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Réunions d'affaires | 10 types courants et meilleures pratiques

Réunions d'affaires | 10 types courants et meilleures pratiques

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Jane Ng 16 février 2023 7 min lire

Rencontres en entreprise sont familiers pour ceux qui occupent des postes de direction tels que les chefs de projet ou les postes de direction au sein d'une entreprise. Ces rassemblements sont essentiels pour améliorer la communication, encourager la collaboration et faire progresser le succès au sein de l'organisation. 

Cependant, tout le monde n'est peut-être pas au courant des définitions, des types et des objectifs de ces réunions. Cet article sert de guide complet et fournit des conseils pour mener des réunions productives en entreprise.

Qu'est-ce qu'une réunion d'affaires ?

Une réunion d'affaires est une réunion d'individus qui se réunissent pour discuter et prendre des décisions sur des sujets spécifiques liés aux affaires. Les objectifs de cette réunion peuvent inclure la mise à jour des membres de l'équipe sur les projets en cours, la planification des efforts futurs, la résolution de problèmes ou la prise de décisions qui ont un impact sur l'ensemble de l'entreprise. 

Les réunions en entreprise peuvent se dérouler en personne, en ligne ou une combinaison des deux et peuvent être formelles ou informelles.

L'objectif d'une réunion d'affaires est d'échanger des informations, d'aligner les membres de l'équipe et de prendre des décisions qui aident l'entreprise à atteindre ses objectifs.

Les réunions font partie intégrante des entreprises. Photo: freepik

Types de réunions en entreprise

Il existe plusieurs types de réunions en entreprise, mais les 10 types courants incluent :

1/ Réunions d'équipe mensuelles

Les réunions d'équipe mensuelles sont des réunions régulières des membres de l'équipe d'une entreprise pour discuter des projets en cours, attribuer des tâches et tenir les gens informés et alignés. Ces réunions ont généralement lieu tous les mois, le même jour, et durent de 30 minutes à plusieurs heures (selon la taille du groupe et la quantité d'informations couvertes).

Les réunions d'équipe mensuelles offrent une opportunité et des conseils aux membres de l'équipe pour échanger des informations et des idées, discuter de l'avancement du projet et s'assurer que tout le monde travaille vers le même objectif. 

Ces réunions peuvent également être utilisées pour aborder tous les défis ou problèmes auxquels l'équipe est confrontée, identifier des solutions et prendre des décisions qui affectent la direction du projet ou le travail de l'équipe.

An réunion à mains nues est simplement une réunion impliquant tout le personnel d'une entreprise, c'est-à-dire une réunion d'équipe mensuelle. Il s'agit d'une réunion régulière – qui a lieu peut-être une fois par mois – et qui est généralement dirigée par les chefs d'entreprise.

2/ Stand Up Meetings

Les réunion debout, également connu sous le nom de réunion quotidienne de stand-up ou de mêlée quotidienne, est un type de réunion courte, qui ne dure généralement pas plus de 15 minutes, et qui se tient quotidiennement pour donner à l'équipe des mises à jour rapides sur l'avancement du projet, ou la charge de travail terminée, planifier pour travailler aujourd'hui.

En même temps, cela aide à identifier et à résoudre les obstacles auxquels les membres de l'équipe sont confrontés et comment ils affectent les objectifs communs de l'équipe. 

3/ Réunions de mise à jour du statut

Les réunions de mise à jour du statut visent à fournir des mises à jour des membres de l'équipe sur l'avancement de leurs projets et tâches. Ils peuvent se produire plus fréquemment que les réunions mensuelles, comme les réunions hebdomadaires. 

Le but des réunions de mise à jour du statut, bien sûr, est de fournir une vue transparente de l'avancement de chaque projet et d'identifier les défis qui peuvent affecter le succès du projet. Ces réunions ne seront pas prises dans des questions telles que la discussion ou la résolution de problèmes.

Pour une réunion à plus grande échelle, la réunion de mise à jour du statut peut également être nommée 'Réunion de la mairie', Une assemblée publique est simplement une réunion planifiée à l'échelle de l'entreprise dans laquelle l'accent est mis sur la direction qui répond aux questions des employés. Par conséquent, cette réunion impliquait une session de questions-réponses, ce qui la rend plus ouverte et moins stéréotypée que tout autre type de réunion !

4/ Réunions de résolution de problèmes

Ce sont des réunions qui tournent autour de l'identification et de la résolution des défis, des crises ou des problèmes auxquels une organisation est confrontée. Ils sont souvent inattendus et nécessitent d'amener des individus de différents départements ou équipes à collaborer et à trouver des solutions à des problèmes spécifiques.

Lors de cette réunion, ces participants partageront leurs points de vue, identifieront conjointement les causes profondes des problèmes et proposeront des solutions potentielles. Pour que cette réunion soit efficace, ils doivent être encouragés à discuter ouvertement et honnêtement, à éviter les reproches et à se concentrer sur la recherche de réponses.

.Image : freepik

5/ Réunions décisionnelles

Ces réunions ont pour but de prendre des décisions importantes qui affectent l'orientation du projet, de l'équipe ou de l'ensemble de l'organisation. Les participants sont généralement des personnes possédant le pouvoir décisionnel et l'expertise nécessaires.

Cette réunion devra être fournie à l'avance avec toutes les informations pertinentes, ayant besoin des parties prenantes. Ensuite, pour s'assurer que les décisions prises lors de la réunion sont exécutées, les actions de suivi sont établies avec un temps de réalisation. 

6/ Réunions de réflexion

Les réunions de brainstorming se concentrent sur la génération d'idées nouvelles et innovantes pour votre entreprise. 

La meilleure partie d'une séance de remue-méninges est la façon dont elle favorise le travail d'équipe et l'invention tout en s'appuyant sur l'intelligence et l'imagination collectives du groupe. Chacun peut exprimer ses opinions, s'inspirer des idées des uns et des autres et proposer des solutions originales et avant-gardistes.

7/ Réunions de Direction Stratégique

Réunions de gestion stratégique sont des réunions de haut niveau qui se concentrent sur l'examen, l'analyse et la prise de décisions concernant les objectifs, l'orientation et les performances à long terme d'une organisation. Les cadres supérieurs et l'équipe de direction assistent à ces réunions, qui ont lieu trimestriellement ou annuellement.

Au cours de ces réunions, l'organisation est passée en revue et évaluée, ainsi que la compétitivité ou d'identifier de nouvelles opportunités de croissance et d'amélioration.

8/ Réunions de lancement du projet

A réunion de lancement du projet est une réunion qui marque le début officiel d'un nouveau projet. Il rassemble des personnes clés de l'équipe de projet, y compris des chefs de projet, des membres d'équipe et des parties prenantes d'autres départements, pour discuter des buts, des objectifs, des échéanciers et des budgets.

Cela permet également au chef de projet d'établir des canaux de communication clairs, de définir des attentes et de s'assurer que les membres de l'équipe comprennent leurs rôles et leurs responsabilités.

Ce sont quelques-uns des types de réunions les plus courants dans les entreprises, et le format et la structure peuvent changer en fonction de la taille et du type de l'organisation.

9/ Rencontres de présentation

Découvrez la différence entre Réunions d'introduction et Stand-Up Meetings !

Une réunion d'introduction est la première fois que les membres de l'équipe et leurs dirigeants se rencontrent officiellement, afin de déterminer si les personnes impliquées souhaitent établir une relation de travail et s'engager envers l'équipe à l'avenir.

Cette réunion vise à donner aux membres de l'équipe le temps de rester ensemble pour connaître le parcours, les intérêts et les objectifs de chaque participant. Selon vos préférences et celles de votre équipe, vous pouvez mettre en place des réunions d'introduction formelles ou informelles, selon différents contextes.

10/ Guide des réunions en mairie

Comment organiser des réunions en entreprise

Afin de bonne rencontre, tout d'abord, vous devez envoyer un e-mail d'invitation à une réunion.

La tenue de réunions efficaces dans les affaires nécessite une planification et une préparation minutieuses pour s'assurer que la réunion est productive et atteint les objectifs visés. Les conseils suivants peuvent vous aider à organiser des réunions d'affaires productives :

1/ Définir le but et les objectifs

Définir le but et les objectifs d'une réunion d'affaires est essentiel pour s'assurer que la réunion est productive et produit le résultat escompté. Ils doivent s'assurer de ce qui suit :

  • Le but. Assurez-vous que la réunion a pour objectif de discuter de sujets spécifiques, de prendre des décisions ou de fournir des mises à jour. Vous devez définir pourquoi la réunion est nécessaire et le résultat attendu.
  • Objectifs. Les objectifs d'une réunion d'affaires sont des résultats spécifiques et mesurables que vous souhaitez atteindre d'ici la fin de la réunion. Ils doivent s'aligner sur l'objectif général de la réunion avec le calendrier, les KPI, etc.

Par exemple, une réunion pour discuter du lancement d'un nouveau produit doit avoir des objectifs qui correspondent à l'objectif global d'augmentation des ventes ou d'amélioration de la part de marché.

2/ Préparer un ordre du jour de réunion

A programme de la réunion sert de feuille de route pour la réunion et aide à garder la discussion ciblée et sur la bonne voie.

Par conséquent, en préparant un ordre du jour efficace, vous pouvez vous assurer que les réunions d'affaires sont productives et ciblées et que tout le monde sait de quoi discuter, à quoi s'attendre et ce qui doit être réalisé. 

Types de réunions en entreprise

3/ Invitez les bons participants

Considérez qui devrait assister à la réunion en fonction de leur rôle et des sujets à discuter. N'invitez que ceux qui doivent être présents pour assurer le bon déroulement de la réunion. Certains facteurs à prendre en compte pour aider à sélectionner les bons participants incluent la pertinence, le niveau d'expertise et l'autorité.

4/ Allouer le temps efficacement

Assurez-vous d'allouer suffisamment de temps à chaque sujet de votre ordre du jour, en tenant compte de l'importance et de la complexité de chaque question. Cela aidera à garantir que tous les sujets reçoivent toute l'attention et que la réunion ne dépasse pas les heures supplémentaires.

De plus, vous devez respecter le calendrier autant que possible, mais aussi être suffisamment flexible pour apporter des modifications si nécessaire. Vous pouvez également envisager de faire de courtes pauses pour aider les participants à se ressourcer et à se recentrer. Cela peut maintenir l'énergie et l'intérêt de la réunion.

5/ Rendre les réunions plus interactives et engageantes

Rendez les réunions d'affaires plus interactives et engageantes en encourageant tous les participants à s'exprimer et à partager leurs pensées et leurs idées. En plus d'utiliser des activités interactives, telles que sondages en direct or séances de brainstorming, roue tournante aider à garder les participants engagés et concentrés sur la discussion.

Ou utilisez les AhaSlides bibliothèque de modèles prédéfinis pour dire adieu aux réunions ennuyeuses et aux yeux vitreux.

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6/ Procès verbal de réunion

Prise comptes rendus des réunions lors d'une réunion d'affaires est une tâche importante qui permet de documenter les principales discussions et décisions prises lors de la réunion. Cela contribue également à améliorer la transparence et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde avant de passer à la réunion suivante.

7/ Suivi des points d'action

En faisant le suivi des points d'action, vous pouvez vous assurer que les décisions prises lors de la réunion sont mises en œuvre et que chacun est clair sur ses responsabilités.

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Faits marquants 

Espérons qu'avec cet article de AhaSlides, vous pouvez distinguer les types de réunions en entreprise et leurs objectifs. De plus, en suivant ces étapes et les meilleures pratiques, vous pouvez vous assurer que vos réunions d'affaires sont efficaces, ciblées et produisent les résultats souhaités.

La tenue efficace de réunions d'affaires peut aider à améliorer la communication, la collaboration et le succès au sein d'une organisation et constitue un élément clé d'une gestion d'entreprise réussie.

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