti.
- Se on kustannussäästöä. Sinun ei tarvitse käyttää budjettia postittamiseen.
- Se voidaan luoda suoraan haluamaltasi webinaarialustalta. Ellei sinulla ole kasvokkain tapaamista, ensimmäinen valintasi on todennäköisesti Zoom, Microsoft Teams tai jokin vastaava. Kun RSVP on vahvistettu, kaikki linkit ja aikakehykset synkronoidaan sähköpostitse, jotta osallistuja voi välttää sekaannukset muihin tapahtumiin.
On tosiasia, että miljardeja sähköposteja lähetetään päivittäin ja monet niistä ovat roskapostia. Koska kaikki käyttävät vähintään yhtä sähköpostia tärkeiden viestien vaihtamiseen työhön, ostoihin, kokouksiin ja muihin asioihin. Kuitenkin, koska joudut lukemaan tonnia sähköposteja päivässä, ei ole yllättävää, että joskus kohtaat "sähköpostin väsymys" -ilmiön. Näin ollen hyvän kutsusähköpostin toimittaminen voi välttää vastaanottajien tarpeettomat väärinkäsitykset tai tietämättömyydet.
Kirjoita kokouskutsu sähköpostilla askel askeleelta
Hyvä kokouskutsu sähköposti on välttämätön ja yleensä se vaikuttaa sähköpostin toimitus korko.
On etikettejä ja periaatteita, joita jokaisen on noudatettava vastaanottaakseen liikekokouskutsun sähköpostitse. Voit oppia kirjoittamaan tavallisen kokouskutsuviestin seuraavasti:
Vaihe 1: Kirjoita vahva aiherivi
On tosiasia, että 47 % sähköpostin vastaanottajista lukee sähköpostit, joissa on selkeä ja ytimekäs aiherivi. Ensivaikutelma on tärkeä. Tämä voi varmistaa, että vastaanottimet tuntevat kiireellisyyden tai tärkeyden, mikä johtaa korkeampaan aukiolosuhteeseen.
- Lyhyt, kohdennettu. Ole asiallinen, älä arvoituksellinen.
- Voit pyytää vahvistusta osallistumisestasi aiheriville kiireellisyyden merkkinä.
- Tai lisää tunnesävy, kuten älä unohda tärkeyttä, kiireellisyyttä,…
- Lisää Aika, jos haluat korostaa aikaherkkää asiaa
Esimerkiksi: "Kokous 4/12: Projektin aivoriihi" tai "Tärkeää. Ole hyvä ja vastaa: uuden tuotestrategian kokous 10.
Vaihe 2: Aloita pikaesittelyllä
Aivan ensimmäisellä rivillä on hyvä idea tehdä lyhyt kuvaus siitä, kuka olet, mikä on asemasi organisaatiossa ja miksi otat heihin yhteyttä. Sitten voit näyttää suoraan kokouksen tarkoituksen. Monet ihmiset tekevät virheen esittäessään kokouksen epämääräisen tarkoituksen, koska he olettavat, että osallistujien on tiedettävä siitä.
- Tee esittelystäsi miellyttävä tai työhön liittyvä
- Muistuta osallistujia, jos heidän on suoritettava jokin tehtävä tai tuotava jotain mukanaan kokoukseen.
Esimerkiksi Hei tiimin jäsen, odotan innolla näkemistäsi uuden tuotteen julkaisussa ensi maanantaina.
Vaihe 3: Jaa aika ja sijainti
Ilmoita kokouksen tarkka aika. Sinun tulee myös kertoa heille, miten ja missä kokous pidetään, joko henkilökohtaisesti tai verkossa, ja tarjota ohjeita tai alustalinkkejä, jos he tarvitsevat niitä.
- Lisää aikavyöhyke, jos työntekijä työskentelee eri puolilla maailmaa
- Mainitse kokouksen arvioitu kesto
- Reittiohjeita annettaessa on oltava mahdollisimman yksityiskohtainen tai liitä mukaan kartoitusohje
Esimerkiksi: Liity seuraamme perjantaina 6. klo 1:00 hallintorakennuksen toisessa kerroksessa kokoushuoneessa 2.
Vaihe 4: Esittele kokouksen esityslista
Käsittele tärkeimmät tavoitteet tai ehdotettu kokouksen esityslista. Älä mainitse yksityiskohtia. Voit yksinkertaisesti ilmoittaa aiheen ja aikajanan. Muodollisia kokouksia varten voit liittää mukaan yksityiskohtaisen asiakirjan. Tämä on erityisen hyödyllistä auttaessa osallistujia valmistautumaan etukäteen.
Esimerkiksi, voit aloittaa seuraavasti: Aiomme keskustella…./ Haluamme käsitellä joitakin kysymyksiä Tai seuraavalla aikajanalla:
- 8-00: Projektin esittely
- 9–30: Howardin (IT), Nourin (markkinointi) ja Charlotten (myynti) esitykset
Vaihe 5: Pyydä vastauspyyntö
Vastauspyynnön vaatiminen voi auttaa vahvistamaan vastaanottajien vastauksen. Epäselvyyden estämiseksi sähköpostiisi tulisi sisällyttää haluttu vastaus ja aikaraja osallistujien ilmoittamiseen osallistumisestaan tai poissaolostaan. Jos et ole saanut heidän vastaustaan säädettäessäsi, voit tehdä nopeita seurantatoimia.
Esimerkiksi: Vastaa [päivämäärä] mennessä osoitteeseen [sähköpostiosoite tai puhelinnumero]
Vaihe 6: Lisää ammattimainen sähköpostin allekirjoitus ja brändäys
Yrityssähköpostin allekirjoituksessa tulee olla koko nimi, viran nimi, yrityksen nimi, yhteystiedot, henkilökohtaiset verkkosivustot ja muita hyperlinkkejä osoitteita.
Voit helposti muokata allekirjoitustasi gmail.
Esimerkiksi:
Jessica Madison
Alueellinen markkinointijohtaja, Inco-teollisuus
555-9577-990
On olemassa monia ilmaisia sähköpostin allekirjoitusten luojia, jotka säästävät aikaa ja vaivaa, kuten Allekirjoitukseni.
Kokouskutsujen sähköpostityypit ja esimerkit
Muista, että erityyppisillä kokouksilla on erilaiset standardit ja kirjoitustyylit, joita noudatetaan. Yleensä erottelemme kokouskutsujen sähköpostit niiden muodollisen tai epävirallisen tason perusteella, mukaan lukien tai poissulkevat virtuaalikokoukset tai pelkät verkkokokoukset. Tässä osassa keräämme ja esittelemme sinulle tyypillisiä kokouskutsutyyppejä ja kunkin tyypin mallipohjaa, joita käytetään yleisesti yrityskokouskutsuissa.
#1. Virallinen kokouspyyntösähköposti
Virallista kokouspyyntösähköpostia käytetään suuriin kokouksiin, jotka järjestetään yleensä kerran tai kolme kertaa vuodessa. Se on suuri muodollinen kokous, joten sähköpostisi tulee kirjoittaa virallisella kirjoitustyylillä. Oheisia liitteitä tarvitaan, jotta osallistujalle olisi selvempi tapa osallistua kokoukseen, miten löytää paikka ja esityslista.
Virallisiin kokouksiin kuuluvat:
- Johdon kokous
- komitean kokous
- hallituksen kokous
- Yhtiökokous
- Strategiakokous
Esimerkki 1: osakkeenomistajien sähköpostikutsumalli
Aihe: Tärkeää. Olet kutsuttu varsinaiseen yhtiökokoukseen. [Time]
[Vastaanottajan nimi]
[Yrityksen nimi]
[Työnimike]
[Yritys osoite]
[Päivämäärä]
Hyvät osakkeenomistajat,
Meillä on ilo kutsua sinut varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään [Aika], [Osoite]
Varsinainen yhtiökokous on poikkeuksellinen tilaisuus tiedottamiseen, vaihtoon ja keskusteluun [Yrityksen nimi] ja kaikki osakkeenomistajamme.
Se on myös mahdollisuus ilmaista itseäsi ja äänestää ollaksesi aktiivinen rooli tärkeiden päätösten tekemisessä [Yrityksen nimi], riippumatta omistamiesi osakkeiden määrästä. Kokouksessa käsitellään seuraavat keskeiset esityslistat:
Esityslista 1:
Esityslista 2:
Esityslista 3:
Esityslista 4:
Ohjeet tähän kokoukseen osallistumisesta, esityslista ja hyväksyttäviksi toimitettavien päätösten tekstit löydät oheisesta liitteenä olevasta asiakirjasta
Haluan kiittää teitä hallituksen puolesta panoksestanne ja uskollisuudestanne [Yrityksen nimi] ja toivotan sinut tervetulleeksi kokoukseen [Päivämäärä]
Best huomioon,
[Nimi]
[Aseman nimi]
[Yrityksen nimi]
[Yrityksen osoite ja verkkosivusto]
Esimerkki 2: Strategiakokous sähköpostikutsumalli
[Vastaanottajan nimi]
[Yrityksen nimi]
[Työnimike]
[Yritys osoite]
[Päivämäärä]
Otsikkorivi: Project Launch Markkinointikampanja Tapaaminen: 2
Puolesta [Yrityksen nimi], Haluaisin kutsua sinut yrityskokoukseen, joka pidetään klo [konferenssisalin nimi, rakennuksen nimi] [päivämäärä ja aika]. Kokous kestää [Kesto].
Minulla on ilo toivottaa sinut tervetulleeksi projektimme ensimmäiseen vaiheeseen keskustelemaan tulevasta ehdotuksestamme [Tiedot], ja arvostamme arvokkaita näkemyksiäsi. Tässä lyhyt yhteenveto päivän ohjelmastamme:
Esityslista 1:
Esityslista 2:
Esityslista 3:
Esityslista 4:
Koko tiimimme pitää tätä ehdotusta yhtenä tärkeimmistä. Lisätietoa varten olemme liittäneet tähän kirjeeseen asiakirjan, joka sisältää tarkempia tietoja, jotta voit valmistautua kokoukseen etukäteen.
Odotamme kaikki innolla keskustelua kanssasi keskustellaksemme siitä, mitä voimme vielä tehdä, jotta tämä ehdotus toimisi onnistuneesti. Lähetä kysymykset tai ehdotukset tapaamista varten etukäteen [Takaraja] minulle suoraan vastaamalla tähän sähköpostiin.
Hyvää päivää eteenpäin.
Kiittää teitä,
Lämpimin terveisin,
[Nimi]
[Aseman nimi]
[Yrityksen nimi]
[Yrityksen osoite ja verkkosivusto]
#2. Epävirallinen kokouskutsu sähköposti
Muodollinen kokouskutsu sähköpostilla, jos vain tapaaminen alijohtajien kanssa tai tiimin jäsenten kanssa. Sinun on paljon helpompi miettiä, kuinka kirjoittaa oikein. Voit kirjoittaa epävirallisella tyylillä ystävällisellä ja iloisella sävyllä.
Epävirallisiin kokouksiin kuuluvat:
- Aivoriihi kokous
- Ongelmanratkaisukokous
- koulutus
- Sisäänkirjautumiskokous
- Ryhmän rakentamiskokous
- Kahvikeskustelut
Esimerkki 3: Sisäänkirjautumiskokouskutsun sähköpostimalli
Aihe: Kiireellinen. [Projektin nimi] päivityksiä. [Päivämäärä]
Hyvät tiimit,
Tervehdys!
On ollut mukavaa ja hauskaa saada aikaa työskennellä kanssasi [Projektin nimi]. Jotta voimme kuitenkin jatkaa suunnitelmissamme tehokkaasti, uskon, että meidän on oikea hetki raportoida saavutetusta edistyksestä ja arvostan mahdollisuutta tavata sinut klo. [sijainti] keskustella asiasta tarkemmin osoitteessa [Päivämäärä ja aika].
Liitin myös luettelon kaikista esityslistoista, joista meidän on keskusteltava. Älä unohda laatia raporttia tehtävän suorittamisesta. Käytä tätä [Linkki] kerro minulle, selviätkö.
Lähetä minulle vahvistus mahdollisimman pian.
Lämpimin terveisin,
[Nimi]
[Työnimike]
[Yrityksen nimi]
Esimerkki 4: Team building kutsusähköpostimalli
Hyvät tiimin jäsenet,
Tällä kerrotaan, että [Osaston nimi] järjestää a Ryhmänrakennuskokous koko henkilökunnallemme jäsenet päällä [Päivämäärä ja aika]
Ammatillisen jatkokehityksen kannalta on erittäin tärkeää, että kasvamme yhdessä, ja se voi tapahtua vain, jos työskentelemme tiiminä, jotta taitojamme ja kykyjämme voidaan hyödyntää paremman suorituskyvyn saavuttamiseksi. Tästä syystä osastomme mainostaa jatkuvasti erilaisia tiiminrakennusaktiviteetteja kuukausittain.
Tule mukaan tapahtumaan, jotta voimme kuunnella äänesi siitä, miten voisimme parantaa tukeasi. Niitä tulee myös muutama tiiminrakennuspelejä juomien ja kevyiden virvokkeiden lisäksi yritys tarjoaa.
Odotamme innolla hauskoja hetkiä tässä tiiminrakennustapahtumassa, joka on järjestetty auttamaan meitä jokaista kasvamaan. Jos epäilet, että et voi osallistua tähän kokoukseen, ilmoita ystävällisesti [Koordinaattorin nimi] at [Puhelinnumero]
Ystävällisin terveisin,
[Nimi]
[Työnimike]
[Yrityksen nimi]
#3. Vieraspuhujan kutsusähköposti
Vierailevan puhujan kutsusähköpostin tulee sisältää puhujalle olennaiset tiedot kokouksesta ja puhemahdollisuudesta. On elintärkeää, että puhuja tietää, miten hän voi osallistua tapahtumaasi ja mitä etuja hän voi saada olla osa tapahtumaasi.
Esimerkki 5: Vieraspuhujan kutsusähköpostimalli
Rakas [Kaiutin],
Toivomme, että tämä viesti löytää sinut hyvin! Pyrimme tänään tarjoamaan upean puhemahdollisuuden pohdiskeluasi varten. Pyydämme sinua ystävällisesti olemaan kunniapuhujamme [Kokouksen nimi], tapahtuma keskittyy [Kuvaus tapahtumasi tarkoituksesta ja yleisöstä]. Koko [Kokouksen nimi] tiimi on inspiroitunut saavutuksistasi ja sinusta tuntuu, että olet täydellinen asiantuntija puhuttelemaan samanhenkisten ammattilaisten yleisöä.
[Kokouksen nimi] tapahtuu vuonna [Paikka, mukaan lukien kaupunki ja osavaltio] on [Päivämäärät]. Tapahtumaamme odotetaan isännöivän noin [Arvioitu osallistujien määrä#]. Tavoitteemme on [Kokouksen tavoitteet].
Uskomme, että olet loistava puhuja ja äänesi olisi tärkeä lisä tähän keskusteluun, kun otetaan huomioon laaja työsi [Osaamisalue]. Voit harkita alaan liittyvien ideoiden esittelyä enintään [Duration] minuuttia [Kokouksen aihe]. Voit lähettää ehdotuksesi ennen [deadline] seuraamalla [linkkiä], jotta tiimimme voi kuunnella ideasi ja määrittää puheesi yksityiskohdat etukäteen.
Joka tapauksessa, jos et pääse osallistumaan, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä [linkki] kautta. Kiitos ajastasi ja huomiostasi. Odotamme innolla myönteistä vastausta.
Best,
[Nimi]
[Työnimike]
[Yhteystiedot]
[Yrityksen verkkosivuston osoite]
#4. Webinaarin kutsusähköposti
Tämän päivän trendeissä yhä useammat ihmiset isännöivät verkkokokouksia, koska se säästää aikaa ja kustannuksia, erityisesti etätyöryhmille. Jos käytät konferenssialustoja, on olemassa hyvin mukautettuja kutsuviestejä, jotka lähetetään suoraan osallistujallesi ennen kokouksen alkua, kuten Zoom-kutsusähköpostimalli. Voit katsoa virtuaalisen webinaarin seuraavasta näytteestä.
vinkkejä: Käytä avainsanoja, kuten "Onnittelut", "Pian", "Täydellinen", "Päivitä", "Saatavilla", "Lopulta", "Suosituin", "Erikois", "Liity", "Ilmainen" jne.
Esimerkki 6: Webinaarikutsun sähköpostimalli
Aihe: Onnittelut! Sinut on kutsuttu [Webinaarin nimi]
Rakas [Ehdokasnimi],
[Yrityksen nimi] on niin iloinen voidessaan järjestää webinaarin [Webinaarin aihe] päällä [Päivämäärä] klo [Aika:], jonka tavoitteena on [[Webinaarin tarkoitukset]
Se on hyvä tilaisuus ansaita valtavia etuja kutsumiltasi asiantuntijoilta [Webinaarien aiheiden] alalla ja saada ilmaisia lahjoja. Tiimimme on niin innostunut läsnäolostasi.
Huomautus: Tämä webinaari on rajoitettu [Henkilöiden määrä]. Tallenna paikkasi rekisteröitymällä [Linkki] ja jaa se ystävillesi.
Toivottavasti nähdään siellä!
Hyvää päivän jatkoa,
[Sinun nimesi]
[allekirjoitus]
Bottom Line
Onneksi Internetissä on monia saatavilla olevia yrityskokouskutsumalleja, joita voit muokata ja lähettää osallistujille sekunneissa. Älä unohda tallentaa joitakin pilviisi, jotta voit valmistella sähköpostisi täydellisellä kirjoituksella, varsinkin kiireellisissä tapauksissa.
Jos etsit myös muita ratkaisuja yrityksellesi, voit löytää AhaSlides on hyvä esitystyökalu, jossa on monia upeita ominaisuuksia tukemaan webinaaritapahtumia, tiiminrakennustoimintoja, konferensseja ja paljon muuta.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kirjoitat sähköpostin tapaamista varten?
Tärkeimmät seikat, jotka tulee sisällyttää kokousaikasähköpostiisi:
– Selkeä aiherivi
– Tervehdys ja esittely
– Pyydetyt kokouksen tiedot – päivämäärä(t), aikaväli, tarkoitus
– Esityslista/keskusteluaiheet
– Vaihtoehtoja, jos ensisijaiset päivämäärät eivät toimi
– Yksityiskohtaiset tiedot seuraavista vaiheista
– Päättäminen ja allekirjoitus
Kuinka lähetän tiimikokouskutsun sähköpostitse?
– Avaa sähköpostiohjelma tai verkkosähköpostipalvelu (kuten Gmail, Outlook tai Yahoo Mail).
– Aloita uuden sähköpostin laatiminen napsauttamalla "Kirjoita" tai "Uusi sähköposti" -painiketta.
– Kirjoita Vastaanottaja-kenttään niiden tiimin jäsenten sähköpostiosoitteet, jotka haluat kutsua kokoukseen. Voit erottaa useat sähköpostiosoitteet pilkuilla tai valita vastaanottajat sähköpostiohjelmasi osoitekirjasta.
– Jos sinulla on sähköpostiohjelmasi kanssa integroitu kalenterisovellus, voit lisätä kokoustiedot kalenterikutsuun suoraan sähköpostista. Etsi vaihtoehto, kuten "Lisää kalenteriin" tai "Lisää tapahtuma", ja anna tarvittavat tiedot.
Kuinka teen sähköpostikutsun?
Tässä ovat tärkeimmät asiat, jotka tulee sisällyttää lyhyeen sähköpostikutsuun:
– Tervehdys (osoitteen vastaanottaja nimen mukaan)
– Tapahtuman nimi ja päivämäärä/aika
– Sijaintitiedot
– Lyhyt kutsuviesti
– RSVP-tiedot (määräaika, yhteydenottotapa)
– Päättäminen (nimesi, tapahtuman isäntä)
viite: Todellakin | Sherpany
