Exemples de processus d'intégration : 4 étapes, meilleures pratiques, listes de contrôle et outils en 2024

Pour le service des ressources humaines, le « processus d'intégration » de deux mois après l'embauche d'un nouvel employé est toujours un défi. Ils doivent toujours trouver un moyen d'aider ce personnel « débutant » à s'intégrer rapidement dans l'entreprise. Dans le même temps, construisez une relation solide entre les deux pour maintenir le service des employés plus longtemps. Alors, quels sont les meilleurs exemples de processus d'intégration?

Pour résoudre ces deux problèmes, il est nécessaire de disposer de 4 étapes combinées avec des listes de contrôle qui soutiennent avec succès le processus d'intégration.

Table des matières

• Quel est le processus d'intégration ? | Meilleurs exemples de processus d'intégration
• Avantages du processus d'intégration
• Combien de temps le processus d'intégration doit-il prendre ?
• 4 étapes du processus d'intégration
  • Étape 1 : Pré-intégration
  • Étape 2 : Orientation – Accueillir les nouveaux employés
  • Étape 3 : Formation spécifique au rôle
  • Étape 4 : Engagement continu des employés et renforcement de l'équipe 
• Liste de contrôle du plan de processus d'intégration
• Plus de conseils avec AhaSlides
• Faits marquants

Plus de conseils avec AhaSlides

• Qu’est-ce que l’intégration numérique ?
• Questions d'intégration pour les nouvelles recrues

Qu'est-ce que le processus d'intégration ? | Meilleurs exemples de processus d'intégration

Le processus d'intégration fait référence aux étapes suivies par une entreprise pour accueillir et intégrer une nouvelle recrue dans son organisation. Les objectifs de l'intégration sont de rendre rapidement les nouveaux employés productifs dans leur rôle et connectés à la culture de l'entreprise.

Selon les experts et les professionnels des RH, le processus d’intégration doit être effectué de manière stratégique – pendant au moins un an. Ce qu'une entreprise montre au cours des premiers jours et mois d'emploi aura un impact significatif sur l'expérience des employés, déterminant si une entreprise peut fidéliser ses employés. Les processus d'intégration efficaces comprennent souvent :

• Intégration numérique : les nouvelles recrues remplissent les formalités administratives, regardent des vidéos d'orientation et créent des comptes avant leur date de début, depuis n'importe quel endroit.
• Dates de début échelonnées - Des groupes de 5 à 10 nouvelles recrues commencent chaque semaine pour des sessions d'intégration de base, comme une formation culturelle.
• Plans de 30-60-90 jours - Les managers fixent des objectifs clairs pour comprendre les responsabilités, rencontrer des collègues et se mettre à jour au cours des 30/60/90 premiers jours.
• Formation LMS - Les nouveaux employés suivent une formation obligatoire sur la conformité et les produits à l'aide d'un système de gestion de l'apprentissage en ligne.
• Observation/mentorat – Pendant les premières semaines, les nouvelles recrues observent les membres de l'équipe qui réussissent ou sont jumelées à un mentor.
• Portail des nouvelles recrues : un site intranet central fournit une ressource unique pour les politiques, les informations sur les avantages sociaux et les FAQ pour une référence facile.
• Accueil du premier jour – Les gestionnaires prennent le temps de présenter leur équipe, de faire visiter les installations, etc. pour que les nouveaux arrivants se sentent chez eux.
• Intégration sociale : les activités post-travail, les déjeuners et les présentations de collègues aident les nouvelles recrues à créer des liens en dehors des tâches officielles.
• Enregistrements de progression - La planification de stand-ups hebdomadaires ou de 1:1 bihebdomadaires permet de maintenir l'intégration sur la bonne voie en signalant les défis tôt.

Avantages du processus d'intégration

Le processus d'intégration n'est pas un travail d'orientation. Le but de l'orientation est de faire la paperasse et la routine. L'intégration est un processus complet, profondément impliqué dans la façon dont vous gérez et interagissez avec vos collègues, et peut durer longtemps (jusqu'à 12 mois).

Un processus d'intégration efficace apportera les avantages suivants :

• Améliorer l'expérience des employés

Si les employés se sentent mal à l'aise, ils n'aiment pas l'expérience et la culture d'entreprise, ils peuvent donc facilement trouver une autre opportunité plus appropriée.

Une intégration efficace consiste à donner le ton à l'ensemble de l'expérience des employés. Mettre l'accent sur la culture d'entreprise pour assurer le développement des employés est le moyen d'assurer à la fois l'expérience des employés et des clients au contact de la marque.

• Réduire le taux de roulement

Pour minimiser le nombre inquiétant de roulements, le processus d'intégration guidera et créera les meilleures conditions pour que les employés travaillent et grandissent, renforçant ainsi la confiance et les impliquant plus profondément dans l'organisation.

 Si le recrutement a demandé beaucoup d'efforts pour créer la meilleure expérience pour les candidats afin de transformer les candidats potentiels en employés probatoires pour l'entreprise. L'intégration est ensuite le processus de « clôture des ventes » visant à rendre les employés à temps plein officiellement désirables.

• Attirez facilement les talents

Le processus d'intégration offre une expérience employé engageante qui aide les propriétaires d'entreprise à retenir les talents et à attirer des candidats solides.

Assurez-vous également d'inclure les nouvelles recrues dans votre programme de recommandation d'employés, afin qu'elles puissent facilement mettre en valeur de grands talents au sein du réseau de travail. La méthode de recommandation des employés est connue pour être plus rapide et moins coûteuse que l'utilisation d'un service, c'est donc un canal efficace pour trouver des candidats de qualité.

Combien de temps le processus d'intégration doit-il prendre ?

Comme mentionné, il n’existe pas de règles strictes concernant le processus d’intégration. Cependant, il est important d'être minutieux au cours de ce processus afin de maximiser l'engagement des employés et de minimiser le roulement du personnel.

De nombreuses entreprises ont un processus de recommandation qui ne dure qu'un mois ou quelques semaines. Cela fait que les nouveaux employés se sentent submergés par de nouvelles responsabilités et déconnectés du reste de l'entreprise.

Pour s'assurer que les employés disposent des ressources nécessaires pour apprendre à connaître l'entreprise, se former en interne et se sentir à l'aise de faire leur travail comme prévu. De nombreux professionnels des RH recommandent que le processus prenne environ 30, 60 ou 90 jours de plan d'intégration, tandis que certains recommandent de le prolonger jusqu'à un an. 

4 étapes du processus d'intégration

Étape 1 : Pré-intégration

Le pré-onboarding est la première étape du processus d'intégration, qui commence lorsqu'un candidat accepte l'offre d'emploi et effectue les démarches nécessaires pour travailler dans l'entreprise.

Dans la phase de pré-référence, aidez l'employé à remplir tous les documents nécessaires. Cela peut être appelé le moment le plus sensible pour le candidat, avec tant d'options à venir. Assurez-vous de donner suffisamment de temps au candidat, car il pourrait quitter son ancienne entreprise.

Meilleures pratiques d'intégration

• Soyez transparent sur les politiques de l'entreprise qui affectent profondément les employés, y compris les politiques d'horaire, les politiques de télétravail et les politiques de congé.
• Passez en revue vos processus, procédures et politiques d'embauche avec votre équipe RH interne ou avec des outils externes tels que enquêtes et les sondages.
• Donnez aux employés potentiels une tâche ou un test afin que vous puissiez voir comment ils s'en sortent et qu'ils puissent voir comment vous attendez d'eux.

Étape 2 : Orientation – Accueillir les nouveaux employés

La deuxième phase du processus d'intégration consiste à accueillir les nouveaux employés lors de leur première journée de travail. Ils devront donc recevoir une orientation pour commencer à s'adapter.

N'oubliez pas qu'ils ne connaissent peut-être encore personne dans l'organisation ou qu'ils ne savent pas comment accomplir leur travail quotidien. C'est pourquoi les RH doivent donner une image claire de l'organisation avant de commencer leur travail.

Le premier jour au travail est mieux gardé simple. Pendant l'orientation, aidez les nouveaux employés à mieux comprendre la culture organisationnelle et montrez-leur comment leur travail pourrait s'inscrire dans cette culture.

Meilleures pratiques d'intégration :

• Envoyez une annonce de nouvelle embauche épique.
• Planifiez des « rencontres et salutations » avec des collaborateurs et des équipes de toute l'entreprise.
• Organisez des avis et des discussions sur les congés, le chronométrage, l'assiduité, l'assurance maladie et les politiques de paiement.
• Montrez aux employés les places de stationnement, les salles à manger et les installations médicales. Présentez-vous ensuite à l'équipe de travail et aux autres services concernés.
• Au cours de la fin de la deuxième phase, les RH peuvent organiser une réunion rapide avec les nouvelles recrues pour s'assurer que le nouvel employé est à l'aise et bien adapté.

(Remarque : vous pouvez même leur présenter à la fois le flux d'intégration et le plan d'intégration, afin qu'ils comprennent où ils en sont dans le processus.)

Étape 3 : Formation spécifique au rôle

La phase de formation est dans le processus d'intégration afin que les employés puissent comprendre comment travailler et que l'entreprise puisse vérifier la capacité des employés.

Mieux encore, fixez-vous des objectifs intelligents pour aider les employés à visualiser ce qui doit être fait, comment réussir et ce que devraient être la qualité et la productivité. Au bout d'un mois ou d'un trimestre, le service RH peut procéder à une évaluation des performances pour reconnaître leurs efforts et les aider à améliorer leurs performances.

Meilleures pratiques d'intégration :

• Mettez en place différents programmes tels que des formations en cours d'emploi et des tests, des quiz, des séances de remue-méninges et de petits travaux pour que les employés s'habituent à la pression. 
• Établissez une liste des tâches de routine, des objectifs de la première année, des objectifs ambitieux et des indicateurs de performance clés.

Tout matériel de formation intégré doit être stocké en toute sécurité, là où les employés peuvent facilement y accéder et s'y référer au besoin.

Étape 4 : Engagement continu des employés et renforcement de l'équipe 

Aidez les nouveaux employés à établir des relations solides avec l’organisation et leurs collègues. Assurez-vous qu'ils sont confiants, à l'aise et bien intégrés à l'entreprise et prêts à donner leur avis sur le processus d'intégration.

Meilleures pratiques d'intégration :

• Parce que événements de teambuilding et activités de cohésion d'équipe pour aider les nouveaux arrivants à mieux s'intégrer.
• Effectuez les vérifications du plan d'intégration des nouveaux employés 30 60 sur 90 jours pour savoir comment les nouvelles recrues se sentent dans l'ensemble et savoir s'ils ont besoin d'un soutien, de ressources et d'équipements spécifiques.
• Associez au hasard le nouvel employé à des personnes de toute l'entreprise pour jeux de réunion d'équipe virtuelle. 
• Créez et envoyez une enquête ou des sondages sur l'expérience des candidats afin de savoir comment se déroule votre processus.

Liste de contrôle du plan de processus d'intégration

Utilisez ces stratégies avec les modèles de recommandation et les listes de contrôle suivants pour créer votre propre processus de recommandation.

Listes de contrôle d'intégration pour les nouveaux employés à distance

• Gitlab :  Un guide d'intégration à distance pour les nouveaux employés
• Hubspot : Comment intégrer des employés distants 
• Route de la soie: Création d'un woPlan d'intégration à distance de classe rld 

Listes de contrôle d'intégration pour les nouveaux managers

• Réalisable: Liste de contrôle d'intégration des nouveaux managers
• Saut de travail : Votre liste de contrôle incontournable pour l'intégration des nouveaux managers

Listes de contrôle d'intégration pour l'intégration des ventes

• Feuille intelligente: Modèle de plan d'intégration de 90 jours pour les ventes
• Hubspot : Manuel de formation à la vente et modèle pour les nouvelles recrues 

De plus, vous pouvez également vous référer au processus d'intégration de Google ou au processus d'intégration d'Amazon pour élaborer une stratégie efficace pour vous.

Key A emporters

Traitez votre processus d'intégration comme un programme « commercial » qui doit être exécuté, mettant en œuvre de nouvelles idées en recueillant des commentaires pour améliorer la qualité. Au fil du temps, vous constaterez davantage d’avantages pour les départements et les entreprises lors de la mise en œuvre d’un programme de formation efficace : l’intégration.

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