13 formations indispensables à tout responsable de bureau et d'événements pour garantir un environnement de travail sûr et inclusif

Dernière vérification le 30 octobre 2026 par rapport aux sources mentionnées dans cet article.

La réunion générale est réservée, les pizzas sont commandées et les diapositives sont prêtes. Un collègue demande alors si la vidéo sera sous-titrée, et un autre demande ce qu'il y a à manger à part du pepperoni. Les Centres américains de contrôle et de prévention des maladies (CDC) disent Plus d'un adulte américain sur quatre souffre d'un handicap.Ainsi, dans une pièce de 20 personnes, plusieurs peuvent avoir besoin de quelque chose que vous n'aviez pas prévu.

Les formations pour gestionnaires et administrateurs de bureau se concentrent généralement sur la planification, les budgets et les logiciels administratifs. Cette liste aborde l'autre moitié du métier : les événements, les annonces et les espaces partagés, où les problèmes d'inclusion et de sécurité apparaissent en premier. Vous disposez de 13 formations prêtes à l'emploi, réparties en 4 groupes, détaillant les problèmes que chacune résout et comment les mettre en œuvre. Chaque groupe se termine par un Notre choixLes points juridiques décrits ici portent sur les règles fédérales américaines ; il faut donc considérer ce document comme un programme de cours et non comme une décision de justice.

Aperçu des 13 cours

Les lois fixent des règles concernant la manière de traiter les autres. Elles n'exigent pas de formation.

Événements et communications accessibles

Réunions et événements accessibles

Ce cours explique aux organisateurs comment rendre leurs réunions et événements accessibles à tous : sous-titrage, lieux et formats. Les responsables administratifs réservent les salles, organisent les appels et envoient les informations de connexion ; la plupart des problèmes d’accessibilité commencent donc ou se résolvent avec eux. Les leçons abordent l’importance d’identifier les besoins en amont, les réunions virtuelles et hybrides, les événements en présentiel, ainsi que les démarches à suivre le jour J et après l’événement. Un quiz interactif intéressant consiste à choisir la bonne réponse : parmi quatre invitations, laquelle aborde correctement les besoins d’accessibilité ?

Utilisez ce modèle

Courriel, messagerie instantanée et publications sur les réseaux sociaux accessibles

Les responsables administratifs envoient la plupart des messages destinés à l'ensemble du personnel. Ce cours de 25 minutes vous aide à rédiger des courriels, des messages instantanés et des publications accessibles aux personnes utilisant des technologies d'assistance, comme les lecteurs d'écran. Il explique l'importance de ces pratiques, présente les règles de rédaction, puis propose des exercices pratiques pour les appliquer à vos propres messages. Lors de la séance d'entraînement, essayez ceci : demandez aux participants laquelle de deux versions d'une même annonce serait la plus facile à lire pour un utilisateur de lecteur d'écran, puis corrigez ensemble la version la plus complexe.

Utilisez ce modèle

Note d'information sur les changements : réorganisation ou changement de politique

Lors d'un déménagement de bureaux, d'une modification des règles d'organisation des bureaux ou d'une réorganisation d'équipe, le responsable des services généraux prépare généralement une réunion d'information et répond aux questions ensuite. Ce modèle de réunion d'information de 45 minutes, animé par un cadre supérieur à destination des personnes concernées, explique la préparation, la manière de présenter efficacement l'information et le déroulement de la réunion. Recueillez les questions anonymes dans une diapositive « Questions ouvertes » pendant la réunion, afin que les participants puissent aborder des sujets qu'ils n'oseraient normalement poser qu'à la machine à café.

Utilisez ce modèle

Notre choix : Réunions et événements accessibles. Cela corrige les problèmes que les gens remarquent immédiatement, et tous les autres cours présentés dans cet article fonctionnent mieux une fois que la salle, l'appel et l'invitation fonctionnent pour tout le monde.

Nourriture et célébrations inclusives

Nourriture et boissons incluses lors des événements d'entreprise

Lors d'un événement, il est facile d'exclure certaines personnes au sujet de la nourriture. Cette formation aide les organisateurs à respecter les besoins alimentaires, religieux et de santé de leurs clients, grâce à des modules sur l'identification, la collecte et la communication de ces besoins, la gestion des boissons et leur timing, ainsi que le service et l'étiquetage. Les responsables administratifs en ont également besoin, car ce sont eux qui passent les commandes de restauration. Un simple nuage de mots-clés peut s'avérer utile : « Qu'est-ce qui vous a déjà empêché de manger lors d'un événement professionnel ? » Les réponses permettent souvent d'adapter le bon de commande.

Utilisez ce modèle

Planification de célébrations et de fêtes inclusives

La fête de fin d'année, les décorations festives et le déjeuner d'équipe pendant un mois de jeûne incombent entièrement au responsable administratif. Cette formation aborde les dates et les calendriers, la mise en valeur des observances, une liste de contrôle pour un événement inclusif, ainsi que des activités d'introduction et des quiz auxquels peuvent participer les personnes de toutes confessions. Utilisez une échelle d'évaluation (de 1 à 5) pour interroger les participants sur leur sentiment d'inclusion lors de la dernière célébration, avant et après la modification du programme.

Utilisez ce modèle

Notre choix : Organiser des fêtes et des vacances inclusives. Les célébrations sont censées rassembler les gens, et une courte formation met fin à celle qui exclut discrètement un collègue chaque année.

Campagnes de sensibilisation à la sécurité et médias sociaux

politique relative aux médias sociaux et aux communications

Ce cours définit les règles relatives aux publications et aux propos que le personnel peut tenir en ligne au sujet de l'organisation. La page modèle se fonde sur la Loi nationale sur les relations de travail (National Labor Relations Act), et plus précisément sur l'article 7 de cette loi, cité par le Conseil national des relations de travail (National Labor Relations Board). garantit aux employés le droit de participer à des activités concertées Pour l'entraide et la protection mutuelles, l'article 8(a)(1) qualifie de pratique déloyale le fait pour un employeur d'entraver ces droits. Consultez votre avocat pour connaître l'impact de ces dispositions sur votre politique interne. Exemple : un collègue publie une plainte concernant les conditions de travail au bureau. S'agit-il d'une violation du règlement intérieur ?

Utilisez ce modèle

Kit du Mois de la sensibilisation à la cybersécurité : séance de lancement

Les responsables administratifs pilotent souvent les campagnes internes planifiées par l'équipe de sécurité. Cette session de lancement de 20 minutes, destinée à toute l'organisation, permet de planifier le mois et de s'assurer que chacun puisse participer et apprendre. Commencez par un sondage à choix multiples sur l'arnaque la plus fréquente cette année, puis affichez les résultats en direct. Pour un suivi hebdomadaire plus informel, consultez notre guide. vérifications de pouls d'hameçonnage dans Slack.

Utilisez ce modèle

Kit pour le Mois de la sensibilisation à la cybersécurité : kit de réunion hebdomadaire

L'enthousiasme initial s'estompe généralement au bout de deux semaines. Organisez une brève réunion d'équipe chaque semaine d'octobre, en début de réunion, sur un sujet précis comme les mots de passe, le phishing ou le fait d'être suivi·e à l'entrée (un problème souvent repéré en premier par les responsables administratifs). Ces réunions de 10 minutes permettent de maintenir le dialogue tout au long du mois, avec une leçon sur l'animation d'une réunion hebdomadaire et une autre sur la manière de créer un climat convivial, afin que chacun·e puisse poser des questions sans se sentir pris·e au dépourvu. Le module se termine par un quiz final de 5 questions. Vous pouvez également conclure chaque réunion par un sondage d'une seule question pour dynamiser les échanges.

Utilisez ce modèle

Classification et traitement des données

Les responsables administratifs gèrent quotidiennement les registres de visiteurs, les listes du personnel, les contrats et les informations de livraison. Cette formation enseigne aux équipes comment classer et traiter correctement les informations sensibles, en abordant les pratiques autorisées, les signaux d'alerte et les procédures de remontée d'information. Mettez-la en pratique lors de l'exercice : demandez aux participants de classer des documents courants (feuille de présence des visiteurs, facture fournisseur, liste des anniversaires du personnel) dans la catégorie appropriée. Entraînez-vous ensuite à réagir lorsqu'un fichier sensible arrive dans la mauvaise boîte de réception.

Utilisez ce modèle

Notre choix : Kit du Mois de la sensibilisation à la cybersécurité : séance de lancement. C'est un moyen rapide de transformer un calendrier de sécurité en un moment de partage et de cohésion, et les réunions hebdomadaires s'appuient sur cette dynamique.

Équité et conduite

Discrimination et égalité des chances en matière d'emploi

La Commission américaine pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) affirme que Il est illégal pour un employeur de prendre une décision en matière d'emploi. En raison de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'origine nationale, de l'âge (40 ans et plus), du handicap ou des informations génétiques d'une personne. La même page précise que le harcèlement peut prendre la forme d'insultes, de propos offensants ou dénigrants, ou d'autres comportements verbaux ou physiques, qui peuvent survenir aussi bien lors d'une soirée qu'au bureau. Cette formation aborde la législation, la détection de la discrimination, les aménagements nécessaires et le signalement. Scénario : une blague lors d'une sortie d'équipe vise un collègue. Que doit faire l'organisateur ?

Utilisez ce modèle

Prévenir les représailles

L'EEOC affirme que c'est il est illégal de riposter Des mesures de représailles peuvent être prises à l'encontre de candidats ou d'employés qui, entre autres, signalent à un responsable des discriminations ou du harcèlement, ou demandent un aménagement lié à un handicap ou à des pratiques religieuses. Les responsables administratifs reçoivent précisément ce type de demandes lorsqu'ils organisent des événements et réservent des espaces. Cette formation aborde les activités protégées, la définition des représailles et propose un module destiné aux managers. Questionnement : un collègue s'est plaint du lieu de la fête le mois dernier. Est-il juste de l'exclure du groupe d'organisation ?

Utilisez ce modèle

Code de conduite

Ce cours propose aux équipes un cadre clair et uniforme pour les cadeaux, la transparence, la gestion des conflits et la prise de parole. Les responsables administratifs choisissent les fournisseurs, les traiteurs et les lieux de réception ; ce sont donc eux qui reçoivent les paniers-cadeaux. Le cours aborde les situations ambiguës et propose une méthode de prise de décision. Exemple : un traiteur offre des billets gratuits pour un concert suite à une commande importante. Les participants votent sur la marche à suivre, puis découvrent la réponse officielle.

Utilisez ce modèle

Recrutement, entretiens et transparence salariale dans le secteur juridique

Les responsables administratifs rédigent souvent les offres d'emploi et planifient les entretiens pour les postes administratifs. L'EEOC affirme que c'est Il est illégal de publier une offre d'emploi qui manifeste une préférence pour une personne ou qui dissuade une personne de postuler en raison d'une caractéristique protégée. Ce cours aborde la légalité des annonces, les questions à poser et les règles de transparence salariale applicables. Pour les membres du jury, notre guide est également disponible. Formation aux entretiens d'embauche pour les responsables du recrutement Cela va plus loin. Commencez par un quiz : laquelle de ces cinq phrases d’annonce d’emploi réécririez-vous ?

Utilisez ce modèle

Notre choix : Code de conduite. Les responsables administratifs choisissent les fournisseurs, les traiteurs et les lieux, les cadeaux et les faveurs sont donc un sujet fréquent dans leur travail.

Comment déployer le plan

Commencez par les formations obligatoires qui concernent tout le monde (discrimination et égalité des chances, prévention des représailles, politique relative aux médias sociaux), car elles comportent des risques juridiques, et ajoutez une formation sur le recrutement légal pour toute personne rédigeant des offres d'emploi. Ensuite, intégrez l'accessibilité dès le début : avec Plus d'un adulte américain sur quatre vit avec un handicapD'après le CDC, les formations sur l'accessibilité des réunions et des messages seront utiles lors de votre prochain événement.

1. Le premier mois : discrimination et égalité des chances en matière d'emploi, prévention des représailles, politique relative aux médias sociaux et aux communications, et réunions et événements accessibles.
2. Au cours du premier trimestre : Messages accessibles, alimentation et célébrations inclusives, traitement des données et code de conduite.
3. Chaque année : un quiz de rappel sur les cours Yes, le kit du Mois de la sensibilisation à la cybersécurité chaque année en octobre et le cours sur les célébrations avant les fêtes de fin d'année.
4. Quand vous en avez besoin : Le briefing annonçant les changements liés à une réorganisation, et le recrutement légal pour toute personne rédigeant des offres d'emploi.

Ajoutez les règles de votre État ou pays où se trouvent vos bureaux. Consultez votre service RH ou un juriste pour connaître les règles applicables. Si vous dirigez également une équipe, consultez notre guide… formation au leadership pour les superviseurs couvre cet aspect du rôle.

Façons de dispenser ces cours sur AhaSlides

Vous pouvez créer n'importe lequel de ces cours à votre propre rythme avec AhaSlides Le créateur du cours peut les animer sous forme de diaporama de session en direct, ou les deux, avec un questionnaire post-cours et un bilan 30 jours plus tard pour observer les changements.

1. Choisissez la réponse : Montrez quatre invitations à des événements et demandez laquelle aborde bien les besoins d'accessibilité, ou quelle arnaque les gens ont le plus souvent rencontrée cette année.
2. Mot nuage: Demandez-vous : « Qu'est-ce qui vous a empêché de manger lors d'un événement professionnel ? » Les mots les plus importants indiquent ce qu'il faut corriger lors de la prochaine commande traiteur.
3. Échelle de notation: Avant et après le cours sur les célébrations, demandez « Dans quelle mesure vous êtes-vous senti inclus lors de notre dernière célébration ? » de 1 à 5.
4. Ouvert : Recueillir des questions anonymes lors d'une séance d'information annonçant un changement, afin que les gens posent des questions qu'ils garderaient autrement pour eux.

QFP

De quelle formation les responsables administratifs ont-ils besoin ?

Les responsables administratifs ont besoin de compétences en administration et en organisation, ainsi que de notions de base en matière d'inclusion, de communication accessible, de gestion des données et de sensibilisation à la sécurité. Les formations mentionnées ci-dessus couvrent ce second groupe de compétences, qui ne sont généralement pas abordées dans les formations en administration.

Comment organiser un événement de bureau inclusif ?

Renseignez-vous sur l'accessibilité et les besoins alimentaires dans l'invitation, vérifiez le lieu, proposez des plats variés et étiquetés, et évitez de centrer l'événement sur une fête religieuse en particulier. Communiquez clairement les informations à l'avance pour permettre aux gens de s'organiser.

La certification de gestionnaire de bureau est-elle utile ?

Cela peut être un atout si vous souhaitez accéder à un poste de cadre supérieur ou de responsable des installations et que votre employeur valorise cette certification. Au quotidien, les formations pratiques sur l'accessibilité, la conduite à tenir et la sécurité sont tout aussi importantes pour le bon fonctionnement du bureau.

Qu'est-ce qu'une réunion accessible ?

Il s'agit d'une réunion où le lieu, le matériel et le format permettent à chacun de participer. Cela implique des sous-titres ou une transcription, des diapositives lisibles, une salle accessible aux personnes à mobilité réduite et une prise en compte des besoins des participants avant la réunion.

Ce message contient des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Pour toute décision concernant votre lieu de travail, veuillez consulter un avocat spécialisé en droit du travail ou l'autorité compétente.