البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع | أفضل النصائح والأمثلة والقوالب (مجانية 100٪)

ما هو جيد البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع مثال؟

يمكن أن تكون الاجتماعات عنصرًا أساسيًا في فعالية الفريق والتنسيق والوحدة. تستضيف العديد من الشركات اجتماعًا مرة واحدة على الأقل في الأسبوع ، ويمكن أن يكون اجتماعًا غير رسمي لإجراء محادثة عميقة مع موظفيها أو اجتماع رسمي أكثر لمجلس الإدارة لمناقشة خطة الشركة المستقبلية وتقرير نهاية العام السنوي. من الضروري للمسؤولين الإداريين أو القادة إرسال رسائل دعوة للاجتماع إلى المشاركين أو الضيوف.

دعوة الاجتماع مهمة لإدارة الاجتماعات الرسمية بشكل فعال وسلس. هناك العديد من الطرق لإرسال دعوات الاجتماع. في هذه المقالة ، نركز على التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع، الطريقة الأكثر ملاءمة وشعبية لدعوة الأشخاص للمشاركة في اجتماعاتك.

جدول المحتويات

• ما هو البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع؟
• لماذا البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع مهم؟
• كتابة دعوة الاجتماع بالبريد الإلكتروني خطوة بخطوة
• أنواع البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع وأمثلة
• الخط السفلي

قوالب اجتماعات سريعة مع AhaSlides

• الاجتماعات في الأعمال
• محضر الاجتماع
• الوقوف اجتماع

ما هو البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع؟

يعد البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع جزءًا رئيسيًا من الأنشطة التجارية ، وهو عبارة عن رسالة مكتوبة مع عرض توضيحي للغرض من الاجتماع وطلب الأشخاص للانضمام إلى الاجتماع بعد التاريخ والمكان المحددين ، بالإضافة إلى مرفقات أكثر تفصيلاً إذا كان لديك. يمكن كتابتها بأساليب رسمية أو غير رسمية اعتمادًا على خصائص الاجتماعات. يجب أن تكون مكتوبة بنبرة وأسلوب مناسبين لتلبية آداب البريد الإلكتروني للأعمال.

ومع ذلك ، لا تخلط بين البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع والبريد الإلكتروني لطلب الاجتماع. يتمثل الاختلاف الرئيسي بين رسائل البريد الإلكتروني هذه في أن البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع يهدف إلى تحديد موعد مع شخص ما بينما يهدف البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع إلى دعوتك لحضور اجتماع في التواريخ والموقع المعلنين

لماذا البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع مهم؟

يجلب استخدام دعوات البريد الإلكتروني الكثير من الفوائد. مزايا دعوات البريد الإلكتروني مذكورة أدناه:

• يتصل بالتقويمات مباشرة. عندما يقبل المستلمون دعوة ، تتم إضافتها مرة أخرى إلى تقويم أعمالهم وستتلقى تذكيرًا مثل الأحداث الأخرى المذكورة في التقويم.
• انها مريحة وسريعة. يمكن للمستلمين الوصول إلى البريد الإلكتروني فورًا بعد النقر فوق زر الإرسال. أثناء انتقاله مباشرة إلى المستلم ، إذا كان عنوان البريد الإلكتروني خاطئًا ، يمكنك الحصول على الإعلان على الفور والبحث بسرعة عن مزيد من الحلول.
• إنه موفر للوقت. يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية تحتوي على آلاف عناوين البريد الإلكتروني في نفس الوقت.
• إنه موفر للتكلفة. ليس عليك إنفاق ميزانية لإرسال البريد.
• يمكن إنشاؤها مباشرة من منصة الويبينار المفضلة لديك. ما لم تكن تعقد اجتماعًا وجهًا لوجه ، فمن المحتمل أن يكون خيارك الأول هو Zoom أو Microsoft Teams أو ما يعادله. عند تأكيد الرد على دعوة الحضور ، تتم مزامنة جميع الروابط والأطر الزمنية عبر البريد الإلكتروني ، حتى يتمكن الحاضر من تجنب الالتباس مع الأحداث الأخرى.

إنها لحقيقة أن المليارات من رسائل البريد الإلكتروني يتم إرسالها كل يوم والعديد منها رسائل غير مرغوب فيها. حيث يستخدم الجميع بريدًا إلكترونيًا واحدًا على الأقل لتبادل الرسائل المهمة المتعلقة بالعمل والمشتريات والاجتماعات والمزيد. ومع ذلك ، نظرًا لأنه يتعين عليك قراءة الكثير من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، فليس من المستغرب أن تواجه أحيانًا ظاهرة "إرهاق البريد الإلكتروني". وبالتالي ، فإن إرسال بريد إلكتروني جيد للدعوة يمكن أن يتجنب سوء الفهم غير الضروري أو الجهل من المستلمين.

اكتب رسالة بريد إلكتروني لدعوة الاجتماع خطوة بخطوة

يعد البريد الإلكتروني الجيد لدعوة الاجتماع أمرًا ضروريًا وكقاعدة عامة ، فإنه يؤثر على تسليم البريد الإلكتروني معدل.

هناك آداب ومبادئ يجب على الجميع الالتزام بها لإكمال رسالة بريد إلكتروني لدعوة اجتماع العمل فيما يتعلق بالمستلمين. يمكنك معرفة كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني قياسية لدعوة الاجتماع باتباع الخطوات التالية:

الخطوة 1: اكتب سطر موضوع قويًا

إنها حقيقة أن 47٪ من مستلمي البريد الإلكتروني يقرؤون رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على سطر موضوع واضح وموجز. الانطباع الأول مهم. يمكن أن يضمن ذلك إحساس المستلمين بالإلحاح أو الأهمية ، مما يؤدي إلى معدل فتح أعلى.

• قصير ، مستهدف. كن واقعيًا وليس غامضًا.
• يمكنك طلب تأكيد الحضور في سطر الموضوع كعلامة على الاستعجال.
• أو أضف نغمة عاطفية مثل لا تنس الأهمية والإلحاح ...
• أضف الوقت إذا كنت تريد التأكيد على المسألة الحساسة للوقت 

مثلا: "الاجتماع 4/12: جلسة العصف الذهني حول المشروع" أو "هام. يرجى الرد على دعوة الحضور: اجتماع إستراتيجية المنتج الجديد 10/6 ”

الخطوة 2: ابدأ بمقدمة سريعة

في السطر الأول ، من الجيد تقديم موجز عن هويتك ، وما هو منصبك في المنظمة ولماذا تتواصل معهم. ثم يمكنك إظهار الغرض من الاجتماع مباشرة. يخطئ الكثير من الناس في تقديم غرض غامض للاجتماع لأنهم يفترضون أن المشاركين يجب أن يعرفوا ذلك.

• اجعل مقدمتك مقبولة أو مرتبطة بالعمل
• ذكر المشاركين إذا كانوا بحاجة إلى إنهاء أي مهام أو إحضار أي شيء معهم إلى الاجتماع.

مثلا مرحبًا عضو الفريق ، أتطلع إلى رؤيتك في إطلاق المنتج الجديد يوم الاثنين المقبل.

الخطوة 3: مشاركة الوقت والمكان

يجب عليك تضمين الوقت المحدد للاجتماع. يجب عليك أيضًا إخبارهم بكيفية ومكان عقد الاجتماع ، إما شخصيًا أو عبر الإنترنت ، وتقديم إرشادات أو روابط للمنصة في حالة احتياجهم إليها.

• أضف المنطقة الزمنية إذا كان أي موظف يعمل في مناطق مختلفة من العالم
• اذكر المدة المقدرة للاجتماع
• عند توجيه التعليمات ، يجب أن تكون مفصلاً قدر الإمكان أو إرفاق دليل تخطيطي

مثلا: برجاء الانضمام إلينا يوم الجمعة 6 أكتوبر الساعة 1:00 ظهرا بغرفة الاجتماعات 2 بالطابق الثاني بمبنى الإدارة.

الخطوة 4: الخطوط العريضة لجدول أعمال الاجتماع

تغطية الأهداف الرئيسية أو جدول أعمال الاجتماع المقترح. لا تذكر التفاصيل. يمكنك ببساطة ذكر الموضوع والجدول الزمني. للاجتماعات الرسمية ، يمكنك إرفاق وثيقة مفصلة. هذا مفيد بشكل خاص لمساعدة الحاضرين على القيام بالتحضير مقدمًا.

مثلا، يمكنك البدء بـ: نحن نخطط لمناقشة…. / نريد معالجة بعض القضايا أو كجدول زمني التالي:

• 8: 00-9: 30 مقدمة عن المشروع
• 9:30 - 11:30: عروض تقديمية من هوارد (تكنولوجيا المعلومات) ونور (تسويق) وشارلوت (مبيعات)

الخطوة 5: اطلب الرد على دعوة الحضور

يمكن أن يساعد طلب RSVP في تأكيد الرد من المستلمين. لمنع الازدواجية ، يجب تضمين الرد المفضل والوقت المحدد للحضور لإبلاغك بحضورهم أو غيابهم في بريدك الإلكتروني. من خلال ذلك ، إذا لم تكن قد تلقيت RSVP في الوقت الذي تنظم فيه ، يمكنك القيام بإجراءات متابعة سريعة.

مثلا: يرجى الرد على دعوة الحضور قبل [التاريخ] إلى [عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف]

الخطوة 6: إضافة توقيع بريد إلكتروني احترافي وعلامة تجارية

يجب أن يجمع توقيع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل بين الاسم الكامل، والمسمى الوظيفي، واسم الشركة، ومعلومات الاتصال، مواقع شخصية والعناوين الأخرى المرتبطة تشعبيا.

يمكنك بسهولة تخصيص توقيعك باستخدام جوجل.

مثلا:

جيسيكا ماديسون

الرئيس الإقليمي للتسويق ، صناعة Inco

555-9577-990

هناك الكثير من أدوات إنشاء توقيع البريد الإلكتروني المجانية التي توفر لك الوقت والجهد، مثل توقيعي.

أنواع البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع وأمثلة

ضع في اعتبارك أن الأنواع المختلفة من الاجتماعات سيكون لها معايير وأساليب كتابة مختلفة يجب اتباعها. بشكل عام ، نقوم بفصل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بدعوات الاجتماعات بناءً على مستواها الرسمي أو غير الرسمي ، بما في ذلك أو استبعاد الاجتماعات الافتراضية أو الاجتماعات عبر الإنترنت البحتة. في هذا الجزء ، نجمع ونقدم لك بعض الأنواع النموذجية لدعوات الاجتماعات وقالب كل نوع المستخدمة بشكل شائع في رسائل البريد الإلكتروني لدعوات اجتماعات العمل.

#1. البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الرسمي

يتم استخدام البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الرسمي في الاجتماعات الكبيرة التي تحدث عادةً مرة إلى ثلاث مرات في السنة. إنه اجتماع رسمي كبير لذا يجب أن تكون رسالتك الإلكترونية مكتوبة بأسلوب كتابة رسمي. هناك حاجة إلى الملاحق المرفقة لتوضيح كيفية المشاركة في الاجتماع، وكيفية العثور على الموقع، وجدول الأعمال بالتفصيل.

تشمل الاجتماعات الرسمية:

• اجتماع الإدارة
• اجتماع اللجنة
• اجتماع مجلس الإدارة 
• اجتماع للمساهمين 
• الاجتماع الاستراتيجي 

مثال 1: المساهمين قالب البريد الإلكتروني للدعوة

سطر الموضوع: هام. أنت مدعو إلى الاجتماع السنوي العام. [الوقت]

[اسم المستلم]

[اسم الشركة]

[مسمى وظيفي]

[عنوان الشركة]

[تاريخ]

أعزائي المساهمين ،

يسعدنا دعوتك إلى الاجتماع السنوي العام الذي سيعقد في [الوقت] ، [العنوان]

يعد الاجتماع السنوي للمساهمين مناسبة استثنائية للمعلومات والتبادل والمناقشة فيما بينهم [اسم الشركة] وجميع مساهمينا.

إنها أيضًا فرصة للتعبير عن أنفسكم والتصويت للعب دور نشط في اتخاذ القرارات الرئيسية [اسم الشركة]، بغض النظر عن عدد الأسهم التي تمتلكها. سيغطي الاجتماع جداول الأعمال الرئيسية التالية:

جدول أعمال القرن 1:

جدول أعمال القرن 2:

جدول أعمال القرن 3:

جدول أعمال القرن 4:

سوف تجد تعليمات حول كيفية المشاركة في هذا الاجتماع وجدول الأعمال ونص القرارات التي سيتم تقديمها للموافقة عليها في الوثيقة المرفقة أدناه

أود أن أشكرك ، نيابة عن مجلس الإدارة ، على مساهمتك وولائك لـ [اسم الشركة] وإنني أتطلع إلى الترحيب بكم في الاجتماع يوم [تاريخ]

أفضل الصدد،

[اسم]

[عنوان الوظيفة]

[اسم الشركة]

[عنوان الشركة والموقع الإلكتروني]

مثال 2: الاجتماع الاستراتيجي قالب البريد الإلكتروني للدعوة

[اسم المستلم]

[اسم الشركة]

[مسمى وظيفي]

[عنوان الشركة]

[تاريخ]

سطر الموضوع: اجتماع حملة تسويق إطلاق المشروع: 2/28

باسم [اسم الشركة]، أود أن أدعوكم لحضور اجتماع عمل يعقد في [اسم قاعة المؤتمرات ، اسم المبنى] [التاريخ والوقت]. الاجتماع سيستمر [مدة].

إنه لمن دواعي سروري أن أرحب بكم في المرحلة الأولى من مشروعنا لمناقشة اقتراحنا القادم [تفاصيل] ونحن نقدر رؤيتك القيمة حوله. فيما يلي ملخص موجز لجدول أعمالنا لهذا اليوم:

جدول أعمال القرن 1:

جدول أعمال القرن 2:

جدول أعمال القرن 3:

جدول أعمال القرن 4:

يعتبر هذا الاقتراح من قبل فريقنا بأكمله كواحد من أهم المقترحات. لمراجعتك الإضافية ، قمنا بإرفاق مستند بهذه الرسالة يوفر لك معلومات أكثر تفصيلاً حتى تجد أنه من الملائم التحضير للاجتماع مقدمًا.

نتطلع جميعًا إلى إجراء محادثة معك لمناقشة المزيد الذي يمكننا القيام به لجعل هذا الاقتراح ينجح. يرجى تقديم أي أسئلة أو توصيات للاجتماع من قبل [موعد التسليم] لي مباشرة من خلال الرد على هذا البريد الإلكتروني.

أتمنى لك يومًا رائعًا.

الشكر لكم،

دافئ التحيات،

[اسم]

[عنوان الوظيفة]

[اسم الشركة]

[عنوان الشركة والموقع الإلكتروني]

#2. البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع غير الرسمي

من خلال البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع الرسمية ، إذا كان الاجتماع ببساطة مع أعضاء أو أعضاء في الفريق على مستوى الإدارة. من الأسهل عليك التفكير في كيفية الكتابة بشكل مناسب. يمكنك الكتابة بأسلوب غير رسمي بنبرة ودودة ومبهجة.

تشمل الاجتماعات غير الرسمية:

• اجتماع العصف الذهني
• اجتماع حل المشكلات
• قادة الإيمان
• تسجيل الوصول الاجتماع
• اجتماع بناء الفريق
• دردشات القهوة 

مثال 3: تسجيل الوصول إلى نموذج البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع

سطر الموضوع: عاجل. [اسم المشروع] التحديثات. [تاريخ]

فرقنا العزيزة ،

تحيات!

لقد كان ممتعًا وممتعًا أن يكون لديك وقت للعمل معك [اسم المشروع]. ومع ذلك ، لكي أكون قادرًا على المضي قدمًا في خططنا بفعالية ، أعتقد أن الوقت مناسب لنا للإبلاغ عن التقدم الذي تم إحرازه وسأكون ممتنًا لفرصة مقابلتك في [موقعك] لمناقشة هذه المسألة بشكل أكبر في [التاريخ و الوقت].

أرفقت أيضًا قائمة بجميع الأجندات التي نحتاج إلى مناقشتها. لا تنسَ إعداد تقرير إنجاز مهمتك. الرجاء استخدام هذا [رابط] لإخباري ما إذا كنت ستتمكن من تحقيق ذلك.

من فضلك أرسل لي رسالة التأكيد الخاصة بك في أسرع وقت ممكن.

دافئ التحيات،

[اسم]

[مسمى وظيفي]

[اسم الشركة]

مثال 4: فريق بوقالب البريد الإلكتروني للدعوة

أعضاء الفريق الأعزاء ،

هذا لإبلاغك بأن ملف [اسم القسم] يقوم بتنظيم اجتماع بناء الفريق لجميع موظفينا أعضاء في [التاريخ و الوقت]

لمزيد من التطوير المهني ، من المهم للغاية أن ننمو معًا وهذا لا يمكن أن يحدث إلا إذا عملنا كفريق واحد بحيث يمكن الاستفادة من مهاراتنا ومواهبنا لتحقيق أداء أفضل. هذا هو سبب استمرار قسمنا في الترويج لأنشطة بناء الفريق المختلفة شهريًا.

يرجى الحضور والانضمام إلى الحدث حتى نتمكن من الاستماع إلى صوتك حول كيفية تحسيننا لنقدم لك دعمًا أفضل. سيكون هناك أيضا القليل ألعاب بناء الفريق بالإضافة إلى المشروبات والمرطبات الخفيفة التي تقدمها الشركة.

نتطلع إلى قضاء لحظات ممتعة في حدث بناء الفريق هذا والذي تم ترتيبه لمساعدة كل واحد منا على النمو. في حال كنت تعتقد أنك غير قادر على المشاركة في هذا الاجتماع ، يرجى إبلاغ [اسم المنسق] at [رقم الهاتف]

مع خالص الشكر والتقدير،

[اسم]

[مسمى وظيفي]

[اسم الشركة]

#3. البريد الإلكتروني لدعوة المتحدث الضيف

يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني لدعوة المتحدث الضيف معلومات ذات صلة بالمتحدث فيما يتعلق بالاجتماع وفرصة التحدث. من الضروري أن يعرف المتحدث الطريقة التي يمكنهم بها المساهمة في الحدث الخاص بك ، وما هي الفوائد التي يمكنهم الحصول عليها ليكونوا جزءًا من الحدث الخاص بك.

مثال 5: نموذج بريد إلكتروني لدعوة ضيف المتحدث

Dear [مكبر الصوت]،

نأمل أن تجدك هذه الرسالة في حالة جيدة! نحن نتواصل اليوم مع فرصة رائعة للتحدث من أجل تفكيرك. نود أن نطلب منكم التفضل بأن تكون متحدثنا المحترم لـ [اسم الاجتماع]، وهو حدث يركز عليه [وصف الغرض من الحدث وجمهوره]. كله [اسم الاجتماع] فريق العمل مستوحى من إنجازاتك ويشعر أنك ستكون الخبير المثالي لمخاطبة جمهورنا من المهنيين ذوي التفكير المماثل.

[اسم الاجتماع] سيعقد في [المكان ، بما في ذلك المدينة والولاية] on [بلح]. من المتوقع أن يستضيف حدثنا ما يصل إلى حوالي [يقدر عدد المشاركين بـ #]. هدفنا هو [أهداف الاجتماع].

نعتقد أنك متحدث رائع وأن صوتك سيكون إضافة مهمة لتلك المحادثة نظرًا لعملك المكثف في [مجال الخبرة]. يمكنك التفكير في تقديم أفكارك حتى [Duration] دقيقة مرتبطة بمجال [موضوع الاجتماع]. يمكنك إرسال اقتراحك قبل [الموعد النهائي] اتبع [الرابط] حتى يتمكن فريقنا من الاستماع إلى أفكارك وتحديد تفاصيل خطابك مسبقًا.

على أي حال ، إذا لم تتمكن من الحضور ، فنحن نطلب منك بكل تواضع الاتصال بنا عبر [الرابط]. شكرًا لك على وقتك واهتمامك ، ونتطلع إلى تلقي رد إيجابي منك.

أفضل،
[اسم]
[مسمى وظيفي]
[معلومات الاتصال]
[عنوان موقع الشركة على الويب]

#4. البريد الإلكتروني لدعوة الندوة

في اتجاهات اليوم ، يستضيف المزيد والمزيد من الأشخاص الاجتماعات عبر الإنترنت حيث حان الوقت وتوفير التكاليف ، خاصةً لفرق العمل عن بُعد. إذا كنت تستخدم منصات المؤتمرات ، فهناك رسائل دعوة مخصصة جيدًا يتم إرسالها مباشرة إلى الحاضرين قبل بدء الاجتماع ، مثل قالب البريد الإلكتروني للدعوة Zoom. للحصول على ندوة افتراضية على الويب ، يمكنك الرجوع إلى النموذج التالي.

تلميحات: استخدم كلمات رئيسية مثل "تهانينا" ، و "قريبًا" ، و "مثالي" ، و "تحديث" ، و "متاح" ، و "نهائيًا" ، و "علوي" ، و "خاص" ، و "انضم إلينا" ، و "مجاني" ، وما إلى ذلك.

مثال 6: قالب بريد إلكتروني لدعوة ندوة عبر الإنترنت

سطر الموضوع: تهانينا! أنت مدعو إلى [اسم البرنامج التعليمي على الويب]

Dear [اسم المرشح],

[اسم الشركة] يسعده جدًا تنظيم ندوة عبر الإنترنت لـ [موضوع ندوة عبر الإنترنت] على [التاريخ] في [الوقت: ]، يهدف الى [[أغراض الندوة عبر الويب]

ستكون فرصة جيدة لك لكسب فوائد ضخمة من خبرائك المدعوين في مجال [مواضيع الويبينار] والحصول على هدايا مجانية. فريقنا متحمس جدًا لوجودك.

ملاحظة: يقتصر هذا البرنامج التعليمي على الويب على [عدد الاشخاص]. لحفظ مقعدك ، يرجى التسجيل [نهاية لهذه الغاية] ، ولا تتردد في مشاركتها مع أصدقائك. 

آمل أن نراكم هناك!

أتمنى لك يوما عظيما،

[اسمك]

[سيغنيتشر]

الخط السفلي

لحسن الحظ ، هناك العديد من القوالب المتاحة لدعوات اجتماعات العمل على الإنترنت لتخصيصها وإرسالها إلى الحاضرين في ثوانٍ. لا تنس حفظ بعضها في السحابة الخاصة بك حتى تتمكن من تجهيز بريدك الإلكتروني بكتابة مثالية ، خاصة في حالة الضرورة الملحة.

إذا كنت تبحث أيضًا عن حلول أخرى لعملك ، فيمكنك العثور عليها الإنهيارات هي أداة عرض تقديمي جيدة تحتوي على العديد من الميزات الرائعة لدعم أحداث الندوات عبر الويب وأنشطة بناء الفريق والمؤتمرات والمزيد.

الأسئلة المتكررة

المرجع: في الواقع | شيرباني