Het evenement is voorbij. De deelnemers zijn vertrokken. Nu komt het gedeelte dat organisatoren die verbeteren onderscheidt van organisatoren die maar wat aanrommelen: het verzamelen van feedback. Enquêtes na afloop laten zien wat werkte, wat tegenviel en wat je de volgende keer anders moet doen, maar alleen als de enquête zelf goed is ontworpen. Een vage enquête levert vage gegevens op.
Uit onderzoek van SurveyMonkey naar de lengte van enquêtes blijkt dat de responspercentages dalen tot 5-20% voor enquêtes die langer dan 7-8 minuten duren [1]. Dat betekent dat de vragen die je opneemt hun nut moeten bewijzen. Deze gids behandelt meer dan 30 enquêtevragen voor na een evenement, georganiseerd op basis van wat ze meten, plus praktische richtlijnen voor timing, opmaak en de fouten die de responspercentages negatief beïnvloeden.
Algemene tevredenheid
Begin breed voordat je op de details ingaat. Deze vragen geven je een algemeen beeld van hoe het evenement is verlopen, voordat je de details gaat onderzoeken.
- Hoe zou u uw algehele ervaring tijdens het evenement beoordelen? (1-5)
- Voldeed het evenement aan uw verwachtingen? (Overtroffen / Voldeed / Schoot tekort)
- Hoe waarschijnlijk is het dat u in de toekomst een evenement van deze organisator zult bijwonen? (Zeer onwaarschijnlijk tot zeer waarschijnlijk)
- Hoe waarschijnlijk is het dat u dit evenement aan een collega zou aanbevelen? (NPS-schaal van 0-10)
- Welk woord beschrijft jouw ervaring het beste? (Open vraag of woordwolk)
Inhoud en sessies
Deze vragen beoordelen of het programma waarde bood en aansloot bij de behoeften van de deelnemers.
- Hoe relevant was de inhoud voor uw professionele behoeften? (Helemaal niet tot extreem)
- Welke sessie vond u het meest waardevol? (Keuzelijst of open vraag)
- Welke sessie vond je het minst waardevol? (Keuzelijst of open vraag)
- Was de inhoud afgestemd op uw expertise? (Te eenvoudig / Precies goed / Te geavanceerd)
- Ik heb praktische inzichten opgedaan die ik in mijn werk kan toepassen. (Sterk mee oneens naar Sterk mee eens)
Sprekers en presentatoren
- Hoe zou u de algehele kwaliteit van de luidsprekers beoordelen? (1-5)
- Welke spreker of presentator maakte de meeste indruk? (Open einde)
- Was er voldoende gelegenheid voor vragen en antwoorden met de sprekers? (Ja / Nee / Een beetje)
- Welke onderwerpen zouden jullie graag behandeld zien tijdens toekomstige evenementen? (Open einde)
Logistiek en organisatie
- Hoe zou u de algehele organisatie van het evenement beoordelen? (1-5)
- Was de locatie geschikt en comfortabel? (Ja / Nee / Gedeeltelijk)
- Hoe zou u het registratie- en incheckproces beoordelen? (1-5)
- Was de communicatie rondom het evenement (programma, updates, routebeschrijving) duidelijk en tijdig? (Ja / Nee / Gedeeltelijk)
- Hoe zou u de kwaliteit van het eten en drinken beoordelen? (1-5 of niet van toepassing)
Netwerken en betrokkenheid
- Bood het evenement voldoende netwerkmogelijkheden? (Ja / Nee / Een beetje)
- Ik heb tijdens dit evenement waardevolle professionele contacten gelegd. (Sterk mee oneens naar Sterk mee eens)
- Welke vorm van netwerken heeft uw voorkeur? (Gestructureerde sessies / Open netwerken / Beide)
Waarde en toekomstige bedoeling
- Het evenement was een goede besteding van mijn tijd. (Sterk mee oneens naar Sterk mee eens)
- Het evenement was het toegangsgeld meer dan waard. (Sterk mee oneens naar Sterk mee eens)
- Wat zou je aan dit evenement veranderen? (Open einde)
- Wat was het meest waardevolle onderdeel van het evenement? (Open einde)
- Heeft u nog aanvullende opmerkingen of suggesties? (Open einde)
Virtuele en hybride evenementen: aanvullende vragen
Als uw evenement een virtueel of hybride onderdeel had, voeg dan een aantal vragen toe die specifiek op die ervaring betrekking hebben.
- Hoe zou u de kwaliteit van het virtuele platform beoordelen? (1-5)
- Heeft u tijdens het evenement technische problemen ondervonden? (Ja / Nee)
- Hoe boeiend was de virtuele ervaring in vergelijking met een fysiek evenement? (Veel minder / Minder / Ongeveer hetzelfde / Meer)
Fouten die de responspercentages verlagen
Te veel vragen stellen. Streef naar maximaal 10 vragen [3]. Elke extra vraag vermindert de volledigheid. Schrap alles wat leuk is om te weten, maar niet wat noodzakelijk is.
Te laat verzonden. Het geheugen vervaagt snel. Verstuur uw enquête binnen 24 uur na het evenement, idealiter met een herinnering in de zaal tijdens de afsluitende sessie. Enquêtes die via sms binnen twee uur na afloop van een evenement worden verzonden, krijgen 32% meer reacties dan enquêtes die later worden verzonden [2]. Een vervolgmail 3-4 dagen later kan nog eens 20-30% van de reacties opleveren van degenen die de eerste e-mail hebben gemist [3].
Uitsluitend gebruikmaken van open vragen. Open vragen zijn weliswaar rijk aan informatie, maar lastig te analyseren op grote schaal en drukken de responsgraad. Gebruik beoordelingsschalen voor kwantitatieve gegevens. Beperk het aantal open vragen tot één of twee per enquête.
De resultaten negeren. De snelste manier om ervoor te zorgen dat niemand je volgende enquête invult, is door feedback te verzamelen en er vervolgens niets mee te doen. Deel de belangrijkste bevindingen met de deelnemers en vertel ze wat je verandert op basis van hun input. Zelfs een korte samenvattende e-mail schept vertrouwen en verhoogt de deelname aan toekomstige enquêtes.
Het stellen van suggestieve vragen. "Hoeveel heeft u genoten van onze fantastische keynote?" is geen neutrale vraag. Houd de formulering objectief en vermijd impliciete aannames.
Vergeten te segmenteren. VIP's, nieuwkomers, terugkerende deelnemers en virtuele deelnemers hebben vaak verschillende ervaringen. Plan in ieder geval aparte analyses voor deze groepen en overweeg aangepaste vragenlijsten als uw evenement groot genoeg is om dit te ondersteunen.
Tips voor het formuleren van vragen die eerlijke antwoorden opleveren.
Zelfs een goed gestructureerde enquête kan onbetrouwbare gegevens opleveren als de individuele vragen slecht zijn geformuleerd. Hier zijn vijf praktische zaken om te controleren voordat u de enquête verstuurt.
Gebruik overal een consistente schaal. Door in het ene onderdeel een schaal van 1-5 te combineren met een schaal van 1-10 in een ander onderdeel, worden respondenten gedwongen om na elke paar vragen hun denkkader aan te passen. Kies één schaal voor alle beoordeelde items en houd je daaraan. De meeste enquêtes over evenementen werken goed met een dergelijke schaal. vijfpuntsschaal omdat het snel te beantwoorden en gemakkelijk te analyseren is.
Beperk elke vraag tot één idee. "Hoe beoordeelt u de kwaliteit van de inhoud en de presentatie van de spreker?" is eigenlijk twee vragen in één. Respondenten die de inhoud geweldig vonden, maar de spreker moeilijk te volgen, hebben geen goed antwoord. dubbelloopse vragen in afzonderlijke items, zelfs als dat een extra rij aan de enquête toevoegt.
Geef respondenten de mogelijkheid om vragen te beantwoorden die mogelijk niet van toepassing zijn. Als u vragen stelt over eten en drinken op een evenement waar sommige deelnemers alleen virtueel aanwezig waren, voeg dan een optie 'Niet van toepassing' toe. Iemand dwingen iets te beoordelen wat hij of zij niet heeft meegemaakt, verstoort uw gegevens en frustreert de respondent.
Vermijd vakjargon en interne terminologie. Uw team kan een bepaalde sessie aanduiden als "de middagsessie", maar deelnemers kennen deze onder de naam van de sessie. Gebruik dezelfde terminologie als uw deelnemers gebruikten bij de registratie of het ontvangen van het programma. Dit is met name relevant voor enquêtes over meerdaagse evenementen of evenementen met meerdere sessies.
Test de enquête voordat u deze verstuurt. Loop de hele enquête zelf door en vraag vervolgens iemand buiten het planningsteam om deze zonder voorkennis in te vullen. Let op vragen die aarzeling oproepen, schalen die onduidelijk lijken of logische sprongen die niet logisch zijn voor iemand die niet betrokken was bij het opstellen van de enquête. Wat voor de organisator vanzelfsprekend lijkt, is vaak onduidelijk voor een deelnemer die snel via de telefoon antwoordt.
Houd rekening met de mobiele ervaring. De meeste reacties op enquêtes na een evenement komen binnen via de telefoon, vaak terwijl deelnemers onderweg naar huis zijn. Lange vraagteksten, kleine aanraakgebieden en lay-outs met meerdere kolommen belemmeren de invulling op mobiele apparaten. Bekijk uw enquête eerst op een telefoon voordat u deze verstuurt en kort vragen in die scrollen vereisen om de volledige tekst te lezen. Een enquête die goed werkt op een scherm van 10 cm werkt overal goed. Als uw platform dit ondersteunt, schakel dan automatisch doorgaan in na elke beoordelingsselectie, zodat respondenten niet op een aparte 'volgende' knop hoeven te tikken. Deze kleine aanpassing alleen al kan het aantal afvallers op mobiele apparaten aanzienlijk verminderen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet een enquête na een evenement duren?
Streef naar 8-10 vragen die niet meer dan vijf minuten in beslag nemen. Het verschil in responstijd tussen een enquête van vijf minuten en een van tien minuten is aanzienlijk. Geef prioriteit aan uw belangrijkste meetgegevens en schrap de rest. Als u echt meer gegevens nodig hebt, overweeg dan om twee kortere enquêtes af te nemen: een direct na het evenement over de algemene tevredenheid en een tweede een week later voor meer diepgaande feedback van de meest betrokken deelnemers. Nog een handige vuistregel: als een vraag niet leidt tot een beslissing die u realistisch gezien vóór het volgende evenement kunt nemen, schrap deze dan. Elke extra vraag die u behoudt, is een kleine extra belasting voor elke respondent die de enquête invult.
Moet ik een beloning aanbieden voor het invullen van de enquête?
Stimulansen kunnen de respons verhogen, maar ze kunnen ook leiden tot minder kwalitatieve reacties van mensen die de enquête alleen invullen om de beloning te krijgen. Een betere aanpak is om de enquête zo eenvoudig en kort te maken dat er geen stimulans nodig is. Als de respons nog steeds laag is, overweeg dan een loterij in plaats van een gegarandeerde beloning, wat de prikkel om te haasten vermindert. De meest effectieve stimulans is deelnemers te laten weten dat hun feedback van invloed is op de organisatie van het volgende evenement: mensen reageren als ze het gevoel hebben dat hun inbreng ertoe doet.
Wat moet ik met de resultaten doen?
Begin met het berekenen van uw belangrijkste meetwaarden: de algemene tevredenheidsscore, de NPS en eventuele specifieke scores die u jaarlijks bijhoudt. Lees vervolgens de open antwoorden door en zoek naar terugkerende thema's. Zoek naar patronen, niet naar losse klachten. Zodra u een duidelijk beeld heeft, een samenvatting delen Met je team en, waar nodig, met de deelnemers. Een korte e-mail met de tekst "Dit is wat jullie ons verteld hebben en dit is wat we gaan veranderen" sluit de feedbackcyclus af en vergroot de kans dat deelnemers in de toekomst aan enquêtes meedoen. Het helpt ook om dezelfde kernvragen bij elk evenement te blijven stellen, zodat je de voortgang in de loop van de tijd kunt meten in plaats van elke enquête als een op zichzelf staande oefening te beschouwen. Benchmarkscores bieden context die een enkel datapunt niet kan bieden.
Feedback verzamelen tijdens het evenement met AhaSlides
Het meest effectieve moment om feedback te verzamelen is voordat de deelnemers de zaal verlaten. Met AhaSlides kunt u de sessie afsluiten met live slides: beoordelingsschalen voor uw kwantitatieve vragen, een woordwolk om de sfeer in de zaal weer te geven en een open slide voor specifieke suggesties, waarbij de resultaten op het scherm verschijnen zodra de deelnemers reageren. Door feedback in de zaal te verzamelen, bereikt u de hierboven genoemde voltooiingspercentages van 85-95%, en het zien van de gezamenlijke feedback op het scherm geeft de sessie een concreet slotmoment.
Voor de volledige vragenlijst, AhaSlides-enquêtes Zet de bovenstaande vragen voor de enquête na afloop van het evenement om in één formulier dat deelnemers op één pagina kunnen invullen en in één keer kunnen versturen. Toon dit formulier als de laatste dia van uw afsluitende sessie en deel dezelfde enquête vervolgens als link of QR-code met deelnemers die vroegtijdig zijn vertrokken; zij kunnen de enquête invullen op elk apparaat zonder dat een account nodig is.
Bronnen
[1] SurveyMonkey. Hoe lang moet een enquête duren? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] Explori. Wat is een goede responsgraad voor een enquête na een evenement? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] ASAE-centrum. 5 beste werkwijzen voor het maken en delen van enquêtes na een evenement. (September 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
Voor het volledige proces van het opstellen van een enquête, van het formuleren van doelstellingen tot de analyse, zie: Hoe maak je een online enquête: de complete handleiding.
