Mesmo as empresas máis disciplinadas que hai ás veces poden sentir que os seus proxectos se desvían. O máis frecuente é que o problema sexa un preparación. A solución? Un ben estruturado e totalmente interactivo reunión inicial do proxecto!
Máis que simple pompa e cerimonia, unha reunión de inicio ben executada pode realmente conseguir algo fermoso co pé dereito. Aquí tes 8 pasos para realizar unha reunión de inicio do proxecto que crea emoción e consegue todos na mesma páxina.
Tempo de inicio!
Consellos de reunións para lembrar
Debes ter unha axenda da reunión inicial previamente. É moi importante enviar un correo electrónico de inicio do proxecto. Entón, imos ver as poucas mostras da axenda da reunión de inicio!
A sesión inicial debe ser breve e concisa, con moitos xogos e actividades, xa que é cando AhaSlides é moi útil! Consulta máis consellos connosco como a continuación:
Inicia a conversa.
Obtén información valiosa do teu equipo e clientes durante a reunión de inicio do proxecto. Usa enquisas en directo, preguntas e respostas e ferramentas de intercambio de ideas con este modelo gratuíto.
🚀 Consulta o modelo
Que é unha reunión de inicio do proxecto?
Como di na lata, unha reunión inicial do proxecto é unha reunión onde comezas o teu proxecto.
Normalmente, unha reunión de inicio do proxecto é a primeira reunión entre o cliente que encargou un proxecto e a empresa que o dará vida. Ambas as partes sentaranse e discutirán as bases do proxecto, a súa finalidade, os seus obxectivos e como chegará desde a idea ata a súa realización.
En xeral, hai Tipos 2 de reunións de inicio para ter en conta:
- Inicio do proxecto externo - Un equipo de desenvolvemento senta con alguén de fóra a empresa, como un cliente ou unha parte interesada, e discute o plan dun proxecto de colaboración.
- PKM interno - Un equipo de dentro a empresa séntase xunta e discute o plan dun novo proxecto interno.
Aínda que estes dous tipos poden ter resultados diferentes, o procedemento é case o mesmo. Hai esencialmente ningunha parte dun inicio de proxecto externo que non forma parte dun inicio de proxecto interno; a única diferenza será para quen o mantén.
Máis implicación coas túas reunións
Por que son tan importantes as reunións de inicio do proxecto?
O propósito das reunións de inicio debe ser alto e claro! Pode parecer o suficientemente sinxelo como comezar un proxecto só asignando unha morea de tarefas ás persoas adecuadas, especialmente no lugar de traballo obsesionado polo Kanban de hoxe. Non obstante, isto pode levar aos equipos a perder o camiño continuamente.
Lembre, só porque está no mesma xunta non significa que esteas no mesma páxina.
No fondo, unha reunión de inicio do proxecto é honesta e aberta Diálogo entre un cliente e un equipo. É non unha serie de anuncios sobre como vai funcionar o proxecto, pero a conversa sobre plans, expectativas e obxectivos aos que chegou un debate desenfreado.
Aquí tes algúns dos beneficios de celebrar unha reunión inicial do proxecto:
- Chega a todos preparado - "Dáme seis horas para cortar unha árbore e pasarei as catro primeiras afiando a machada". Se Abraham Lincoln estivese vivo hoxe, pode estar seguro de que pasaría o primeiro 4 de cada 6 horas do proxecto nunha reunión inicial. Isto é porque estas reunións conteñen todo os pasos necesarios para que calquera proxecto saia co pé dereito.
- Implica todos os xogadores clave - As reunións iniciais non poden comezar a menos que estean todos alí: xestores, líderes de equipo, clientes e calquera outra persoa interesada no proxecto. É tan doado perder a noción de quen está ao mando do que sen a claridade dunha reunión inicial para descubrir todo.
- É aberto e colaborativo – Como dixemos, as reunións de inicio do proxecto son debates. Os mellores participan todo asistentes e sacar as mellores ideas de todos.
Máis implicación coas túas reunións
8 pasos para unha reunión de inicio do proxecto Kickass
Entón, que se inclúe exactamente na axenda dunha reunión inicial do proxecto? Reducímolo aos 8 pasos seguintes, pero sempre debes recordar que hai non hai ningún menú para este tipo de reunións.
Use estes 8 pasos como guía, pero nunca esqueza que a axenda final está ti!
Paso # 1: presentacións e rompedores de xeo
Por suposto, a única forma de comezar unha reunión de inicio é familiarizarse os participantes entre si. Non importa a lonxitude ou a magnitude do seu proxecto, os clientes e os membros do equipo deben estar en termos de nome para poder traballar xuntos de forma eficiente.
Aínda que unha simple introdución do tipo "recorrer a mesa" é suficiente para familiarizar á xente cos nomes, un rompe-xeos pode engadir outra capa de personalidade alixeirar o humor antes do inicio do proxecto.
Proba este: Gire a roda 🎡
Distribúe algúns temas de introdución sinxelos nun roda xiratoria, a continuación, fai que cada membro do equipo o faga xirar e responda ao tema no que atinxe a roda. Anímase ás preguntas divertidas, pero asegúrate de mantelo máis ou menos profesional!
Queres máis coma este? 💡 Temos 10 rompe-xeos para calquera reunión aquí.
Paso # 2 - Antecedentes do proxecto
Cos trámites e festas fóra do camiño, é o momento de botar a andar botando a andar o negocio como a pedra. Para iniciar a reunión con éxito, debes ter unha axenda clara para a reunión de inicio.
Como fan todas as grandes historias, o mellor é comezar polo principio. Describe toda a correspondencia entre vostede e os seus clientes para que todos os que participan no proxecto se poñan ao tanto no que pasou ata agora.
Poderían ser capturas de pantalla de correos electrónicos, textos, actas de reunións previas ou recursos que engadan calquera tipo de contexto para a súa empresa e o seu cliente. Facer que todos poidan visualizalo facendo unha liña do tempo.
Paso 3: demanda do proxecto
Ademais do fondo de correspondencia, quererá mergullarse profundamente nos detalles de por que este proxecto está sendo iniciado en primeiro lugar.
Este é un paso crucial xa que proporciona unha visión xeral dos puntos de dor que o proxecto está a buscar resolver, algo que tanto os equipos como os clientes teñen que manter á cabeza nas súas mentes en todo momento.
Protip ????
Etapas coma esta están maduras para o debate. Pregúntelle aos seus clientes o teu equipo presentará as súas ideas sobre por que pensan que este proxecto foi soñado.
Se procede, sempre procure canalizar o voz do cliente nesta sección. Colabora co cliente para obter exemplos reais de consumidores que mencionan puntos de dor que o teu proxecto está tentando solucionar. As súas opinións deberían moldear a forma en que o teu equipo aborda o proxecto.
Paso # 4 - Obxectivos do proxecto
Entón miraches o pasado do proxecto, agora toca mirar o futuro.
Ter obxectivos directos e unha definición clara do éxito do seu proxecto realmente axudará ao seu equipo a traballar cara a el. Non só iso, amosará ao seu cliente que está en serio o traballo e que ten unha participación similar na súa evolución.
Pregúntelle aos asistentes á reunión inicial "como será o éxito?" Son máis clientes? ¿Máis críticas? ¿Unha mellor taxa de satisfacción do cliente?
Non importa o obxectivo, sempre debería ser ...
- Achievable - Non vos estendades en exceso. Coñece os teus límites e chega cun obxectivo na realidade ter posibilidades de conseguilo.
- Mensurável - Apoia o teu obxectivo con datos. Busque un número específico e faga un seguimento do seu progreso.
- Temporalizado - Dáche unha data de finalización. Fai todo o posible para acadar os teus obxectivos antes dese prazo.
Paso 5: declaración do traballo
Poñer a "carne" na "reunión inicial", unha declaración de traballo (SoW) é unha inmersión profunda nas especificidades do proxecto e como se vai levar a cabo. É o facturación principal na axenda de inicio da reunión e debería estar recibindo a maior parte da súa atención.
Consulte esta infografía sobre o que debe incluír na súa declaración de traballo:
Ten en conta que a declaración de traballo non trata tanto de discusión como do resto da axenda de inicio do proxecto. Este é realmente o momento para que un proxecto leve simplemente expoña o plan de acción para o próximo proxecto, logo garde a discusión para o seguinte punto da reunión.
Do mesmo xeito que o resto da súa reunión inicial, a súa declaración de traballo é super variable. Os detalles da súa declaración de traballo sempre dependerán da complexidade do proxecto, do tamaño do equipo, das partes implicadas, etc.
Queres saber máis? 💡 Mira isto artigo completo sobre a elaboración dunha declaración de traballo.
Paso # 6 - Sección de preguntas e respostas
Aínda que poida que te sintas obrigado a deixar a túa sección de preguntas e respostas ata o final, recomendámosche mantela directamente despois da súa declaración de traballo.
Un segmento tan robusto seguramente dará lugar a preguntas tanto do seu cliente como do seu equipo. Coa maior parte da reunión tan fresca na mente de todos, o mellor é golpear mentres o ferro está quente.
O uso de software de presentación interactivo para aloxar as súas preguntas e respostas pode axudar a que todo transcorra sen problemas, especialmente se a reunión inicial do proxecto ten un número elevado de asistencia ...
- É organizada - As preguntas están organizadas por popularidade (a través de votos positivos) ou por tempo e pódense marcar como "respondidas" ou fixadas na parte superior.
- É moderado - As preguntas poden aprobarse e desestimarse antes de que aparezan na pantalla.
- É anónimo - As preguntas pódense enviar de xeito anónimo, o que significa que todos teñen voz.
Paso # 7 - Problemas potenciais
Como dixemos antes, unha reunión inicial do proxecto consiste en ser o máis aberta e honesta posible. Isto é como constrúe un sentido da confianza co seu cliente dende o primeiro momento.
Para iso, é mellor discutir os posibles problemas que o proxecto pode enfrontar no seu camiño. Ninguén che pide que pronostiques o futuro aquí, só tes que presentar unha lista provisional de barreiras coas que te podes atopar.
Mentres vostede, o seu equipo e o seu cliente se achegarán a este proxecto con diferentes apostas, é ideal conseguilo todos implicado na discusión do problema potencial.
Paso # 8: facturación
Comprobar regularmente co seu cliente é outra forma de consolidar a confianza entre ambas as partes. Na reunión de inicio do proxecto, tes algunhas preguntas que tratar que, cando, quen como estes check-ins van ocorrer.
O check-in é un bo balance entre transparencia esforzo. Aínda que é bo ser o máis aberto e transparente posible, tes que xestionalo dentro do alcance da dispoñibilidade na que estarás be aberto e transparente.
Asegúrate de ter estas respostas a estas preguntas antes de rematar a reunión:
- O que? - Exactamente en que detalle precisa actualizar o cliente? ¿Necesitan saber sobre cada pequeno detalle do progreso, ou só importan os grandes signos?
- Cando? - ¿Con que frecuencia debe actualizar o seu equipo o seu cliente? Deben transmitir o que fixeron todos os días ou simplemente resumir o que conseguiron ao final da semana?
- Quen? - Que membro do equipo será o que enlace co cliente? Haberá un membro de cada equipo, en cada etapa, ou só un correspondente singular ao longo de todo o proxecto?
- Como? - ¿Con que método van estar en contacto o cliente e o correspondente? ¿Videochamada habitual, correo electrónico ou documento en directo actualizado continuamente?
Como é o caso da maioría dos puntos da axenda dunha reunión inicial do proxecto, o mellor é debatelos ao aire libre. Para un gran equipo e un gran grupo de clientes, pode que sexa máis doado facer un votación en directo co fin de reducir as opcións para establecer a mellor fórmula de check-in posible.
Queres saber máis? 💡 Mire algúns mellores prácticas para consultar cos seus clientes.
Enquisa de forma eficaz con AhaSlides
Modelo de axenda da reunión de inicio do proxecto
Coa súa xuntanza de inicio planificada por expertos só esperando para botar un pouco de cabeza na sala de xuntas, o último toque pode ser un pouco interacción para xuntalo todo.
Sabías que só 29% das empresas sentirse conectado cos seus clientes (Gallup)? A desvinculación é unha epidemia a nivel B2B e pode facer que as reunións de inicio se sintan como un proceso plano e pouco inspirador a través dos trámites.
Realmente pode involucrar aos seus clientes e equipos a través de diapositivas interactivas aumentar a participación aumentar a extensión de atención.
AhaSlides ten un arsenal de ferramentas incluíndo enquisas en directo, preguntas e respostas e diapositivas de intercambio de ideas, e mesmo probas en directo e xogos para acender o teu proxecto da maneira correcta.
Fai clic a continuación para coller un modelo gratuíto sen descarga para a túa reunión inicial. Cambia todo o que queiras e preséntao sen custo.
Fai clic a continuación para crear unha conta gratuíta de AhaSlides e comeza a crear as túas propias reunións atractivas a través da interactividade.
