Bienvenue dans le monde des réunions productives ! En tant que professionnels, nous savons tous à quel point les réunions sont importantes pour générer des résultats, prendre des décisions et rester sur la bonne voie. Cependant, tous ne sont pas de bonne qualité et sont préférés.
Souvent, lorsqu'on les interroge sur les réunions, de nombreuses personnes réagissent en secouant la tête ou en poussant des soupirs exaspérés en raison de leur inefficacité. Ils se retrouvent coincés dans des séances improductives qui épuisent leur énergie et leur temps. C'est pourquoi, aujourd'hui, nous allons apprendre comment faire une bonne réunion!
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Qu'est-ce qui fait une bonne réunion ?
Les réunions sont indéniablement un élément essentiel de toute entreprise ou organisation. Ils sont une plate-forme permettant aux individus de se réunir, d'échanger des idées, de prendre des décisions et de travailler vers un objectif commun.
Une bonne réunion est une réunion bien organisée, productive, qui permet d’obtenir les résultats souhaités et qui permet à tous les participants de se sentir entendus et valorisés.
Voici quelques facteurs qui créent une bonne réunion :
- Il a un objectif clair. Une bonne réunion commence par un ordre du jour clair indiquant son objectif, ainsi que les objectifs de la réunion et les résultats attendus, ce qui permet de maintenir la réunion sur la bonne voie et de garantir que tous les participants sont conscients de leurs tâches.
- Il favorise une communication efficace. Une bonne réunion nécessite une communication efficace. Tous les participants auront l'occasion d'exprimer leurs pensées et leurs idées, et la discussion doit être encouragée par une écoute active et un dialogue respectueux.
- Il a des résultats clairs et des actions de suivi. Sans cela, la réunion est improductive et inefficace car les participants seront incertains de leurs prochaines étapes. À partir de là, il est difficile d'apporter de l'efficacité à toute réunion de suivi.
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8 conseils pour passer une bonne réunion
Bien entendu, pour organiser une bonne réunion comme celle ci-dessus et ne pas faire perdre de temps et d’efforts aux participants, vous devez réfléchir à la préparation et au suivi avant, pendant et après la réunion. Prendre note de ces étapes garantira un résultat fluide et réussi.
Avant la réunion - Bonne réunion
1/ Définir l'objet et le type de réunion
Le but, les objectifs et le type de réunion doivent être définis et s'assurer qu'ils sont compris par tous les participants. Personne ne veut venir à une réunion pendant 10 minutes sans se rendre compte de sa responsabilité et de l'intérêt de la discussion ici. Certains types de réunions ne répondent qu'à des objectifs spécifiques, tels que
- Réunions décisionnelles. Ils sont menés lorsque des décisions et des actions sont nécessaires.
- Réunions de résolution de problèmes. Ils sont appelés à trouver une solution à un problème/une crise.
- Réunions de réflexion. Ils sont un endroit pour recueillir de nouvelles idées révolutionnaires avec les contributions des membres.
2/ Ayez un agenda
Assurez-vous d'avoir un programme de la réunion et envoyez-le avant la réunion à tous les participants, ce qui aidera les participants à comprendre le but, les objectifs et les résultats attendus de la réunion. Il sert également de guide pour les aider à rassembler de manière proactive les informations et documents nécessaires tels que des rapports, des données, des présentations ou d'autres documents pertinents.
3/ Établir les règles de base
Les règles de base sont des lignes directrices ou des normes convenues à l'avance par tous les participants et contribuent à créer un environnement de discussion productif et respectueux. Il peut s'agir d'encourager l'écoute active, de respecter la diversité, d'avoir un temps limité pour la discussion, etc.
Pendant la réunion - Bonne réunion
4/ Commencez par un jeu brise-glace
Commençant par un brise-glace créatif est un excellent moyen d'apaiser les tensions et de mettre tout le monde dans l'ambiance d'une réunion d'équipe. Briser les moments de silence gênants au début d'une réunion peut aider à donner le ton à une session productive et agréable.
Au lieu de vous fier à des éléments obsolètes, vous pouvez participer à des débats légers, à des conversations informelles ou à un quiz en direct qui peut être très amusant, créatif, compétitif et facilement créé en quelques minutes seulement. Alors pourquoi ne pas essayer quelque chose de nouveau ?
5/ Créer un espace de collaboration
Une réunion d'équipe est une occasion précieuse de discuter et de prendre des décisions en groupe. Au lieu d'essayer de trouver de nouvelles idées sur place, les membres de l'équipe doivent apporter leurs rapports, idées et perspectives préparés à la table. De cette façon, l'équipe peut travailler ensemble pour arriver à une décision finale réfléchie et judicieuse.
L'équipe pourrait alors envisager de mener une enquête en direct sur les idées discutées et de recueillir des commentaires en temps réel via sondages en direct avec des questions à choix multiples ou ouvertes de AhaSlides.
En utilisant un code QR ou un lien unique, les membres de l'équipe peuvent accéder instantanément et apporter leur contribution, et les résultats seront affichés directement à l'écran. Cela permet d'éviter de perdre du temps et garantit que toutes les idées sont capturées équitablement.
6/ Gardez votre équipe engagée
Ne donnez pas à vos participants la possibilité de se distraire en les gardant engagés pendant la réunion. Vous pouvez organiser une « table ronde en ligne » où chacun peut participer et contribuer. Avec des gens timides ? Ne t'inquiète pas. Anonyme Questions et réponses résoudra ce problème.
N’oubliez pas non plus de laisser une certaine place à la spontanéité. Parce qu’une réunion saine et active est un lieu idéal pour faire émerger de nouvelles solutions et innovations. Briser l'atmosphère lente et stressante en encourageant les participants à penser de manière créative avec mot nuage sera une activité intéressante et efficace. Essayez et voyez.
Après la réunion - Bonne réunion
7/ Terminez par des actions de suivi et des délais clairs
Pour conclure la session stratégique, assurez-vous que chaque participant sait clairement quelles sont les prochaines étapes.
Demandez aux départements de discuter :
- Quelles mesures démontreront leurs progrès ? Soyez précis afin que les progrès puissent être suivis.
- Quels partenaires interfonctionnels ont besoin de coordination pour réussir ? Une collaboration solide est essentielle.
- De quels types de mises à jour les réunions de suivi nécessiteront-elles ? Rapports? Des présentations ? Réfléchissez aux résultats à l’avance.
- Quand pouvons-nous espérer des résultats ou des informations préliminaires ? Fixez-vous des délais ambitieux mais réalisables pour maintenir le rythme.
8/ Ayez des comptes rendus de réunion
Toujours besoin de détails, approfondis, clairs et faciles à comprendre comptes rendus des réunions à envoyer aux participants, au conseil d'administration, aux hauts dirigeants et à ceux qui ne peuvent pas y assister. Ce ne sont pas seulement des documents, une base de contenu pour les prochaines réunions mais aussi une base juridique (en cas de besoin).
Faits marquants
Espérons que les conseils pour avoir une bonne réunion qui AhaSlides partagés ci-dessus ne sont pas trop compliqués. Gardez à l’esprit que les réunions productives sont celles dans lesquelles chacun se sent apprécié, entendu et encouragé à s’exprimer. La réunion doit produire un résultat défini et servir l’objectif visé. Après la réunion, chacun accepte son rôle et s'engage à suivre les plans discutés.
