Dernière vérification le 28 octobre 2026 par rapport aux sources mentionnées dans cet article.
Certaines formations de conformité sont effectivement annuelles. La norme de l'OSHA relative aux agents pathogènes transmissibles par le sang stipule que la formation doit être dispensée lors de l'affectation initiale et « au moins une fois par an par la suite » (29 CFR 1910.1030(g)(2)(ii)). De nombreuses autres formations ne sont pas annuelles, mais sont néanmoins dispensées chaque année par souci de simplicité. Lors de la planification de l'année de formation, il est pertinent de déterminer quelle règle fixe l'intervalle et laquelle relève de l'habitude.
Cet article classe les règles en trois groupes, les présente dans un tableau, liste les formations annuelles par rôle et propose un calendrier gratuit sur 12 mois. Chaque fréquence indiquée ci-dessous est extraite du texte officiel de l'organisme de réglementation, la citation figurant dans la même phrase. Il s'agit des règles fédérales américaines, ainsi que de deux exemples d'États. Votre État, la taille de votre entreprise et votre secteur d'activité peuvent influencer ces règles ; consultez donc l'organisme de réglementation compétent pour votre lieu de travail.
Ce que signifie réellement « annuel »
1. Obligatoire au moins une fois par an
- Formation sur les agents pathogènes transmissibles par le sang pour les employés exposés professionnellement, sous 29 CFR 1910.1030(g)(2)(ii).
- formation relative aux extincteurs, lorsque l'employeur fournit des extincteurs à l'usage des employés, conformément à la réglementation en vigueur 29 CFR 1910.157(g)(2): lors de l'embauche initiale et « au moins annuellement par la suite ».
- Formation à la prévention du harcèlement sexuel dans l'État de New York, qui Loi du travail 201-g dit qu'elle doit être remise à tous les employés « sur une base annuelle ».
- Formation aux programmes de conformité pour les organismes Medicare Advantage, qui 42 CFR 422.503(b)(4)(vi)(C) dit que cela doit se produire « au minimum une fois par an ».
2. Requis sur un autre cycle
- Formation sur le harcèlement sexuel en Californie : Code gouvernemental 12950.1 exige que les employeurs comptant cinq employés ou plus la fournissent « une fois tous les deux ans », après la première vague.
3. Requis uniquement à l'embauche, à l'affectation ou en cas de changement.
- Communication des risques, sous 29 CFR 1910.1200(h)(1): au moment de l'affectation initiale, et chaque fois qu'un nouveau risque chimique pour lequel les employés n'ont pas été formés est introduit.
- Formation sur la règle de confidentialité HIPAA, conformément à 45 CFR 164.530 (b): à chaque nouveau membre du personnel dans un délai raisonnable après son embauche, et à chaque membre dont les fonctions sont affectées par un changement important des politiques ou des procédures.
- Sensibilisation aux règles de sécurité HIPAA, conformément à la loi 45 CFR 164.308(a)(5)Un programme de sensibilisation et de formation à la sécurité destiné à tous les membres du personnel, y compris la direction, sans intervalle fixe. Son volet « rappels de sécurité » prévoit des mises à jour périodiques.
La loi HIPAA est un piège courant. De nombreux employeurs organisent des formations HIPAA chaque année, ce qui est une bonne pratique, mais le texte de la règle de confidentialité ne prévoit aucun intervalle annuel.
Tableau : règle, personnes concernées, fréquence
| Règle | Qui cela couvre | Combien de fois | Là où c'est écrit. |
|---|---|---|---|
| Agents pathogènes transmissibles par le sang | Employés exposés au travail | Lors de la mission initiale, puis « au moins une fois par an par la suite » | 29 CFR 1910.1030(g)(2) |
| Extincteurs d'incendie portatifs | Les employés pour lesquels l'employeur met des extincteurs à leur disposition. | Lors de l'embauche initiale et « au moins annuellement par la suite » | 29 CFR 1910.157(g) |
| Communication des dangers | Les employés qui manipulent des produits chimiques dangereux | Lors de l'affectation initiale et lors de l'introduction d'un nouveau risque chimique | 29 CFR 1910.1200(h) |
| Prévention du harcèlement sexuel (État de New York) | Tous les employés | Annuellement | Loi du travail de l'État de New York 201-g et la FAQ pour les employeurs de l'État |
| Prévention du harcèlement sexuel (Californie) | Employeurs comptant cinq employés ou plus : superviseurs (2 heures) et autres employés (1 heure) | Tous les deux ans ; pour les nouveaux employés dans les six mois suivant leur embauche ou leur promotion. | Code gouvernemental de Californie 12950.1 |
| Confidentialité HIPAA | Personnel de l'entité couverte | À l'embauche (délai raisonnable) et en cas de changement important | 45 CFR 164.530 (b) |
| Sécurité HIPAA | Personnel de l'entité concernée, y compris la direction | Un programme avec des mises à jour de sécurité périodiques ; pas d’intervalle fixe | 45 CFR 164.308(a)(5) |
| programme de conformité Medicare Advantage | Responsable de la conformité, employés, cadres supérieurs, gestionnaires, organe directeur | « Au minimum une fois par an », et dans le cadre de l'orientation | 42 CFR 422.503(b)(4)(vi)(C) |
L'OSHA ajoute un détail important pour la planification. Concernant les agents pathogènes transmissibles par le sang, La formation annuelle doit être dispensée dans l'année suivant la formation précédente.Ainsi, la date d'échéance d'une personne est ajustée en fonction de la date de sa dernière formation, et non en fonction du calendrier.
Cours annuels par rôle
Ci-dessous, chaque rôle présente les cours que les règles ou les bonnes pratiques incluent dans sa liste annuelle. Une règle est indiquée comme telle, et tout le reste est une pratique. Chaque rôle se termine par un Notre choix, le cours que nous ne manquerions jamais.
Tout le personnel
- Prévention du harcèlement. Annuel dans l'État de New York et tous les deux ans en Californie (voir tableau). Ailleurs, veuillez consulter la réglementation en vigueur dans votre État.
- Formation sur les extincteurs. Annuel lorsque l'employeur fournit des extincteurs à l'usage des employés.
- Mesures d'urgence et prévention des incendies. Il est conseillé de faire un bref tour des sorties et des alarmes chaque année.
- Rappel sur la cybersécurité et le phishing. Il s'agit de pratique, et non d'une règle mentionnée dans les sources ci-dessus, mais c'est la séance la moins chère de la liste.
Notre choix : la prévention du harcèlement. C'est celle qui a la plus grande portée et les règles étatiques les plus claires, et c'est là que la réaction d'un seul responsable compte le plus.
superviseurs
- Prévention du harcèlement pour les superviseurs. La Californie fixe à deux heures les heures de supervision, les nouveaux superviseurs étant formés dans les six mois suivant leur prise de fonction (voir tableau).
- Communication des risques pour leur zone. Obligatoire lors de l'affectation et en cas de nouveau danger, il faut donc la mettre à jour à chaque changement de tâche.
- Signalement et escalade. Exercice : comment recevoir une préoccupation et la transmettre le jour même.
Notre choix : le cours sur le harcèlement des supérieurs hiérarchiques. Les superviseurs sont le point de rencontre entre la politique et l'équipe, leur réunion a donc le plus de poids.
Personnel de santé
- Agents pathogènes transmissibles par le sang. Annuelle pour les employés exposés à un risque professionnel.
- Confidentialité HIPAA. À l'embauche et lors de tout changement important. De nombreux employeurs ajoutent une formation de recyclage annuelle par mesure de précaution.
- Sensibilisation à la sécurité HIPAA. Un programme avec des rappels périodiques.
- Programme de conformité Medicare Advantage. Annuel uniquement pour les organismes Medicare Advantage.
Notre choix : les agents pathogènes transmissibles par le sang. C'est celui de cette liste où le règlement lui-même stipule « au moins une fois par an ».
Entrepôt et installations
- Formation sur les extincteurs. Visite annuelle des extincteurs mis à la disposition des employés.
- Communication des dangers. Lors de l'affectation et lorsqu'un nouveau risque chimique est introduit.
- Plans d'intervention d'urgence. Règle : revoir le plan avec le personnel lors de l’affectation et à chaque modification (29 CFR 1910.38). Un exercice annuel constitue une pratique.
Notre choix : la communication sur les risques. Les produits chimiques évoluent discrètement, et la règle est déclenchée par l'apparition d'un nouveau danger, et non par une date.
Un calendrier gratuit de 12 mois
Répartir les sessions de recyclage tout au long de l'année permet d'éviter une « semaine de mise en conformité » que personne n'apprécie. Il convient d'adapter chaque date à la date de la dernière formation de la personne, afin de respecter les règles issues de cette formation.
| Mois | Session | Type |
|---|---|---|
| Janvier | Examinez les résultats de l'année dernière et établissez la liste de cette année. | Planification |
| Février | Rappel sur les agents pathogènes transmissibles par le sang | Règle : annuelle |
| Mars | Formation sur les extincteurs et exercices d'évacuation d'urgence | Règle : annuelle (extincteurs) |
| Avril | Prévention du harcèlement pour tout le personnel | Règle : cycle d'état |
| mai | Vérification de la communication des risques : de nouveaux produits chimiques ont-ils été identifiés ? | Règle : en cas de changement |
| Juin | Rappel sur la confidentialité et la sécurité des données HIPAA | Pratique (règle : à l’embauche et en cas de changement) |
| Juillet | prévention du harcèlement des superviseurs | Règle : cycle d'état |
| Août | Programme de conformité Medicare Advantage (le cas échéant) | Règle : annuelle |
| Septembre | Séance de rattrapage pour les nouveaux arrivants de cette année | Règle : à l'embauche |
| Octobre | sensibilisation à la cybersécurité | Pratiques |
| Novembre | Audit : qui est en retard, qui est à jour ? | Planification |
| Décembre | Planifiez l'année prochaine et archivez les documents. | Planification |
Pour le suivi, consultez notre guide sur comment suivre l'achèvement de la formation des employés couvre le côté disques, et ces exemples de listes de contrôle de formation vous fournir un modèle à copier.
Quels documents conserver
Aux yeux d'un inspecteur, une formation non vérifiable est considérée comme inexistante. Deux des règles mentionnées ci-dessus précisent les documents à conserver.
- Agents pathogènes transmissibles par le sang. L'OSHA indique que les dossiers de formation doivent inclure les dates des sessions, leur contenu ou un résumé, les noms et qualifications des formateurs, ainsi que les noms et fonctions de tous les participants. (29 CFR 1910.1030(h)(2)(i)), et doivent être conservés pendant 3 ans à compter de la date de la formation (1910.1030(h)(2)(ii)).
- Confidentialité HIPAA. La règle exige que l'entité concernée document attestant que la formation a été dispensée (45 CFR 164.530(b)(2)(ii)), et de conserver la documentation requise pendant six ans à compter de la date de sa création ou de sa dernière date d'application, la plus tardive étant retenue (164.530(j)(2)).
- Tout le reste. Utilisez la liste des risques de transmission par le sang comme modèle : date, sujet, formateur et participant. C’est gratuit et cela permet de répondre à la plupart des questions a posteriori.
Façons d'organiser une session de remise à niveau annuelle avec AhaSlides
Un quiz en direct de 10 minutes est un bon exercice de révision annuel, car il permet de voir qui a besoin de plus d'aide sans avoir recours à un long exposé.
- Choisissez votre réponse : une question par règle. Par exemple, demandez : « À quelle fréquence la formation sur les agents pathogènes transmissibles par le sang doit-elle être dispensée ? » Indiquez la réponse et la réglementation qui la sous-tend.
- Nuage de mots : « Le cours que tout le monde redoute ». Le mot le plus important vous indique quelle session repenser en premier.
- Échelle d'évaluation : « Dans quelle mesure la formation de l'année dernière a-t-elle été utile ? » Demandez les chiffres de 1 à 5 et comparez-les d'une année sur l'autre.
- Question ouverte : « Sujets à ajouter ». Recueillez les demandes de manière anonyme et utilisez-les pour planifier la liste de l'année prochaine.
Foire aux questions
Quelles formations de conformité sont requises chaque année ?
La formation sur les agents pathogènes transmissibles par le sang et, lorsque les employés utilisent des extincteurs, la formation à leur utilisation doivent être annuelles selon l'OSHA. Certaines lois étatiques sur le harcèlement et les programmes Medicare Advantage sont également soumis à une obligation de formation annuelle. Veuillez vérifier la périodicité de chaque réglementation.
La formation HIPAA est-elle obligatoire chaque année ?
La réglementation ne prévoit pas d'intervalle fixe. Elle exige une formation à l'embauche et lors de modifications importantes des politiques, bien que de nombreux employeurs la dispensent annuellement.
À quelle fréquence les formations sur le harcèlement sont-elles requises ?
Cela dépend de l'État. La Californie l'exige tous les deux ans, et l'État de New York l'exige annuellement.
Comment puis-je suivre les formations annuelles de conformité ?
Conservez une fiche par personne indiquant la date de chaque séance et appliquez la règle de la date limite pour chaque cours. Notre guide suivi de la fin de la formation montre montre.
Par où commencer
Commencez par le tableau : cochez les lignes qui vous concernent et réservez la première session dans le calendrier. Si vous n’organisez qu’une seule session ce trimestre, choisissez-la comme formation à la prévention du harcèlement pour l’ensemble du personnel.
Ce message contient des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Pour toute décision concernant votre lieu de travail, veuillez consulter un avocat spécialisé en droit du travail ou l'autorité compétente.
