Qu'est-ce qu'un bon e-mail d'invitation à une réunion Exemple?
Les réunions peuvent être un élément essentiel de l’efficacité, de la coordination et de l’unité d’une équipe. De nombreuses entreprises organisent une réunion au moins une fois par semaine. Il peut s'agir d'une réunion informelle pour simplement avoir une discussion approfondie avec leurs employés ou d'une réunion plus formelle du conseil d'administration pour discuter du plan futur d'une entreprise et du rapport annuel de fin d'année. Il est obligatoire pour les administrateurs ou les dirigeants d'envoyer des lettres d'invitation à la réunion aux participants ou invités.
Une invitation à une réunion est importante pour le bon déroulement et l'efficacité des réunions officielles. Il existe de nombreuses façons d'envoyer des invitations à des réunions. Dans cet article, nous nous concentrons sur le traitement e-mails d'invitation à une réunion, la méthode la plus pratique et la plus populaire pour inviter des personnes à participer à vos réunions.
Table des matières
- Qu'est-ce qu'un e-mail d'invitation à une réunion ?
- Pourquoi l'e-mail d'invitation à une réunion est-il important ?
- Rédiger un e-mail d'invitation à une réunion étape par étape
- Types d'e-mails d'invitation à une réunion et exemples
- Conclusion
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Un élément clé des activités commerciales, un e-mail d'invitation à une réunion est un message écrit avec une démonstration de l'objectif de la réunion et une demande pour que les personnes se joignent à la réunion après la date et le lieu spécifiques, ainsi que des pièces jointes plus détaillées si elles ont. Il peut être rédigé dans des styles formels ou informels selon les caractéristiques des réunions. Ils doivent être rédigés dans un ton et un style appropriés pour respecter l'étiquette des e-mails professionnels.
Cependant, ne confondez pas un email d’invitation à une réunion avec un email de demande de réunion. La principale différence entre ces e-mails est qu'un e-mail de demande de réunion vise à fixer un rendez-vous avec quelqu'un, tandis qu'un e-mail d'invitation à une réunion vise à vous inviter à une réunion aux dates et lieux annoncés.
Pourquoi l'e-mail d'invitation à une réunion est-il important ?
L'utilisation d'invitations par e-mail apporte de nombreux avantages. Les avantages des invitations par e-mail sont énumérés ci-dessous :
- Il se connecte directement aux calendriers. Lorsque les destinataires acceptent une invitation, celle-ci est ajoutée à leur calendrier professionnel et vous recevez un rappel identique aux autres événements notés dans le calendrier.
- C'est pratique et rapide. Vos destinataires peuvent accéder à l'e-mail immédiatement après avoir cliqué sur le bouton d'envoi. Comme il va directement au destinataire, si l'adresse e-mail est erronée, vous pouvez recevoir l'annonce immédiatement et opter rapidement pour d'autres solutions.
- C'est un gain de temps. Vous pouvez envoyer des e-mails de groupe avec des milliers d'adresses e-mail en même temps.
- C'est une économie de coûts. Vous n'avez pas à dépenser un budget pour l'envoi de courrier.
- Il peut être généré directement à partir de votre plateforme de webinaire préférée. À moins que vous n'ayez une réunion en face à face, votre premier choix sera probablement Zoom, Microsoft Teams, ou quelque chose d'équivalent. Une fois la confirmation de votre présence confirmée, tous les liens et les délais sont synchronisés par e-mail, afin que le participant puisse éviter toute confusion avec d'autres événements.
C’est un fait que des milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour et nombre d’entre eux sont du spam. Comme tout le monde utilise au moins un e-mail pour échanger des messages importants concernant le travail, les achats, les réunions, etc. Cependant, comme vous devez lire des tonnes d’emails par jour, il n’est pas étonnant que vous rencontriez parfois le phénomène de « fatigue des emails ». Ainsi, envoyer un bon e-mail d’invitation peut éviter des malentendus inutiles ou une ignorance de la part des destinataires.
Rédiger un e-mail d'invitation à une réunion étape par étape
Un bon e-mail d'invitation à une réunion est essentielet, en règle générale, il a un impact sur un livraison par courrier électroniquetaux.
Il existe des étiquettes et des principes auxquels tout le monde doit obéir pour remplir un e-mail d'invitation à une réunion d'affaires en ce qui concerne les destinataires. Vous pouvez apprendre à rédiger un e-mail d'invitation à une réunion standard en suivant ces étapes :
Étape 1 : Rédigez une ligne d'objet forte
C'est un fait que 47% des destinataires d'e-mails lisent les e-mails dont l'objet est clair et concis. La première impression est importante. Cela peut faire en sorte que les destinataires ressentent un sentiment d'urgence ou d'importance, ce qui conduit à un taux d'ouverture plus élevé.
- Court, ciblé. Soyez factuel, pas énigmatique.
- Vous pouvez demander une confirmation de présence dans la ligne d'objet en signe d'urgence.
- Ou ajoutez un ton de sentiment comme ne pas oublier l'importance, l'urgence,...
- Ajoutez du temps si vous souhaitez mettre l'accent sur le problème sensible au facteur temps
Par exemple: "Réunion 4/12 : Session de brainstorming sur le projet" ou "Important. Veuillez confirmer votre présence : Réunion sur la stratégie des nouveaux produits 10/6"
Étape 2 : Commencez par une introduction rapide
Dès la première ligne, c'est une bonne idée de décrire qui vous êtes, quelle est votre position dans l'organisation et pourquoi vous les contactez. Ensuite, vous pouvez afficher directement le but de la réunion. Beaucoup de gens font l’erreur de donner un objectif vague à la réunion, car ils supposent que les participants doivent le savoir.
- Rendez votre introduction agréable ou liée au travail
- Rappelez aux participants s'ils doivent terminer des tâches ou apporter quoi que ce soit avec eux à la réunion.
Par exempleBonjour membre de l'équipe, J'ai hâte de vous voir lors du lancement du nouveau produit lundi prochain.
Étape 3 : Partager l'heure et l'emplacement
Vous devez inclure l'heure exacte de la réunion. Vous devez également leur dire comment et où la réunion a lieu, en personne ou en ligne, et leur proposer des directives ou des liens vers des plateformes au cas où ils en auraient besoin.
- Ajoutez le fuseau horaire si des employés travaillent dans différentes régions du monde
- Mentionner une durée estimée de la réunion
- Lorsque vous donnez des instructions, soyez aussi détaillé que possible ou joignez une directive de cartographie
Par exemple: Veuillez nous rejoindre le vendredi 6 octobre à 1h00 dans la salle de réunion 2, au deuxième étage du bâtiment administratif.
Envoyer un e-mail d'invitation à une réunion à votre équipe - Source : AlamyÉtape 4 : Décrivez l'ordre du jour de la réunion
Couvrez les objectifs clés ou l’ordre du jour de la réunion proposé. Ne mentionnez pas les détails. Vous pouvez simplement énoncer le sujet et le calendrier. Pour les réunions formelles, vous pouvez joindre un document détaillé. Ceci est particulièrement utile pour aider les participants à progresser dans leur préparation.
Par exemple, vous pouvez commencer par : Nous prévoyons de discuter..../ Nous souhaitons aborder certains des problèmes Ou selon le calendrier suivant :
- 8h00-9h30 : Présentation du projet
- 9h30-11h30 : Présentations de Howard (informatique), Nour (marketing) et Charlotte (ventes)
Étape 5 : Demandez un RSVP
Exiger un RSVP peut aider à confirmer une réponse de vos destinataires. Pour éviter toute ambivalence, une réponse préférée et un délai pour que les participants vous informent de leur présence ou de leur absence doivent être inclus dans votre e-mail. De cette façon, si vous n'avez pas reçu leur RSVP au moment où vous réglez, vous pouvez effectuer des actions de suivi rapides.
Par exemple : Veuillez confirmer votre présence avant le [date] à [adresse e-mail ou numéro de téléphone]
Étape 6 : Ajouter une signature électronique professionnelle et une image de marque
Une signature électronique professionnelle doit combiner le nom complet, le titre du poste, le nom de l'entreprise, les coordonnées, sites personnelset d'autres adresses hyperliées.
Vous pouvez facilement personnaliser votre signature avec Gmail.
Par exemple:
Jessica Madison
Chef régional du marketing, industrie Inco
555-9577-990
Il existe des tonnes de créateurs de signatures électroniques gratuits qui vous font gagner du temps et des efforts, tels que Ma signature.
Types d'e-mails d'invitation à une réunion et exemples
Gardez à l’esprit que différents types de réunions auront des normes et des styles de rédaction différents à suivre. Généralement, nous séparons les e-mails d'invitation à des réunions en fonction de leur niveau formel ou informel, incluant ou excluant les réunions virtuelles ou les réunions purement en ligne. Dans cette partie, nous rassemblons et vous présentons quelques types typiques d'invitations à des réunions et le modèle de chaque type qui sont couramment utilisés dans les e-mails d'invitation à des réunions d'affaires.
E-mail d'invitation à une réunion parfaite - Source : freepik#1. L'e-mail de demande de réunion formelle
L'e-mail de demande de réunion formelle est utilisé pour les grandes réunions qui ont généralement lieu une à trois fois par an. Il s’agit d’une grande réunion formelle, votre e-mail doit donc être rédigé dans un style formel. Les annexes ci-jointes sont nécessaires pour expliquer plus clairement au participant comment participer à la réunion, comment trouver le lieu et détailler l'ordre du jour.
Les réunions formelles impliquent :
- Réunion de gestion
- Réunion du comité
- Réunion du conseil d'administration
- Rencontre d'actionnaires
- Réunion stratégique
1 Exemple: Actionnaires' modèle d'e-mail d'invitation
Ligne d'objet : Important. Vous êtes invité à l'assemblée générale annuelle. [Heure]
[Nom du destinataire]
[Nom de la compagnie]
[Titre d'emploi]
[Adresse de la société]
[À ta maison]
Chers actionnaires,
Nous avons le plaisir de vous inviter à l'assemblée générale annuelle qui se tiendra le [Heure], [Adresse]
L'Assemblée Générale des actionnaires est un moment exceptionnel d'information, d'échange et de discussion entre [Nom de la compagnie]et tous nos actionnaires.
C'est aussi l'occasion de s'exprimer et de voter pour jouer un rôle actif dans la prise de décisions importantes pour [Nom de l'entreprise],quel que soit le nombre d'actions que vous possédez. La réunion couvrira les principaux ordres du jour suivants :
Agenda 1 :
Agenda 2 :
Agenda 3 :
Agenda 4 :
Vous trouverez les modalités de participation à cette assemblée, l'ordre du jour et le texte des résolutions à soumettre à votre approbation dans le document joint ci-dessous
Je tiens à vous remercier, au nom du conseil, pour votre contribution et votre fidélité à la [Nom de la compagnie] et je me réjouis de vous accueillir à la réunion du [À ta maison]
Best regard,
[Nom]
[Titre du poste]
[Nom de la compagnie]
[Adresse et site Web de l'entreprise]
2 Exemple: Réunion stratégique modèle d'e-mail d'invitation
[Nom du destinataire]
[Nom de la compagnie]
[Titre d'emploi]
[Adresse de la société]
[À ta maison]
Sujet: Lancement de projet Campagne Marketing Réunion : 2/28
Au nom de [Nom de la société], j'aimerais vous inviter à assister à une réunion d'affaires qui se tiendra à [Nom de la salle de conférence, nom du bâtiment] [Date et heure]. La réunion durera [Durée].
C'est avec plaisir que je vous accueille à la première étape de notre projet pour discuter de notre proposition à venir [Détails] et nous apprécions vos précieuses idées à ce sujet. Voici un bref résumé de notre programme de la journée :
Agenda 1 :
Agenda 2 :
Agenda 3 :
Agenda 4 :
Cette proposition est considérée par toute notre équipe comme l'une des plus cruciales. Pour votre référence, nous avons joint un document à cette lettre vous fournissant des informations plus détaillées afin que vous puissiez trouver pratique de vous préparer à l'avance pour la réunion.
Nous sommes tous impatients d'avoir une conversation avec vous pour discuter de ce que nous pouvons faire de plus pour que cette proposition fonctionne avec succès. Veuillez soumettre vos questions ou recommandations pour la réunion avant [Date limite]à moi directement en répondant à cet e-mail.
Passez une bonne journée devant vous.
En vous remerciant,
Cordialement,
[Nom]
[Titre du poste]
[Nom de la compagnie]
[Adresse et site Web de l'entreprise]
#2. L'e-mail d'invitation à une réunion informelle
Avec un e-mail d'invitation à une réunion formelle, s'il s'agit simplement d'une réunion avec des employés de niveau sous-gestionnaire ou des membres de l'équipe. Il est beaucoup plus facile pour vous de penser à la façon d'écrire de manière appropriée. Vous pouvez écrire dans un style informel avec un ton amical et joyeux.
Les réunions informelles impliquent :
- Réunion de réflexion
- Réunion de résolution de problèmes
- Formation
- Réunion d'enregistrement
- Réunion de consolidation d'équipe
- Café-causeries
Exemple 3 : Modèle d'e-mail d'invitation à une réunion d'enregistrement
Ligne d'objet : Urgent. [Nom du projet]mises à jour. [À ta maison]
Chères équipes,
Salut!
Il a été agréable et amusant d'avoir du temps à travailler avec vous concernant [Nom du projet]. Cependant, pour pouvoir mener à bien nos plans de manière efficace, je pense que le moment est venu pour nous de faire rapport sur les progrès qui ont été réalisés et j'apprécierais l'opportunité de vous rencontrer à [lieu]discuter davantage de la question à [Date et l'heure].
J'ai également joint une liste de tous les ordres du jour dont nous devons discuter. N'oubliez pas de préparer votre rapport d'achèvement de tâches. S'il vous plaît utilisez ceci [Lien]pour me dire si tu pourras y arriver.
S'il vous plaît écrivez-moi votre confirmation dès que possible.
Cordialement,
[Nom]
[Titre d'emploi]
[Nom de la compagnie]
4 Exemple: Bu de l'équipemodèle d'e-mail d'invitation
Chers membres de l'équipe,
Ceci est pour vous informer que le [Nom du département]organise une Réunion de Team Building pour tout notre personnelmembres sur [Date et l'heure]
Pour le développement professionnel ultérieur, il est extrêmement important que nous grandissions ensemble et cela ne peut se produire que si nous travaillons en équipe afin que nos compétences et nos talents puissent être mis à profit pour apporter de meilleures performances. C'est la raison pour laquelle notre département continue de promouvoir mensuellement diverses activités de consolidation d'équipe.
S'il vous plaît venez rejoindre l'événement afin que nous puissions écouter votre voix sur la façon dont nous pouvons nous améliorer pour vous offrir un meilleur soutien. Il y aura aussi quelques jeux d'équipe ainsi que des boissons et des rafraîchissements légers seront fournis par l'entreprise.
Nous sommes impatients de passer des moments amusants lors de cet événement de team building qui a été organisé pour aider chacun de nous à grandir. Si vous pensez ne pas être en mesure de participer à cette réunion, veuillez en informer [Nom du coordinateur] at [Numéro de téléphone]
Cordialement,
[Nom]
[Titre d'emploi]
[Nom de la compagnie]
Comment rédiger un e-mail d'invitation à une réunion#3. E-mail d'invitation à un conférencier invité
Un e-mail d'invitation à un conférencier invité doit contenir des informations pertinentes pour le conférencier en ce qui concerne la réunion et l'opportunité de prendre la parole. Il est essentiel que l'orateur sache comment il peut contribuer à votre événement et quels sont les avantages qu'il peut recevoir en faisant partie de votre événement.
Exemple 5 : Modèle d'e-mail d'invitation à un conférencier invité
cher [Conférencier],
Nous espérons que ce message vous trouvera bien ! Nous tendons la main aujourd'hui avec une fantastique opportunité de parler pour votre contemplation. Nous voudrions vous demander de bien vouloir être notre honorable orateur pour la [Nom de la réunion], un événement axé sur [Description du but et du public de votre événement]. L'ensemble [Nom de la réunion]est inspirée par vos réalisations et estime que vous seriez l'expert idéal pour vous adresser à notre public de professionnels partageant les mêmes idées.
[Nom de la réunion]aura lieu à [Lieu, y compris la ville et l'état] on [Rendez-vous]. Notre événement devrait accueillir jusqu'à environ [Nombre de participants estimé#]. Notre objectif est de[Objectifs de la réunion] .
Nous croyons que vous êtes un orateur formidable et votre voix serait un ajout essentiel à cette conversation compte tenu de votre travail considérable dans [Domaine d'expertise].Vous pouvez envisager de présenter vos idées jusqu'à [Durée] minutes qui sont liées au domaine de [Sujet de la réunion]. Vous pouvez envoyer votre proposition avant le [date limite] suivez le [lien] afin que notre équipe puisse écouter vos idées et déterminer les détails de votre discours à l'avance.
Dans tous les cas, si vous ne pouvez pas y assister, nous vous prions humblement de nous contacter via [lien]. Merci pour votre temps et votre considération, nous attendons avec impatience une réponse positive de votre part.
Bien cordialement,[Nom][Titre d'emploi][Informations de contact][Adresse du site Web de l'entreprise]
#4. E-mail d'invitation au webinaire
Dans les tendances actuelles, de plus en plus de personnes organisent des réunions en ligne car cela permet de gagner du temps et de l'argent, en particulier pour les équipes travaillant à distance. Si vous utilisez des plateformes de conférence, certains messages d'invitation bien personnalisés sont directement envoyés à votre participant avant le début de la réunion, comme le modèle d'e-mail d'invitation Zoom. Pour un webinaire virtuel, vous pouvez vous référer à l'exemple suivant.
Astuces: Utilisez des mots-clés tels que « Félicitations », « Bientôt », « Parfait », « Mise à jour », « Disponible », « Ultimement », « Top », « Spécial », « Rejoignez-nous », « Gratuit », etc.
6 Exemple: Modèle d'e-mail d'invitation à un webinaire
Ligne d'objet : Félicitations ! Tu es invité à [Nom du webinaire]
cher [Nom du candidat],
[Nom de l'entreprise]est ravie d'organiser un webinaire pour [ Sujet du webinaire] sur [Date] à [Heure], visant à [[Objectifs du webinaire]
Ce sera une bonne occasion pour vous de gagner d'énormes avantages de la part de vos experts invités dans le domaine des [sujets de webinaire] et d'obtenir des cadeaux gratuits. Notre équipe est ravie de votre présence.
Remarque : Ce webinaire est limité aux [Nombre de personnes]. Pour enregistrer votre place, veuillez vous inscrire [Lien], et n'hésitez pas à le partager avec vos amis.
J'espère te voir là-bas!
Bonne journée,
[Votre nom]
[Signature]
Conclusion
Heureusement, il existe de nombreux modèles d'invitations à des réunions d'affaires disponibles sur Internet que vous pouvez personnaliser et envoyer à vos participants en quelques secondes. N'oubliez pas d'en sauvegarder dans votre cloud afin de pouvoir préparer votre email avec une rédaction parfaite, notamment en cas d'urgence.
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FAQ - Foire Aux Questions
Comment rédiger un e-mail pour un rendez-vous ?
Points clés à inclure dans votre e-mail de rendez-vous :- Ligne d'objet claire- Salutation et présentation- Détails de la réunion demandée : date(s), plage horaire, objectif- Ordre du jour/sujets de discussion- Alternatives si les dates primaires ne fonctionnent pas- Détails des prochaines étapes- Clôture et signature
Comment envoyer une invitation à une réunion d’équipe par e-mail ?
- Ouvrez votre client de messagerie ou votre service de messagerie Web (tel que Gmail, Outlook ou Yahoo Mail).- Cliquez sur le bouton « Rédiger » ou « Nouvel email » pour commencer à rédiger un nouvel email.- Dans le champ « À », saisissez les adresses e-mail des membres de l'équipe que vous souhaitez inviter à la réunion. Vous pouvez séparer plusieurs adresses e-mail par des virgules ou utiliser le carnet d'adresses de votre client de messagerie pour sélectionner les destinataires.- Si vous disposez d'une application de calendrier intégrée à votre client de messagerie, vous pouvez ajouter les détails de la réunion à l'invitation du calendrier directement à partir de l'e-mail. Recherchez une option telle que « Ajouter au calendrier » ou « Insérer un événement » et fournissez les informations nécessaires.
Comment faire une invitation par e-mail ?
Voici les éléments clés à inclure dans une courte invitation par e-mail :- Salutation (adresser le destinataire par son nom)- Nom de l'événement et date/heure- Détails de l'emplacement- Court message d'invitation- Détails RSVP (délai, mode de contact)- Clôture (votre nom, hôte de l'événement)
Mots clés: Réunion d'affaires
