Meilleure façon d'organiser des réunions d'introduction en 2023

Es-tu déjà allé à réunions de présentation réussies?

Si vous faites partie d'une nouvelle équipe interfonctionnelle au travail ou d'une nouvelle équipe de projet, il peut s'agir de quelqu'un d'autres départements ou d'autres entreprises avec qui vous n'auriez peut-être pas fermé ou travaillé auparavant, et vous voulez vous assurer que votre la volonté de s'engager et d'investir vos compétences et vos idées dans l'équipe, surtout si cette équipe est très performante. Ainsi, il est essentiel d'organiser une réunion pour rassembler de nouveaux coéquipiers.

Cependant, il n'y a pas de surprise si vous vous sentez un peu maladroit et nerveux puisque même les professionnels les plus expérimentés ont le trac lors d'une première rencontre avec une nouvelle équipe. Si vous êtes un leader et que vous craignez de ne pas organiser de réunions d'introduction à la productivité.

Cet article vous donnera une description complète, des exemples et un guide sur ce qui fait le succès des réunions d'introduction.

Dans cet article, vous apprendrez

• Qu'est-ce qu'une réunion d'introduction ?
• Quel est l'objectif de la réunion d'introduction ?
• Comment mettre en place une réunion de présentation efficace ?
• Des astuces pour organiser une réunion de présentation avec succès ?
• Les clés à emporter

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Qu'est-ce qu'une réunion d'introduction ?

Une réunion d'introduction ou d'introduction a à peu près la même signification lorsqu'il s'agit de l'introduction à l'équipe lorsque c'est la première fois que les membres de l'équipe et leurs dirigeants se rencontrent officiellement, pour déterminer si les personnes impliquées veulent construire une relation de travail et s'engager à l'équipe à l'avenir. Il vise à donner aux membres de l'équipe le temps de rester ensemble pour connaître les antécédents, les intérêts et les objectifs de chaque participant. Selon vos préférences et celles de votre équipe, vous pouvez organiser des réunions d'introduction formelles ou informelles.

L'ordre du jour d'une réunion d'introduction standard comprend :

• Présenter le but de la réunion
• Présentez les dirigeants et chaque membre
• Discutez des règlements de l'équipe, du travail, des avantages et des traitements…
• Il est temps de jouer à des jeux
• Mettre fin aux réunions et prendre des mesures de suivi

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Quel est l'objectif des réunions d'introduction ?

• Booster le travail d'équipe et la cohésion d'équipe

Le tout premier objectif des réunions d'introduction est d'amener des inconnus à des coéquipiers proches. Si vous ne vous êtes jamais vus auparavant et que vous en savez peu sur eux, il y aura un manque de cohésion et de connexion, ce qui peut affecter l'esprit d'équipe et la productivité. Lorsque les gens peuvent discuter et unifier les règles de l'équipe, les récompenses et les punitions appropriées, ou savoir que leurs dirigeants sont des personnes justes et fidèles, que leurs coéquipiers sont humbles, fiables, empathiques, et plus encore, la volonté de confiance et un environnement de travail positif seront construits parmi les équipe.

• Faire tomber les tensions et les maladresses

La productivité sera probablement diminuée si les employés travaillent dans un environnement de travail sous pression. Il n'est pas non plus bon que les employés effraient leur chef plutôt que de s'en inspirer. Les réunions d'introduction peuvent aider les nouvelles équipes à se sentir plus en confiance pour partager leurs idées et leurs opinions. Ils commencent également facilement à se faire des amis, à communiquer et à réduire la gêne pour une collaboration ultérieure. Par exemple, un membre de l'équipe n'hésite pas à s'exprimer et à demander de l'aide lorsqu'il n'est pas en mesure de respecter les délais.

• Aide à structurer et à aligner les normes et les pratiques

L'accent mis sur les règles et règlements est une partie importante des toutes premières réunions d'introduction. Le fait de ne pas le rendre clair, juste et simple au début du travail d'équipe peut entraîner des conflits d'équipe et une mauvaise communication. Au contraire, si vous pouvez faire en sorte que l'équipe suive les normes et pratiques, il y aura une efficacité des ressources en raison de l'efficacité et de l'efficience d'une équipe, tout en améliorant la satisfaction au travail parmi les membres de l'équipe qui font partie d'une équipe cohérente.

Comment mettre en place une réunion de présentation efficace ?

Les réunions d'introduction peuvent suivre le processus de planification de réunion standard avec les 5 P : objectif, planification, préparation, participation et progrès. En fonction de votre limite de temps, du nombre de participants, de l'expérience de votre équipe et des ressources dont vous disposez, vous pouvez organiser des réunions d'introduction formelles ou informelles. La première impression est importante. Plus les membres de votre équipe apprécieront le respect et la confiance lorsque vous montrez des réunions organisées et prévenantes.

• Objectif

Il s'agit de fixer des objectifs pour les réunions. Soyez clair et concis lorsque vous énumérez les objectifs des réunions afin de pouvoir facilement recentrer tout le monde si un participant est distrait par des activités sans rapport. Vous pouvez envisager de structurer les objectifs en organisant une pyramide d'objectifs qui décrit chaque ensemble d'objectifs à différents niveaux.

• PRÉPRODUCTION

La première chose que les nouveaux chefs d'équipe doivent faire est de planifier les détails ou d'élaborer un ordre du jour. Lorsque vous avez quelque chose à vous référer, essayer de vous souvenir de tout par vous-même soulage le stress. Vous pouvez créer un modèle à l'aide d'un diaporama via PowerPoint ou modèles personnalisables en ligne ou des cartes aide-mémoire manuscrites.

• Préparation

Cette partie implique certaines activités telles que la préparation du script d'introduction à la réunion et la révision de l'ordre du jour avant de commencer une réunion officielle. Il vous sera plus facile de parler de toutes les informations clés et de vous concentrer sur l'ordre du jour avec l'aide de notes de conférencier ou d'un script lorsque vous perdez soudainement la tête.

• Participation

N'oubliez pas d'encourager les nouveaux membres à poser des questions et à participer à des activités interactives pendant les réunions. Si d'autres semblent si hésitants, demandez-leur leur avis. Assurez-vous que tous les membres de l'équipe ont la possibilité de s'exprimer et pas seulement de se concentrer sur les membres extravertis. Vous pouvez héberger un sondage en direct afin que certains introvertis puissent partager directement leurs opinions.

• Progrès

Vous devez conclure votre réunion avec un résumé et informer des actions pour les prochaines étapes. Et, le suivi après une réunion est un élément crucial, vous pouvez envisager de prendre une décision finale et de la documenter.

Conseils pour organiser une réunion d'introduction avec succès ?

• Commencez une introduction par "nous"

L'équipe travaille sur la collaboration entre les membres de l'équipe pour atteindre des objectifs communs et non pour montrer des talents personnels. Par conséquent, il est important d'insister sur le sens de la culture du "nous". Essayez d'utiliser autant que possible "nous : plutôt que "je" dans vos diapositives d'introduction et dans l'ensemble des réunions, à l'exception de l'introduction personnelle. Cela encourage finalement l'équipe à collaborer plus efficacement car ils comprennent qu'ils partagent une vision cohérente et se consacrent davantage à travailler pour l'équipe plutôt que pour eux-mêmes.

• Divertissez vos coéquipiers

Comment lancer les réunions d'introduction de la manière la plus excitante ? Comme tous les membres sont nouveaux les uns pour les autres, en tant qu'hôte, vous pouvez envisager de commencer par quelques brise-glace rapides. Vous pouvez également mettre en place 2 à 3 jeux et quiz, et des sessions de brainstorming pour laisser aux autres le temps de partager leur personnalité, leurs talents et leur réflexion ; communiquer et travailler avec les autres pour améliorer la cohésion d'équipe et la culture et la connexion en milieu de travail. Par exemple, vous pouvez essayer des jeux comme Cercle d'appréciation, Chasses au trésor, Préférez-vous…

• La gestion du temps

Habituellement, les réunions très productives peuvent durer de 15 à 45 minutes, en particulier les réunions d'introduction, qui doivent être contrôlées en 30 minutes. C'est assez de temps pour que les nouveaux coéquipiers apprennent à se connaître, se présentent brièvement et collaborent les uns avec les autres dans quelques activités de team building simples et amusantes. Vous avez également défini des limites de temps pour différentes sections afin de vous assurer que votre temps ne s'épuise pas alors que vous avez encore beaucoup à couvrir.

• Utiliser un outil de présentation interactif

Vous pouvez rendre vos réunions d'introduction plus amusantes, engageantes et passionnantes en utilisant AhaSlides, le meilleur outil de présentation en ligne gratuit, interactif et collaboratif. Avec des centaines de modèles de sondage bien conçus, de modèles de brise-glace, de quiz en direct et de jeux, vous ne craignez pas que la conception de la réunion consomme votre temps et votre argent. Vous pouvez librement créer différents types de questions pour challenger votre collaborateur. Ou vous pouvez les surprendre avec une roue de prix en direct et interactive avec des cadeaux aléatoires pour récompenser leur participation.

Faits marquants

Il est avantageux pour votre équipe de commencer le travail d'équipe avec une nouvelle équipe en profitant des réunions d'introduction. Organiser une toute première réunion peut être difficile et imitant. Lorsque vous êtes dans le processus de préparation, n'hésitez pas à demander de l'aide même si vous êtes un maître de PowerPoint. Vous pouvez certainement faciliter votre travail et sauver votre journée avec AhaSlides.

Ref: Indeed. Mieux Up, LinkedIn