11 askelta onnistuneen strategisen johtamiskokouksen järjestämiseen

A strategisen johdon kokous on yksi parhaista menetelmistä, jotka auttavat korkean suorituskyvyn tiimejä tarkastelemaan ja parantamaan työn laatua ja tuottavuutta parhaan tuloksen saavuttamiseksi yritykselle. Tämä artikkeli antaa sinulle kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää strategisen johtamisen kokouksesta ja siitä, kuinka kokous avataan tehokkaasti. 

Sisällysluettelo

• #1 - Mikä on strategisen johdon kokous?
• #2 - Strategisen johtamiskokouksen edut
• #3 - Kenen tulisi osallistua strategiseen johtamiskokoukseen? 
• #4 – Tehokkaan strategisen johtamiskokouksen järjestäminen (SMM-suunnitelma)

Mikä on strategisen johdon kokous?

Strateginen kokousjohtaminen (SMM) on johtamismalli, joka keskittyy yrityksen kokonaisstrategiaan, joka sisältää prosessinhallinnan, budjetin, laadun, standardit ja toimittajat arvioimaan työn tehokkuutta ja liiketoiminnan suorituskykyä.

Tämä kokous voidaan pitää joka vuosineljännes, ja se saattaa tarvita markkinointistrategiakokouksesta, liiketoimintastrategiakokouksesta tai myyntistrategiakokouksesta kerättyjä tietoja.

Lyhyesti,strategisten tapaamisten tarkoituksena on selvittää, miten yrityksen resursseja voidaan käyttää tehokkaimmin tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Lisää työvinkkejä AhaSlides

• Kokoukset liiketoiminnassa| 10 tyyppiä ja parasta käytäntöä
• 8 parasta vinkkiä Hyvää kokousta
• Strategisen johdon kokous

Hanki ilmaisia ​​kokousmalleja, jotka herättävät vilkkaita keskusteluja!

Rekisteröidy ilmaiseksi ja ota mitä haluat ilmaiseksi

🚀 Ilmaiset mallit ☁️

Strategisen johdon kokouksen edut

Strategisen johdon kokous ei ainoastaan ​​auta osallistujia olemaan ennakoivampia työssään saapuessaan ajoissa ja valmistelemalla asiakirjoja ja kysymyksiä strategisen suunnittelun aikana, vaan tuo mukanaan myös viisi etua:

Vähentää kuluja

Monet organisaatiot ovat siirtyneet strategisen johdon kokouskehykseen. SMM-suunnitelma auttaa yrityksiä nyt käyttämään edullisia (jopa ilmaisia) työkaluja ja palveluita tietojen ristiinanalysoimiseen kokousten välillä nähdäkseen, mikä toimii, mikä ei ja mikä voi toimia hyvin. 

Tämä auttaa käyttämään, allokoimaan ja sijoittamaan resursseja mahdollisimman viisaasti ja tehokkaasti.

Säästä aikaa ja energiaa

Tehokkaiden kokousten suunnittelu antaa osastoille tai osallistujille mahdollisuuden ymmärtää strategisen keskustelun tarkoitus ja mitä heidän on valmisteltava ja osallistuttava.

Esimerkiksi mitä asiakirjoja he tuovat mukanaan, mitä lukuja esittää ja mitä tehtäviä tai ratkaisuja piirretään kokouksen jälkeen.

Tapaamiseen valmistautuvien tehtävien jakaminen säästää paljon aikaa ja vaivaa, koska se ei vaeltele tai joudu kritiikkiin kenen vikaan, vaan unohtaa kokouksen tarkoituksen.

Lisää neuvotteluvoimaa

Tapaamisen aikana ei vältetä riitoja tai erimielisyyksiä. Tämä kuitenkin lisää tiimin jäsenten neuvotteluvoimaa, koska heidän on keskusteltava ja löydettävä paras ratkaisu asiakkaiden ja yritysten ongelmien ratkaisemiseksi. Saatat yllättyä, kun löydät tiimistäsi erinomaisen neuvottelijan!

Hallitse riskejä 

Kukaan ei halua osallistua kokoukseen, joka perutaan puolivälissä, koska dataa tai ongelmanratkaisua ei ole.

Siksi seurantakokous tarkoittaa, että kaikkien on suunniteltava, kerättävä ja toimitettava tietoja aiemmista kokouksista, analysoitava tiedot ja autettava muuttamaan analyysi toimiviksi tuleviksi vaiheiksi. Näillä toimilla varmistetaan riskien hallinta paremmin. Tai jopa tehdä kokouksesta edellistä tuottavampi tai tavoitteellisempi. 

Pidä budjetteja ja resursseja tarkasti silmällä

Tehokkaat tiimikokoukset pystyvät seuraamaan ja mukauttamaan resursseja ja tekemään tietoisia budjettipäätöksiä. Strategian tarkastelukokoukset auttavat korostamaan osastoja tai ohjelmia, jotka saattavat tarvita lisärahoitusta menestyäkseen. Ne ovat myös hyvä paikka nähdä, tarvitseeko sinun lisätä/vähentää budjettiasi tai työvoimaasi.

Kenen tulisi osallistua strategisen johdon kokoukseen? 

Kokoukseen vaaditaan ylempiä henkilöitä, kuten esim toimitusjohtaja (toimitusjohtaja, toimitusjohtaja, kaupunginjohtaja jne.) ja projektin suora johtaja.

Avainpelaajilta vaaditaan sananvaltaa suunnittelussa, mutta kaikki eivät ole kirjaimellisesti pöydässä.

Liian monta ihmistä huoneessa voi aiheuttaa stressiä, kaaosta ja hämmennystä. Jos sinulla on useita ihmisiä, jotka haluavat olla mukana tässä prosessissa, ota heidät mukaan esimerkiksi keräämällä työntekijöiden mielipiteitä kyselyjen avulla ja veloittaaksesi jotakuta kokouksessa sen varmistamiseksi, että nämä tiedot pääsevät pöytään ja että niitä pidetään osana prosessia.

Tehokkaan strategisen johtamiskokouksen järjestäminen (SMM-suunnitelma) 

Varmista, että strategisen johtamisen kokoukset ovat kiinnostavia ja tuottavia, aloita asianmukaisella suunnittelulla. Näillä vaiheilla

Kokouksen valmistelu

Muista noudattaa näitä ohjeita, kun suunnittelet tapaamista, jossa on 4 vaihetta:

• Varaa aika ja kerää tarvittavat tiedot/raportti

Suunnittele ja muista kutsua kaikki johtajat ja avainhenkilöt, jotka ovat pakollisia tähän kokoukseen. Varmista, että huoneessa olevat ihmiset voivat osallistua aktiivisesti kokoukseen.

Kerää samalla tarvittavat tiedot ja raportit, päivitä tilailmaisimet ja jopa kysymyksiä, joihin vastataan kokouksessa. Varmista, että lähetykset eivät ole liian lähellä kokouspäivää, jotta jokainen voi käydä läpi uusimmat tiedot ja kirjoittaa analyysin nousevista trendeistä tai ongelmista.

• Suunnittele Agenda -malli

Esityslista auttaa sinua ja osallistujia pysymään raiteilla. Kokouksen esityslistan ideat varmistavat vastaukset kysymyksiin:

• Miksi meillä on tämä kokous?
• Mitä meidän on saatava aikaan, kun kokous on ohi?
• Mitkä ovat seuraavat askeleemme?

Muista, että a strategisen johdon kokouksen asialista voi olla kuin tavoitteiden, toimenpiteiden ja aloitteiden tarkastelu, strategian validointi ja nykyisen strategisen suunnan ja projektien jatkaminen.

Tässä esimerkki agendasta:

1. 9.00 - 9.30: Yleiskatsaus kokouksen tarkoitukseen
2. 9.30–11.00: Arvioi koko prosessi uudelleen
3. 1.00–3.00: Osasto- ja johtajapäivitykset
4. 3.00–4.00: Avoimet ongelmat
5. 4.00–5.00: Ratkaisut annettu
6. 5.00–6.00: Toimintasuunnitelma
7. 6.00–6.30: QnA-istunto
8. 6.30–7.00: Päätös

• Aseta perussäännöt

Voit asettaa säännöt kaikille valmistautumaan ennen kokousta.

Jos he esimerkiksi eivät voi osallistua, heidän on lähetettävä tilalle avustaja. 

Tai osallistujien on pidettävä järjestystä, kunnioitettava puhujaa, ei saa keskeyttää (jne.)

• Kuukausittain Kaikkien käsien tapaamiset

Kuten edellä mainittiin, strategisen johtamisen konferenssi on iso tapahtuma, joka järjestetään yleensä joka vuosineljännes. Joten jos haluat, että henkilökuntasi tutustuu tähän käytäntöön ja on mahdollisimman valmistautunut. Sinun on tarkistettava kokous ja järjestettävä kuukausittaisia ​​kokouksia, jotta henkilökunta voi ilmoittaa uusista ilmoituksista, jotka eivät sovellu sähköpostiin, sekä asettaa yrityksen tavoitteet ja seurata edistymistä kohti olemassa olevia.

• Suorita projektin aloituskokous

Jos kaikkien käsien tapaaminen auttaa henkilöstöä tutustumaan ja valmistelemaan dataa strategista johtamista varten silloin projektin aloituskokous on ensimmäinen tapaaminen projektin tilaaneen asiakkaan ja sen toteuttavan yrityksen välillä. Tässä kokouksessa tarvitaan vain avaintoimijoita keskustelemaan hankkeen perusteista, tarkoituksesta ja tavoitteista.

Kokous

• Määritä kokouksen tarkoitus ja halutut tulokset

Strateginen suunnittelukokous voi mennä täysin pieleen, jos se pidetään ilman, että kaikille määritellään tavoitteita ja vaativia tuloksia. Siksi ensimmäinen askel on määritellä kokoukselle selkeä, konkreettinen tavoite.

Muutamia esimerkkejä selkeistä tavoitteista:

• Strategia sosiaalisessa mediassa tavoittaa nuorempi yleisö. 
• Suunnitelma uuden tuotteen, uuden ominaisuuden kehittämiseksi.

Voit myös asettaa tiettyjä strategisen johdon kokousaiheita osaksi tavoitteitasi, kuten liiketoiminnan kasvua toisella vuosipuoliskolla.

Ole mahdollisimman tarkka tavoitteesi kanssa. Näin kaikkien on helpompi jatkaa työskentelyä ja tehdä oikeita päätöksiä.

• Rikkoa jää 

Kahden pandemian jälkeisen työskentelytavan muuttuessa yritysten on aina oltava valmiina virtuaalisiin kokouksiin ja perinteisiin tapaamisiin yhdistettynä. Ihmiset, jotka kommunikoivat tietokoneen näytöllä muiden istuessa toimistossa, saavat työtoverisi joskus tuntemaan olonsa vähemmän innostuneeksi ja irti.

Siksi tarvitset a joukkueen tapaaminen jäänmurtajien kanssa ja sidostoiminta kokouksen alussa ilmapiirin lämmittämiseksi.

• Tee kokouksesta interaktiivinen

Jotta tiimisi panostetaan täysin strategiaistuntoon, vaaditaan todellisen interaktiivisuuden edistämistä. Erillisten esitysten sijaan kokeile jakaa niitä osiin, joissa eri osastot voivat pohtia ratkaisuja viimeaikaisiin esteisiin.

Määritä jokaiselle ryhmälle yrityksesi kohtaama haaste. Anna sitten heidän luovuutensa valloilleen - joko läpi tiiminrakennuspelejä, pikakyselyjä tai harkittuja keskustelukysymyksiä. Tämä näkökulmien jakaminen alemman paineen muodossa voi herättää odottamattomia oivalluksia.

Kun kokoat uudelleen, pyydä jäsenneltyä mutta avointa palautetta jokaisesta purkautumisesta. Muistuta kaikkia, että tässä vaiheessa ei ole "vääriä" ideoita. Tavoitteesi on ymmärtää kaikki näkökulmat, jotta voit lopulta yhdessä voittaa esteet.

• Tunnista mahdolliset haasteet

Mitä tapahtuu, jos kokous ylittää varatun ajan? Entä jos johtoryhmän on oltava poissa muiden odottamattomien ongelmien ratkaisemiseksi? Jos kaikki syyttävät muita eivätkä saa haluttuja tuloksia?

Ole hyvä ja luettele kaikki mahdolliset riskit ratkaisuineen valmistautuaksesi hyvin!

Harkitse esimerkiksi ajastimen käyttöä tietyille esityslistan kohdille tai esityksille. 

• Käytä online -työkaluja 

Kuvien ja työkalujen käyttö on välttämätöntä tänään kokouksessa, jos haluat viestiä ideoista helposti ja nopeasti. Raportit ja tilastot esitetään myös visuaalisesti ja ovat helposti ymmärrettäviä näiden työkalujen ansiosta. Se myös rohkaisee ihmisiä antamaan palautetta ja auttaa sinua tekemään nopeita päätöksiä saamalla reaaliaikaista palautetta. Löydät ilmaisia ​​työkaluja ja mallien tarjoajia, kuten AhaSlide, Miro ja Google Slide.

Esimerkiksi Käytä Interaktiiviset esityksetja työkaluja, kuten gallupit ja kyselyt luovien ideoiden luomiseen ja niiden näyttämiseen reaaliajassa.

• Päätös kaupungintalon kokouksen muotoon 

Päätetään kokous Q&A-istuntoon Toma Hall Meeting -muoto.

Osallistujat voivat esittää haluamiaan kysymyksiä ja saada välittömiä vastauksia johtajilta. Se osoittaa, että johtajat eivät ole vain kasvottomia päättäjiä, vaan ajattelevia ajattelijoita, jotka eivät vain aseta yrityksen etuja etusijalle, vaan myös ajattelevat työntekijöidensä etuja.

• Vinkkejä strategisen johtamiskokouksen järjestämiseen

Yllä olevien vaiheiden lisäksi tässä on muutamia pieniä huomautuksia, jotka auttavat sinua organisoimaan strategisen suunnitteluistunnon paremmin:

• Varmista, että kaikki osallistuvat keskusteluun.
• Varmista, että kaikki kuuntelevat aktiivisesti.
• Varmista, että jokainen soveltaa ryhmätyötaitojaan.
• Pyri rajaamaan vaihtoehtoja mahdollisimman vähän.
• Älä pelkää vaatia äänestystä nähdäksesi mielipiteiden ja yksimielisyyden tason.
• Ole luova! Strateginen suunnittelu on aikaa tutkia luovuutta ja nähdä koko tiimin reaktioita ja ratkaisuja tilanteisiin.

Yhteenvetona

Onnistunut strategisen johtamiskokouksen järjestäminen. Sinun on valmisteltava hyvin jokainen askel ihmisistä, asiakirjoista, tiedoista ja työkaluista. Esitä esityslista ja pysy siinä, jotta osallistujat tietävät, mitä he aikovat tehdä ja mitä tehtäviä heille annetaan. 

AhaSlide toivoo saavansa kaikki vastaukset kysymyksiisi strategisen suunnitteluistunnon johtamisesta. Toivottavasti pidät tässä artikkelissa kuvatuista vinkeistä ja aputekniikoista, joiden avulla voit pitää strategisen johtamisen kokoukset ja ryhmätoiminnot aktiivisina ja tuottavina joko offline-tilassa tai online-tilassa.

Usein kysytyt kysymykset

Tunnisteet: Liiketapaaminen

Jaa: