Jopa kurinalaisimmat yritykset siellä voivat joskus tuntea projektinsa harhautuvan. Useimmiten ongelma on yksi valmistelu. Ratkaisu?Hyvin jäsennelty ja täysin vuorovaikutteinen projektin aloituskokous!
Enemmän kuin pelkkä pomppu ja seremonia, hyvin toteutettu aloituskokous voi todella saada jotain kaunista oikealla jalalla. Tässä on 8 vaihetta projektin aloituskokouksen pitämiseen, joka lisää jännitystä ja saa aikaan jokainen samalla sivulla.
Aloitusaika!
- Mikä on projektin aloituskokous?
- Miksi Project Kickoff -kokoukset ovat niin tärkeitä?
- 8 vaihetta Kickass-projektin aloituskokoukseen
- Projektin aloituskokouksen esityslistamalli
Mikä on projektin aloituskokous?
Kuten tinalla sanotaan, projektin aloituskokous on kokous, jossa aloitat projektisi.
Yleensä projektin aloituskokous on ensimmäinen tapaaminen projektin tilaaneen asiakkaan ja sen toteuttavan yrityksen välillä. Molemmat osapuolet istuvat yhdessä ja keskustelevat hankkeen perusteista, tarkoituksesta, tavoitteista ja miten se vie ideasta toteutukseen.
Yleisesti ottaen niitä on 2-tyypit aloituskokouksista kannattaa olla tietoinen:
- Ulkoisen projektin aloitus -Kehitystiimi istuu jonkun kanssa ulkopuolellayritys, kuten asiakas tai sidosryhmä, keskustelee yhteistyöprojektin suunnitelmasta.
- Sisäinen PKM - Joukkue kaupungista sisällä yhtiö istuu yhdessä ja keskustelee uuden sisäisen projektin suunnitelmasta.
Vaikka molemmilla näistä tyypeistä voi olla erilaisia tuloksia, menettelytapaon melkein sama. Siellä on pohjimmiltaan ei osaaulkoisen projektin aloitustapahtumasta, joka ei ole osa sisäisen projektin aloitusta – ainoa ero on siinä, kenelle pidät sen.
Miksi Project Kickoff -kokoukset ovat niin tärkeitä?
Kickoff Meetingin tarkoituksen tulee olla äänekäs ja selkeä! Saattaa tuntua riittävän yksinkertaiselta käynnistää projekti vain antamalla joukko tehtäviä oikeille ihmisille, etenkin nykypäivän Kanban-lautakuntien pakkomielle työpaikalla. Tämä voi kuitenkin johtaa siihen, että joukkueet eksyvät jatkuvasti.
Muista vain siksi, että olet mukana sama lautaei tarkoita, että olet mukana sama sivu.
Sen ytimessä projektin aloituskokous on rehellinen ja avoin Vuoropuhelu asiakkaan ja tiimin välillä. Sen emme sarjan ilmoituksia siitä, miten projekti toimii, mutta a keskustelusuunnitelmista, odotuksista ja tavoitteista, jotka saavutettiin hillitsemättömällä keskustelulla.
Tässä on joitain etuja projektin aloituskokouksen järjestämisestä:
- Se saa kaikki valmis - "Anna minulle kuusi tuntia kaataa puu, ja käytän ensimmäiset neljä kirveen teroittamiseen."Jos Abraham Lincoln olisi elossa tänään, voit olla varma, että hän viettäisi ensimmäiset 4 tuntia kuudesta projektin aloituskokouksessa. Tämä johtuu siitä, että nämä kokoukset sisältävät kaikki tarvittavat vaiheet minkä tahansa projektin saamiseksi oikealla jalalla.
- Se liittyy kaikki keskeiset toimijat- Aloituskokoukset eivät voi alkaa, elleivät kaikki ole paikalla: johtajat, tiiminjohtajat, asiakkaat ja kaikki muut projektiin osallistuvat. On niin helppoa unohtaa, kuka on vastuussa mistäkin ilman aloituskokouksen selkeyttä kaiken selvittämiseksi.
- Se on avoin ja yhteistyöhön perustuva - Kuten sanoimme, hankkeen aloituskokoukset ovat keskustelua. Parhaat osallistuvat kaikki osallistujia ja tuoda parhaat ideat kaikille.
8 vaihetta Kickass-projektin aloituskokoukseen
Mitä siis tarkalleen ottaen sisältyy projektin aloituskokouksen esityslistaan? Olemme rajanneet sen alla oleviin 8 vaiheeseen, mutta sinun tulee aina muistaa, että siellä on ei määritettyä valikkoa tämän tyyppiselle kokoukselle.
Käytä näitä 8 vaihetta oppaana, mutta älä koskaan unohda, että lopullinen asialista on sinä!
Vaihe 1 – Esittelyt ja jäänmurtajat
Luonnollisesti ainoa tapa aloittaa aloituskokous on saada osallistujat tutustumaan toisiinsa. Riippumatta projektisi pituudesta tai laajuudesta, asiakkaiden ja tiimin jäsenten on oltava etunimissä keskenään, ennen kuin he voivat työskennellä tehokkaasti yhdessä.
Vaikka yksinkertainen "kierrä pöydän ympäri" -tyyppinen esittely riittää saamaan ihmiset tuntemaan nimet, jäänmurtaja voi lisätä uuden kerroksen persoonallisuus ja keventää tunnelmaaennen projektin aloitusta.
Kokeile tätä:Pyöräytä Wheel 🎡
Asettele joitain yksinkertaisia esittelyaiheita a kiekkoa, pyydä jokaista tiimin jäsentä pyörittämään sitä ja vastaamaan mihin tahansa aiheeseen, johon pyörä osuu. Hauskoja kysymyksiä suositellaan, mutta muista pitää ne enemmän tai vähemmän ammattimaisesti!
Haluatko lisää tällaista?💡 Meillä on 10 jäänmurtajaa jokaiseen tapaamiseenJuuri täällä.
Vaihe 2 - Projektin tausta
Kun muodollisuudet ja juhlat ovat poissa tieltä, on aika aloittaa kivikylmä bisnes. Kokouksen käynnistäminen onnistuneesti edellyttää, että aloituskokouksen esityslista on selkeä!
Kuten kaikki suuret tarinat tekevät, on parasta aloittaa alusta. Esittele kaikki kirjeenvaihdotsinun ja asiakkaidesi välillä saadaksesi kaikki osallistumaan projektiin täysin perehtymään siihen, mitä tähän mennessä on tapahtunut.
Nämä voivat olla kuvakaappauksia sähköposteista, teksteistä, pöytäkirjoista aiemmista kokouksista tai resursseista, jotka lisäävät kaikenlaista kontekstia yrityksellesi ja asiakkaallesi. Tee jokaiselle helppo visualisoida tekemällä aikajanaa.
Vaihe 3 - Projektin kysyntä
Kirjeenvaihtotaustan lisäksi kannattaa sukeltaa syvälle osaksi miksi tämä projekti aloitetaan ensinnäkin.
Tämä on ratkaiseva askel, koska se antaa selkeän yleiskuvan projektin ratkaisemista kipupisteistä, mikä sekä tiimien että asiakkaiden on pidettävä mielensä eturintamassa koko ajan.
Protip 👊
Tällaiset vaiheet ovat kypsät keskusteluun. Kysy asiakkailtasi ja tiimisi esittämään ajatuksensa siitä, miksi heidän mielestään tämä projekti oli haaveiltu.
Jos mahdollista, yritä aina kanavoida asiakkaan äänitässä osiossa. Tee yhteistyötä asiakkaan kanssa löytääksesi todellisia esimerkkejä kuluttajista, jotka mainitsevat kipupisteitä, joita projektisi yrittää korjata. Heidän mielipiteidensä pitäisi vaikuttaa siihen, miten tiimisi suhtautuu projektiin.
Vaihe 4 – Projektin tavoitteet
Olet siis tutkinut asiaa Ohi projektista, nyt on aika tarkastella tulevaisuutta.
Suorat tavoitteet ja selkeä onnistumisen määritelmä projektillesi auttavat todella tiimiäsi työskentelemään sen eteen. Sen lisäksi, että se osoittaa asiakkaallesi, että olet tosissaan työssäsi ja että sinulla on yhtä suuri panos sen etenemiseen.
Kysy aloituskokouksen osallistujilta 'Miltä menestys näyttää?'Onko enemmän asiakkaita? Lisää arvosteluja? Parempi asiakastyytyväisyysaste?
Tavoitteesta riippumatta sen pitäisi aina olla...
- Saavutettava- Älä ylikuormita itseäsi. Tunne rajasi ja aseta itsellesi tavoite todella on mahdollisuus saavuttaa.
- Mitattavissa oleva - Ehdota tavoitteesi tietojen avulla. Tähtää tiettyyn numeroon ja seuraa edistymistäsi kohti sitä.
- ajastettu - Anna itsellesi lopetuspäivä. Tee kaikkesi saavuttaaksesi tavoitteesi ennen tätä määräaikaa.
Vaihe 5 – Työselostus
"Lihan" laittaminen "aloituskokoukseen", työselostus (SoW) on mojova sukellus projektin erityispiirteisiin ja siihen, miten se aiotaan toteuttaa. Se on päälaskutusaloituskokouksen asialistalla, ja siihen pitäisi kiinnittää suurin osa huomiosi.
Katso tämä infografiikka siitä, mitä sisällytetään työilmoitukseen:
Muista, että työilmoitus ei ole yhtä paljon keskustelua kuin muu projektin aloituskokouksen esityslista. Tämä on oikea aika, jolloin projekti johtaa yksinkertaisesti laadi toimintasuunnitelmatulevaa projektia varten, tallenna sitten keskustelu kokouksen seuraava kohta.
Aivan kuten muu aloituskokous, työsi on erittäin vaihteleva. Työselonteosi yksityiskohdat riippuvat aina projektin monimutkaisuudesta, ryhmän koosta, mukana olevista osista jne.
Haluatko tietää enemmän?💡 Katso tämä kattava artikkeli työilmoituksen laatimisesta.
Vaihe 6 – K&A-osio
Vaikka saatatkin joutua jättämään Q&A-osion loppuun asti, suosittelemme sen pitämistä heti työilmoituksen jälkeen.
Tällainen lihava segmentti herättää varmasti kysymyksiä sekä asiakkaallasi että tiimilläsi. Koska suurin osa kokouksesta on niin tuoreessa mielessä, on parasta takoa raudan ollessa kuumaa.
Käyttäminen vuorovaikutteinen esitysohjelmistoQ&A:n isännöiminen voi auttaa pitämään kaiken sujumaan sujuvasti, varsinkin jos projektin aloituskokouksessa on paljon osallistujia...
- Se on järjestetty- Kysymykset on järjestetty suosion (positiivisten äänien kautta) tai ajan mukaan, ja ne voidaan merkitä "vastatuiksi" tai kiinnittää yläreunaan.
- Se on Valvottu- Kysymykset voidaan hyväksyä ja hylätä ennen kuin ne näkyvät näytöllä.
- Se on anonyymi - Kysymyksiä voi lähettää anonyymisti, eli jokaisella on ääni.
Vaihe 7 - Mahdolliset ongelmat
Kuten sanoimme aiemmin, projektin aloituskokous on mahdollisimman avoin ja rehellinen. Semiten rakennat luottamuksen tunne kanssa asiakkaasi kanssa get-go.
Tätä varten on parasta keskustella mahdollisista ongelmista, joita projekti saattaa kohdata matkan varrella. Kukaan ei pyydä sinua ennustamaan tulevaisuutta täällä, vaan keksiäksesi alustavan luettelon esteistä, joihin saatat törmätä.
Koska sinä, tiimisi ja asiakkaasi lähestyt tätä projektia eri panoksilla, se on ihanteellinen saada jokainenmukana mahdollisessa ongelmakeskustelussa.
Projektin aloituskokousVaihe 8 - Sisäänkirjautuminen
Säännöllinen tapaaminen asiakkaasi kanssa on toinen tapa vahvistaa luottamusta molempien osapuolten välillä. Projektin aloituskokouksessa sinulla on vastattava muutamaan kysymykseen mitä, milloin, kuka ja miten nämä sisäänkirjautumiset tapahtuvat.
Sisäänkirjautuminen on melko hieno tasapainotus läpinäkyvyysja vaivaa. Vaikka on mukavaa olla mahdollisimman avoin ja läpinäkyvä, sinun on hoidettava tämä sen puitteissa, kuinka helposti olet beavoin ja avoin.
Varmista, että sinulla on vastauksia näihin kysymyksiin ennen kokouksen loppua:
- Mitä?- Millä tarkkuudella asiakas tarvitsee päivitystä? Pitääkö heidän tietää jokaisesta edistyksen pienestä yksityiskohdasta, vai onko vain suurilla merkeillä merkitystä?
- Milloin?- Kuinka usein tiimisi tulisi päivittää asiakasta? Pitäisikö heidän kertoa, mitä he ovat tehneet joka päivä, vai vain tehdä yhteenveto siitä, mitä he ovat onnistuneet viikon lopussa?
- Kuka? - Mikä tiimin jäsen on se, joka pitää yhteyttä asiakkaaseen? Onko jokaisessa tiimissä jäsen jokaisessa vaiheessa vai vain yksi kirjeenvaihtaja koko projektin ajan?
- Miten? - Millä tavalla asiakas ja kirjeenvaihtaja pitävät yhteyttä? Säännöllinen videopuhelu, sähköposti tai jatkuvasti päivitettävä live-dokumentti?
Kuten useimpien hankkeen aloituskokouksen asialistalla olevien asioiden kohdalla, on parasta keskustella avoimesti. Suurelle tiimille ja suurelle asiakasjoukolle saattaa olla helpompaa tehdä a live kyselyparhaan mahdollisen sisäänkirjautumiskaavan luomiseksi.
Haluatko tietää enemmän? 💡 Katso joitain parhaat käytännöt asiakkaiden kanssa kirjautumiseen.
Projektin aloituskokouksen esityslistamalli
Kun asiantuntevasti suunniteltu aloituskokous odottaa vain puhaltaa mieltä kokoushuoneessa, viimeinen kosketus voi olla hieman vuorovaikutustuoda kaikki yhteen.
Tiesitkö sen vain 29% yrityksistätuntea olevansa yhteydessä asiakkaisiinsa ( Gallup)? Irtautuminen on epidemia B2B-tasolla, ja se voi jättää aloituskokoukset tuntumaan tasaiseksi, inspiroimattomalta prosessilta muodollisuuksien kautta.
Asiakkaiden ja tiimien sitouttaminen interaktiivisten dioiden avulla voi todella lisätä osallistumistaja lisätä huomiota.AhaSlides on työkalujen arsenaalimukaan lukien live -kyselyt, kysymykset ja vastaukset sekä aivoriihi -dioja ja jopa live -tietokilpailutja pelejä sytytäksesi projektisi oikealla tavalla.
Napsauta alla olevaa nappaa ilmainen, lataamaton malli aloituskokouksellesi. Muuta mitä haluat ja esitä se ilmaiseksi!
Napsauta alla luodaksesi ilmaisen AhaSlides tili ja ala luoda omia kiinnostavia kokouksiasi interaktiivisuuden avulla!
Tunnisteet: Liiketapaaminen
