Gantt-kaaviot näyttävät joltain projektinhallinnan salaiselta koodilta, jonka vain ammattilaiset ymmärtävät.
Mutta älä pelkää - ne ovat itse asiassa melko yksinkertaisia, kun purat niiden toimintatavat.
Selitämme kaiken ja vastaamme kysymyksiisi Gantt-kaaviosta sen tehokkaaseen käyttöön projektissasi.
| Mikä on Gantt-kaavio Excelissä? | Gantt-kaavio Excelissä on eräänlainen pylväskaavio, jonka avulla voit visualisoida projektin aikajanan. |
| Miksi he kutsuvat sitä Gantt-kaavioksi? | Gantt-kaavio on nimetty Henry Ganttin mukaan, joka suositteli sitä vuosina 1910–1915. |
| Miksi Gantt-kaavion käyttö on hyvä? | Gantt-kaavion avulla voit tarkastella kokonaisuutta, järjestää tehtävät tehokkaasti ja pitää kaikki oikeilla jäljillä. |
Sisällysluettelo
- Mikä Gantt-kaavio on
- Mihin Gantt-kaaviota käytetään?
- Miltä Gantt-kaavio näyttää?
- Mitä yhteistä on Gantt- ja Pert-kaavioilla?
- Kuinka tehdä Gantt-kaavio
- Gantt-kaavio-ohjelmisto
- Mitä ovat esimerkkejä Gantt-kaaviosta?
- Takeaways
- Usein kysytyt kysymykset
Mikä Gantt-kaavio on
Gantt-kaavio on pohjimmiltaan kaavio, joka esittää projektin aikajanan.
Se näyttää kunkin tehtävän aloitus- ja päättymispäivät sekä tehtävien väliset riippuvuudet varmistaakseen, että kaikki tehdään oikeassa järjestyksessä. Helppo ja yksinkertainen.
Gantt-kaavioissa on muutamia keskeisiä osia:
- Tehtäväluettelo: Jokainen projektisi tehtävä saa oman rivinsä kaavioon.
- Aikajana: Kaaviossa on vaaka-akseli, joka merkitsee ajanjaksoja - yleensä päiviä, viikkoja tai kuukausia.
- Aloitus- ja lopetuspäivät: Jokainen tehtävä saa aikajanalla palkin, joka näyttää sen alkamis- ja päättymispäivät.
- Riippuvuudet: Yhteydet osoittavat, onko yksi tehtävä suoritettava ennen kuin toinen voi alkaa.
Ota organisaatiosi mukaan
Aloita merkityksellisiä keskusteluja, hanki hyödyllistä palautetta ja kouluta tiimiäsi. Rekisteröidy ottaaksesi ilmaiseksi AhaSlides sapluuna
🚀 Nappaa ilmainen tietovisa☁️
Mihin Gantt-kaaviota käytetään?
On muutamia syitä, miksi Gantt-kaavion käyttö on hyvä projektinhallinnassa:
• Se tarjoaa selkeän visuaalisen esityksen projektin aikajanasta. Tehtävien, kestojen, riippuvuuksien ja virstanpylväiden näkeminen visuaalisesti helpottaa koko aikataulun ymmärtämistä yhdellä silmäyksellä.
• Se auttaa tunnistamaan aikatauluongelmat varhaisessa vaiheessa. Gantt-kaavion avulla voit havaita mahdollisia pullonkauloja, kriittisten tehtävien päällekkäisyyttä tai aikajanalla olevia aukkoja, jotka voivat aiheuttaa viiveitä. Tämän jälkeen voit tehdä säätöjä ongelmien välttämiseksi.
• Se auttaa tiedottamaan aikataulusta sidosryhmille. Jakamalla Gantt-kaavion annat tiimikavereille ja asiakkaille yksinkertaisen tavan nähdä aikajana, tehtävien omistajat, riippuvuudet ja suunnitellut virstanpylväät. Tämä edistää avoimuutta ja vastuullisuutta.
• Se tekee edistymisen seurannan selväksi. Kun päivität Gantt-kaavion näyttämään valmiit tehtävät, keskeneräiset tehtävät ja mahdolliset muutokset, kaavio tarjoaa sinulle ja muille tiimin jäsenille yhden silmäyksen projektin tilasta.
• Se auttaa hallitsemaan resursseja tehokkaasti. Kun resurssiriippuvaiset tehtävät asetetaan visuaalisesti, voit optimoida ihmisten, laitteiden ja muun omaisuuden käytön koko aikajanalla.
• Se mahdollistaa mitä jos -skenaarioiden suunnittelun. Muutamalla Gantt-kaavion tehtävien kestoja, riippuvuuksia ja sarjoja voit mallintaa erilaisia skenaarioita parhaan projektisuunnitelman määrittämiseksi ennen sen toteuttamista.
Miltä Gantt-kaavio näyttää?
Gantt-kaavio piirtää tehtävät visuaalisesti aikajanalle. Se sisältää tyypillisesti:
• Luettelo tehtävistä vasemmalla pystyakselilla. Jokainen tehtävä saa oman rivinsä.
• Vaakasuuntainen aika-asteikko alareunassa, joka näyttää tyypillisesti päiviä, viikkoja tai kuukausia.
• Jokaiselle tehtävälle palkki, joka ulottuu sen suunnitellusta aloituspäivästä lopetuspäivään. Palkin pituus ilmaisee tehtävän suunnitellun keston.
• Tehtävien väliset riippuvuudet näytetään tehtäviä yhdistävillä viivoilla tai nuolilla. Tämä näyttää, mitkä tehtävät on suoritettava ennen kuin muut voivat aloittaa.
• Virstanpylväät on merkitty pystysuuntaisilla viivoilla tai kuvakkeilla tiettyinä päivinä. Ne merkitsevät tärkeitä tarkistuspisteitä tai eräpäiviä.
• Kullekin tehtävälle määritetyt resurssit voidaan näyttää tehtäväpalkissa tai erillisessä sarakkeessa.
• Todellinen edistyminen osoitetaan joskus tiivistämällä, varjostuksella tai värikoodauksella tehtyä työtä edustavissa tehtäväpalkeissa.
Mitä yhteistä on Gantt- ja Pert-kaavioilla?
Gantt- ja PERT-kaaviot molemmat:
• Ovatko projektin aikataulutus- ja hallintatyökaluja.
• Esitä visuaalisesti projektin aikajana, jossa on tehtäviä, virstanpylväitä ja kestoja.
• Auta tunnistamaan riskit, riippuvuudet ja mahdolliset ongelmat projektisuunnitelmassa.
• Voidaan päivittää vastaamaan tehtävän edistymistä ja aikataulun muutoksia.
• Auttaa allokoimaan ja seuraamaan resurssien käyttöä.
• Helpottaa projektin tilan ja suorituskyvyn seurantaa.
• Paranna viestintää tarjoamalla selkeä visuaalinen esitys projektin aikajanasta ja tilasta.
Tärkeimmät erot Gantt- ja PERT-kaavioiden välillä ovat:
Gantt-kaaviot:
• Näytä kunkin tehtävän suunniteltu aloitus- ja lopetuspäivämäärä.
• Keskity enemmän tehtävien aikataulutukseen ja ajoitukseen.
• Käytä yksinkertaista pylväskaaviomuotoa.
PERT-kaaviot:
• Laske tehtävän odotettu kesto optimististen, pessimististen ja todennäköisimpien arvioiden perusteella.
• Keskity enemmän logiikkaverkkoon, joka määrittää tehtävien järjestyksen.
• Käytä solmu- ja nuolikaaviomuotoa, joka näyttää tehtävien väliset riippuvuudet ja logiikan.
Yhteenvetona voidaan todeta, että sekä Gantt- että PERT-kaavioiden tarkoituksena on mallintaa ja visualisoida projektin aikataulu. Ne auttavat suunnittelussa, edistymisen seurannassa ja viestinnässä. Mutta Gantt-kaaviot keskittyvät enemmän tehtävien aikajanaan ja ajoitukseen, kun taas PERT-kaaviot keskittyvät enemmän logiikkaan ja tehtävien välisiin riippuvuuksiin odotettujen kestojen määrittämiseksi.
Kuinka tehdä Gantt-kaavio
Gantt-kaavion luominen laskentataulukkoon mahdollistaa helpon seurannan, päivityksen ja "mitä jos" -skenaarioiden suunnittelun projektin edetessä.
Tässä on vaiheet Gantt-peruskaavion tekemiseen projektinhallinnassa:
#1 - Luettele kaikki tehtävät, joita tarvitaan projektisi loppuun saattamiseen. Jaa suuremmat tehtävät pienempiin, paremmin hallittaviin alitehtäviin.
#2 - Arvioi kunkin tehtävän kesto projektillesi sopivissa aikayksiköissä (päivät, viikot, kuukaudet jne.). Harkitse tehtävien välisiä riippuvuuksia.
#3 - Määritä omistajat ja/tai resurssit jokaiselle tehtävälle. Tunnista kaikki jaetut resurssit, joilla on ristiriitaisia tehtäväriippuvuuksia.
#4 - Määritä projektisi aloitus- ja eräpäivä. Laske tehtävän aloituspäivät riippuvuuksien perusteella.
#5 - Luo taulukko tai taulukkolaskentaohjelma sarakkeilla:
- Tehtävän nimi
- Tehtävän kesto
- Aloituspäivämäärä
- Loppupäivämäärä
- Määrätty resurssi(t).
- % valmiita (valinnainen)
- Tehtävien riippuvuudet (valinnainen)
#6 - Piirrä tehtävät aikajanallesi palkkeilla, jotka ulottuvat alusta loppuun.
#7 - Lisää visuaalisia esityksiä tehtävien välisistä riippuvuuksista käyttämällä nuolia tai viivoja.
#8 - Merkitse tärkeät virstanpylväät aikajanallesi käyttämällä kuvakkeita, varjostuksia tai pystyviivoja.
#9 - Päivitä Gantt-kaavio ajoittain, kun tehtäviä on suoritettu, kestot muuttuvat tai riippuvuudet muuttuvat. Säädä tehtäväpalkkeja ja riippuvuuksia tarpeen mukaan.
#10 - Lisää valmistumis- tai edistymissarake ja täytä se ajan mittaan, jotta näet projektin tilan yhdellä silmäyksellä.
#11 - Käytä visuaalista aikajanaa aikatauluongelmien, resurssiristiriitojen tai riskien tunnistamiseen, jotka voivat aiheuttaa viiveitä. Tee muutoksia parantaaksesi projektisuunnitelmaasi ennakoivasti.
Gantt-kaavio-ohjelmisto
Markkinoilla on niin paljon vaihtoehtoja, joten nämä kiinnittävät huomiomme monipuolisista ominaisuuksistaan ja mutkattomasta käyttöliittymästään. Kaikki lähes eläkkeellä olevasta pomosi uuteen harjoittelijaan voivat nähdä, luoda ja seurata Gantt-kaaviota helposti.
#1 - Microsoft Project
• Täysin varusteltu projektinhallintasovellus.
• Helpottaa taulukoiden luomista ja muokkaamista tehtäviä, resursseja, tehtäviä ja kalenteripäiviä varten.
• Luo automaattisesti Gantt-kaavion taulukkotietojen perusteella.
• Mahdollistaa kriittisen polun, määräajat, resurssien tasoituksen ja muut edistyneet ominaisuudet.
• Integroituu Exceliin, Outlookiin ja SharePointiin projektiyhteistyötä varten.
• Edellyttää kuukausi- tai vuositilauksen ostamista.
#2 - Microsoft Excel
• Helppo syöttää tehtävän tiedot taulukkoon ja luoda siitä kaavio.
• Paljon ilmaisia tai edullisia Gantt-kaavion lisäosia, joissa on enemmän malleja ja ominaisuuksia.
• Useimmille ihmisille tuttu käyttöliittymä.
• Rajoitetut projektinhallintaominaisuudet kuin Gantt-kartoitus.
#3 - Gantt-projekti
• Avoimen lähdekoodin projektinhallintasovellus, joka on suunniteltu erityisesti Gantt-kaavioita varten.
• Sisältää ominaisuuksia tehtävien kuvaamiseen, resurssien osoittamiseen, edistymisen seurantaan ja raporttien luomiseen.
• Mahdollistaa tehtävien, tehtävien riippuvuuksien toistamisen ja kriittisen polun laskemisen.
• Joillekin käyttöliittymä voi olla vähemmän intuitiivinen.
• Puuttuu integrointi muihin ohjelmistoihin ja yhteistyöominaisuuksiin.
• Ilmainen ladata ja käyttää.
#4 - SmartDraw
• Sisältää ammattimaisesti suunniteltuja Gantt-kaaviomalleja.
• Sisältää ominaisuuksia automaattiseen aikajanan luomiseen, vedä ja pudota -muokkaukseen ja tehtävien riippuvuuksiin.
• Integroituu Microsoft Officen kanssa tiedostojen ja tietojen vaihtamista varten.
• Suhteellisen helppokäyttöinen käyttöliittymä.
• Edellyttää maksullista tilausta, mutta tarjoaa ilmaisen 30 päivän kokeilujakson.
#5 - Trello
• Kanban-tyylinen projektinhallintatyökalu.
• Lisää tehtäviä "korteiksi", joita voit vetää ja järjestää visuaalisesti aikajanalle.
• Tarkastele tehtäviä useilla aikahorisonteilla viikoista kuukausiin.
• Määritä korteille jäsenet ja eräpäivät.
• Perustason tehtävien välisten riippuvuuksien hallinnassa, resurssien ja omaisuuden käytön hallinnassa sekä edistymisen seuraamisessa kohti virstanpylväitä.
#6 - TeamGantt
• All-in-one-ratkaisu erityisesti koko elinkaaren projektien hallintaan.
• Automatisoi aikajanan suunnittelun ja optimoinnin.
• Voit määrittää tehtävien riippuvuuksia, mallintaa "mitä jos" -skenaarioita, määrittää ja tasoittaa resursseja useissa projekteissa ja seurata edistymistä virstanpylväitä vastaan.
• Mukana mallikirjasto ja analytiikkaraportit.
• Vaadi maksullinen tilaus.
#7 - Asana
• Tehtävienhallintaan keskittyvä projektinhallintasovellus.
• Puutteet: resurssienhallinta projekteissa, ansaitun arvon analyysi ja mitä jos -skenaarioiden suunnittelu.
• Ilmainen versio. Maksulliset tasot lisää ominaisuuksia varten.
Mitä ovat esimerkkejä Gantt-kaaviosta?
Gantt-kaavioita voidaan käyttää monissa tilanteissa. Tässä on joitain loistavia esimerkkejä:
• Projektiaikataulut: Gantt-kaavio voi näyttää visuaalisesti aikajanan kaikentyyppisille projekteille tehtävien, kestojen, riippuvuuksien ja virstanpylväiden kanssa. Tämä voi koskea rakennusprojekteja, tapahtumasuunnittelua, ohjelmistosuunnittelua, tutkimustutkimuksia jne.
• Valmistusaikataulut: Gantt-kaavioita käytetään usein valmistuksessa tuotantoajojen suunnitteluun, ja niissä näkyy kaikkien vaiheiden aikataulutus materiaalin hankinnasta kokoonpanoon pakkaamiseen ja toimitukseen.
• Resurssien allokointi: Gantt-kaaviot voivat auttaa optimoimaan resurssien, kuten ihmisten, laitteiden ja tilojen, allokoinnin useissa projekteissa ajan mittaan. Resurssien värikoodaustehtävät voivat tehdä tämän selväksi.
• Edistymisen seuranta: Käynnissä olevien projektien Gantt-kaavioita voidaan päivittää näyttämään suoritettujen tehtävien todelliset alkamis-/päättymispäivämäärät, keskeneräisten tehtävien lipsahdukset ja mahdolliset muutokset tai viivästykset. Tämä tarjoaa näkymän projektin tilasta.
• Mitä jos -skenaariot: Säätämällä tehtävien järjestyksiä, kestoja ja riippuvuuksia Gantt-kaaviosta projektipäälliköt voivat mallintaa vaihtoehtoja määrittääkseen tehokkaimman aikataulun ennen todellista käyttöönottoa.
• Viestintätyökalu: Gantt-kaavioiden jakaminen sidosryhmien kanssa tarjoaa visuaalisen yhteenvedon projektin virstanpylväistä, tehtävien omistajista ja suunnitelluista vs. todellisista aikatauluista, mikä parantaa yhdenmukaistamista ja vastuullisuutta.
Yleisesti ottaen Gantt-kaavioita voidaan soveltaa mihin tahansa skenaarioon, jossa tehtävien, riippuvuuksien ja aikajanojen visualisointi voi tarjota oivalluksia suunnitelmien optimointiin, resurssien allokoimiseen, edistymisen seurantaan ja tilan viestimiseen. Konkreettisia esimerkkejä on loputtomasti, ja niitä rajoittaa vain ihmisten luovuus ja selkeyden ja tehokkuuden tarve.
Takeaways
Gantt-kaaviot ovat niin tehokkaita, koska ne kääntävät monimutkaiset projektien aikajanat ja riippuvuudet yksinkertaiseksi visuaaliksi, joka on helppo ymmärtää, päivittää ja jakaa. Tärkeimmät hyödyt ovat parantuneessa aikataulutuksessa, viestinnässä, edistymisen seurannassa ja suunnittelussa, mikä tekee niistä projektipäälliköiden suosiossa.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi Gantt-kaaviot ovat niin hyviä?
Miksi Gantt-kaaviot ovat tehokkaita
- Visuaalinen aikajana – katso koko suunnitelma yhdellä silmäyksellä
- Ongelman varhainen havaitseminen – havaitse mahdolliset ongelmat visuaalisesti
- Viestintä – lisää selkeyttä ja vastuullisuutta
- Suunnittelu - riippuvuudet ja prioriteetit tulevat selväksi
- Edistymisen seuranta - päivitetty kaavio näyttää tilan
- Mitä jos -analyysi - mallivaihtoehdot
- Integrointi - työskentele projektinhallintaohjelmiston kanssa
Gantt-kaaviot kääntävät monimutkaiset aikajanat ja riippuvuudet yksinkertaisiksi visuaaleiksi, joita on helppo ymmärtää, päivittää ja jakaa.
Edut tulevat parannetusta aikataulutuksesta, viestinnästä, seurannasta ja suunnittelusta
Mitkä ovat Gantt-kaavion 4 osaa?
Gantt-kaavio vaatii 4 näkökohtaa: pylväät, sarakkeet, päivämäärät ja virstanpylväät.
Onko Gantt-kaavio aikajana?
Kyllä – Gantt-kaavio on pohjimmiltaan visuaalinen aikajanaesitys projektin aikataulusta, joka auttaa suunnittelussa, koordinoinnissa ja hallinnassa. Kaavio piirtää tehtävätiedot xy-akselille monimutkaisen ajoituksen, riippuvuuksien ja kestojen muuntamiseksi yksinkertaiseen, skannattavaan muotoon.
