Dernière vérification le 30 octobre 2026 par rapport aux sources mentionnées dans cet article.
Un nouvel employé présente son permis de conduire et sa carte de sécurité sociale. Le responsable de l'intégration, soucieux d'être exhaustif, demande également un passeport. Cette demande supplémentaire peut constituer une infraction à la loi fédérale si elle est motivée par la citoyenneté, le statut d'immigration ou l'origine nationale. Selon le barème des sanctions en vigueur du ministère de la Justice, une infraction relative au formulaire I-9 entraîne des frais. 288 $ à 2,861 $ par personneUne pratique documentaire abusive coûte entre 236 et 2 364 dollars par personne lésée. Les erreurs de formulaire et les demandes excessives engendrent également des frais.
La formation relative au formulaire I-9, ou formation de conformité I-9, doit couvrir les deux aspects. Cet article propose 6 formations prêtes à l'emploi, réparties en 3 groupes, détaillant les points à corriger et leur mise en œuvre. Chaque groupe se termine par un Notre choixLes points juridiques décrits ici portent sur les règles fédérales américaines ; il faut donc considérer ce document comme un programme de cours et non comme une décision de justice.
Aperçu des 6 cours
| Cours | Ce qu'il couvre | longueur du câble | Une règle fédérale derrière tout ça ? |
|---|---|---|---|
| Citoyenneté, statut d'immigration et pratiques équitables concernant le formulaire I-9 (États-Unis) | Pratiques équitables en matière de documents et de citoyenneté lors de la vérification | 45 min | Oui (règle fédérale américaine) |
| Recrutement, entretiens et transparence salariale dans le secteur juridique | Étapes légales d'embauche, y compris le calendrier et la documentation du formulaire I-9 | 45 min | Oui (règles fédérales américaines sur la discrimination ; la transparence salariale varie selon les États) |
| Discrimination et égalité des chances en matière d'emploi | Lois fédérales sur l'égalité des chances en matière d'emploi, caractéristiques protégées, détection de la discrimination | 45 min | Oui (règle fédérale américaine) |
| Prévenir les représailles | Ne jamais punir quiconque exprime une préoccupation | 40 min | Oui (règle fédérale américaine) |
| Code de conduite | L'honnêteté, les zones d'ombre et la prise de parole | 35 min | Non |
| Classification et traitement des données | Étiquetage, stockage, partage et suppression des données par niveau | 25 min | Non |
La loi fixe les règles de vérification et de traitement des travailleurs. Elle n'impose aucune formation.
Remplir le formulaire I-9 de manière juste et précise
Citoyenneté, statut d'immigration et pratiques équitables concernant le formulaire I-9 (États-Unis)
Le ministère de la Justice indique que les employeurs de toute taille ne doit pas exiger plus de documents ou des documents différents de ceux nécessairesExiger des documents spécifiques ou refuser des documents d'apparence authentique en raison de la citoyenneté, du statut d'immigration ou de l'origine nationale d'un travailleur. La formation est axée sur ces règles et les protections liées au statut de citoyenneté qu'elles sous-tendent. Les personnes chargées du traitement des formulaires I-9 en ont plus que jamais besoin, car elles sont en première ligne lors de la réception des documents. Avant et après la formation, proposez un quiz à choix multiples : un nouvel employé présente un document de la liste B et un document de la liste C. Quelle est la prochaine étape ?
Recrutement, entretiens et transparence salariale dans le secteur juridique
Ce cours établit un lien entre les étapes d'embauche et la vérification qui suit une offre d'emploi. Sa cinquième leçon aborde les offres d'emploi, les vérifications d'antécédents, le calendrier et la documentation relatifs au formulaire I-9. Le respect des délais est crucial : les listes de l'USCIS sont mises à jour régulièrement. ne pas avoir terminé la section 2 avant le troisième jour ouvrable Il s'agit d'une erreur fréquente des employeurs de traiter les documents administratifs après l'embauche. Les responsables du recrutement qui connaissent le calendrier des embauches peuvent préparer les documents avant le premier jour. Un exemple concret : une offre est envoyée le jeudi et le nouvel employé commence le lundi. Quand faut-il remplir l'article 2 ?
Notre choix : Citoyenneté, statut d'immigration et pratiques équitables concernant le formulaire I-9 (États-Unis). Elle cible l'erreur que commettent le plus facilement les processeurs bien intentionnés : demander plus que ce que la loi autorise.
Égalité de traitement et représailles
Discrimination et égalité des chances en matière d'emploi
Demander trop de documents constitue souvent également un problème de discrimination. Le ministère de la Justice indique que les employeurs comptant entre quatre et quatorze employés sont concernés. Il ne faut pas traiter les gens différemment en raison de leur origine nationale. En matière d'embauche, de licenciement ou de recrutement, et sachant que l'EEOC est compétente pour les employeurs de 15 salariés ou plus, cette formation présente les lois fédérales sur l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO), les caractéristiques qu'elles protègent et comment repérer les discriminations dans les décisions quotidiennes. Les responsables du traitement des dossiers en ont besoin, car l'habitude de vérifier plus attentivement certains nouveaux employés que d'autres est précisément cela. Lors d'un exercice de création de nuages de mots, posez la question suivante : « Qu'est-ce qui vous incite à examiner un document à deux fois ? »
Prévenir les représailles
Le ministère de la Justice indique que les employeurs de toute taille ne doit pas intimider, menacer, contraindre ni exercer de représailles. Ce cours aborde les mesures de représailles contre les personnes qui déposent une plainte auprès de la Section des droits des immigrants et des employés, coopèrent à une enquête ou s'opposent à des pratiques documentaires abusives. Il traite des activités protégées, de ce qui constitue des représailles et de la manière dont les gestionnaires distinguent les décisions justes des sanctions. Les employés qui contestent le traitement de leurs documents ne doivent pas en payer les frais. Scénario : un nouvel employé s'oppose à une demande de passeport. Que doivent faire le responsable du traitement et le gestionnaire ?
Notre choix : Discrimination et égalité des chances en matière d’emploi. Cela montre aux entreprises que le risque réside précisément dans le fait de « faire attention » à certaines personnes et pas à d'autres.
Conduire et sécuriser les dossiers
Code de conduite
Ce cours établit une norme claire en matière d'honnêteté, de zones grises et de communication. Les formulaires I-9 permettent de vérifier cette norme. L'USCIS indique que les corrections doivent être barrées, paraphées et datées, et que les employeurs doivent ne pas dissimuler les modifications apportées au formulaireCela pourrait en effet accroître votre responsabilité. Un responsable tenté de régulariser un formulaire en retard doit connaître la solution officielle. Exemple : un responsable vous demande d’antidater une signature de la section 2. Les apprenants votent sur la marche à suivre, puis consultent la réponse officielle.
Classification et traitement des données
Les dossiers contenant le formulaire I-9 comprennent les noms, dates de naissance, numéros de documents et souvent des copies des pièces d'identité. L'USCIS recommande aux employeurs de conserver les formulaires remplis et toutes les copies. afin que les informations personnelles ne tombent pas entre de mauvaises mains.Ce cours aborde l'étiquetage, le stockage, le partage et la destruction des données par niveau, ainsi que la procédure de signalement des erreurs de manipulation. Lors d'une épreuve à choix multiples, les apprenants doivent sélectionner, parmi quatre options, l'endroit sûr pour conserver les copies numérisées du formulaire I-9.
Notre choix : Classification et traitement des données. D'une durée de 25 minutes, c'est la formation la plus courte proposée ici, et elle protège l'un des fichiers les plus sensibles conservés par les RH.
Comment déployer le plan
Commencez par les quatre cours marqués « Oui » dans le tableau, car ils comportent un risque juridique. Une infraction administrative entraîne des frais. 288 $ à 2,861 $ par personneet une pratique documentaire injuste de 236 $ à 2 364 $ par personne, donc une courte séance est bon marché en comparaison.
- Avant que quiconque ne traite un formulaire I-9 : Des procédures I-9 équitables et un recrutement légal. L'ensemble de ces opérations prend environ 90 minutes.
- Au cours du premier trimestre : discrimination et égalité des chances en matière d'emploi, prévention des représailles et traitement des données.
- Chaque année : un questionnaire de révision sur les cours Yes, ainsi que sur le code de conduite et une auto-évaluation à l'aide de la liste des erreurs courantes de l'USCIS.
- Niveau de détail spécifique au rôle : Les utilisateurs d'E-Verify doivent également remplir Formation E-Verify; le site web d'E-Verify répertorie les sessions gratuites d'E-Verify et de formulaire I-9.
Ajoutez les règles de l'État où vous embauchez. Consultez le service des ressources humaines ou un avocat pour connaître les règles applicables.
Façons de dispenser ces cours sur AhaSlides
Vous pouvez créer n'importe lequel de ces cours à votre propre rythme avec AhaSlides Créateur de cours, animez-les sous forme de session de questions-réponses en direct, ou les deux, avec un questionnaire avant et après pour mesurer les changements.
- Choisissez la réponse : Présentez les documents du nouvel employé et demandez si le responsable du traitement des dossiers peut demander autre chose.
- Mot nuage: Demandez-vous : « Qu'est-ce qui vous incite à examiner un document à deux fois ? » Les mots les plus importants révèlent où s'insinue le biais.
- Échelle de notation: avant et après le cours équitable I-9, demandez « À quel point êtes-vous confiant de compléter la section 2 sans aide ? » de 1 à 5.
- Ouvert : Recueillir des questions anonymes sur des cas délicats, tels que des reçus ou des documents périmés, auxquelles les RH pourront répondre lors de la prochaine session.
Si vous formez également les managers qui font les offres, notre article sur Formation aux entretiens d'embauche pour les responsables du recrutement couvre les étapes précédant l'I-9.
QFP
De quelle formation les personnes chargées du traitement des formulaires I-9 ont-elles besoin ?
Ils ont besoin de connaître les règles du formulaire I-9, les bonnes pratiques en matière de documentation et la sécurité du traitement des dossiers. Les six formations mentionnées ci-dessus abordent ces trois points, ainsi que l'égalité de traitement et la question des représailles.
La formation I-9 est-elle obligatoire selon la loi ?
Aucune source fédérale citée dans cet article n'exige de formation. La réglementation impose de remplir le formulaire I-9 de manière exacte, rapide et équitable, et de nombreux employeurs proposent des formations pour s'y conformer.
Quelles sont les erreurs les plus fréquentes sur le formulaire I-9 ?
Les entrées, signatures et dates manquantes, ainsi que les retards de dépôt figurent parmi les problèmes signalés par l'USCIS. L'USCIS liste erreurs courantes Par exemple, un employé qui ne signe pas ou ne date pas la section 1, un employeur qui n'indique pas les détails du document, ou une section 2 non remplie au bout de trois jours ouvrables. Demander des documents spécifiques constitue un risque distinct de discrimination.
Qu'est-ce que E-Verify ?
E-Verify est un système en ligne géré par le gouvernement américain. compare les informations figurant sur le formulaire I-9 d'un employé auprès du Département de la Sécurité intérieure et de l'Administration de la sécurité sociale pour confirmer l'admissibilité à l'emploi.
Ce message contient des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Pour toute décision concernant votre lieu de travail, veuillez consulter un avocat spécialisé en droit du travail ou l'autorité compétente.
